Выплата суточных в отсутствие командировочного удостоверения

До 08.01.2015 фактический срок пребывания работника в месте командирования рассчитывался исходя из соответствующих отметок в командировочном удостоверении. После указанной даты такой срок определяется на основании проездных документов.

В частности, новая редакция п. 7 Постановления Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки» определяет документы, которыми можно подтвердить продолжительность командировки. Согласно указанной норме если работник для проезда к месту командировки и обратно пользовался личным транспортном, основанием для расчета продолжительности командировки будет служебная записка и прилагающиеся к ней подтверждающие документы (в том числе, путевой лист, чеки, квитанции и так далее).

Несмотря на то, что закрепленное в указанной норме правило касается поездок на личном транспорте, на наш взгляд, оно также применимо и к случаям, когда работник пользуется служебным автомобилем. Другими словами, чтобы подтвердить время фактического пребывания работника в командировке, перед его отправлением необходимо выдать ему соответствующий путевой лист. По приезду стоит получить от работника служебную записку и приложить к ней путевой лист с отметками. Условие об обязанности работника предоставлять служебную записку можно предусмотреть в локальном нормативном акте (например, Положении о командировках), а ее форму можно разработать самостоятельно. Не лишними будут также и другие документы, подтверждающие поездку работника в командировку на автомобиле – чеки с автозаправок, квитанции со стоянок и т.д.

Примерный образец бланка служебной записки Вы можете скачать ниже.

При отражении в учете командировок на служебном транспорте может быть полезна статья, размещенная на сайте 1С:ИТС: