Как правильно организовать переход на "1С:Предприятие 8" с комплекта решений версии 7.7

Добро пожаловать на "1С:Предприятие 8"

Использование в качестве учетных систем современных, развивающихся программ - это шаг к эффективному управлению компанией. Поэтому фирма "1С" в последнее время настоятельно рекомендует всем пользователям своих программ обратить внимание на линейку продуктов на базе платформы "1С:Предприятие 8". И, понимая, что смена учетной системы, пусть даже на родственную старой, но все равно на новую и незнакомую, - это стресс для пользователя, да и, зачастую, для самого учета, разработчики предлагают максимально безболезненные варианты такого перехода.

В частности, если на предприятии используется несколько учетных систем, рекомендуется проводить модернизацию системы автоматизации постепенно. То есть, в первую очередь перевести на платформу "1С:Предприятие 8" программу бухгалтерского учета, а затем, постепенно, в удобное время, переводить систему оперативного учета и расчета зарплаты. Для каждой из указанных конфигураций на платформе "1С:Предприятие 7.7" разработаны сервисы переноса данных, позволяющие корректно и доступно провести переход с конфигураций "1С:Предприятия" версии 7.7 на версию 8.

Про переход на программу "1С:Бухгалтерия 8" мы уже неоднократно рассказывали на страницах нашего журнала (читайте, например, в номере 2 (февраль) "БУХ.1С" за 2011 год, стр. 17, а также на сайте /perehod).

Во многих организациях, наряду с бухгалтерскими программами используются отдельные программы оперативного учета и расчета зарплаты. Эти программы связаны между собой с помощью сервисов обмена данными, избавляющих пользователей от необходимости двойного ввода информации. Пользователи, привыкшие к работе с программами системы "1С:Предприятие 7.7" и готовящиеся к переходу на конфигурации на платформе "1С:Предприятие 8" часто интересуются возможностями обмена данными, которые предоставляет программа "1С:Бухгалтерия 8", а также тем, как может повлиять переход на налаженные процессы обмена информацией с другими учетными системами на платформе "1С:Предприятие 7.7".

Обмен данными между "1С:Бухгалтерией 8" и учетными программами на платформе "1С:Предприятие 7.7"

Для всех сервисов обмена данными, которые были доступны для конфигураций, работающих на платформе "1С:Предприятие 7.7", реализованы аналоги, позволяющие обмениваться информацией с программой "1С:Бухгалтерия 8". Все они используют методику универсального обмена данными.

"Универсальный обмен данными" - это инструмент, работающий в соответствии с единой методикой обмена данными, разработанной для взаимодействия между любыми конфигурациями, работающими на платформах "1С:Предприятие". Суть этой методики состоит в том, что для обмена данными используются файлы определенной структуры, содержащие полную информацию не только о самих данных, но и о том, каким образом эти данные должны быть загружены в соответствующую информационную базу. Информация о настройках выгрузки данных хранится в специализированном файле формата xml, называемом "файл правил обмена". При выгрузке данных с помощью универсального обмена данными обязательно должен быть указан файл правил обмена.

Для загрузки данных с помощью этого же сервиса правила обмена уже не нужны.

Правила для регулярного обмена данными между типовыми конфигурациями на платформе "1С:Предприятие 7.7" и типовыми конфигурациями на платформе "1С:Предприятие 8" включены в комплект поставки конфигураций на платформе "1С:Предприятие 7.7" и находятся в каталогах ExtForms баз поставки - см. рис. 1.

Рис. 1

Сервисы для выгрузки и загрузки данных с помощью методики универсального обмена данных включены во все типовые конфигурации. Как правило, они доступны из меню Сервис-Обмен данными.

Обмен данными между "1С:Бухгалтерией 8" и "1С:Зарплатой и кадрами 7.7"

Методика взаимодействия между программами бухгалтерского учета и расчета зарплаты вне зависимости от используемых конфигураций такова:

1. Из бухгалтерской программы в "зарплатную" выгружаются данные о плане счетов и справочниках, используемых в качестве аналитики. Такая выгрузка производится при начале ведения учета или при изменении плана счетов.

2. Ежемесячно в бухгалтерскую программу загружаются сведения о сформированных бухгалтерских проводках. Для выгрузки учетных данных из "1С:Бухгалтерии 8" используется сервис Универсальный обмен данными в формате XML (меню Сервис -> Прочие обмены данными) и правила обмена "Ac20_prb.xml", который находится в каталоге ExtForms "зарплатной базы" (см. рис. 2).

Рис. 2

Когда в форме сервиса указывается файл правил обмена, в ее нижней части автоматически отображается перечень выгружаемых данных, который можно отредактировать с помощью флажков напротив каждого пункта списка. Пункты, напротив которых флажок снят, выгружаться не будут.

Для загрузки в зарплатную программу сформированного файла используется сервис Универсальная загрузка данных в формате XML, включенный в состав программы "1С:Зарплата и Кадры 7.7" и доступный из меню программы Сервис -> Обмен данными -> Обмен с конфигурацией 1С:Бухгалтерия 8/Загрузка данных из 1С:Бухгалтерии 8 (см. рис. 3).

Рис. 3

Выгрузка данных о бухгалтерских проводках в бухгалтерскую программу производится с помощью встроенного сервиса Выгрузка проводок в Бухгалтерию 8, доступного из меню Сервис -> Обмен данными -> Обмен с конфигурацией 1С:Бухгалтерия 8. Внешний вид и настройки формы выгрузки аналогичны соответствующей форме для обмена данными с бухгалтерской конфигурацией на платформе "1С:Предприятие 7.7".

