Инвентаризация: оформление и учет

29.01.2010

В программе "1С:Бухгалтерия бюджетного учреждения 8" предусмотрено формирование инвентаризационных описей (сличительных ведомостей) и регистрации результатов инвентаризации с помощью документов, а также дальнейшее отражение результатов инвентаризации в учете. В предлагаемой статье методисты фирмы "1С" разъясняют порядок работы в программе.

Содержание

Инвентаризация: оформление и учет

Для формирования инвентаризационных описей (сличительных ведомостей) и регистрации результатов инвентаризации в программе "1С:Бухгалтерия бюджетного учреждения 8" предназначены документы, приведенные в таблице 1. Все перечисленные документы, далее - документы инвентаризации, оформляются однотипно. В документах инвентаризации указываются:

дата проведения инвентаризации - дата, по состоянию на которую будут сличаться учетные данные с фактическими; центр материальной ответственности - МОЛ, подразделение, в котором производится инвентаризация;
номер и дата приказа о создании инвентаризационной комиссии, а также председатель и члены комиссии.

Таблица 1

Документ в программе	Инвентаризируемый счет учета	Первичный документ
Инвентаризация денежных средств	201.04 "Касса"	Инвентаризационная опись наличных денежных средств ф. 0504088
Инвентаризация денежных документов	201.05 "Денежные документы"	Инвентаризационная опись (сличительная ведомость) бланков строгой отчетности и денежных документов ф. 0504086
Инвентаризация расчетов	Дебиторская задолженность 205 " Расчеты по доходам". Все субсчета счета 205, кроме счетов авансов ХХХ.ХХ.АВ 206 "Расчеты по выданным авансам". 207 "Расчеты по бюджетным кредитам". 208 "Расчеты с подотчетными лицами". 209 "Расчеты по недостачам". Кредиторская задолженность 205.ХХ.АВ " Расчеты по доходам". Авансы 301 "Расчеты с кредиторами по долговым обязательствам" 302 "Расчеты по принятым обязательствам". 304.01 "Расчеты по средствам, полученным во временное распоряжение" 304.02 "Расчеты с депонентами" 304.03 "Расчеты по удержаниям из оплаты труда" 304.04 "Внутриведомственные расчеты"	Инвентаризационная опись расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами ф. 0504089
Инвентаризация ОС (НМА, НПА) на балансовых счетах	101 "Основные средства" 102 "Нематериальные активы" 103 "Непроизведенные активы"	Инвентаризационная опись (сличительная ведомость) по объектам нефинансовых активов ф. 0504087
Инвентаризация основных средств (забалансовый учет)	01 "Основные средства в пользовании", 02.1 "ОС, принятые на ответственное хранение", 22.1 "ОС, полученные по централизованному снабжению"	Инвентаризационная опись (сличительная ведомость) по объектам нефинансовых активов ф. 0504087
Инвентаризация ОС в оперативном учете	Основные средства, списанные с балансового учета при вводе в эксплуатацию (стоимостью менее 3 000 рублей)	Инвентаризационная опись (сличительная ведомость) по объектам нефинансовых активов ф. 0504087
Инвентаризация материалов на счете 105	105 "Материальные запасы"	Инвентаризационная опись (сличительная ведомость) по объектам нефинансовых активов ф. 0504087
Инвентаризация материалов (забалансовый учет)	02.2 "Материалы, принятые на ответственное хранение" 07 "Переходящие награды, призы, кубки и ценные подарки, сувениры" 09 "Запасные части к транспортным средствам, выданные взамен изношенных" 12 "Спецоборудование для выполнения научно-исследовательских работ по договорам с заказчиками" 13.2 "Экспериментальные устройства" 22.2 "МЗ, полученные по централизованному снабжению" 23 "Периодические издания для пользования".	Инвентаризационная опись (сличительная ведомость) по объектам нефинансовых активов ф. 0504087
Инвентаризация БСО	03 "Бланки строгой отчетности".	Инвентаризационная опись (сличительная ведомость) бланков строгой отчетности и денежных документов ф. 0504086.

Спецификация документов заполняется автоматически по данным учета. В строках спецификации выводятся остатки НФА (финансовых активов, расчетов) на указанную дату с учетом операций, зарегистрированных (и проведенных) в информационной базе на дату и время документа инвентаризации.

Из документов распечатываются инвентаризационные описи (сличительные ведомости). Также можно распечатать Приказ (постановление, распоряжение) о проведении инвентаризации (унифицированная форма № ИНВ-22, утверждена постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88).

Инвентаризационной комиссией в описях заполняются данные о фактическом наличии товарно-материальных ценностей (нефинансовых и финансовых активов), состоянии расчетов.

После проведения инвентаризации в документы вносятся фактические данные. Если обнаружены излишки по номенклатуре, которая не включена в документ, следует ввести в спецификацию новую строку (строки). Отклонение фактических данных от учетных отражается на закладке "Результаты".

На основании документов, в которых зафиксировано расхождение фактических данных с учетными, можно ввести приходные документы - для оприходования излишков и расходные документы - для регистрации недостач.

