Эксперты 1С рассказывают о новой возможности программы, которая позволяет зарезервировать объекты ОС, НМА, НПА, предназначенные к выдаче или списанию, без отражения списания в бухгалтерском учете на время согласования документа.
При применении в учреждении бумажного документооборота в бухучете фиксируется свершившийся факт хозяйственной жизни. Согласно бизнес-процессам (см. письма Минфина России от 01.12.2021 №02-07-07/98091, от 01.12.2022 №02-07-07/117981, от 31.08.2023 №02-06-07/83273, от 01.04.2024 №02-06- 06/29423, от 30.07.2024 №02-06-06/70843) при формировании первичных учетных документов в электронном виде по формам, утв. приказом Минфина России от 15.04.2021 №61н, отражение в учете движений ОС осуществляется, как правило, после утверждения первичного учетного документа, то есть после его окончательного оформления и подписания всеми уполномоченными лицами (см. например, описание бизнес-процесса при формировании Акта о списании объектов нефинансовых активов (кроме транспортных средств) (ф.0510454), документом-основанием для которого является Инвентаризационная опись (ф.0510466), приведенное в письме Минфина России от 01.04.2024 №02-06-06/29423).
При электронном документообороте (ЭДО), когда все службы работают в едином информационном пространстве, от момента подбора объектов списываемых ОС в создаваемый документ до отражения списания в учете в связи с согласованием может пройти время, за которое может измениться остаток ОС.
Чтобы этого не произошло, в программе «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8» редакции 2 (БГУ 2) начиная с версии 2.0.110 предусмотрена возможность резервирования ОС, НМА, НПА на время согласования документа. Данная функциональность позволяет зарезервировать объекты ОС, НМА, НПА, предназначенные к выдаче или списанию. При этом отражения списания указанных объектов в бухучете на время согласования документа уполномоченными лицами не происходит.
В печатной форме, формируемой в информационной базе программы из соответствующего документа, отражаются цены, количество и стоимость зарезервированных ОС, НМА, НПА.
Резервирование ОС при выбытии в «1С:Бухгалтерии государственного учреждения 8»
Возможность резервирования объектов ОС, НМА, НПА включается в настройках параметров учета (раздел Главное) на закладке Ведение учета – флаг Резервировать ОС при выбытии, рис. 1.
Рис. 1
Настройки параметров учета может изменять пользователь с ролью «Настройка параметров учета» или одним из профилей группы доступа:
-
«Настройка параметров учета»;
-
«Администратор».
Резервирование предусмотрено в следующих документах по списанию и внутреннему перемещению объектов ОС, НМА, НПА:
-
Списание объектов ОС, НМА, НПА (кроме транспорта);
-
Списание транспорта;
-
Списание мягкого и хоз. инвентаря (ОС);
-
Передача объектов ОС, НМА, НПА;
-
Списание библиотечного фонда;
-
Решение о прекращении признания активом;
-
Акт об утилизации ОС;
-
Внутреннее перемещение ОС, НМА, НПА;
-
Требование — накладная (Основные средства);
-
Ведомость на выдачу ОС на нужды учреждения;
-
Списание объектов ОС, НМА, НПА (Имущество казны);
-
Списание транспорта (Имущество казны);
-
Передача объектов ОС, НМА, НПА (Имущество казны);
-
Решение о прекращении признания активом (имущество казны);
-
Акт об утилизации ОС (имущество казны);
-
Внутреннее перемещение ОС, НМА, НПА (Имущество казны).
При установленном флаге Резервировать ОС при выбытии в документах отображается переключатель Режим со следующими вариантами (флагами), рис. 2:
-
Резервирование;
-
Списание;
-
Аннулирован.
Рис. 2
Режим «Резервирование»
Режим Резервирование предназначен для проведения документа до момента согласования. В режиме Резервирование при проведении документа бухгалтерские записи не формируются, формируются только движения по регистру накопления Резервы основных средств.
Режим «Списание»
После согласования документа (подписания электронного документа всеми предусмотренными бизнес-процессом организации ответственными лицами) следует открыть документ и установить режим Списание.
В режиме Списание списывается ранее установленный резерв. При проведении документа формируются бухгалтерские записи в соответствии с типовой операцией документа. По регистру накопления Резервы основных средств формируются записи движения по приходу и расходу, т.е. обнуляются остатки резервов. Кроме того, формируются записи движений в учетных регистрах ОС.
Режим «Аннулирован»
Если документ не согласован уполномоченными лицами, необходимо отменить его проведение и установить флаг Аннулирован. Указанный режим не позволяет провести документ. В программе отобразится соответствующее предупреждение, что аннулированный документ нельзя будет провести. Аннулированный документ будет записан без проведения, при этом регистр накопления Резерв основных средств будет очищен (сформированные ранее записи будут удалены), и зарезервированный ранее данным документом объект ОС будет доступен для выбора в других документах.
Обратите внимание, режим Аннулирован нельзя установить для проведенного документа.
Подбор основных средств в режиме «Резервирование»
В режиме Резервирование при подборе объектов ОС в документах по списанию и внутреннему перемещению объектов ОС, НМА, НПА зарезервированный объект по умолчанию не отображается в форме Подбор ОС, НМА, НПА (рис. 3).
Рис. 3
Для того чтобы зарезервированные объекты отображались в форме Подбор ОС, НМА, НПА, предусмотрен флаг Показывать полностью зарезервированные объекты (см. рис. 3).
При установке флага Показывать полностью зарезервированные объекты в форме Подбор ОС, НМА, НПА будут отображаться позиции объектов ОС с нулевым доступным остатком с учетом зарезервированного количества. Однако зарезервированный объект нельзя отобрать в документ.
При попытке выбрать зарезервированную позицию ОС в форме Подбор ОС, НМА, НПА для переноса в документ будет выведено сообщение с предупреждением: «Выбранная позиция зарезервирована. Выбор зарезервированной позиции запрещен».
Резервировать можно как инвентарные, так и неинвентарные объекты ОС с групповым учетом. Если, например, в остатке есть 10 объектов группы и из них зарезервировано 4, то в подборе будут заполнены все три колонки: Остаток = 6, Резерв = 4, Остаток + Резерв = 10 (рис. 4).
Рис. 4
Следует иметь в виду, что при отмене проведения документа резерв снимается.
Обратите внимание, не следует без необходимости отменять проведение документа, формирующего резерв, т.к. при этом потеряются суммы резерва.
В материале использованы фото: Andrey_Popov, Jasen Wright / Shutterstock / Fotodom.
