Сдача отчетности в ПФР за 2007 год с помощью "1С:Предприятия"

Отчетность в ПФР за 2007 год

Ежегодно организации должны подавать в Пенсионный фонд сведения о страховом стаже и начисленных взносах по каждому работнику за предыдущий отчетный период. Состав информации, предоставляемой в ПФР, регламентируется статей 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ "Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования" (далее - "Закон"). Эта статья гласит, что кроме индивидуальных сведений о каждом работнике, "страхователь один раз в год, но не позднее 1 марта года, следующего за отчетным, представляет сведения об уплаченных страховых взносах в целом за всех работающих у него застрахованных лиц".

Кроме того, в соответствии со статьей 9 "Сведения о застрахованных лицах, представляемые страхователем" Закона, организации предоставляют в Пенсионный фонд РФ сведения о работниках в следующих случаях:

• при начальной регистрации застрахованных лиц для индивидуального (персонифицированного) учета в системе обязательного пенсионного страхования;
• при приеме на работу граждан или при заключении с гражданами договоров гражданско-правового характера, на вознаграждения по которым в соответствии с законодательством Российской Федерации начисляются страховые взносы, не имевших до этого страхового стажа и страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования;
• при ликвидации и снятии с учета в качестве страхователя;
• при утрате работающим у него застрахованным лицом страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования;
• при изменении сведений о работающих у него застрахованных лицах.

Состав предоставляемой в таких случаях информации о работниках регламентируется пунктом 2 статьи 6 "Индивидуальный лицевой счет застрахованного лица" Закона. Сведения, предусмотренные Законом, представляются по формам, определяемым Пенсионным фондом РФ. Таким образом, сведения в Пенсионный фонд подаются в виде следующих форм отчетности.

Ежегодно представляются:

• индивидуальные сведения о страховом стаже и начисленных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование застрахованных лиц по форме СЗВ-4-1 или СЗВ-4-2;
• опись передаваемых в Пенсионный фонд документов по форме АДВ-6-1;
• список застрахованных лиц, составленный в произвольной форме;
• ведомость уплаты страховых взносов на обязательное пенсионное страхование по форме АДВ-11.

В случаях, предусмотренных статьей 9 Закона, в ПФР:

• анкета застрахованного лица по форме АДВ-1;
• заявление об обмене страхового свидетельства по форме АДВ-2;
• заявление о выдаче дубликата страхового свидетельства по форме АДВ-3.

Постановлением Правления Пенсионного фонда РФ от 31.07.2006 № 192п "О формах документов индивидуального (персонифицированного) учета в системе обязательного пенсионного страхования и инструкции по их заполнению" (далее - "Постановление") Пенсионный фонд утвердил бланки документов индивидуального (персонифицированного) учета. Также Постановлением утверждена инструкция по заполнению форм отчетности и приведены примеры заполнения указанных форм.

В частности, пунктом 15 Инструкции по заполнению форм документов индивидуального (персонифицированного) учета в системе обязательного пенсионного страхования, утвержденной Постановлением, устанавливается, что: "В случае представления информации, подготовленной средствами вычислительной техники, в качестве документов допускается использование распечаток в форме, согласованной с территориальным органом ПФР. При этом отклонение от утвержденного состава реквизитов не допускается."

Постановление содержит приложения 3 и 4, в которых утверждены форматы данных для документов, предоставляемых в Пенсионный фонд в электронном виде. Согласно Постановлению, данные в формате 4.0 (текстовый файл с разделителями) могут предоставляться в Пенсионный фонд до конца 2006 года, с января 2007 года данные должны предоставляться в формате 7.0 (файл XML).

Сдача отчетности в электронном виде

Формирование файлов для передачи в ПФР может быть осуществлено с помощью программного обеспечения, предоставляемого Пенсионным фондом, однако возможно также и использование других программных продуктов, позволяющих сформировать файлы, удовлетворяющие требованиям ПФР. Удобнее всего для формирования файлов отчетности использовать программный продукт, с помощью которого организация осуществляет ведение кадрового учета и расчет заработной платы и налогов.

Подготовка отчетности в "1С:Предприятии 8"

Конфигурация "Зарплата и Управление Персоналом" на платформе "1С:Предприятие 8" (далее "ЗУП") позволяет формировать файлы данных для предоставления в ПФР как в формате 4.0, так и в формате 7.0.

Для ведения персонифицированного учета в конфигурации "ЗУП" предусмотрены следующие документы:

1. Анкета застрахованного лица. Документ предназначен для передачи в отделение ПФР данных форм АДВ-1 работников организации, не имеющих страховых номеров ПФР. Документ позволяет вывести на печать формы АДВ-1, а также опись документов по форме АДВ-6-1.

   Список работников в документе может быть автоматически заполнен работниками, не имеющими страховых номеров (см. рис. 1).

   

   Рис. 1

2. Заявление об обмене, дубликате страхового свидетельства. Документ предназначен для передачи в отделение ПФР форм АДВ-2 (в случае изменения анкетных данных работников) или форм АДВ-3 (в случае потери работником страхового свидетельства). Документ позволяет вывести на печать формы АДВ-2, АДВ-3, а также опись документов по форме АДВ-6-1.

   Список работников заполняется вручную, а остальные закладки документа могут быть заполнены автоматически по данным информационной системы (если на работника уже оформлялись документы "Анкета застрахованного лица" или ""заявление об обмене, дубликате страхового свидетельства).

3. Сведения о трудовом стаже и заработке СЗВ-4. Это документ, соответствующий пачке документов, передаваемых в ПФР. Документ позволяет вывести на печать формы СЗВ-4-1 или СЗВ-4-2, список застрахованных лиц, а также опись документов по форме АДВ-6-1.
4. Передача СЗВ-4 в ПФР. Документ, являющийся аналогом ведомости уплаты страховых взносов на обязательное пенсионное страхование (АДВ-11), позволяющий автоматически по данным кадрового учета, штатного расписания и рассчитанного ЕСН сформировать данные для передачи в ПФР. Документ позволяет вывести на печать форму АДВ-11, а также для каждой пачки документов формы СЗВ-4-1 или СЗВ-4-2, список застрахованных лиц и опись документов по форме АДВ-6-1.

   В левой части документа отображается список пачек СЗВ-4, передаваемых в ПФР, в правой части - состав пачки из таблицы "Пачки СЗВ-4", на которой установлен курсор.

   Закладка "Расчеты с ПФР" содержит таблицу, в которой отражаются все данные о расчетах с ПФР по всей организации, вне зависимости от того, по скольким работникам подаются сведения СЗВ-4, включая суммы начисленных и уплаченных за текущий расчетный период взносов, суммы задолженности на начало и конец расчетного периода в разрезе лет образования задолженности (переплаты).

   Данные о расчете с ПФР могут быть заполнены вручную или с помощью кнопки "Заполнить/Задолженность перед ПФР" на командной панели таблицы. При автоматическом заполнении сумм расчетов с ПФР будет производиться анализ уже существующих в информационной базе проведенных документов "Передача СЗВ-4 в ПФР" с заполненными данными о задолженности, и из документов прошлых лет будут перенесены данные об оставшейся непогашенной задолженности, а из документов текущего расчетного периода будут перенесены все данные о задолженности (см. рис. 2).

   

   Рис. 2

   Формирование пачек документов для передачи в ПФР в "ЗУП" может быть осуществлено двумя способами: вручную и автоматически.

   При формировании данных вручную необходимо создать документы "Сведения о трудовом стаже и заработке СЗВ-4" для каждой пачки документов, передаваемых в ПФР, заполнить списки работников, типы формы, сведений и прочие параметры пачки. Документы проводятся. Затем создается документ "Передача СЗВ-4 в ПФР", в котором заполняется табличная часть "Пачки СЗВ-4" либо вручную, либо с помощью кнопки "Заполнить/Заполнить подготовленными пачками СЗВ-4" на командной панели.

