Как в 1С отразить покупку прослеживаемого основного средства у плательщика НДС при ЭДО

Покупка прослеживаемого основного средства у налогоплательщика НДС

В соответствии с Положением о национальной системе прослеживаемости (утв. Постановлением Правительства РФ от 01.07.2021 № 1108) прослеживаемость осуществляется в отношении товаров, приведенных в Перечне товаров, подлежащих прослеживаемости (утв. Постановлением Правительства РФ от 01.07.2021 № 1110), при выполнении одного из следующих условий:

• товары ввезены на территорию РФ и выпущены в соответствии с таможенной процедурой выпуска для внутреннего потребления;

• товары ввезены на территорию РФ и не помещены под таможенную процедуру выпуска для внутреннего потребления в связи с конфискацией или обращением в собственность (доход) РФ иным способом;

• товары ввезены на территорию РФ и не помещены под таможенную процедуру выпуска для внутреннего потребления в связи с обращением взыскания на них по решению суда в счет уплаты таможенных пошлин, налогов, специальных, антидемпинговых, компенсационных пошлин;

• товары задержаны таможенными органами в соответствии с главой 51 ТК ЕАЭС, не востребованы в сроки, установленные пунктами 1 и 2 статьи 380 ТК ЕАЭС, лицами, обладающими полномочиями в отношении таких товаров;

• товары ввезены на территорию РФ с территории государств - членов ЕАЭС, за исключением товаров, помещенных под таможенную процедуру таможенного транзита;

• товары ранее ввезены на территорию РФ и фактически находятся на территории РФ на дату вступления в силу Перечня товаров (изменений к нему) (п. 3 Положения).

В соответствии с Положением под "товарами, подлежащими прослеживаемости" понимается также имущество, находящееся в собственности налогоплательщика и используемое в качестве средств производства (переведено из состава товаров в состав основных средств), малоценное имущество, используемое в основной деятельности (письма Минфина России от 23.08.2021 № 27-01-22/67650, ФНС России от 28.06.2021 № ЕА-4-15/9015@).

Согласно поправкам, внесенным в НК РФ Федеральным законом от 09.11.2020 № 371-ФЗ, в целях реализации национальной системы прослеживаемости налогоплательщики НДС при реализации прослеживаемых товаров обязаны:

• выставлять счета-фактуры только в электронной форме (за исключением случаев: реализации прослеживаемых товаров физическим лицам для личных, семейных, домашних и иных не связанных с предпринимательской деятельностью нужд, а также налогоплательщикам налога на профессиональный доход; реализации и перемещения прослеживаемых товаров с территории РФ в соответствии с таможенной процедурой экспорта (реэкспорта); реализации и перемещения прослеживаемых товаров с территории РФ на территорию другого государства - члена ЕАЭС) (п. 1.1 ст. 169 НК РФ);

• указывать в счете-фактуре (корректировочном счете-фактуре) реквизиты прослеживаемости: регистрационный номер партии товара, подлежащего прослеживаемости; количественную единицу измерения товара, используемую в целях осуществления прослеживаемости; количество товара, подлежащего прослеживаемости, в количественной единице измерения товара, используемой в целях осуществления прослеживаемости (п.п. 5, 5.2 ст. 169 НК РФ).

Участники оборота товаров, подлежащих прослеживаемости, являющиеся налогоплательщиками НДС (не освобожденными от исполнения обязанностей налогоплательщика НДС), при реализации прослеживаемых товаров выставляют счета-фактуры, в том числе корректировочные, без использования шифровальных средств в целях ограничения возможности доступа к ней исключительно получателем (пп. "в" п. 13 Положения).

При этом покупатели (организации или индивидуальные предприниматели (ИП)) при приобретении прослеживаемых товаров обязаны обеспечить получение счетов-фактур, в том числе корректировочных, в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи через оператора электронного документооборота (ЭДО) (п. 1.2 ст. 169 НК РФ).

