![Машиночитаемая доверенность: что это такое, как оформить и использовать в 1С Машиночитаемая доверенность: что это такое, как оформить и использовать в 1С](/upload/iblock/60f/goznvxcg9mt538fuvxr3pzn67l4hccnd.jpg)
Понятие МЧД, и зачем она нужна
Машиночитаемая доверенность (МЧД) — это электронный документ, подписанный сертификатом электронной подписи руководителя организации или ИП и подтверждающий полномочия физлица подписывать от имени компании электронные документы и передавать их в другие компании и учреждения. Например, в налоговую инспекцию, государственные внебюджетные фонды или контрагентам.
МЧД является полноценным аналогом бумажной доверенности, оформляемой сейчас на сотрудников компании, и имеет равную с ней юридическую силу. В отличие от бумажной доверенности, МЧД преимущественно предоставляет полномочия на работу именно с электронными документами и всегда совершается в таком формате, который позволяет проверять ее подлинность в автоматическом режиме, без участия сотрудников контрагентов или представителей контролирующих ведомств и структур (ФНС, ПФР и т.д.).
Главной целью МЧД является подтверждение полномочий на подписание электронных документов и совершение других юридически значимых действий в рамках ЭДО.
С 1 января 2023 года сотрудники компаний (кроме руководителей), представляющие их в отношениях с контрагентами и контролирующими органами, должны использовать сертификаты физических лиц. Данные сертификаты не будут иметь никакой привязки к компании-работодателю, и при подписании документов электронной подписью физическим лицом, представляющим компанию, полномочия представителя необходимо подтвердить доверенностью.
Поскольку при работе с электронными документами в рамках ЭДО подтвердить полномочия на подписание и передачу того или иного документа с помощью обычной «бумажной» доверенности довольно проблематично, требуется оформление именно МЧД. При этом использование МЧД уже в самом ближайшем будущем станет обязательным.
Как будет использоваться МЧД
В настоящее время применение и использование МЧД не является обязательным. Электронные документы от имени компаний можно подписывать квалифицированными электронными подписями самих компаний, в которых указывается Ф.И.О. владельца, а также наименование компании, в интересах которой владелец подписи и действует. Но уже через несколько месяцев механизм работы с электронными документами изменится.
Подписание документов организаций и ИП будет производиться либо руководителем (действует без доверенности), либо уполномоченными работниками, действующим уже от своего имени, без привязки к компании. Для этого вместо сертификатов электронных подписей юрлиц и ИП будут использоваться личные электронные подписи работников организаций и ИП, полученные ими как обычными физлицами (не работниками конкретных компаний). Однако для подтверждения полномочий на подписание электронных документов компании личной электронной подписью ее работника последнему как раз и понадобится МЧД, выданная руководителем компании.
Новые правила должны вступить в силу с 1 января 2023 года (Федеральный закон от 30.12.2021 № 443-ФЗ). Не исключено, что указанная дата будет перенесена на более поздний срок.
Напомним, Минцифры уже подготовило законопроект, который предлагает перенести срок перехода на обязательное применение МЧД на 1 сентября 2023 года, но это не мешает организациям и ИП добровольно перейти на использование МЧД уже в текущем, 2022 году. Применение МЧД рано или поздно все равно станет обязательным, и чем раньше компания перейдет к оформлению МЧД на своих работников, тем больше времени у нее будет для освоения новых требований к работе с электронными документами.
Как оформить МЧД
Переход к новому порядку подписания электронных документов начинается с оформления электронной подписи работника, которому будет доверена работа с документами в рамках ЭДО. Оформить такую подпись можно в любом коммерческом удостоверяющем центре. Например, используя сервис 1С:Подпись.
