Как ускорить работу с МЧД в 1С-ЭДО: лайфхаки от экспертов 1С

1. Добавьте список МЧД в избранное

Если вы регулярно работаете с доверенностями, не ищите список МЧД каждый раз заново – добавьте его в Избранное. Это панель быстрого доступа к часто используемым разделам, документам и справочникам, которая отображается значком звездочки в правой части шапки окна 1С.

Добавить туда список МЧД просто: открываете раздел со списком, кликаете на звездочку рядом с названием – она становится желтой, и объект закрепляется в избранном. Либо еще быстрее – сочетанием клавиш Ctrl + D.

Рис. 1. Журнал МЧД в 1С-ЭДО в программе «1С:Бухгалтерия» ред. 3

Избранное персонально для каждого пользователя и сохраняется в его настройках, так что коллеги не будут видеть ваш список, и наоборот.

2. Заранее заполните реквизиты в справочниках

При создании МЧД часть данных подтягивается из учетной системы автоматически. Чтобы этим пользоваться, нужно заранее заполнить реквизиты в справочниках Организации, Контрагенты и Физические лица. Тогда при создании доверенности останется только проверить подставленные значения, а не вбивать их вручную каждый раз. 

3. Полномочия по умолчанию – без настройки правил проверки

Самое важное в доверенности – это полномочия представителя: что именно он вправе подписывать. Именно на их основе 1С-ЭДО проверяет каждый подписываемый документ. Для этого в системе есть конструктор правил проверки полномочий, где задаются ограничения по виду документа, по сумме, по контрагенту, валюте и учету НДС. Но в ряде случаев настраивать правила вручную не нужно.

Для МЧД с текстовыми полномочиями Подписывать электронные документы, Полные полномочия или Все полномочия 1С-ЭДО не требует отдельной настройки правил проверки полномочий. Система распознает такие формулировки как базовые и сама понимает, что обладатель доверенности вправе подписывать документы – без дополнительной настройки с вашей стороны. 

При необходимости доверие таким формулировкам можно отключить – соответствующая настройка есть в настройках программы.

Рис. 2. Полномочия по умолчанию в МЧД в 1С-ЭДО в программе «1С:Бухгалтерия» ред. 3

4. Классификаторные полномочия – готовые правила проверки от 1С

Еще один способ избежать ручной настройки правил проверки – использовать при создании МЧД конкретные полномочия из классификатора Минцифры, для которых 1С-ЭДО поставляет готовые правила проверки: программа будет автоматически сверять подписываемые документы с тем, что разрешено доверенностью.

Рис. 3. Правила проверки полномочий по умолчанию в МЧД в 1С-ЭДО в программе «1С:Бухгалтерия» ред. 3

Например, так работает проверка для полномочий на подписание УПД, счетов-фактур, транспортных накладных, актов КС-2 и КС-3, отчетов комиссионера, счетов на оплату и ряда других. 

5. Упрощенный режим проверки – документ можно подписать, даже если правило проверки полномочий не настроено

В 1С-ЭДО есть два режима поведения системы при подписании, если правило проверки полномочий не настроено:

1. Строгий режим: отсутствие настроенных правил проверки полномочий блокирует подписание и нужно либо настроить правило, либо подтвердить статус доверенности вручную.
2. Упрощенный режим: отсутствие правил проверки полномочий не блокирует подписание. Если правила не настроены, программа предупредит, что доверенность, возможно, не подходит, но кнопка Подписать останется активной – отсутствие настроенных правил не делает доверенность нелегитимной, просто системе не хватает данных для автоматического подтверждения. Если подходящая доверенность одна, она будет использована автоматически. Если таких доверенностей несколько, система предложит выбрать нужную из списка.

Рис. 4. Настройка режима проверки в МЧД в 1С-ЭДО в программе «1С:Бухгалтерия» ред. 3

В новых информационных базах упрощенный режим включен по умолчанию. Если вы работаете с 1С-ЭДО давно, режим можно переключить вручную – в зависимости от того, что для вас важнее: не останавливать бизнес-процессы на этапе настройки правил проверки полномочий или держать строгий контроль. 

6. Проверка МЧД без учета срока действия сертификата доверителя

МЧД подписывается электронной подписью руководителя организации. Сертификаты ФНС обычно выдаются на 15 месяцев, а сама доверенность может действовать от 3 до 5 лет. Если у подписи к доверенности нет метки времени, а так бывает часто, система при проверке ориентируется на текущую дату. К этому моменту сертификат директора может быть уже просрочен, и доверенность получает статус Возможно, неверна, хотя сама МЧД абсолютно законна и хранится в реестре ФНС со всеми квитанциями.

Для таких случаев в настройках работы с МЧД есть режим Проверять все, кроме срока действия сертификата. При его включении программа пропускает факт истечения срока действия сертификата доверителя на дату проверки, но все криптографические проверки подписи продолжают работать в строгом режиме. Если с криптографией все в порядке, МЧД получает статус Верна автоматически.

Режим можно включить в любой момент – при включении программа сразу перепроверит подписи уже накопленных МЧД.

Рис. 5. Настройка режима проверки сертификата доверителя в МЧД в 1С-ЭДО в программе «1С:Бухгалтерия» ред. 3

7. Массовая проверка документов по доверенности

У каждой МЧД есть вкладка Подписанные документы – список всех электронных документов, прошедших по этой доверенности, с отметкой о результатах проверки подписи и правил проверки полномочий.

Классическая ситуация: документы по новой МЧД подтверждались вручную, правила проверки полномочий не были настроены, и таких документов накопились сотни. Когда правила наконец настраивают, перепроверять каждый документ вручную не нужно: система предложит сделать это одним действием и покажет итоговое количество проверенных. При этом документы, уже подтвержденные вручную, можно не трогать, если важно сохранить этот признак. А если нужно проверить только часть, достаточно установить отбор в списке, выделить нужные строки и запустить проверку.

Рис. 6. Массовая проверка документов с МЧД в 1С-ЭДО в программе «1С:Бухгалтерия» ред. 3

В 1С-ЭДО достаточно инструментов, чтобы работа с МЧД не отнимала лишнего времени. Большую часть проверок и настроек программа берет на себя, если знать, какие возможности для этого есть. Используйте эти приемы, и МЧД перестанут быть источником лишних действий, останется только прямая функция – подтверждать полномочия представителя. 

В материале использованы фото: Miha Creative / Shutterstock / Fotodom.