ДМС: учет в «1С:ЗУП 8 КОРП» (ред. 3)

Добровольное медицинское страхование (ДМС) - составная часть корпоративной культуры. ДМС регламентируется статьей 934 ГК РФ и Законом РФ от 27.11.1992 № 4015-1 «Об организации страхового дела в Российской Федерации».

В борьбе за привлечение работников важную роль играют различные «соцпакеты». Договор добровольного медицинского страхования сотрудников и их родственников выгоден для работодателя и с точки зрения налоговых льгот, и в качестве средств повышения привлекательности рабочих мест на рынке труда, материального стимулирования и эффективной поддержки здоровья сотрудников. Поэтому ДМС зачастую включается в «соцпакеты» не только в крупных, но и в небольших компаниях. Порядок такого страхования определяется в трудовых или коллективных договорах (ст.ст. 5, 9, 40, 41, 56 ТК РФ).

Расходы на добровольное медицинское страхование работников являются одной из составных частей расходов на оплату труда. Страховые взносы по ДМС признаются:

• в налоговом учете - при определенных условиях, указанных в подпункте 16 статьи 255 НК РФ;
• в бухгалтерском учете - без ограничений, включаются в состав расходов в течение периода, к которому они относятся.

Подробнее об отражении расходов на ДМС в бухгалтерском и налоговом учете организации в «1С:Бухгалтерии 8» см. тут.

Страховые взносы на страховые премии по ДМС

Страховые премии не включаются в расчетную базу по страховым взносам на обязательное пенсионное, медицинское и социальное страхование, включая взносы на страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, если договоры ДМС заключены на срок от 1 года и более (пп. 5 п. 1 ст. 422 НК РФ, ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний»).

Не следует доначислять страховые взносы на страховую премию по договору ДМС, если сотрудник, в пользу которого заключен этот договор, увольняется до истечения срока страхования, т. к. после увольнения отношения с сотрудником теряют статус трудовых.

НДФЛ на страховые премии и выплаты по ДМС

Страховые премии (взносы), которые работодатель уплачивает страховой организации по договорам ДМС, заключенным в пользу работников (предусматривающим, в т. ч. и санаторно-курортное лечение), не включаются в налоговую базу, и, значит, не облагаются НДФЛ в соответствии со статьей 213 НК РФ.

Разъяснения по вопросам налогообложения приведены в письмах Минфина России от 26.12.2008 № 03-04-06-01/388, от 04.12.2008 № 03-04-06-01/363, № 03-04-06-01/364. В письме УФНС России по г. Москве от 02.08.2006 № 21-11/68265@ уточняется, что размер страховых премий не ограничен. Минфин России в письме от 05.07.2007 № 03-03-06/3/10 указывает, что на налоговую базу не влияет место оказания медицинской помощи по такому договору (в России или за рубежом).

Однако расширенные договоры добровольного медицинского страхования могут предусматривать не только санаторно-курортное лечение, но и оплату стоимости санаторно-курортных путевок. ФНС России в письме от 13.10.2016 № БС-4-11/19482@ комментирует, что оплата стоимости санаторно-курортных путевок, производимая в пользу работников организации в рам­ках договора ДМС, заключенного работодателем со страховой компанией, подлежит обложению НДФЛ.

Налоговым агентом в этом случае выступает не работодатель, а страховая организация, которая производит страховую выплату по ДМС (п. 1 ст. 226 НК РФ). Именно она исчисляет НДФЛ, удерживает и перечис­ляет сумму налога в бюджет. Если налог удержать невозможно, страховая организация сообщает об этом в налоговый орган и работнику (п. 5 ст. 226 НК РФ, Постановления ФАС Северо-Западного округа от 16.07.2010 № А56-24057/2008 (оставлено в силе Определением ВАС РФ от 10.11.2010 № ВАС-14352/10), от 02.07.2009 № А56-24057/2008).

Стоимость всех медицинских услуг, оказанных при наступлении страхового случая, по правилам подпункта 3 пункта 1 статьи 213 НК РФ, не учитываются в облагаемых доходах и не облагаются НДФЛ.

Но некоторые договоры ДМС предусматривают при наступлении страхового случая выплату застрахованным лицам денежной суммы по заранее согласованным тарифам. Тогда сумму страховой премии необходимо включить в налогооблагаемый доход. Страховая премия в этом случае облагается НДФЛ по ставке 13 %. Причем, согласно статье 223 НК РФ, удержать налог необходимо, когда работник получает доход, т. е. в день выплаты страхового возмещения. Налоговым агентом в этом случае опять выступает не работодатель, а страховая организация, в день выплаты возмещения. Облагать НДФЛ саму сумму страхового возмещения при этом не следует, так как в соответствии со статьей 213 НК РФ в налоговую базу не включаются суммы, которые выплачиваются после того, как наступил страховой случай.