После получения работником электронной подписи на него нужно будет оформить собственно саму МЧД. Сделать это можно непосредственно в программах 1С в модуле ЭДО или модуле 1С:Отчетность. Также доверенность можно оформить через специальный
В будущем ожидается, что каждое контролирующее ведомство будет устанавливать свой собственный формат МЧД для приема документов от организаций и ИП. Сейчас этого пока нет, и МЧД разрешается оформлять произвольно. Но в любом случае МЧД должна соответствовать обязательным требованиям, установленным действующим законодательством и иметь в своем составе все необходимые реквизиты и сведения. Требования к содержанию МЧД утв. в соответствии с приказом Минцифры России от 18.08.2021 № 857. Так, доверенность должна содержать:
- наименование документа;
- сведения о доверителе (для ИП — Ф.И.О., СНИЛС, ИНН, регистрационный номер, для организации — наименование, адрес, ИНН, основной государственный регистрационный номер, КПП и сведения о руководителе);
- сведения о представителе (Ф.И.О., дату рождения, серию и номер паспорта, дату его выдачи, наименование и код органа, выдавшего паспорт, СНИЛС и ИНН);
- дату совершения доверенности;
- срок действия доверенности (при его наличии);
- перечень полномочий представителя;
- номер доверенности;
- усиленную квалифицированную электронную подпись, которой подписана доверенность;
- возможность передоверия доверенности.
МЧД создается в электронной форме в формате XML и подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью руководителя организации. Если доверенность создается для передачи в информационную систему, в которой не реализована возможность автоматизированной обработки и визуализации МЧД, она может быть составлена в машиночитаемой форме в формате pdf (приказ Минцифры России от 18.08.2021 № 858).
Создав работнику МЧД, ее нужно подписать электронной подписью руководителя организации или ИП, а также зарегистрировать в ФНС. После этого сведения о сотруднике, на которого была оформлена МЧД, добавляются в учетную запись ЭДО, где указывается сертификат электронной подписи сотрудника и номер оформленной доверенности.
Храниться электронная доверенность может как в используемой компанией информационной системе, так и у оператора ЭДО. Также сведения об электронной доверенности хранятся в государственных информационных системах, в которые компания направляет свои электронные документы, на сервере ФНС и в информационных системах компаний-контрагентов.
Как создать МЧД в 1С
В программах 1С создать машиночитаемую доверенность организации можно следующим способом:
- в списке организаций открыть карточку необходимой организации и перейти по команде ЭДО — Машиночитаемые доверенности;
- в общем списке МЧД в разделе доверенностей организации по кнопке Создать на вкладке Доверенности организаций.
Откроется карточка регистрации машиночитаемой доверенности, в которой необходимо заполнить данные. Некоторые поля заполняются автоматически, например, при выборе организации заполняются поля с ее данными.
При заполнении заявки на регистрацию доверенности обратите внимание на следующие реквизиты:
- номер доверенности генерируется автоматически;
- срок действия доверенности может быть указан датой или текстом с информацией о том, при каких условиях доверенность считается действительной (пока не используется в рамках пилота ФНС). Дату окончания использования доверенности нельзя поставить меньше текущей, программа выдаст предупреждение;
- передоверие — разрешено или нет;
- сведения о доверителе — указывается организация, физическое лицо и должность доверителя;
- сведения о представителе — указываются данные представителя;
- рег. № доверенности основания (используется при передоверии).
Важно, чтобы у представителя была полностью заполнена карточка информации. Программа проверит заполнение всех реквизитов и выдаст сообщение, если данные будут не до конца заполнены.
После заполнения данных необходимо подписать доверенность по одноименной команде Подписать и отправить. После чего появится окно Подписание электронного документа для выбора сертификата и ввода пароля. Далее необходимо нажать кнопку Подписать.
Если ранее в этом сеансе был проставлен флаг Запомнить на время сеанса пароль от данного сертификата, то окно подписания не появится.
После создания и подписания МЧД компания-доверитель должна зарегистрировать доверенность в узле распределенного реестра МЧД ФНС, а также зарегистрировать сертификат физического лица в учетной записи организации ЭДО и приложить к нему соответствующую МЧД. В дальнейшем при подписании документов сертификатом машиночитаемая доверенность подбирается автоматически.
В целях регистрации сертификата и МЧД у оператора ЭДО сертификат должен быть установлен на ПК в разделе Личные и проходить проверку в программе криптографии (КриптоПРО CSP). Далее администратор или иной пользователь с подходящими правами должен добавить сертификат в программе 1С в справочник Сертификаты ключей электронной подписи и шифрования. Пользователь, у которого нет прав на прямой доступ к справочнику, может попасть в него только по ссылке.
