Содержание
|
Какая программа установлена на компьютере у директора небольшой фирмы
Обычно это табличный редактор, который верой и правдой помогает директорам малого бизнеса организовать "небухгалтерский" учет.
Так было и у Романа Валерьевича. Опытный предприниматель (в бизнесе транспортно-экспедиционных услуг с 2004 года) Роман Валерьевич практически не расставался со своим ноутбуком, главная ценность которого – хранившиеся на нем учетные таблицы. Естественно, у всех сотрудников фирмы каждое утро на экране рабочего компьютера появлялось окошко табличного редактора.
Пока бизнес был небольшой, таблицы вполне справлялись со своими задачами. Но с каждым месяцем поддерживать порядок в учете становилось все сложнее.
Двойной ввод документов – и в таблицу, и в программу "1С:Бухгалтерия 7.7" – с каждым месяцем увеличивал расход времени на банальный ввод информации и на выявление ошибок, которые порождала такая организация учета. В какой-то момент объем работы стал такой, что в компании численностью 15 человек пришлось сформировать целый "финансовый отдел" из трех сотрудников.
Еще одна сложность была связана с получением финансовой и управленческой отчетности. Претензии были и по скорости получения таких отчетов (некоторые из них готовились сотрудниками полдня), и по качеству и достоверности информации. При этом некоторые нужные директору отчеты так и не были настроены программистами. В общем, проблемы постепенно накапливались, но, как обычно бывает, "навести порядок в доме" руки все не доходили.
История с "китайскими" перевозками послужила толчком к тому, чтобы пересмотреть подход к организации учета в бизнесе. Роман Валерьевич уверен, что в его динамично развивающейся компании еще не раз будут приниматься решения о расширении бизнеса. Но тратить столько времени на настройку таблиц директор больше не хотел бы: "Мое дело – делать бизнес и решать бизнес-задачи. Инструменты должны помогать мне, а не пожирать время – мое и моих сотрудников".
Совет директора директору
В начале апреля Роман Валерьевич обратился к Владимиру Константиновичу, директору компании ООО "ВЛ-Консалтинг", которая обслуживает бухгалтерскую программу. Директору не пришлось долго объяснять проблему такому же директору. Владимир Константинович быстро понял ситуацию и предложил решение – "1С:Управление небольшой фирмой 8".
По итогам недельного обследования компании сотрудники "ВЛ-Консалтинг" предоставили Роману Валерьевичу техническое задание и смету на установку программы. Первой реакцией Романа Валерьевича было искренне удивление – стоимость и сроки установки, по его мнению, были слишком малы (читая смету, директор припомнил стоимость "настройщиков" таблиц). Но главное, Роман Валерьевич с трудом мог поверить, что программа "1С" позволит ему отказаться от электронных таблиц. Сказался и негативный личный опыт: еще не будучи директором, Роман Валерьевич однажды наблюдал значительно более дорогой проект по автоматизации, в результате которого задачи бизнеса так и не были решены.
Роман Валерьевич все-таки решил рискнуть. Ровно через 28 дней проект был завершен, программа установлена и настроена, обучены 7 сотрудников.
Заодно было принято решение сменить и бухгалтерскую программу на современную – "1С:Бухгалтерию 8". Сейчас 1С:УНФ используется как первичная программа учета, в которой отражается вся текущая хозяйственная деятельность компании. Данные в бухгалтерскую программу каждый час автоматически загружаются из программы "1С:Управление небольшой фирмой 8".
Через 4 месяца после завершения проекта Роман Валерьевич уверен, что управленческий учет в его компании должен выглядеть именно так, как он реализован в программе "1С:Управление небольшой фирмой 8".
Семь конкретных выгод от программы
1. Вся информация о деятельности предприятия – теперь в единой базе, с возможностью доступа к ней всех ключевых сотрудников.
2. Финансовый результат – в режиме онлайн. До установки 1С:УНФ результат деятельности компании (в том числе рентабельность каждого направления) был виден через 20 дней после закрытия периода (после того, как поступали все бухгалтерские документы от поставщиков). Теперь директор видит финансовый результат задолго до поступления документов. Точность получения результатов очень высока – при поступлении оригиналов документов финансовый результат может лишь незначительно корректироваться.
3. Для управления расходами в компании теперь используется методика оперативного планирования расходов и контроля отклонений на основе план-фактного анализа.
4. На 30 % увеличилась собираемость дебиторской задолженности – за счет оперативного контроля за ней со стороны менеджеров отдела продаж.
5. Сокращены затраты на персонал за счет уменьшения численности финансового отдела до двух человек (на 6 %).
6. С двух дней до двух часов сокращены затраты времени на сверки и расчет резерва с основным поставщиком – железной дорогой.
7. Улучшился общий стиль работы и управления компании, что повышает общую эффективность ее деятельности.
Что и как работает
В ходе проекта был внедрен следующий функционал:
- расчет плановой и фактической себестоимости каждой отправки железнодорожным транспортом и план-фактный анализ отклонений;
- анализ полноты пакета документов по каждой сделке, в частности, ведется учет не полученных от поставщиков документов;
- расчет результата и эффективности деятельности каждого менеджера – количество отправок, выручка, себестоимость отправок и маржа отправок;
- настройка узкоспециализированных отчетов, в частности, анализ резерва "Трансконтейнера".
Это позволило отказаться от заполнения и анализа множества файлов, значительно повысить оперативность, достоверность и глубину получаемой управленческой информации.
Для вовлечения рядовых менеджеров в процесс планирования деятельности реализован такой бизнес-процесс. Менеджер находит клиента, которому нужно что-либо перевезти. Под эту сделку они рассчитывают все прямые расходы (прямые расходы составляют большую часть всех расходов, и знать их могут только менеджеры). Вносит рассчитанные расходы в программу. В программе планируется отправка и все расходы по ней. На основе этого рассчитывается плановая прибыль отправки (сделки). Затем финансовый отдел просто проверяет корректность разнесения плановых расходов и заносит фактический результат.
Партнер проекта:
ООО "ВЛ-Консалтинг", г. Владивосток ул. Некрасовская 100, эт. 3.
Тел.: (4232) 97-56-90, факс: (4232) 651-851, www.vl-k.su
Проект выполнил Щербаков Владимир Константинович, icq: 194443680, е-mail: sherbv@gmail.com