Отклонения по расчетам вводятся документами "Операция (бухгалтерская)".

Результаты инвентаризации денежных средств в кассе оформляются документами Приходный кассовый ордер (излишек) и Расходный кассовый ордер (недостача), в которых дается ссылка на Акт о результатах инвентаризации (реквизит Основание).

Результаты инвентаризации денежных документов в кассе оформляются документами Приходный кассовый ордер (фондовый) (излишек) и Расходный кассовый ордер (фондовый) (недостача), в которых дается ссылка на Акт о результатах инвентаризации (реквизит Основание).

В документах вида Приходный кассовый ордер следует выбрать операцию Поступление средств в возмещение ущерба (209) (Прочие поступления денежных документов).

В документах вида Расходный кассовый ордер следует выбрать операцию Прочие выбытия наличных д/с (Прочие выдачи денежных документов из кассы), при этом корреспондирующий счет выбирается из списка счетов, ограниченного списком корректных проводок. В списке корректных проводок следует выбрать счет 209.05 "Расчеты по недостачам финансовых активов".

В качестве КБК счета 209.05 следует указать код источника внутреннего финансирования дефицита бюджета, в качестве кода КОСГУ автоматически проставляется единственно возможное значение "560" - по дебету, ("660" - по кредиту).

В 2009 году для счета 209.05 "Расчеты по недостачам финансовых активов" используется код по классификации источников финансирования дефицитов бюджетов из группы 000 01 05 02 00 00 0000 600 "Увеличение/уменьшение прочих остатков средств бюджетов", соответствующий бюджету, из которого финансируется ваше учреждение (тот же код вы указываете в операциях по счетам 201.04 "Касса", 201.01 "Денежные средства учреждения на банковских счетах").

Ниже приведен пример указания КБК по счету 209.05 для учреждений, состоящих на федеральном бюджете:

ХХХ 01 05 02 01 01 0000 1 209 05 000: - расчеты по недостачам финансовых активов;
ХХХ 01 05 02 01 01 0000 1 209 05 560: - увеличение дебиторской задолженности по недостачам финансовых активов;
ХХХ 01 05 02 01 01 0000 1 209 05 660: - погашение дебиторской задолженности по недостачам финансовых активов;

где ХХХ - код администратора (главного распорядителя средств бюджета).

Для учреждений, финансируемых за счет средств бюджетов субъектов РФ, в 12-м и 13-м разрядах следует указать 02, а для учреждений, финансируемых за счет средств местного бюджета, указать 03 (04-10).

Результаты инвентаризации основных средств и нематериальных активов оформляются следующими документами:

оприходование излишков - документом Оприходование ОС (НМА) на счет 101 (102), хозяйственная операция Оприходование ОС по результатам инвентаризации. Этим же документом оформляется принятие к бюджетному учету объектов основных средств, поступивших в натуральной форме при возмещении ущерба, причиненного виновным лицом;
списание вследствие недостачи, отнесенной за счет виновных лиц (401.01.172), списание недостач основных средств, образовавшихся вследствие стихийных бедствий и иных чрезвычайных ситуаций (401.01.273) - документом Списание инвентарного объекта (Списание хозинвентаря, Списание библиотечного фонда), в котором выбирается соответствующая хозяйственная операция.

Результаты инвентаризации материальных запасов оформляются:

Оприходование излишков - документом Поступление материалов прочее, в котором выбирается хозяйственная операция Поступление излишков (10Х - 401.01.180).
Списание недостач и потерь от порчи материальных запасов - документом Списание материалов:
- списание потерь в объеме норм естественной убыли, а также пришедших в негодность предметов мягкого инвентаря и посуды по дебету счетов 040101272 "Расходование материальных запасов" - хозяйственная операция На собственные нужды (401.01.272 - 105.ХХ); 010604340 "Увеличение стоимости изготовления материальных запасов, готовой продукции (работ, услуг)" - операция На себестоимость НФА, работ, услуг (106.ХХ - 105.ХХ);
- списание потерь при чрезвычайных обстоятельствах по дебету счета 040101273 "Чрезвычайные расходы по операциям с активами" - операция Списание по чрезвычайным ситуациям (401.01.273 - 105.ХХ);
- списание выявленных недостач, хищений по дебету счета 040101172 - хозяйственная операция Недостачи, превышение норм (401.01.172 - 105.ХХ).

Начисление доходов от возмещения ущерба материально ответственным лицом оформляется документом Операция (бухгалтерская).

Записи по списанию дебиторской и кредиторской задолженностей вводятся в программу "1С:Бухгалтерия бюджетного учреждения 8" документом Операция (бухгалтерская).

Принятие к учету дебиторской задолженности, нереальной для взыскания, на забалансовый счет 04 отражается также документом Операция (бухгалтерская), проводкой по дебету счета 04 "Списанная задолженность неплатежеспособных дебиторов" без указания корреспондирующего счета.

Списание с забалансового учета бюджетного учреждения сумм, полученных в погашение дебиторской задолженности, отражается этим же документом, проводкой по кредиту счета 04 "Списанная задолженность неплатежеспособных дебиторов" без указания корреспондирующего счета.