Персонифицированная отчетность за 9 месяцев 2011 года в программах "1С:Предприятие 8"

Персонифицированная отчетность за 9 месяцев. Что изменилось

Никаких изменений в нормативно-правовых актах относительно предыдущей отчетной кампании (см. /document-1853) не произошло. Как и раньше, при подготовке сведений следует руководствоваться Постановлением Правления ПФ РФ от 31.07.2006 № 192п «О формах документов индивидуального (персонифицированного) учета в системе обязательного пенсионного страхования и инструкции по их заполнению (с последними изменениями от 24.03.2011).

Тем не менее в программу внесены изменения, связанные с повышением удобства ее использования. Напомним, что начиная с версии 2.5.36 (от 21.06.2011)  появилась возможность использования алгоритма распределения уплаченных взносов с учетом ранее переданных в ПФР сведений. Прежний алгоритм предполагал, что автоматически рассчитанные суммы уплаты по застрахованным лицам не редактировались пользователем, и коэффициент уплаты взносов был одинаков для всех застрахованных лиц в рамках каждого отчетного периода. Однако на практике пользователи часто были вынуждены вносить изменения в автоматически определенные суммы уплаченных взносов по некоторым застрахованным лицам в связи с теми или иными требованиями отделения ПФР, принимающего отчетность.

Например, если сотрудник был уволен в последнем месяце отчетного периода, то автоматически рассчитанная по нему программой сумма уплаченных взносов могла не совпадать с начисленной, предполагалось, что закрытие задолженности будет произведено в следующем отчетном периоде. Такое распределение соответствует алгоритму, предложенному ПФР на основе Постановления Правительства РФ от 12.06.2002 № 407. Это постановление наряду с распределением уплаченных сумм пропорционально начисленным суммам предусматривает довнесение сумм в пенсионный капитал при поступлении уплаты за прошлые периоды. Зачастую по таким сотрудникам уплаченная сумма редактировалась пользователями вручную и приравнивалась начисленной сумме по требованию местного отделения ПФР.

Похожая проблема возникала и в случае принятия сотрудника на работу в последнем месяце отчетного периода. Уплаченные в отчетном периоде взносы автоматически распределялись и на него, даже если за последний месяц взносы еще не уплачивались. Такое распределение также является допустимым. Однако и в этом случае пользователям иногда приходилось корректировать суммы  уплаченных взносов по таким сотрудникам (приравнивать их нулю).

В результате внесения этих ручных изменений автоматически определенные в следующем отчетном периоде суммы уплаты становились уже неактуальны, и без редактирования уплаченных сумм такие сведения могли быть не приняты ПФР. Фактически возможность автоматического распределения уплаченных сумм в последующих периодах терялась.

Алгоритм, учитывающий ранее переданные в ПФР сведения, которые были приняты ПФР, позволяет выполнять автоматическое распределение уплаченных сумм с учетом этих сведений. При этом  обеспечивается «стыковка» (успешное прохождение проверки) таких автоматически формируемых сведений с имеющимися в ПФР данными за прошлые периоды. Вручную редактировать уплаченные суммы теперь не требуется. С использованием этого алгоритма можно было сформировать сведения за 1 полугодие 2011 года.

В версии 2.5.39 (от 19.08.2011) этот алгоритм был изменен в соответствии с рекомендациями ПФР. В частности, благодаря этим изменениям больше не требуется в документах «Расчеты по страховым взносам» точно указывать месяц, за который производится уплата взносов. Зачастую неверный ввод пользователями этих документов (когда одним документом регистрировалась уплата за два различных месяца) в прошлой версии программы (алгоритма) приводил к некорректному автоматическому распределению уплаченных сумм. Теперь же в алгоритме в качестве распределяемой суммы уплаты используется вся сумма уплаченных взносов в текущем отчетном периоде (независимо от месяца, за который эта уплата произведена), а также сумма переплаты на начало отчетного периода.

Начиная с версии 2.5.40.3 (от 16.09.2011) исключена возможность распределения уплаченных взносов без учета ранее переданных в ПФР сведений. В связи с озвученными выше причинами такое распределение не может гарантировать приемлемого результата. Однако текущий алгоритм для выполнения корректного автоматического распределения уплаченных сумм требует обязательного наличия в информационной базе ранее переданных в ПФР сведений, которые были окончательно приняты ПФР, за все отчетные периоды. Но таких сведений в информационной базе может и не быть, ведь они могли редактироваться либо быть полностью сформированы в сторонней программе. В связи с этим включена возможность загрузки принятых ПФР сведений прошлых периодов из файлов АДВ-6-2, СЗВ-6-1, СЗВ-6-2 в формате xml, которые были отправлены в ПФР.