   При автоматическом формировании пачек начинать работу нужно сразу с документом "Передача СЗВ-4 в ПФР". Кнопка "Сформировать" на командной панели таблицы "Пачки ПФР" предназначена для автоматического создания документов "Сведения о трудовом стаже и заработке СЗВ-4" в соответствии с требованиями законодательства и типом сведений, заданным в шапке документа "Передача СЗВ-4 в ПФР". Созданными документами заполняется таблица "Пачки ПФР". Проведение пачек вынесено в отдельное действие: по кнопке "Провести" на командной панели таблицы "Пачки ПФР" запускается процедура пакетного проведения пачки, при этом в случае ошибок заполнения документов выдаются диагностические сообщения, и пачка не проводится. Признак того удачно прошла процедура проведения пачки или нет наглядно отображается с помощью привычной пиктограммы проведенного или записанного документа в списке пачек СЗВ-4. Каждую пачку можно открыть для просмотра и редактирования и провести отдельно от остальных пачек ПФР.

   Для каждого работника, сведения о котором передаются, можно открыть форму, содержащую данные о начисленных страховых взносах, периодах отсутствия и стаже работы. Если за расчетный период по работнику уже формировались документы "Передача СЗВ-4 в ПФР", то в открывшейся форме будут данные, если документы не формировались, и не было ручных корректировок, то форма откроется пустой.

   Форма редактирования данных для СЗВ-4 будет доступна для редактирования только в том случае, если документ-пачка СЗВ-4, в которой передаются данные о работнике, не проведен. Форма может быть также открыта из меню "Персонифицированный учет" интерфейса "Кадровый учет организаций".

5. Сведения о трудовом стаже застрахованного лица (СЗВ-К). Форма СЗВ-К содержит данные о периодах трудовой деятельности сотрудников до 1 января 2002 года. Документ позволяет вывести на печать форму СЗВ-К, а также опись документов по форме АДВ-6-1.

Все указанные документы при проведении автоматически проверяются на корректность введенных данных, при этом соответствующие формы отчетности не могут быть выведены на печать до тех пор, пока ошибки в заполнении не будут устранены.

С помощью каждого документа может быть сформирован файл для передачи в ПФР, при этом файл может быть сформирован как в формате 4.0, так и в формате 7.0. Для выбора формата в документе есть соответствующий реквизит (см. рис. 3).

Рис. 3

В соответствии с законодательством, по умолчанию при создании документа устанавливается формат 7.0, при желании его можно изменить. Следует отметить, что проведение документа означает факт его передачи в ПФР, при этом документ становится недоступным для редактирования и для того, чтобы изменить, например, формат файла выгрузки, необходимо будет отменить проведении документа.

Для формирования файла данных для передачи в ПФР в каждом документе существует кнопка "Записать файл на диск". При нажатии на эту кнопку пользователю предлагается выбрать каталог, в который будет записан файл. Имя файла формируется автоматически в соответствии с Инструкцией по заполнению форм отчетности (постановление Правления ПФР от 31.07.2006 № 192п). При необходимости можно просмотреть формируемый файл с помощью кнопки "Показать файл", однако следует помнить, что открытый для просмотра текст имеет другой формат - текстовый, не следует сохранять его и отправлять в ПФР - он не пройдет проверку на соответствие требованиям к данным.

Подготовка отчетности в "1С:Зарплате и Кадрах 7.7"

Данные для передачи в ПФР могут быть сформированы и с помощью конфигурации "Зарплата+Кадры" на платформе "1С:Предприятие 7.7".

Для целей ведения персонифицированного учета в программе реализованы:

1. Документ "Заявление об обмене, дубликате страхового свидетельства", позволяющий формировать печатные формы АДВ-2 или АДВ-3 и опись документов АДВ-6-1, а также формировать файлы данных в указанном пользователем формате 4.0 или 7.0.
2. Очет "Подготовка сведений для ПФР", позволяющий формировать печатные формы АДВ-1, СЗВ-К, CЗВ-4-1 или СЗВ-4-2, форму АДВ-11, опись документов АДВ-6-1 и список застрахованных лиц (см. рис. 4).

Рис. 4