Для этого администратору или иному пользователю с подходящими правами необходимо зайти в справочник Сертификаты ключей электронной подписи и шифрования, нажать кнопку Получить ссылку и отправить ее пользователю, у которого нет прямого доступа к справочнику.
После того как сертификат будет заведен в данном справочнике, его необходимо добавить в учетную запись организации в сервисе 1С-ЭДО. Для этого необходимо открыть список учетных записей в меню Администрирование — Обмен электронными документами — Учетные записи ЭДО.
Добавить новый сертификат физического лица можно по соответствующей кнопке Добавить. В учетной записи появится новая строка с сертификатом физического лица и указанием машиночитаемой доверенности. Чтобы сохранить изменения, необходимо нажать кнопку Записать и закрыть. При этом откроется окно Подписание регистрационных данных на подключение к сервису 1С-ЭДО, в котором подтверждаем подписание по кнопке Подписать.
На данном этапе настройка МЧД окончена, теперь можно отправлять и принимать документы, подписанные подписью физических лиц с указанием машиночитаемой доверенности.
Обратите внимание, что на время регистрации МЧД находится в статусах Подписана и В реестре ФНС: Отправлена. Через 3–5 минут после отправки необходимо зайти в отправленную МЧД и проверить статус регистрации. Как только МЧД будет зарегистрирована, в ее карточке появится соответствующий статус В реестре ФНС: Зарегистрирована и кнопка Отозвать. Теперь можно пользоваться созданной МЧД. После создания МЧД перед первым ее использованием необходимо подождать около 15 минут.
Как работать с МЧД
После внесения сведений о доверенности в используемые информационные системы сотрудник получает право на самостоятельное подписание электронных документов от имени организации своей электронной подписью физлица. При этом каждый подписываемый электронный документ автоматически будет дополняться и сведениями о доверенности, на основании которой действует работник. Иными словами, направляя подписанные документы своим контрагентам или контролирующим органам, компания одновременно будет направлять им и сведения об МЧД.
Например, при направлении контрагентам универсальных передаточных документов (УПД) и универсальных корректировочных документов (УКД) данные документы уже будут содержать в своем составе ИД МЧД подписавшего их сотрудника. Если компания планирует не только обмениваться со своими контрагентами УПД и УКД, то имеет смысл направить им необходимые МЧД произвольным документом по ЭДО.
В решениях 1С при отправке документов программа автоматически определяет, необходима ли в данном случае доверенность, подбирает последнюю из использованных (если в программе несколько МЧД) и сопоставляет данные документа с данными сертификата. После этого запрашивает пароль к подписи.
Если автоматически не получается подобрать подходящую доверенность, то программа предоставляет возможность выбрать другой сертификат. И на экране появляется следующее окно.
После того как доверенность выбрана, выполняется автоматическая проверка. Программа выдаст предупреждение, если при проверке обнаружится хотя бы один из пунктов, перечисленных ниже:
- подпись неверна;
- данные о доверенности некорректны;
- данные о документе;
- данные о представителе или доверителе.
Работа с МЧД поддерживается для подписания документов на клиенте и на сервере. На сервере доступно подписание документа с помощью МЧД, когда можно автоматически подобрать подходящую доверенность. Из всех имеющихся МЧД будет подобрана последняя действующая доверенность.
Обратите внимание, что в программе не предусмотрено подписание пакета документов, в котором одновременно содержатся документы, которые можно подписывать по доверенности и нельзя. Программа в таком случае будет выдавать предупреждение.
Получая подписанные электронные документы, адресат сможет легко проконтролировать их подлинность путем проверки ИД МЧД. Например, если мы говорим об УПД и УКД, то проверка МЧД в современных учетных решениях осуществляется автоматическим способом: система просто направляет соответствующие запросы в реестр МЧД на сайте ФНС и при получении подтверждения о действительности электронной доверенности дает разрешение на дальнейшую обработку полученных документов. Если применяемое учетное решение не находит сведений об МЧД, оно информирует компанию о том, что доверенность является недействительной, а документы — неподписанными.
