К расширенной аналитике - переходим на "раз, два, три…"

На счет "раз"…

Первое, что следует определить - это дату начала использования расширенной аналитики учета затрат и установить ее в том диалоговом окне, которое откроется перед вами в зависимости от того, выбран Полный или Выборочный вариант заполнения регистров.*

Примечание:
* Подробнее о выборе варианта заполнения регистров - далее.

Дата перехода выражена месяцем года. Это связано с тем, что "сборка" затрат осуществляется помесячно, и поэтому система сформирует остатки на начало выбранного вами периода. При этом будут автоматически созданы документы "Корректировка записей регистров".

На счет "два"…

Следующий шаг состоит в том, чтобы "подстраховаться" от возможных неожиданностей и проэкспериментировать с полученным результатом. Для этого есть смысл создать копию действующей базы данных. Разумеется, вы делаете копирование регулярно, но эта копия потребуется нам для других целей.

На счет "три"…

Итак, мы имеем копию рабочей базы данных и выбранную нами дату перехода на работу с расширенной аналитикой. Теперь в копии рабочей информационной базы мы и запустим процесс формирования остатков для расширенной аналитики, которые понадобятся нам для последующей работы.

На этом этапе стоит провести первую проверку получившихся результатов - сравнить сформированные остатки по РА и остатки в исходной (рабочей) базе данных*. И если расхождений в данных нет, то процесс можно считать завершенным… Но будет далеко не лишним выполнить еще один этап.

Примечание:
* О том, с помощью каких отчетов можно это сделать - далее.

На счет "четыре"…

Процесс формирования начальных остатков по расширенной аналитике формирует "статические" данные в "начальной точке" ее использования. Но предприятие с большим потоком данных очевидно нуждается в моделировании не только "статической" точки, но и динамического процесса. Тем более, что существует психологический фактор, который выражается поговоркой "доверяй, но проверяй". При каких-либо изменениях в автоматизированных системах учета это выражается в том, что некоторое время учет ведется параллельно в двух программах - "старой" и "новой", и результаты такого учета сопоставляются. Лишь при их совпадении принимается решение об окончательном переходе на новую систему.

В рассматриваемом нами случае собственно сама-то программа одна и та же, различается лишь применяемый функционал - если в исходной действующей информационной базе использовался "старый" механизм партионного учета, то в ее копии - новый механизм расширенной аналитики. Именно сопоставление данных, полученных в двух базах, и есть цель этой самой проверки в переходный период.

В чем она заключается? Это проверка "в прошлом", причем для достоверных результатов период "динамической" проверки должен составлять 2-3 месяца, включая дату завершения последнего из них - когда происходит расчет фактической себестоимости.

Для ее осуществления необходимо, чтобы дата перехода на работу в РА в копии информационной базы была двух-трехмесячной давности. После установления режима РА следует перепровести документы и перерассчитать себестоимость за каждый из этих месяцев - и сопоставить данные с действующей рабочей ИБ.

Если данные идентичны, и есть понимание, что настройка расширенной аналитики произведена оптимально - можно оставить работу с копией и повторить процедуру включения режима расширенной аналитики уже в действующей базе данных. После чего продолжать работу в основной базе используя расширенную аналитику.

Что приобретаем?

Используя в программе "1С:Комплексная автоматизация 8" режим расширенной аналитики, мы ни в чем не усложняем работу операторов - для них не меняется ничего. Более того, задача их во многом становиться проще, так как отпадает необходимость указывать в первичных документах счета учета номенклатуры - они будут определяться при проведении из ранее выполненных настроек. Сами настройки потребуется выполнить однократно, силами квалифицированных специалистов, при этом результатами выполненной настройки в дальнейшей оперативной работе вы будете пользоваться долго.

Еще одним отличительным признаком работы с механизмом РА является то, что при его использовании даже в управленческом учете проявляется принцип "двойной записи" - это позволяет получать отчеты по корреспонденции - аналоги бухгалтерского "Анализ счета".

Кроме того, механизм расширенной аналитики позволяет преодолеть одну из основных проблем учета практически любого предприятия - хронология ввода "первички" не повлияет на расчет себестоимости. То есть для нового механизма не критично, если документ расхода имеет более раннюю дату, чем документ прихода.

Это позволяет даже в течение месяца, задолго до ввода всех первичных документов и окончательного расчета фактических затрат, получать оценочные данные о себестоимости продукции или услуг, а значит успеть принять корректирующие управленческие решения.

Значительно упрощается набор требуемых регламентных действий. При работе с новым механизмом единственное, что остается необходимым - выполнение Расчета себестоимости, тогда как в режиме партионного учета требовалось выполнять две обязательных операции (Восстановление последовательности партионного учета и Корректировка стоимости списания товаров).

Судите сами - насколько новый механизм более технологичен и удобен в работе.

"Приборный отсек" управленца

Ну и, наконец, несколько слов о том, какие преимущества получает потребитель уже введенной информации - то есть наш обобщенный персонаж, именуемый Управленцем.

Очевидно, что просматривать те же сводки по затратам в старой системе партионного учета было не просто. При использовании механизма РА все задачи мониторинга затрат решаются использованием всего трех форм отчетов. Это: Ведомость по учету затрат, Ведомость по учету МПЗ и объединяющий их отчет - Анализ движения МПЗ и затрат.

Их "единственность" скрывает в себе универсальность и объемность возможностей, так как они выполнены в Системе компоновки данных (СКД) и имеют стандартные для нее возможности расшифровки показателей. Примеры этих отчетов приведены на следующих иллюстрациях.

"Почувствуйте разницу!"

Теперь дело за малым - оценить возможности нового механизма и принять решение о дате перехода на него. Оставьте истории свое прежнее, привычное управленческое "авто" в виде партионного учета и подарите себе ключи от новенького управленческого "внедорожника". Тем более, что он у вас просто есть, и дожидается вас в конфигурации, на которой вы уже работаете.