Госдума одобрила в третьем (окончательном) чтении новые нормы ТК РФ, которые устанавливают правила применения электронного документооборота в сфере трудовых отношений.
Напомним, в настоящее время Федеральным законом от 24.04.2020 № 122-ФЗ предусмотрено проведение в России эксперимента по использованию отдельными работодателями и работниками электронных кадровых документов без их дублирования на бумаге. Этот закон определяет основные правила эксперимента по ведению работодателями кадровых документов электронной форме без бумажного носителя. Фактически закон разрешает работодателям полностью перевести в электронный формат основные кадровые документы, но пока в качестве эксперимента.
В данном случае речь идет о трудовых договорах, оформлении отпусков и командировок, ведении учета рабочего времени, документах по охране труда и пр. При этом работодатели могут самостоятельно определять перечень документов, в отношении которых будет применяться электронная форма, а также выбирать структурные подразделения, где будет проводиться эксперимент.
Теперь Госдума одобрила законопроект № 1162885-7, который предполагает внести в ТК РФ новую статью 22.1 «Электронный документооборот в сфере трудовых отношений». После вступления в силу новых норм правила электронного кадрового документооборота, которые в настоящее время применяются в качестве эксперимента, будут закреплены на постоянной основе в Трудовом кодексе РФ.
ТК РФ будет содержать правовые основания для оформления только в электроном виде большинства кадровых документов (к ним относятся трудовой договор, ученический договор, договор о материальной ответственности и порядка 30 видов других кадровых документов).
О переходе на электронный кадровый документооборот работодатель должен будет уведомить работников (лиц, поступающих на работу), которые, в свою очередь, вправе отказаться от ведения их кадровых документов в электронном виде.
Локальным нормативным актом могут быть установлены порядок и способы получения работодателем согласия на переход на электронный документооборот и отказа от такого перехода. Коллективным договором может быть предусмотрено распространение работодателем ЭДО на всех работников, если более 50% штата дали согласие на это.
Предполагается, что электронный документооборот будет осуществляться через единую цифровую платформу «Работа в России», включая взаимодействие через Единый портал госуслуг. Также электронный документооборот может вестись через информационную систему работодателя, соответствующую требованиям ТК РФ.
Для подписания электронных документов разрешат использовать усиленную квалифицированную электронную подпись (УКЭП) и усиленную неквалифицированную электронную подпись. Для особо значимых кадровых документов в информационной системе работодателя законопроектом предусматривается особый режим их подписания. Работник или лицо, поступающее на работу, будут вправе использовать ранее полученную самостоятельно УКЭП.