В программах 1С при получении электронных документов автоматически выполняется проверка подписи. Если документ подписан подписью физического лица, которая не содержит ИНН организации, то программа считает, что документ должен быть подписан с указанием доверенности. Для УПД и УКД программа ищет доверенность в узле распределенного реестра МЧД ФНС, а для прочих документов ищет в справочнике Машиночитаемые доверенности контрагентов. При обнаружении доверенности она автоматически загружается из узла распределенного реестра МЧД ФНС в программу (если был поиск по узлу распределенного реестра МЧД ФНС), и выполняются следующие действия:
- сопоставление данных о доверителе, представителе в доверенности и сведений о номере доверенности в ЭД;
- проверка полномочий представителя;
- сопоставление данных о представителе в доверенности и квалифицированный сертификат ключа проверки электронной подписи, которой подписан ЭД;
- сопоставление даты подписания ЭД и срок действия доверенности;
- проверка квалифицированной электронной подписи доверителя, которой подписана доверенность.
![Машиночитаемая доверенность БЭД 1.9.6_doc_45a980f4a31ef252.jpg Машиночитаемая доверенность БЭД 1.9.6_doc_45a980f4a31ef252.jpg](/upload/medialibrary/8bb/ivxvr6ssvmwdb8y67p8kaql6y58xca6o.jpg)
Если доверенность не найдена, то на вкладке Подписи при просмотре статуса подписи можно увидеть предупреждение.
При подписании входящего документа можно визуально самостоятельно проверить штамп и подписи. При двойном клике по строке сертификата на закладке Подписи есть возможность посмотреть информацию о сертификате и подписи документа.
По двойному клику в колонке Статус подписи на закладке Подписи откроется окно, в котором будет доступно больше информации о том, какие проверки были выполнены программой, и результат проверки (при наличии ошибок программа выдаст поясняющие комментарии). Данная информация поможет принять решение по поступившему документу — принять или отклонить его.
При проверке входящего документа может возникнуть ситуация, когда система не находит доверенность. Например, контрагент подписал сертификатом физического лица произвольные документы и забыл отправить МЧД. Тогда программа показывает, что подпись не прошла проверку и объясняет, что доверенность не найдена.
При этом за компаниями сохраняется право в любой момент отменить выданные работникам МЧД. Отменить доверенности можно в своей информационной системе, у оператора ЭДО или при помощи сервиса ФНС. Для отмены потребуется указать номер отменяемой доверенности и причину ее отмены (например, увольнение работника организации).
В программах 1С отозвать доверенность можно по команде Еще – Пометить отозванной.
Откроется карточка машиночитаемой доверенности, в которой необходимо перейти по команде Еще — Пометить отозванной. В открывшемся окне необходимо ввести дату, с которой доверенность будет считаться отозванной, и нажать кнопку Пометить отозванной.
После чего доверенность автоматически получит статус Отозвана. Теперь необходимо сообщить об отзыве контрагентам, которым ранее отправляли данную доверенность. Контрагентам лучше сообщить, чтобы и они отметили ее в качестве отозванной. Обратите внимание, что подобный порядок работы с отозванными МЧД носит временный характер. В следующих версиях программы ручной синхронизации не потребуется.
Как в 1С загрузить МЧД из узла распределенного реестра МЧД ФНС
В программе 1С есть возможность вручную загрузить доверенность из узла распределенного реестра МЧД ФНС в общем списке доверенностей. Загрузить можно как доверенности организации, так и доверенности контрагентов по команде Еще — Загрузить из реестра ФНС.
В открывшемся окне при загрузке доверенности организации указывается доверитель и номер загружаемой доверенности. После чего происходит поиск доверенности в узле распределенного реестра МЧД ФНС и загрузка в базу.
В случае с загрузкой доверенности контрагента указывается требуемый контрагент и номер доверенности. После ввода данных производится загрузка доверенности из узла распределенного реестра МЧД ФНС в программу, при этом открывается карточка новой загруженной доверенности. Если же такая доверенность ранее уже была загружена в базу, тогда открывается окно найденной доверенности.
Как в 1С загрузить МЧД из файла
МЧД можно получить не только из узла распределенного реестра МЧД ФНС, но и по электронной почте или через мессенджеры. Для этого в программе существует возможность загрузить МЧД из файла. При загрузке МЧД проверяется соответствие файла утвержденному формату и соответствие подписи полученного файла. Загрузка производится в окнах Машиночитаемые доверенности контрагентов или Машиночитаемые доверенности организаций по кнопке Загрузить из файла.