Рекомендуется заранее оговорить в договоре ДМС, что при наступлении страховых случаев предоставления санаторно-курортных путевок или денежных выплат страховщик самостоятельно исчисляет, удерживает и уплачивает НДФЛ.

Договор ДМС может предусматривать случаи, когда при отсутствии возможности получить медицинскую помощь в медицинском учреждении страховщика, застрахованный может платно обратится в иную медицинскую организацию для получения услуг, включенных в программу ДМС в пределах указанной в договоре суммы, и получить впоследствии денежное возмещение. Если работник получает страховое возмещение в качестве компенсации затрат, произведенных на лечение, то при предоставлении соответствующих первичных документов об оплаченных медицинских расходах, страховая премия и возмещение не облагаются НДФЛ (письмо Минфина России от 17.07.2008 № 03-04-06-01/216).

Социальный вычет по НДФЛ на расходы по приобретению полиса ДМС

НК РФ гарантирует плательщикам НДФЛ налоговый вычет в сумме, израсходованной ими на страховые взносы (премии) по договорам добровольного медицинского страхования (пп. 3 п. 1 ст. 219 НК РФ).

Условия, при которых этот социальный налоговый вычет может быть предоставлен:

• налогоплательщик является резидентом РФ и получает доход, облагаемый НДФЛ по ставке 13 % (кроме дивидендов и выигрышей в азартные игры);
• договор добровольного медицинского страхования предусматривает оплату страховыми организациями исключительно медицинских услуг;
• договор ДМС предусматривает оплату лечения самого налогоплательщика;
• договор ДМС может предусматривать оплату лечения супруга (супруги) налогоплательщика, его родителей и детей (в т. ч. усыновленных) в возрасте до 18 лет, а также подопечных налогоплательщика в возрасте до 18 лет (письмо Минфина России от 04.07.2011 № 03-04-05/5-475). В таком случае сам налогоплательщик должен представить документ, подтверждающий степень родства и возраст лиц, в пользу которых заключен договор страхования. Вычет по расходам на лечение других лиц не предоставляется;
• договор со страховой компанией заключается непосредственно налогоплательщиком;
• договор со страховой компанией заключается работодателем налогоплательщика, но страховая премия удерживается (полностью или частично) из заработной платы (письмо Минфина России от 27.01.2014 № 03-04-07/2789);
• совокупный размер всех социальных вычетов должен составлять не более 120 000 руб. за налоговый период (кроме расходов на дорогостоящее лечение, обучение детей и пожертвования).

Социальный вычет по НДФЛ на сумму расходов на ДМС может быть предоставлен работодателем до окончания налогового периода, если сотрудник обратится с соответствующим заявлением и предоставит уведомление, полученное от налогового органа (рекомендуемая форма уведомления для получения вычета приведена в письме ФНС России от 16.01.2017 № БС-4-11/500@).

В программах редакции 3 «1С:Зарплата и управление персоналом 8» и «1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП» можно зарегистрировать такой вычет. Для этого в карточке сотрудника по ссылке Налог на доходы следует Ввести новое уведомление нал. органа о праве на вычет и на закладке Социальные вычеты указать величину подтвержденного налоговым органом вычета в поле Страх. взносы на мед. услуги.

Автоматизированный учет полисов ДМС

Потребность в автоматизации учета договоров ДМС возникает из-за необходимости:

• отслеживать разнообразие программ ДМС и дополнительных услуг к ним;
• контролировать сроки договоров по каждому сотруднику;
• своевременно формировать пакеты документов для прикрепления к заключенным договорам новых сотрудников и их родственников;
• регистрировать открепления от программ ДМС уволенных работников;
• производить при необходимости удержание из заработной платы работника полной или частичной стоимости страхового полиса ДМС в соответствии с предусмотренным в локальных нормативных актах порядком добровольного медицинского страхования.

В программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП» редакции 3 начиная с версии 3.1.5 добавлены инструменты учета добровольного медицинского страхования работников.

Пользователь может регистрировать различные программы ДМС, дополнительные услуги по ним, отражать прикрепление к этим программам работников и их родственников с учетом выбранных ими дополнительных услуг, и при необходимости, например, в случае увольнения, регистрировать открепления. Если работодатель оплачивает полисы ДМС не в полном объеме, то соответствующее ежемесячное удержание можно зарегистрировать в рабочем месте Медицинское страхование.

Возможности учета добровольного медицинского страхования подключаются в меню Настройки - Кадровый учет - установить флаг Проводится медицинское страхование сотрудников.

При установленном флаге Проводится медицинское страхование сотрудников в разделе Кадры доступной становится группа Медицинское страхование, включающая:

• обработку - рабочее место по учету полисов ДМС Медицинское страхование;
• справочник Программы медицинского страхования;
• справочник Расширения программ медицинского страхования.

Сначала необходимо заполнить справочники Программы медицинского страхования и Расширения программ медицинского страхования, зарегистрировав все предусмотренные локальными нормативными актами программы добровольного медицинского страхования и дополнительных услуг к ним (расширений), указав величину страховых премий для сотрудника и родственника.