Следует отметить, чтобы выгрузка была доступна, необходимо, чтобы в программе "1С:Зарплата и Кадры 7.7" в качестве значения константы Программа бухучета было установлено: Бухгалтерия предприятия ред. 2.0.

Загрузка проводок в "1С:Бухгалтерию 8" производится с помощью уже упоминавшегося сервиса Универсальный обмен данными в формате XML, в котором на закладке Загрузка нужно указать файл, сформированный "зарплатной" программой.

После окончания загрузки, в программе "1С:Бухгалтерия 8" будут созданы документы Отражение зарплаты в регламентированном учете, которые содержат всю информацию о бухгалтерских проводках, выгруженных из программы расчета зарплаты. При проведении этого документа, проводки будут отражены в бухгалтерском учете. В случае, когда по каким-то причинам в документе недостаточно данных для корректного проведения, такие данные нужно будет внести вручную.

Таким образом, после перехода на "1С:Бухгалтерию 8" возможность обмена данными со старой программой расчета зарплаты сохранится.

Нужно заметить, что план счетов, используемый в конфигурации "1С:Бухгалтерия 7.7" существенно отличается от плана счетов "1С:Бухгалтерии 8", поэтому после того, как бухгалтерская программа будет переведена на редакцию 2.0 "1С:Бухгалтерии 8", и в ней будут настроены параметры учета, необходимо провести повторную выгрузку в "зарплатную" программу учетных данных.

Взаимодействие "1С:Бухгалтерии 8" и программ оперативного учета

В случае использования отдельной программы оперативного учета, данные о большинстве первичных документов вводятся именно в оперативную (управленческую) базу, и лишь затем выгружаются в базу бухгалтерскую. Такая методика сохранена и для случая, когда оперативный учет ведется в программе "1С:Торговля и склад 7.7", а бухгалтерский - в программе "1С:Бухгалтерия 8".

Для выгрузки данных в "1С:Бухгалтерию 8" используется специализированный сервис, доступный из меню Сервис -> Выгрузка в 1С:Бухгалтерию. Для этого сервиса также нужен файл правил обмена "Tr9Ac820.xml" - см. рис. 4.

Рис. 4

Данные могут выгружаться по каждой организации отдельно или по всем организациям, от имени которых ведется учет в оперативной базе. При загрузке правил обмена в форме сервиса отображается перечень выгружаемых документов, которым можно управлять с помощью флажков. Документы, не отмеченные флажками, выгружаться не будут. Также для каждого вида выгружаемых документов можно определить дополнительные фильтры.

Загрузка данных в программу "1С:Бухгалтерия 8" осуществляется с помощью Универсального обмена в формате XML.

Следует отметить, что в ходе указанного обмена данными бухгалтерские счета, введенные в документы системы оперативного учета, в бухгалтерию не выгружаются. При загрузке в "1С:Бухгалтерию 8" документы заполняются бухгалтерскими счетами по умолчанию в соответствии с настройками бухгалтерской конфигурации. Также есть определенные ограничения на перечень выгружаемых документов, что связано со структурой данных ИБ. Все ограничения и нюансы выгрузки указаны в справочной информации и описании сервиса.

Переход на "зарплатное" решение на платформе "1С:Предприятие 8"

Переход с программы "1С:Зарплата и кадры 7.7" на "1С:Зарплату и управление персоналом 8" осуществляется с помощью специализированного сервиса Перенос данных из информационных баз 1С:Предприятия 7.7. При переносе данных кадровые документы, касающиеся работающих на момент переноса данных сотрудников, будут выгружены за всю историю их работы на предприятии. Расчетные данные будут перенесены остатками на начало выбранного года, так же могут быт перенесены движения за указанный период. Движения будут перенесены не первичными документами, а специализированными документами Перенос данных, по одному документу на каждый вид операции (расчет неявок, расчет начислений и пр.) за каждый расчетный период.

Если в состав предприятия входит несколько организаций, то данные информационных баз "1С:Зарплаты и кадров 7.7" для всех этих организаций могут быть объединены в одну информационную базу, при этом данные о сотрудниках, работающих в нескольких организациях холдинга автоматически "привяжутся" к одному физическому лицу.

Переход на "1С:Управление торговлей 8"

Переход с программы "1С:Торговля и склад 7.7" на "1С:Управление торговлей 8" также осуществляется с помощью специализированных помощников перехода, включенных в состав программ "1С:Торговля и склад 7.7" и "1С:Управление торговлей 8". Перенос данных проходит в несколько этапов:

• подготовка информационной базы конфигурации "Торговля + склад" к переносу;
• перенос констант и справочников;
• подготовка инф.базы "1С:Управление торговлей 8";
• перенос информации о текущих остатках;
• контроль корректности переноса остатков;
• перенос документов;
• контроль корректности переноса документов.

В процессе переноса попеременно запускаются помощники, выгружающие (в 7.7) и загружающие (в 8) данные информационной базы в/из файла.

Данные об остатках выгружаются на заданную дату, о документах - за выбранный период.

Таким образом, развеяны страхи пользователей, переживающих, что, для использования современных средств учета, им придется заниматься одновременно несколькими переводами информационных систем на новые версии. Все можно делать постепенно, главное, чтобы было стремление, и цель обязательно будет достигнута.