«Зарплатная» отчетность за 9 месяцев 2026 года: ответы на вопросы

ЕФС-1

Если сотрудник не вышел на работу в день начала работы, можно ли отправить корректировочный «обнуляющий» отчет ЕФС-1 о приеме?

Если трудовой договор был аннулирован из-за того, что сотрудник не приступил к работе в установленный день (ч.4 ст.61 ТК РФ), запись о его приеме, ранее переданная в СФР, должна быть отменена. Для этого необходимо представить подраздел 1.1 Раздела 1 формы ЕФС-1 (утв. приказом СФР от 17.11.2025 №1462, в ред. приказа СФР от 15.04.2026 №389), заполненный в полном соответствии с первоначальными сведениями, которые требуется отменить, со знаком «Х» в графе 11 «Признак отмены записи».

Нужно ли подавать ЕФС-1, если генеральный директор не заключал трудовой договор и не получал зарплату с 2024 года?

До 2026 года, если директор не являлся застрахованным лицом (не было трудового договора и выплат), ЕФС-1 по нему не представляли. Однако с 2026 года коммерческие организации обязаны начислять страховые взносы за руководителя исходя из МРОТ, даже если трудовой договор не заключен (Федеральный закон от 28.11.2025 №425-ФЗ). В этом случае директор становится застрахованным лицом и по нему необходимо представить подраздел 1.1 Раздела 1 формы ЕФС-1 с мероприятием «ПРИЕМ».

Как рассчитывается численность работников, работающих с вредными факторами, в ЕФС-1 в Разделе 2? На какую дату ее определять или берется весь квартал?

В Разделе 2 формы ЕФС-1 в графе «Численность работников, занятых на работах с вредными и (или) опасными производственными факторами» указывается списочная численность таких работников нарастающим итогом с начала года за отчетный период. В нее включаются все работники, чьи рабочие места по результатам СОУТ отнесены к вредным (класс 3.1–3.4) или опасным (класс 4) условиям труда, включая тех, кто на отчетную дату уже уволился.

Согласно порядку заполнения формы ЕФС-1 и Федеральному закону от 28.12.2013 №426-ФЗ, воздействие вредных факторов возможно без присвоения вредного подкласса для класса условий труда 1 и 2. Если вредные факторы обнаружены и учтены при спецоценке, сотрудника необходимо учитывать в численности при заполнении Раздела 2 ЕФС-1, даже если итоговый класс не является вредным.

В программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» ред. 3 реализован учет наличия вредных факторов специальной оценки условий труда. Флаг Выявлены вредные (опасные) факторы в Позиции штатного расписания (раздел Кадры – Штатное расписание – Позиция штатного расписания) устанавливается автоматически при выборе вредных или опасных классов условий труда. Для оптимального и допустимого классов флаг можно установить вручную.

Где еще указывается численность работников, работающих с вредными факторами? Если не заполнять эту графу, какие могут быть последствия?

Численность работников с вредными факторами отражается в Разделе 2 формы ЕФС-1 и в статистической форме №1-Т (условия труда). При отсутствии сведений в этой графе предусмотрена административная ответственность:

• для ЕФС-1: ч.1 ст.15.33.2 КоАП РФ – предупреждение или штраф на должностных лиц от 300 до 500 руб. Кроме того, предусмотрен штраф 500 руб. за каждое застрахованное лицо, сведения о котором не представлены или недостоверны (ст.17 Федерального закона от 01.04.1996 №27-ФЗ);

• для формы 1-Т (условия труда): ст.13.19 КоАП РФ – штраф на должностных лиц от 10 000 до 20 000 руб., на юридических лиц – от 20 000 до 70 000 руб.

Кроме того, СФР может отменить скидку к тарифу страховых взносов на травматизм, если недостоверные сведения повлияли на право на ее получение или на ее размер.

