Содержание
ФНС России в письме от 05.10.2011 № ЕД-4-3/16368@ пояснила, что действующее законодательство не предусматривает каких-либо ограничений на использование первичных учетных документов в электронном виде при взаимодействии хозяйствующих субъектов между собой. В то же время первичные документы принимаются к учету и включаются в упорядоченную систему сбора, регистрации и обобщения информации только при наличии подписи соответствующих должностных лиц. Таким образом, если первичные учетные документы, составленные в электронном виде и подписанные электронной подписью, соответствуют всем необходимым требованиям, они являются равнозначными (имеющими равную юридическую силу) документам, составленным на бумажном носителе и подписанным собственноручной подписью.
Это разъяснение позволяет организациям намного шире задействовать возможности современных систем автоматизации (в т.ч. программ «1С») по обмену электронными документами.
Положительный экономический эффект перехода от «бумажных» счетов, накладных, актов и т.д. к электронным для организаций очевиден - такой переход позволяет ускорить многие бизнес-процессы и повысить производительность труда, снизить затраты на расходные материалы и архивное хранение документов.
Теперь остается только дождаться согласованного решения ведомств, которое позволит ввести в деловой оборот электронные счета-фактуры.
При организации обмена электронными документами с контрагентами целесообразно заранее определиться с перечнем должностных лиц, посредством электронных подписей которых будут подписываться электронные первичные документы, учитывая, например, что товарная накладная (форма ТОРГ-12) предполагает наличие личных подписей главного бухгалтера, а также лиц, которые разрешают и производят отпуск груза.
Уже сейчас в программе «1С:Управление торговлей 8» реализована возможность прямого обмена между продавцом и покупателем по электронной почте первичными документами в электронном виде (например, счетами, накладными, актами выполненных работ, отчетами комиссионера и т. д).
Внутренними распорядительными документами предприятия полномочия подписания электронных документов от имени главного бухгалтера, а также лиц, которые разрешают и производят отпуск груза и других ответственных, может быть передано одному (единственному) сотруднику, который является уполномоченным держателем электронной подписи предприятия.
Технология подписания электронных документов в программе «1С:Управление торговлей 8» реализована так, что непосредственные исполнители, утвердив электронный документ, могут поставить его в очередь на подписание к ответственному лицу.
При этом держатель электронной подписи может подписывать документы как по отдельности, так и списком - см. рис. 1.
Рис. 1