Отражение в "1С:Бухгалтерии 8" покупки прослеживаемого ОС у налогоплательщика НДС

Получение и отражение в учете входящего УПД 

Организация ООО "Дельта" оформляет операцию по приобретению основного средства у ООО "Стиль", являющегося налогоплательщиком НДС, с применением электронного УПД.

Выставление электронного УПД с функцией счета-фактуры и первичного учетного документа производится в соответствии с форматом, утв. приказом ФНС России от 19.12.2018 № ММВ-7-15/820@ "Об утверждении формата счета-фактуры, формата представления документа об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документа об оказании услуг), включающего в себя счет-фактуру, и формата представления документа об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документа об оказании услуг) в электронной форме", т. е. в формате УПД(СЧФДОП).

Обмен электронным УПД(СЧФДОП) производится в соответствии с Порядком выставления и получения счетов-фактур в электронной форме, утв. приказом Минфина России от 05.02.2021 № 14н.

Получение электронного УПД(СЧФДОП) от продавца происходит по команде Отправить и получить из формы списка документов Текущие дела ЭДО, открываемого по гиперссылке панели команд Текущие дела ЭДО (раздел Администрирование - подраздел Сервис, или раздел Руководителю - подраздел Сервис, или раздел Продажи - подраздел Сервис).

При работе информационной базы в режиме клиент-сервер можно установить расписание получения электронных документов, выполнив соответствующую настройку параметров обмена электронными документами с контрагентами (раздел Администрирование - Обмен электронными документами - Обмен с контрагентами).

Способ обработки поступающих электронных документов в учетной системе зависит от настройки ЭДО (раздел Администрирование - Обмен электронными документами - Обмен с контрагентами - Настройки ЭДО).

При построении взаимоотношений с конкретным контрагентом на закладке Настройки получения в форме Настройка отражения документов в учете можно установить способ обработки поступающих электронных документов: Автоматически, Вручную в форме электронного документа или Не отражать.

Кроме того, для установленного значения Автоматически можно выбрать конкретный вид документа поступления: Поступление товаров; Поступление основных средств; Поступление материалов в переработку; Поступление оборудования; Поступление объектов строительства; Поступление земельных участков; Поступление топлива.

Если в графе Способ обработки формы Настройка отражения документов в учете будет установлено значение Автоматически, то при получении электронного УПД(СЧФДОП) в программе будут сразу автоматически сформированы два документа учетной системы - Поступление (акт, накладная, УПД) с соответствующим видом операции и Счет-фактура полученный.

Полученный от продавца электронный УПД(СЧФДОП) автоматически помещается в папку Отразить в учете списка входящих документов формы Текущие дела ЭДО. При этом, исходя из произведенной настройки, в графе Отражение в учете сразу появится гиперссылка на новые автоматически созданные документы учета - 2 документа (рис. 1).

Рис. 1. Новые списки документов

Если в настройках получения будет стоять способ обработки Вручную в форме электронного документа, то при получении электронного УПД(СЧФДОП) в папке Отразить в учете в графе Отражение в учете будет стоять гиперссылка со значением Создать документы, при переходе по которой откроется форма Подбор документов учета для создания соответствующих документов в учетной системе. Кроме создания новых документов в форме Подбор документов учета можно также подобрать существующие или перезаполнить текущие документы.

Просмотреть содержимое поступившего электронного УПД(СЧФДОП) можно, дважды щелкнув по активной строке из списка Текущие дела ЭДО (кроме гиперссылки в графе Отражение в учете), рис. 1.

На соответствующих закладках Подписи и Сопроводительная записка формы просмотра поступившего электронного УПД(СЧФДОП) отражается также информация о подписях электронного документа и текст сопроводительной записки при ее наличии.

В форме просмотра поступившего электронного УПД(СЧФДОП) отражаются в том числе и реквизиты прослеживаемости в отношении приобретенного прослеживаемого основного средства:

• регистрационный номер партии товара, подлежащего прослеживаемости (РНПТ);

• количественная единица измерения товара, используемая в целях осуществления прослеживаемости;

• количество товара, подлежащего прослеживаемости, в количественной единице измерения товара, используемой в целях осуществления прослеживаемости.