Организация не ведет деятельность, на руководителя начисляются страховые взносы из расчета МРОТ. При заполнении Раздела 2 формы ЕФС-1 за 9 месяцев 2026 года строки 1 и 2 – нулевые, а в отчете за 3 месяца и 6 месяцев проставлялись суммы выплат в размере МРОТ. СФР примет такой отчет или надо по аналогии с предыдущими отчетами вручную проставлять суммы из расчета МРОТ за каждый месяц?

Раздел 2 ЕФС-1 должен быть нулевым. Взносы на травматизм рассчитываются с фактических выплат в пользу работника (ст.20.1 Федерального закона от 24.07.1998 №125-ФЗ). Если зарплата не выплачивалась, то и базы для начисления взносов на травматизм нет.

С 2026 года организации обязаны начислять страховые взносы с суммы МРОТ (федеральный, 27 093 руб.) за руководителя, даже при отсутствии фактических выплат, но это не касается взносов на травматизм. Поэтому обязанности отражать сведения в Разделе 2 нет. Если в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» ред. 3 за I и II кварталы 2026 года автоматически заполнились строки суммами МРОТ, следует предоставить корректировки за прошлые отчетные периоды.

Какую редакцию выбирать при формировании Раздела 2 ЕФС-1 за 9 месяцев 2026 года?

В программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» ред. 3 поддерживается новый формат для представления подразделов формы ЕФС-1 в электронном виде, утв. приказом СФР от 15.04.2026 №389. При создании Раздела 2 формы ЕФС-1 (раздел Отчетность, справки – 1С-Отчетность – Отчеты – Создать – папка Отчетность в фонды) автоматически устанавливается новая редакция формы от 15 апреля 2026 года.

Как в табеле отразить призыв на переподготовку в Вооруженных Силах России?

Призыв сотрудника на военные сборы (включая переподготовку в Вооруженных Силах России) является исполнением государственных обязанностей. В «Табеле учета рабочего времени» (унифицированные формы Т-12 и Т-13, утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 №1) период отражается буквенным кодом «Г» или цифровым кодом «23» («Исполнение государственных или общественных обязанностей согласно законодательству»).

Расчет по страховым взносам

Как рассчитываются страховые взносы за директора – единственного учредителя, если зарплата не начисляется?

С 1 января 2026 года коммерческие организации обязаны исчислять и уплачивать страховые взносы с выплат в пользу руководителей (ЕИО) исходя из федерального МРОТ. Снижение минимальной налоговой базы за счет отпуска без сохранения зарплаты, больничного или отсутствия деятельности не предусмотрено. Если зарплата руководителя превышает МРОТ, взносы считают в обычном порядке – с фактического вознаграждения за месяц. При осуществлении полномочий за неполный месяц, когда директор принят или уволен в середине месяца, величину нужно определять пропорционально количеству календарных дней месяца.

Какие тарифы страховых взносов применяет ИТ-компания, попавшая в реестр «Сколково» в середине года? Какой тариф нужно было использовать до льгот «Сколково»: ИТ или общий?

До получения статуса «Сколково» ИТ-компания может применять пониженный тариф для ИТ-отрасли (15% с выплат в пределах предельной базы, 7,6% – сверх), если соответствует условиям п.5 ст.427 НК РФ.

С момента включения в реестр «Сколково» компания не вправе применять ИТ-тариф, даже если продолжает соответствовать его критериям. Она переходит на тариф участника проекта «Сколково»: 30% с выплат в пределах 1,5 МРОТ и 15% с суммы превышения за календарный месяц. МРОТ берется федеральный на начало расчетного периода – 27 093 руб. Перерасчет за период до включения в реестр не производится. ИТ-тариф, применявшийся до получения статуса «Сколково», сохраняется за соответствующие месяцы без изменений.

Как представить РСВ, если в середине квартала утрачена льгота на пониженный тариф?

