Регистрация отпусков сотрудников в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» ред. 3

Как оформить отпуск сотрудника, начинающийся с первого числа месяца?

В программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» ред. 3 предусмотрена возможность регистрации отпуска. Для этого необходимо оформить документ Отпуск.

Согласно статье 136 ТК РФ, оплата отпуска производится не позднее, чем за 3 дня до его начала. Если сотрудник уходит в отпуск в начале июня 2023 года, то оформить документ необходимо в конце мая 2023 года, не позднее, чем за 3 дня до начала отдыха (месяц регистрации и дата выплаты – май 2023 года).

При расчете отпуска с суммы дохода исчисляется НДФЛ на планируемую дату выплаты, указанную пользователем в документе Отпуск. Удержание НДФЛ происходит на фактическую дату выплаты, согласно Ведомости на выплату отпуска.

Если начисление и выплата отпуска были произведены в мае 2023 года, то в расчетах 6-НДФЛ и РСВ сумма дохода отобразится за май 2023 года (в отчетах за I полугодие 2023 года).

Внимание! Если сотрудник уходит в отпуск с первого числа месяца, то при расчете отпуска последний месяц расчетного периода будет отработан не до конца (если в документе не был установлен флаг Рассчитать зарплату за месяц). После окончательного расчета зарплаты за соответствующий месяц необходимо сделать перерасчет документа Отпуск с учетом отработанного месяца. Например, перерасчет документа Отпуск за май 2023 года в июне 2023 года. Полученные суммы перерасчета и удержанного НДФЛ (после проведения ведомости на выплату) с отпуска отобразятся в расчетах 6-НДФЛ и РСВ за июнь 2023 года (в отчетах за I полугодие 2023 года).

Почему в документе «Отпуск» на вкладке «Основной отпуск» нельзя выбрать несколько периодов по строке «Предоставляется за период работы с/по»?

​В программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» ред. 3 предусмотрено автоматическое отражение периода работы, за который предоставляется основной оплачиваемый отпуск, в соответствии с трудовым законодательством РФ.

Согласно статье 122 ТК РФ, оплачиваемый отпуск должен предоставляться сотруднику ежегодно. Право на использование отпуска за первый год работы возникает у сотрудника по истечении шести месяцев его непрерывной работы в организации. Отпуск за второй и последующие годы работы может предоставляться в любое время рабочего года в соответствии с очередностью предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков.

В исключительных случаях, когда предоставление отпуска сотруднику в текущем рабочем году может неблагоприятно отразиться на нормальном ходе работы организации, допускается с согласия работника перенесение отпуска на следующий рабочий год. При этом отпуск должен быть использован не позднее 12 месяцев после окончания рабочего года, за который он предоставляется (статья 124 ТК РФ).

При заполнении документа Отпуск с указанием количества фактических дней основного отпуска программа автоматически заполнит общий период работы сотрудника, за который предоставляется основной отпуск по строке Предоставляется за период работы с/по, исходя их накопленного остатка отпуска.

Для просмотра информации об остатках отпусков сотрудника в разрезе рабочих лет можно воспользоваться ссылкой Как сотрудник использовал отпуск.

Внимание! Согласно статье 124 ТК РФ, запрещается непредоставление ежегодного оплачиваемого отпуска в течение двух лет подряд, а также непредоставление ежегодного оплачиваемого отпуска сотрудникам в возрасте до восемнадцати лет, а также работникам, занятым на работах с вредными или опасными условиями труда.

Отражение в документе Отпуск нескольких периодов работы, за который предоставляется ежегодный основной оплачиваемый отпуск, противоречит трудовому законодательству РФ.

Как учитываются периоды нетрудоспособности при расчете отпуска?

Согласно статье 124 ТК РФ, ежегодный оплачиваемый отпуск сотрудника должен быть продлен или перенесен на другой срок в случае временной нетрудоспособности работника.

В настройках Расчета зарплаты в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» ред. 3 предусмотрена возможность установки флага Сторнировать отпуск в больничном при пересечении периодов.

Если флаг установлен, при пересечении периода отпуска и больничного в документе Больничный лист автоматически будет происходить сторнирование начислений из документа Отпуск, приходящихся на период болезни.

Если флаг снят (рекомендуется), перерасчет отпуска будет производится в соответствующем документе-исправлении.

Внимание! Если в настройках расчета зарплаты установлен флаг Сторнировать отпуск в больничном при пересечении периодов, для корректного расчета НДФЛ и отражения в отчетности рекомендуется:

• продлить отпуск с помощью документа-исправления Отпуска, оставив излишне начисленные суммы по документу;

• оформить и рассчитать документ Больничный лист;

• пересчитать ранее созданный документ-исправление Отпуска после оформления больничного.

От редакции. В 1С:Лектории 08.06.2023 состоялась онлайн-лекция эксперта 1С Аллы Назаровой «Особенности расчета и учет отпусков в программе 1С:ЗУП. Ответы на вопросы».