Открыть новые документы Поступление (акт, накладная, УПД) и Счет-фактура полученный можно:

• по гиперссылке в графе Отражение в учете из списка входящих документов формы Текущие дела ЭДО, выбрав соответствующее значение в открывающейся форме Выберите значение (рис. 1);

• по гиперссылке в строке Документ учета из формы просмотра поступившего электронного УПД;

• из списка документов поступлений Поступление (акты, накладные, УПД) и из списка полученных счетов-фактур Счета-фактуры полученные (раздел Покупки - подраздел Покупки).

Обратите внимание, в учетной системе документы Поступление (акт, накладная, УПД) и Счет-фактура полученный будут сформированы датой получения файла электронного УПД(СЧФДОП). Если фактическая дата поступления ОС отличается от даты получения электронного УПД(СЧФДОП), то дату документа Поступления (акт, накладная, УПД) необходимо скорректировать, т. е. привести в соответствие с реальным фактом хозяйственной жизни. При этом следует учитывать, что в документе Счет-фактура полученный дата поступления счета-фактуры, отраженная в поле Получен, должна остаться неизменной, т. е. соответствовать дате получения электронного УПД(СЧФДОП), в состав которого входит счет-фактура.

Согласно произведенным настройкам отражения поступившего электронного документа в учете будет создан документ Поступления (акт, накладная, УПД) с видом операции Поступление основных средств.

Перед проведением документа Поступление основных средств необходимо заполнить недостающие сведения (наименование ОС, группу учета ОС, срок службы, местонахождение ОС, материально ответственное лицо (МОЛ)), а также проверить установленные автоматически способ отражения расходов по амортизации и способ учета НДС.

Обратите внимание, если в полученном УПД(СЧФДОП) указаны разные объекты, то в документе Поступление основных средств эти объекты будут отражены в различных строках. Если же в УПД(СЧФДОП) отражены идентичные объекты в количестве, отличном от единицы, то необходимо самостоятельно скорректировать табличную часть документа, отразив каждый объект в отдельной строке.

Если приобретается прослеживаемое ОС, то в табличной части документа Поступление (акт, накладная, УПД) будут размещены:

• в графе Номенклатура рядом с наименованием ОС - специальный значок с лупой;

• в графе РНПТ - информация о стране происхождения и РНПТ поступившего прослеживаемого имущества.

После проведения документа Поступление основного средства будут внесены необходимые записи в регистры прослеживаемости (Прослеживаемые основные средства и Операции с прослеживаемыми товарами).

Поскольку организация ООО "Дельта" оформляет операцию по приобретению ОС у ООО "Стиль" с применением электронного УПД(СЧФДОП), т. е. УПД с функцией счета-фактуры и документа об отгрузке товаров, то переключатель под табличной частью документа Поступление основных средств должен находиться в положении УПД.

В информационной строке состояния электронного обмена Состояние ЭДО документа Поступление основных средств будет содержаться гиперссылка Требуется утверждение (рис. 2).

Рис. 2. Отражение поступления ОС

При поступлении в организацию прослеживаемых товаров необходимо проверить достоверность сведений о РНПТ, указанных в поступившем от продавца УПД и, соответственно, отраженных в документе Поступление основных средств.

Также в учетной системе на основании поступившего электронного УПД(СЧФДОП) будет автоматически сформирован документ Счет-фактура полученный.

Перейти в новый документ Счет-фактура полученный (рис. 3) можно:

Рис. 3. Счет-фактура полученный на поступление ОС

• по гиперссылке Все реквизиты формы Универсальный передаточный документ, которая открывается по гиперссылке строки УПД (в данном случае - 13 от 24.04.2022, код вида операции 01) документа Поступление основного средства;

• по гиперссылке в строке Документ учета из формы просмотра поступившего электронного УПД(СЧФДОП);

• из формы учета полученных документов Счета-фактуры полученные (раздел Покупки - подраздел Покупки).