При утрате права на пониженный тариф страховых взносов в середине квартала необходимо произвести перерасчет взносов по общему тарифу с начала года и подать уточненный РСВ за предыдущий отчетный период, а также первичный РСВ за текущий отчетный период.

Расчет 6-НДФЛ

Как исправить ошибку, если не удержали и не перечислили НДФЛ с арендной платы за автомобиль сотрудника?

Если выплата арендной платы была фактически произведена (п.4 ст.226 НК РФ), но НДФЛ своевременно не был удержан, необходимо удержать НДФЛ с ближайшей выплаты, перечислить налог в рамках единого налогового платежа (ЕНП), уплатить пени и представить уточненный расчет 6-НДФЛ за период, в котором доход был выплачен. Подавать уточненное уведомление по НДФЛ не нужно, если будет представлен корректирующий расчет 6-НДФЛ (письма ФНС России от 31.01.2023 №БС-3-11/1180@ и от 03.02.2023 №БС-3-11/1379@).

Если выплаты арендной платы не было, обязанность по удержанию и перечислению НДФЛ не возникает (подп.1 п.1 ст.223 НК РФ). Доход по договору аренды признается на дату фактической выплаты. Страховые взносы по договору аренды автомобиля не начисляются (п.4 ст.420 НК РФ).

В программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» ред. 3 для начисления арендной платы используется документ Начисление прочих доходов (раздел Зарплата – Прочие доходы).

Облагается ли НДФЛ и страховыми взносами выходное пособие при увольнении по соглашению сторон?

Компенсационные выплаты при увольнении освобождаются от НДФЛ и страховых взносов в пределах установленных лимитов (п.1 ст.217, подп.2 п.1 ст.422 НК РФ):

• трехкратный размер среднего месячного заработка – для всех регионов РФ;

• шестикратный размер – для работников Крайнего Севера и приравненных к нему местностей.

С суммы превышения необходимо удержать НДФЛ и начислить страховые взносы. Если в соглашении указана премия, она облагается в полном объеме.

Как отразить перерасчет отпускных в расчете 6-НДФЛ?

При перерасчете отпускных в расчете 6-НДФЛ (утв. приказом ФНС России от 19.09.2023 №ЕД-7-11/649@, в ред. от 09.01.2024 №ЕД-7-11/1@) показатели отражаются с учетом следующих правил (письмо ФНС России от 05.06.2024 №ЗГ-2-11/8468@):

• если сумма отпускных уменьшена (сторнирование), необходимо представить корректирующий расчет 6-НДФЛ за прошлый отчетный период. В Разделе 2 будут уточнены строки 120, 131 и 140 – в них указываются итоговые суммы с учетом уменьшения. При этом строка 160 не уменьшится;

• если сумма отпускных увеличена (доначисление), заполнять и представлять корректирующий расчет 6-НДФЛ за прошлый отчетный период не нужно. Доначисленные суммы отразятся в общем порядке в расчете 6-НДФЛ в периоде, в котором сотруднику физически выплатили доначисление.

При уменьшении отпускных в уточненном расчете 6-НДФЛ за прошлый период в Разделе 2 отобразится излишне удержанный налог по строке 180. Возврат налога осуществляется по правилам ст.231 НК РФ на основании заявления сотрудника и отражается в текущем периоде (когда деньги перечислены): в Разделе 1 (строки 030–036) и в Разделе 2 (строки 190–196). После фактического возврата налога налоговый агент имеет право скорректировать (обнулить или уменьшить) строку 180 в уточненном расчете за прошлый период.

Если организация вместо возврата произведет зачет, то в текущем периоде в Разделе 2 строки 190–196 не заполняются. Налог пересчитывается по итогам месяца.

Как отразить доход в Разделе 2 расчета 6-НДФЛ, если зарплата выплачена в начале следующего месяца?