Если все проверки прошли успешно, то МЧД загружается в базу со всеми реквизитами.
Как в 1С отправить МЧД по ЭДО произвольным документом
В программе предусмотрена альтернативная возможность передачи МЧД — передача в виде произвольного документа. В таком случае МЧД передается в виде zip-архива, состоящего из нескольких файлов: данные МЧД — в формате xml, подпись и представление МЧД — в формате pdf.
Для формирования и отправки документа необходимо в карточке МЧД перейти по команде Еще — ЭДО — Отправить контрагенту.
Программа формирует произвольный документ, в котором необходимо выбрать контрагента.
После заполнения информации данный электронный документ необходимо отправить по соответствующей кнопке Подписать и отправить. Такой документ имеет вид Машиночитаемая доверенность и на стороне получателя распознается как машиночитаемая доверенность (только в программе 1С).
Входящие МЧД отображаются в программе следующим образом.
Если включена область предпросмотра, то будут видны реквизиты МЧД. Также в программе есть возможность просмотреть все документы, подписанные конкретной машиночитаемой доверенностью. Сделать это можно, выделив машиночитаемую доверенность и нажав команду ЭДО — Открыть электронные документы. Отправка и просмотр электронных документов по МЧД также доступны и в форме самой МЧД по команде Еще — ЭДО — Открыть электронные документы.
При использовании данной команды откроется окно со списком документов, подписанных данной МЧД. Помимо этого, список документов, подписанных конкретной МЧД, можно увидеть на вкладке Подписанные документы в карточке МЧД.
Для чего она нужна? Какие насущные вопросы экономики решает? Цифровая экономика ради цифровой экономики, которая ничего не создает и не производит. Лучше б прокладки делать научились, а также самолеты, автомобили и чипы.
Злобный главбух, так бизнес никто и не спрашивает особо. с нового года вводятся именно такие требования. чтобы уполномочить какого-либо работника на совершение юридически-значимых действий на работника придется оформлять машиночитаемую доверенность. хорошо это или плохо - вопрос десятый. просто того требует законодательство. а исполнять новые требования или нет - каждый решает сам на свой страх и риск.
> В программах 1С создать машиночитаемую доверенность организации можно следующим >способом:
>в списке организаций открыть карточку необходимой организации и перейти по команде ЭДО >– Машиночитаемые доверенности;
Посмотрел в 1С:Бухгалтерии 3.0.118.66 в карточке организации по кнопке ЭДО есть только Учетные записи, никакой Машиночитаемой доверенности нет.
Может не там смотрю?
Сергей Олегович Голубев, О сроках поддержки законодательных изменений, касающихся работы с МЧД, см. в «Мониторинге законодательства» в разделе «Машиночитаемые доверенности».
Своевременный и полезный функционал. Некоторые привыкли пользоваться чужими КЭП, не учитывая высокие риска → все документы (отчетность), подписанные скомпрометированным ключом будут признаны недействительными.
Ну ничего себе упрощение!!! Это получается всем обязательно МЧД с будущего года оформлять надо?
Входящий НДС, нет, вовсе не обязательно. машиночитаемая доверенность потребуется, если руководитель компании будет доверять подписание электронных документов и совершению других юридически значимых действий в электронной форме своим сотрудникам. например, бухгалтерам и юристам. если данные действия будет совершать сам руководитель организации или ип, то оформлять ни на кого мчд не потребуется. это же аналог обычной, бумажной доверенности.
Планируется ли использование МЧД при обмене с ИС МП?
Дешифратор деклараций, с будущего года мчд становится общеобязательной. оформлять ее будут обязаны все без исключения организации и предприниматели, планирующие подключить своих сотрудников к электронному документообороту. это не зависит от величины организации и количества сотрудников, подключаемых к эдо. соответственно, для малых предприятий работа с мчд также станет обязательной.
chitatel, Там еще могут продлить переход на обязательное МЧД до 1 сентября 2023 года. Поэтому, да переход будет в следующем году, но, скорее всего, не с прям начала года.