В новом документе Счет-фактура полученный, сформированном на основании полученного электронного УПД(СЧФДОП), будут автоматически заполнены сведения:

• о продавце (поле Контрагент);

• номере и дате составления входящего счета-фактуры (поля Счет-фактура № и от);

• стоимости приобретенных ОС и сумме предъявленного НДС.

В поле Получен будет проставлена дата фактического поступления в организацию файла электронного счета-фактуры (электронного УПД(СЧФДОП)), т. е. 25.04.2022.

В строке Документы-основания будет размещена гиперссылка на соответствующий документ поступления, автоматически сформированный также на основании поступившего электронного УПД(СЧФДОП).

В строке Способ получения будет проставлена отметка для значения В электронном виде.

Текущее состояние обменного процесса в отношении полученного электронного УПД(СЧФДОП) будет также отражено в информационной строке Состояние ЭДО документа Счет-фактура полученный, где будет размещена гиперссылка Требуется утверждение.

Обработка подтверждения оператора ЭДО и формирование извещения о получении УПД 

Покупатель получает от оператора ЭДО не только входящий УПД(СЧФДОП), но и подтверждение даты отправки файла счета-фактуры, т. е. файла УПД(СЧФДОП), ему оператором ЭДО. Дата отправления, указанная в этом подтверждении оператора, будет признаваться датой получения счета-фактуры покупателем (п. 9 Порядка обмена, утв. Приказом № 14н).

Просмотреть содержимое поступившего подтверждения оператора ЭДО можно, дважды щелкнув по соответствующей строке в форме просмотра поступившего электронного УПД(СЧФДОП).

Дата отправки оператором ЭДО файла электронного счета-фактуры будет отражена в строке Получен документа Счет-фактура полученный (рис. 3).

Обратите внимание, при формировании нового документа Счет-фактура полученный на основании поступившего электронного счета-фактуры (электронного УПД) программа автоматически проставляет в поле Получен дату формирования документа учетной системы. Как правило, подтверждение оператора ЭДО поступает одновременно с файлом счета-фактуры, и дата, указанная в подтверждении оператора ЭДО, совпадает с датой формирования документа Счет-фактура полученный. Если после получения подтверждения оператора ЭДО указанная в этом подтверждении дата отправки файла счета-фактуры оператором покупателю будет иной, то дата, изначально указанная в поле Получен, будет автоматически скорректирована.

Если сторонами сделки согласована обязанность покупателя направлять продавцу извещение о получении УПД(СЧФДОП) (п. 19 Порядка обмена, утвержденного Приказом № 14н), то покупатель должен сформировать, подписать и отправить продавцу извещение о получении УПД(СЧФДОП).

Формирование извещения происходит в программе автоматически.

Если у текущего пользователя есть право подписи и сертификат подписи установлен на компьютере, то извещение о получении УПД(СЧФДОП) будет автоматически подписано и отправлено продавцу через оператора ЭДО. Если у текущего пользователя права подписи нет, то сформированное извещение будет направлено на подпись лицу, имеющему такое право.

Непосредственная отправка сформированных и подписанных электронных документов зависит от того, как выполнена настройка электронного обмена.

Если в настройке параметров обмена электронными документами (раздел Администрирование - гиперссылка Обмен электронными документами) в строке Отложенная отправка электронных документов отсутствует флаг, то подписанный электронный документ будет незамедлительно автоматически направлен оператору ЭДО.

Если такой флаг присутствует, то фактическая отправка подготовленных электронных документов будет производиться:

• по кнопке Отправить и получить из списка Текущие дела ЭДО (раздел Администрирование - подраздел Сервис, или раздел Руководителю - подраздел Сервис, или раздел Продажи - подраздел Сервис);

• из формы просмотра электронного документа по значку с закругленной стрелкой в строке состояния электронного обмена.

Можно установить расписание отправки электронных документов, выполнив соответствующую настройку параметров обмена электронными документами с контрагентами (раздел Администрирование - гиперссылка Обмен электронными документами).

После направления продавцу извещения о получении УПД(СЧФДОП) покупатель также получит от оператора ЭДО подтверждение даты отправки файла извещения о получении УПД(СЧФДОП).

