Какие преимущества дает бизнесу использование МЧД

Машиночитаемая доверенность (МЧД)

Машиночитаемая доверенность – доверенность в XML-формате, утвержденном нормативными правовыми актами, дающая право сотруднику действовать от лица компании.  В ней указываются полномочия, которыми руководитель организации наделяет своего представителя, в том числе подписание документов. МЧД хранится в Распределенном реестре ФНС РФ и в используемой компанией программе, например, 1С.

Варианты подписания электронных документов

В настоящее время у бизнеса имеется всего два варианта работы с электронными документами: документы подписываются электронной подписью директора или документы подписываются электронной подписью физлица, представляющего интересы компании, с применением МЧД.

Электронная подпись директора

Получить сертификат юрлица может только единоличный исполнительный орган компании, то есть директор (иное лицо, имеющее право действовать от имени организации без доверенности) или ИП (если в ЕГРЮЛ два директора компании, то сертификатов может быть тоже два). Первично получить сертификат юрлица или ИП можно двумя способами: лично посетить налоговую инспекцию, которая занимается регистрацией налогоплательщиков, или обратиться к ее доверенным лицам. Квалифицированные сертификаты, выданные УЦ ФНС, по требованию ФСБ России нельзя копировать и делиться ими с третьими лицами, в том числе с бухгалтером компании. 

Единоличный исполнительный орган (директор) вправе действовать от имени общества без доверенности и подписывать документы, используя сертификат юрлица, без применения МЧД (пп.1 п.3 ст.40 Федерального закона от 08.02.1998 №14-ФЗ). Однако способ, когда руководитель лично занимается документооборотом, имеет ряд существенных недостатков. Во-первых, руководитель в силу занятости не всегда может оперативно разбираться с электронными документами, а некоторые вопросы требуют срочного участия. Во-вторых, возникают риски централизации полномочий, когда в момент отсутствия директора законных способов решить задачи электронного документооборота нет. 

В такой ситуации у директоров небольших компаний возникает соблазн передать свою ЭП, например, бухгалтеру, который и будет решать все вопросы, связанные с ЭДО - подписывать документы, отправлять отчетность и др. Делать так категорически не рекомендуется. Передача ЭП третьему лицу всегда несет риски и может привести к ее компрометации. В работе крупных и средних предприятий вариант использования одной ЭП директора вообще неприемлем, так как за разные процессы отвечают разные работники. Даже если закрыть глаза на риски использования одной ЭП, в таких предприятиях это просто неудобно. 

Решением является оформление на сотрудников, работающих с ЭДО, электронной подписи физлица и МЧД, в которой прописаны полномочия конкретного лица. МЧД подтверждает, что физлицо может подписывать электронные документы от лица компании или ИП. 

Электронная подпись физического лица

Электронная подпись физлица не содержит реквизитов юрлица и является его личной ЭП. Для работы с такой ЭП сотруднику нужна выданная работодателем МЧД, заверенная ЭП руководителя организации. С помощью своей электронной подписи (уже без МЧД) физическое лицо может решать и личные задачи: взаимодействовать с государственными электронными сервисами, подписать трудовой договор или подать документы в суд через Госуслуги. 

Сертификат электронной подписи физлица можно получить в любом удостоверяющем центре (в настоящее время их 44), в том числе в удостоверяющем центре «1С». Отправить заявку на получение сертификата можно из всех программ «1С», но эта процедура требует личного присутствия. Чтобы упростить задачу, можно обратиться к одному из партнеров фирмы «1С», и он самостоятельно проведет процедуру идентификации сотрудника, которому оформляется электронная подпись. 

Оформить множество сертификатов электронной подписи физических лиц одновременно можно с помощью сервиса 1С:Подпись.Корпоративный. Он дает возможность компании на своей стороне управлять пулом сертификатов и проводить процедуру идентификации сотрудников на своей территории.

Какие плюсы бизнесу дает применение МЧД

Автоматизация процессов

С помощью МЧД можно значительно упростить выполнение рутинных задач, например, подписание документов, согласование сделок и взаимодействие с партнерами. Это особенно полезно для крупных компаний с большим объемом документов. Используя бумажные доверенности, компания должна была постоянно решать, как передать контрагенту копию или сообщить, что доверенность прекратила свое действие. МЧД передаются автоматически вместе с электронными документами ссылкой на Распределенный реестр ФНС РФ или файлом. При отзыве МЧД ее статус почти мгновенно доступен для просмотра, и каждый из участников электронного документооборота может в любой момент его проверить. 

Безопасность

Использование машиночитаемых доверенностей позволяет сотрудникам, отвечающим за те или иные участки работы и обладающим правом подписи, самим принимать участие в электронном документообороте, и при этом не создаются риски признания документов юридически значимыми. Применение МЧД минимизируют риски, связанные с подделкой доверенностей, и с несанкционированным доступом к документам, так как подписать МЧД, согласно Федеральному закону №63-ФЗ «Об электронной подписи», можно только электронной подписью руководителя организации. 

Экономия ресурсов

Многие вендоры поставляют готовые решения для обеспечения полного цикла доверенностей от создания до отзыва, что обеспечивает работу с МЧД в режиме одного окна и сокращение сроков их выпуска. Автоматизация процессов помогает сократить также затраты юридического блока компании, который в случае с бумажными доверенностями готовил и согласовывал проект в СЭД, а после переносил на бумажные носители и отдавал на подпись руководителю. Кроме того, использование МЧД убирает затраты, связанные с печатью и доставкой бумажных доверенностей контрагентам и госорганам. 

При создании МЧД исключен этап работы с бумажными документами, и это сильно уменьшает количество ошибок при ручной проверке данных. В программах 1С поддержаны все этапы работы с МЧД: создание и регистрация в Распределенном реестре ФНС, использование в электронном документообороте, а также отзыв доверенности, например при увольнении сотрудника. 

В материале использованы фото: Miha Creative / Shutterstock / Fotodom.