Согласно подп.1 п.1 ст.223 НК РФ, датой фактического получения дохода в виде заработной платы признается день ее фактической выплаты (перечисления). Если зарплата за сентябрь выплачена в октябре, доход признается полученным в октябре и не включается в расчет 6-НДФЛ за 9 месяцев. Он отражается в расчете 6-НДФЛ за год.

Компания сотрудничала с самозанятым, который превысил лимит дохода в 2,4 млн руб. и потерял право на применение НПД. Нас он об этом не уведомил и представить чек не может. Выплата уже произведена в полном объеме. Как компании удержать НДФЛ, начислить взносы и отразить это в отчетности?

С даты превышения лимита (2,4 млн рублей) самозанятый автоматически утрачивает право на НПД (п.8 ст.5 Федерального закона от 27.11.2018 №422-ФЗ). С этого момента его статус для компании зависит от того, зарегистрирован он как ИП или нет. Если самозанятый – физическое лицо (без статуса ИП), то с даты аннулирования статуса НПД отношения с ним рассматриваются как отношения с исполнителем по гражданско-правовому договору (ГПХ). При отсутствии ранее заключенного договора ГПХ следует представить подраздел 1.1 Раздела 1 формы ЕФС-1.

На сумму выплаты сверх лимита организация обязана начислить страховые взносы по единому тарифу (в общем случае – 30%) и отразить сведения в Персонифицированных сведениях о физических лицах и в Расчете по страховым взносам (утв. приказом ФНС России от 29.09.2022 №ЕД-7-11/878@, в ред. приказа от 04.02.2026 №ЕД-1-11/67@).

Поскольку НДФЛ удержать невозможно, следует направить в ИФНС сообщение о невозможности удержания НДФЛ (п.5 ст.226 НК РФ) в Приложении 1 к расчету 6-НДФЛ за год (раздел 4 «Справка о доходах и суммах налога физического лица»). Налоговый орган направит физлицу уведомление об уплате налога.

Если исполнитель имеет статус ИП, то после утраты права на НПД предприниматель автоматически переходит на другую систему налогообложения (например, УСН или ОСНО). Он обязан самостоятельно исчислять и уплачивать налоги и взносы за себя. Организация не должна удерживать НДФЛ и начислять страховые взносы на его доходы.

Нужно ли отражать дивиденды физическому лицу в Приложении 1 к 6-НДФЛ?

Да, дивиденды, выплаченные физическому лицу, отражаются в Приложении 1 к 6-НДФЛ.

Как сдать отчетность по разным ОКТМО при смене места учета в середине года?

При смене ОКТМО в середине года необходимо представить два отдельных расчета 6-НДФЛ за каждый отчетный период до конца года:

• с данными за период до даты смены адреса и указанием старого ОКТМО;

• с данными за период после даты смены и указанием нового ОКТМО.

В обоих отчетах указывается новый КПП. За последующие отчетные периоды расчет со старым ОКТМО представляется с нулевыми показателями. Если ранее расчет 6-НДФЛ был сдан с неверным ОКТМО, необходимо подать уточненный расчет с ошибочным ОКТМО, указав номер корректировки и нули во всех числовых полях Разделов 1 и 2 (аннулирование). Одновременно с ним нужно представить новый первичный расчет с правильным ОКТМО и корректными суммами.

Как перепровести документы после смены ОКТМО в «1С:ЗУП»?

При изменении регистрации задним числом (например, когда новый ОКТМО введен в программу «1С:Зарплата и управление персоналом 8» ред. 3 после того, как зарплата за прошлые месяцы была начислена и выплачена) необходимо:

• проверить историю регистрации в налоговом органе (раздел Настройка – Предприятие – Организации или Реквизиты организации – Главное – Изменить данные регистрации);

• перепровести все проведенные документы начисления за период после даты смены регистрации в ИФНС;

• обновить налог в ведомостях на выплату и перепровести эти ведомости.

В материале использованы фото: Stock 4you / Shutterstock / Fotodom.