Кроме извещения о получении УПД(СЧФДОП) в программе будет также дополнительно сформирован ряд служебных извещений:

• после получения подтверждения оператора ЭДО о направлении УПД(СЧФДОП) - извещение о получении подтверждения оператора ЭДО о направлении УПД(СЧФДОП);

• после получения подтверждения оператора ЭДО об отправке продавцу извещения о получении УПД(СЧФДОП) - извещение о получении подтверждения оператора ЭДО о направлении продавцу извещения о получении УПД(СЧФДОП).

Обратите внимание, до 01.07.2021, согласно подпункту "б" пункта 2.12 Порядка обмена, утв. приказом Минфина России от 10.11.2015 № 174н, после получения подтверждения оператора ЭДО об отправке счета-фактуры покупатель должен был сформировать, подписать и отправить извещение о получении подтверждения оператора ЭДО о направлении ему счета-фактуры. С 01.07.2021 в связи с началом применения Порядка обмена, утв. Приказом № 14н, у покупателя отсутствует обязанность формировать извещение о получении подтверждения оператора ЭДО.

Формирование и отправка продавцу информации об оформляемой сделке 

Если претензий к показателям УПД(СЧФДОП) со сведениями продавца, у покупателя нет, то он утверждает полученный документ.

До момента утверждения УПД(информации продавца) поступивший УПД(СЧФДОП) будет размещаться в папке Утвердить списка входящих документов формы Текущие дела ЭДО. Утвердить УПД(информацию продавца) можно:

• по кнопке Утвердить из списка документов Текущие дела ЭДО;

• по кнопке Утвердить из формы просмотра поступившего электронного УПД.

Именно после утверждения поступившего электронного УПД(информации продавца) автоматически формируется соответствующая ответная информация покупателя - УПД(информация покупателя), рис. 4.

Рис. 4. Формирование УПД(информации покупателя)

Сформированный УПД(информацию покупателя) необходимо подписать и отправить продавцу. Эти процедуры выполняются в порядке, предусмотренном для подписания и отправки всех электронных документов.

Следует учитывать, что вне зависимости от того, когда формируется, подписывается и отправляется продавцу УПД(информация покупателя), в строке Дата получения (приемки), отражающей произошедший факт хозяйственной жизни, будет указана реальная дата поступления ОС (дата документа Поступление основного средства).

Это полностью соответствует пункту 8 ФСБУ 27/2021 "Документы и документооборот в бухгалтерском учете", утв. приказом Минфина России от 16.04.2021 № 62н.

На соответствующих закладках формы просмотра УПД(информации покупателя) отражается информация о подписях и статусах электронного документа, а также текст сопроводительной записки при ее наличии.

После отправки оператору УПД(информации покупателя) покупатель должен:

• получить от оператора ЭДО подтверждение о получении УПД(информации покупателя);

• подписать и отправить оператору ЭДО автоматически сформированное в программе дополнительное извещение о получении подтверждения оператора ЭДО.

После поступления от оператора ЭДО подтверждения о получении УПД(информации покупателя) обмен электронным УПД(СЧФДОП) у покупателя будет завершен.

После завершения обмена электронным УПД(СЧФДОП) в строке Состояние ЭДО документа Поступление основных средств будет отражена гиперссылка Завершен.

Аналогичная информация о завершении ЭДО будет отражена в строке Состояние ЭДО документа Счет-фактура полученный.

Перейдя по гиперссылке Завершен в строке Состояние ЭДО в форму просмотра документа УПД(СЧФДОП) можно удостовериться, что документ подписан обеими сторонами сделки, а также что все документы, сопровождающие обмен УПД(СЧФДОП), получены и отправлены (см. рис. 5).

Рис. 5. Визуализация электронного УПД

Также из формы просмотра можно:

• по кнопке Распечатать распечатать визуализацию документа на бумажном носителе;

• по кнопке Выгрузить выполнить сохранение электронного УПД(СЧФДОП) (в формате PDF, для представления в ФНС, документооборот целиком).