МНС России в письме от 02.06.2004 № 04-2-06/419@ разъясняет порядок возмещения расходов при использовании работниками личного транспорта.
Размер компенсации определяется соглашением сторон трудового договора, а вот для целей налогообложения (НДФЛ, налог на прибыль) используются нормы, утвержденные постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 № 92.
При этом необходимо учитывать, что в размер компенсации работнику уже включено возмещение затрат по эксплуатации транспортного средства.
Такое возмещение расходов может быть выплачено и работнику, пользующимся автомобилем по доверенности.
Вышеуказанное письмо накладывает ограничения на выплату компенсации, которая может выплачиваться только тем работникам, которые по роду производственной деятельности связаны с постоянными служебными разъездами. Также в письме приведен перечень документов, которые работник должен представить в бухгалтерию для получения компенсации:
- трудовой договор с соглашением сторон о размере возмещения расходов;
- копия технического паспорта (заверенная в установленном порядке);
- путевые листы (где ведется учет служебных поездок).