Комплект сведений за прошлый отчетный период

Под комплектом сведений за прошлый отчетный период понимается экземпляр документа «Опись сведений АДВ-6-2». В этом документе должны быть указаны все документы «Сведения о страховых взносах и стаже застрахованных лиц (СЗВ-6)», соответствующие всем пачкам, принятым ПФР за этот отчетный период. За один прошлый отчетный период может быть указан только один комплект сведений, т.е. только один документ «Опись сведений АДВ-6-2. Такой подход соответствует многочисленным письмам ПФР (например, №АК-08-25/2277 от 10.03.2011) и «памяткам страхователей», в которых сказано, что за каждый отчетный период страхователем  может быть представлено не более одной формы АДВ-6-2. Однако на практике отделения ПФР зачастую принимали более одной такой формы за отчетный период. Поэтому если по какой-либо причине за один отчетный период имеется более чем одна принятая ПФР форма АДВ-6-2, необходимо объединить такие формы в один документ «Опись сведений АДВ-6-2» конфигурации.

Для этого необходимо выбрать такой документ (например, соответствующий исходным сведениям) и в его табличную часть «Пачки СЗВ-6-1 и Реестры СЗВ-6-2» добавить новые строки и указать в них документы «Сведения о страховых взносах и стаже застрахованных лиц (СЗВ-6)», соответствующие другой описи АДВ-6-2 (Рисунок 1). Обращаем внимание, что для редактирования документов персонифицированного учета флажок «Принято в ПФР» в правом нижнем углу формы должен быть снят. После окончания редактирования его можно установить обратно (флажок служит лишь для защиты документов от случайных изменений). 

Рисунок 1 - Объединение документов СЗВ-6 в одну опись АДВ-6-2

Определение перечня прошлых отчетных периодов

Указание того, какие документы, присутствующие в информационной базе, являются комплектами сведений за прошлый отчетный период, и, соответственно, будут учитываться в работе алгоритма, происходит в рабочем месте «Подготовка данных для ПФР». Сформировать сведения за текущий отчетный период непосредственно из документа «Опись сведений АДВ-6-2» без предварительного указания комплектов сведений за прошлый отчетный период невозможно. Кнопка «Сформировать сведения за отчетный период» в таком случае будет неактивна, а подсказка предложит для формирования сведений перейти в форму рабочего места (Рисунок 2).

Рисунок 2 - Форма документа «Опись сведений АДВ-6-2» предлагает перейти в рабочее место «Подготовка данных ПФР» для указания комплекта сведений за прошлый отчетный период

После указания в рабочем месте всех требуемых сведений, ранее принятых ПФР, появляется возможность сформировать сведения непосредственно в документе «Опись сведений АДВ-6-2». Тем не менее рекомендуется формировать сведения с помощью рабочего места «Подготовка данных ПФР», поскольку только в нем доступны просмотр подробного комментария к распределению уплаченных сумм по застрахованным лицам и возможность повторного перераспределения уплаты.

Алгоритм предполагает наличие в информационной базе комплектов сведений за все прошлые отчетные периоды, начиная с 2010 года, в которых организация вела свою деятельность и сдавала в ПФР индивидуальные сведения персонифицированного учета. Если не все такие сведения указаны, то корректное автоматическое распределение уплаченных сумм взносов невозможно. Поэтому в таком случае кнопка «Сформировать сведения» в рабочем месте подготовки данных для ПФР будет недоступна.

Определение того, в каких прошлых отчетных периодах велся учет и, соответственно, за какие периоды обязательно необходимо указать принятые ПФР сведения, происходит следующим образом. Определяется минимальный период (не раньше 1 полугодия 2010 года), за который в программе производились начисления. Все отчетные периоды персонифицированного учета, начиная с этого периода, считаются обязательными для указания принятых в них комплектов сведений. Пропуски периодов не допускаются.

Если организация образовалась в июле 2010 года или позже, то за отчетные периоды, предшествующие её образованию, принятых в ПФР сведений не существует. Такие периоды не включаются в перечень прошлых отчетных периодов, поскольку за эти периоды в информационной базе начисления не должны были производиться.

Если учет в программе начал вестись после июля 2010 года (до этого велся вручную или в другой программе), и не был произведен перенос данных или начальный ввод данных прошлых периодов вручную, то предшествующие отчетные периоды не включатся в перечень обязательных. В данном случае программно определить, действительно ли это новая организация или раньше она уже осуществляла свою деятельность, невозможно. Тем не менее для корректного распределения уплаты в текущем периоде рекомендуется указать все комплекты прошлых периодов, которые были приняты ПФР, для чего их потребуется загрузить из файлов в формате xml.

Если такие файлы по какой-либо причине не сохранились в организации, то следует запросить их в отделении ПФР, куда они предоставлялись.  Если получить такие файлы возможности нет или сведения предоставлялись только в бумажном виде, то желательно внести такие сведения в программу вручную. Для этого необходимо создать и заполнить вручную документы «Сведения о страховых взносах и стаже застрахованных лиц (СЗВ-6)» и «Опись сведений АДВ-6-2» и сформировать отсутствующие комплекты. Такую работу удобно проводить из рабочего места «Подготовка данных для ПФР».

На практике может оказаться так, что в одном из прошлых отчетных периодов не производилось начисление страховых взносов, но в организации числились сотрудники, находящиеся, например, в отпуске без сохранения заработной платы. За такой период также потребуется указать комплект сведений, в котором не будет присутствовать начисленных сумм, но, возможно, будут присутствовать суммы уплаченные. Если за такой период не было ни начисленных, ни уплаченных сумм, то необходимо указать комплект, в котором содержатся пачки с данными только о стаже застрахованных лиц.

Указание комплектов сведений за все прошлые отчетные периоды

В общем случае при первом открытии формы рабочего места «Подготовка данных для» ПФР с целью формирования отчетности за 9 месяцев 2011 года кнопка «Сформировать сведения» будет недоступна для нажатия, поскольку не указаны все комплекты сведений за прошлые отчетные периоды.

Если кнопка доступна, это значит, что все требуемые комплекты были сформированы с помощью этого рабочего места или уже ранее (в 1 полугодии 2011 года) были указаны в этом рабочем месте. В этом случае можно формировать сведения за текущий период без каких-либо дополнительных действий. Однако если известно, что присутствующие в информационной базе комплекты прошлых периодов отличаются от тех, которые были приняты ПФР, то необходимо загрузить окончательные варианты сведений и указать их в качестве комплектов сведений за прошлые отчетные периоды. Такая ситуация возможна если, например, сведения были сформированы в программе, но затем были загружены в стороннюю программу, в которой производилось их редактирование и окончательный вариант был сдан из сторонней программы.

Указание комплектов прошлых периодов производится в форме подбора документов, которая вызывается по нажатию кнопки «Добавить - Принятые в ПФР комплекты прошлых периодов» (Рисунок 3).

Рисунок 3 - Указание комплектов сведений за прошлые отчетные периоды в рабочем месте подготовки данных для ПФР

В приведенном на рисунке 3 примере не указаны принятые в ПФР сведения за 1 квартал и 1 полугодие 2011 года. Сведения за 1 полугодие и за весь 2010 год указаны. Обращаем внимание на следующее. Даже если в информационной базе присутствует проведенный документ «Опись сведений АДВ-6-2» с установленным флагом «Принят в ПФР», то он не будет считаться комплектом сведений прошлого отчетного периода, пока он явно не выбран в форме подбора документов прошлых периодов. Таким флагом могут быть помечены несколько различных документов «Опись сведений АДВ-6-2» за один отчетный период, соответствующих различным попыткам сдачи отчетности, но в качестве комплекта сведений прошлого периода должен быть выбран один из них - окончательно принятый ПФР.

Рассмотрим основные принципы указания комплектов прошлых периодов и работы с формой подбора документов прошлых периодов.

Если в информационной базе уже присутствует документ «Опись сведений АДВ-6-2» и соответствующие ему документы «Сведения о страховых взносах и стаже застрахованных лиц (СЗВ-6)» за требуемый прошлый период, которые содержат абсолютно те же данные, что были сданы и приняты в ПФР, то достаточно просто выбрать этот документ в колонке «Комплект документов». Если такой комплект уже выбран, то это может значить, что ранее он был сформирован из рабочего места подготовки данных  для ПФР, и была нажата кнопка «Пометить все пачки как принятые ПФР».