Начать ведение учета страховых полисов ДМС в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП» редакции 3 необходимо в рабочем месте Медицинское страхование. По ссылке Настройки по умолчанию следует перейти к форме Настройки страхования и заполнить ее (рис. 1).

Рис. 1. Настройки медицинского страхования

Для каждой Страховой компании, выбираемой из справочника Контрагенты, заполняются:

• Условия договора страхования;
• Программы страхования, выбираемые из одноименного справочника;
• Возрастные коэффициенты повышения, применяемые к базовому тарифу страхования;
• E-mail адреса электронной почты страховой компании, на которые предполагается отправлять сформированные печатные формы документов.

Условия договора включают:

• Период страхования;
• указание необходимости Откреплять сотрудников, находящихся в отпуске по уходу за ребенком установкой соответствующего флага;
• количество дней, отведенных на оформление полиса ДМС страховой компании (поле Добавлять к дате прикрепления ... дней)

Программы страхования одной компании могут различаться для сотрудников. В настройках перечисляются все программы страхования, к которым следует Прикрепить сотрудников. Возрастные коэффициенты повышения учитываются при расчете страховой премии сотрудника или его родственника. Величина страховой премии исчисляется как произведение коэффициента, соответствующего возрасту сотрудника и величины Страховой премии сотрудника или Страховой премии родственника, указанной для Программы страхования и для Расширения программы страхования.

В рабочем месте Медицинское страхование на закладке Прикрепление к программам по кнопке Сформировать заполняется список сотрудников в соот­ветствии с переключателем Страховать, предусматривающем выбор одного из двух вариантов:

• Всех принятых на работу сотрудников;
• Только сотрудников, попадающих в группу.

По кнопке Редактировать строку осуществляется переход к форме редактирования заполненных по умолчанию сведений о сторудниках, их родственниках, программах страхования и страховых премиях (рис. 2).

Рис. 2. Прикрепление к программам страхования

Если на момент начала эксплуатации инструментов учета полисов ДМС в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП» редакции 3 учет страхования сотрудников осуществлялся в таблицах Excel, то по кнопке Загрузить данные импортируются из выбранного файла формата Excel.

Не предусмотрена загрузка сведений о родственниках сотрудников, ранее прикрепленных к программам страхования и расширениям. Их единожды придется заполнить вручную.

Результатом обработки становится документ Прикрепление к программам страхования, который можно Отправить в выбранном формате в страховую компанию в форме Исходящего письма непосредственно из программы по электронной почте на адреса, указанные в настройках страхования.

При увольнении сотрудника или по другой причине можно произвести Открепление от программ сотрудника или родственников от программ страхования на одноименной закладке в рабочем месте Медицинское страхование.

Кнопка Сформировать на закладке Открепление от программ создает и заполняет соответствующий документ Открепление от программ страхования.

На закладке Журнал в рабочем месте Медицинское страхование отображаются все документы учета добровольного медицинского страхования: Прикрепление к программам страхования и Открепление от программ страхования. По кнопке Создать на закладке Журнал можно создавать документы прикрепления и откреп­ления непосредственно в журнале и заполнять их вручную.

Для анализа состояния добровольного медицинского страхования предусмотрены специализированные отчеты. Отчет Медицинское страхование (меню Кадры - Кадровые отчеты) отображает условия прикрепления сотрудников и их родственников к программам страхования, фактический период действия страхования, и суммы страховых премий.

Для просмотра фактического периода действия страхования и фактической страховой премии в разрезе программ страхования предназначен отчет Программы страхования (меню Кадры - Кадровые отчеты).

Расширенные возможности «1С:Зарплаты и управления персоналом 8 КОРП» (ред. 3)

Рассмотренный выше инструментарий учета договоров и полисов ДМС - это лишь пример расширенной функциональности программы «1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП» редакции 3.

Программа «1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП» (ред. 3) в полном объеме содержит все возможности регламентированного кадрового учета, расчета и учета заработной платы, исчисления НДФЛ и взносов, подготовки отчетности, реализованные в «1С:Зарплате и управлении персоналом 8» (ред. 3). В дополнение к этому в «1С:Зарплату и управление персоналом 8 КОРП» редакции 3 включены модули:

• охраны труда;
• подбора, оценки, обучения персонала;
• настройки сложных схем мотивации сотрудников на основе ключевого коэффициента эффективности (КPI) и бальности льгот, как монетизируемых, так и социальных, и др.

Выбирая программу «1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП» редакции 3 при переходе с предыдущих редакций, пользователь получает не только комплексное решение по учету кадров и расчету зарплаты, но и инструменты для интеграции с рекрутинговыми сайтами, возможность осуществления электронного интервью по методике Светланы Ивановой, проведения курсов с использованием системы электронного обучения, настройки чат-бота и многое другое.