Если в информационной базе отсутствует документ «Опись сведений АДВ-6-2» за требуемый прошлый отчетный период (например, сведения формировались в другой программе), но есть файлы форм АДВ-6-2, СЗВ-6-1, СЗВ-6-2 в формате xml, которые были приняты в ПФР, то необходимо загрузить эти файлы в новый комплект сведений. При загрузке будут созданы документы «Опись сведений АДВ-6-2» и «Сведения о страховых взносах и стаже застрахованных лиц (СЗВ-6)» на основании данных из этих файлов.

Если в информационной базе уже есть комплект сведений прошлого периода, но его данные отличаются от тех, что были приняты в ПФР (например, сведения редактировались в другой программе), то необходимо загрузить соответствующие файлы в существующий комплект сведений.

Если в таблице с обязательными прошлыми отчетными периодам отсутствует какой-либо отчетный период (в информационной базе учет в этом периоде не велся), но известно, что существуют принятые в ПФР сведения за этот период, то необходимо их загрузить с созданием нового комплекта сведений.

Для загрузки сведений из файла в любом из случаев необходимо указать файл описи АДВ-6-2, а также требуется, чтобы в одной папке с ним находились файлы описанных в нем пачек СЗВ-6. Если указан некорректный файл или некорректны присутствующие в папке связанные с ним другие файлы, то на форме выдается соответствующее сообщение и такие файлы загружены не будут. Принадлежность загружаемого файла к текущей организации определяется по регистрационному номеру в ПФР (указывается в справочнике «Организации» на закладке «Коды»).

Загрузка файлов ранее принятых сведений имеет следующие особенности:

- физическое лицо находится в информационной базе по страховому номеру ПФР. Если физическое лицо из файла не найдено в базе, то автоматически создается новый элемент справочника «Физические лица»;

- при загрузке в существующий комплект все его данные перезаписываются, лишние документы СЗВ-6 помечаются на удаление. Как уже отмечалось ранее, если за один отчетный период имеется более чем один файл описи АДВ-6-2, то необходимо загрузить их все в различные комплекты, а затем создать новый документ «Опись сведений АДВ-6-2» и в нем указать все загруженные пачки СЗВ-6 и этот новый документ выбрать в качестве комплекта прошлого периода. Если загружать последующие файлы в один и тот же комплект, то комплект будет полностью заменен, а не дополнен;

- загруженные из файлов документы в форме списка отображаются со значением "Да" в колонке "Загружен". Такие документы недоступны для редактирования.

После указания всех требуемых комплектов прошлых периодов кнопка «Сформировать сведения» становится доступной.

Распределение уплаченных сумм взносов по алгоритму с учетом ранее принятых ПФР сведений

Рассмотрим алгоритм распределения уплаченных сумм взносов с учетом ранее принятых ПФР сведений (для страховой и накопительной частей используется одинаковый алгоритм):

1) Определяется «Сумма для уплаты» как сумма уплаченных взносов плюс сумма переплаты на начало отчетного периода (если таковая имеется).

Сумма уплаченных взносов включает все уплаченные в этом периоде суммы независимо от месяца, за который производится уплата, за исключением месяцев 2009 и более ранних годов, согласно документам «Расчеты по страховым взносам».

Сумма переплаты определяется по состоянию взаиморасчетов с ПФР на начало отчетного периода (по регистру «Расчеты по страховым взносам»).

2) Определяется «Общая сумма задолженности» по всем комплектам сведений за прошлые отчетные периоды (документам «Сведения о страховых взносах и стаже застрахованных лиц (СЗВ-6)», отмеченным в регистре «Сведения принятые ПФР»):

«Общая сумма задолженности» = Сумма («Начисленная сумма по ЗЛ» - «Уплаченная сумма по ЗЛ»),

где «Начисленная сумма по ЗЛ», «Уплаченная сумма по ЗЛ» - суммы по застрахованным лицам, определенные нарастающим итогом за все прошлые отчетные периоды, за которые указаны комплекты сведений. При этом учитываются имеющиеся в комплектах прошлых периодов корректирующие и отменяющие сведения.

3) Определяется «Коэффициент погашения задолженности»:

0, если «Общая сумма задолженности» = 0,

1, если «Сумма для уплаты» >= «Общая сумма задолженности»,

«Сумма для уплаты» / «Общая сумма задолженности», если «Сумма для уплаты» < «Общая сумма задолженности»;

4) Определяется «Сумма на погашение задолженности по ЗЛ» по каждому застрахованному лицу:

«Сумма на погашение задолженности по ЗЛ» = «Коэффициент погашения задолженности» * («Начисленная сумма по ЗЛ» - «Уплаченная сумма по ЗЛ»);

5) Остаток от суммы «Сумма для уплаты» используется для уплаты начисленных взносов текущего отчетного периода. Для этого определяется «Остаток от суммы уплаты»:

«Остаток от суммы уплаты» = «Сумма для уплаты» - Сумма («Сумма на погашение задолженности по ЗЛ»)

6) Определяется «Коэффициент уплаты текущего периода»:

«Коэффициент уплаты текущего периода» = «Остаток от суммы уплаты» / Сумма («Начисленная в текущем периоде сумма по ЗЛ»)

где «Начисленная в текущем периоде сумма по ЗЛ» определяется по данным документов «Начисление страховых взносов». Значение этого коэффициента ограничивается единицей с целью недопущения переплаты;

7) Вычисляется «Уплаченная в текущем периоде сумма по ЗЛ»:

«Уплаченная в текущем периоде сумма по ЗЛ» =  «Сумма на погашение задолженности по ЗЛ» + «Коэффициент уплаты текущего периода» * «Начисленная в текущем периоде сумма по ЗЛ»;

8) Суммы «Уплаченная в текущем периоде сумма по ЗЛ» корректируются для устранения погрешностей округления.

Для удобного просмотра результатов работы алгоритма служат комментарии к распределению уплаченных сумм. Для их формирования необходимо нажать кнопку «Перераспределить с комментарием» в рабочем месте подготовки данных для ПФР. Также комментарий можно посмотреть по отдельному застрахованному лицу (без перераспределения сумм) с помощью кнопки «Комментировать» в  панели над списком застрахованных лиц.

Важно отметить, что для корректного распределения уплаты по алгоритму требуется, чтобы данные, которыми он оперирует, были также корректны. А именно не допускается, чтобы значение «Уплаченная сумма по ЗЛ» превышало значение «Начисленная сумма по ЗЛ». В случае обнаружения в сведениях прошлых периодов таких лиц они будут исключены из расчета распределения уплаченных сумм, о чем будет сообщено в комментарии к распределению оплаты: «В переданных в ПФР сведениях выявлены превышения сумм уплаченных взносов над начисленными! Данные по таким сотрудникам исключены из расчета уплаченных сумм за прошлые периоды!». Это сообщение означает, что по таким лицам в комплектах сведений прошлых периодов уплаченная сумма превысила начисленную, т.е. была отражена переплата взносов. Такая ситуация не соответствует постановлению ПФР № 192п от 31 июля 2006 г., такие сведения не являются корректными и, теоретически, не должны были быть приняты отделением ПФР. Если же такие сведения все-таки были ранее приняты, то в будущем они не пройдут «стыковку» в центральном ПФР и  потребуется  сдача корректирующих сведений.

При обнаружении таких сообщений необходимо убедиться, что указаны действительно все комплекты сведений прошлых отчетных периодов, начиная с 2010 года (или с момента образования организации), что никакие комплекты не пропущены. Если же указаны все сведения, принятые ПФР, то для корректного распределения уплаты в текущем периоде необходимо переформировать сведения за прошлые периоды, желательно начиная с 2010 года (второго полугодия) с целью устранения в них переплат. В некоторых случаях такие сведения по разрешению отделения ПФР допускается сдать вновь в виде исходных сведений прошлых периодов.

Если сдать такие сведения в виде исходных не представляется возможным, то в программе необходимо сформировать корректные комплекты сведений за такие прошлые периоды в виде исходных и использовать их при подготовке отчетности текущего периода. После того, как сведения текущего периода будут подготовлены, необходимо оформить корректные комплекты прошлых периодов как корректирующие и подать их вместе со сведениями текущего периода. Такой порядок связан с тем, что корректирующие сведения, которые присутствуют в комплекте текущего отчетного периода, в алгоритме распределения уплаты никак не учитываются. В настоящий момент неизвестно, каким образом производится проверка таких сведений: осуществляется ли сначала загрузка в проверочную систему ПФР корректирующих сведений, а затем исходных, или наоборот. От этого зависит необходимость их учета при распределении уплаты текущего периода.