Изменения в программах 1С по расчету НДФЛ и формированию отчетности с 2023 года

Как изменится порядок признания дохода в виде зарплаты?

С 1 января 2023 года утрачивает силу п. 2 ст. 223 НК РФ и оплата труда наравне с прочими доходами начнет учитываться по дате выплаты. Это касается доходов с кодами 2000, 2002 (если для такого кода было установлено соответствие оплате труда), 2004. Что из этого следует? То, что зарплата за первую половину месяца (которую часто называют авансом) будет учитываться отдельно от зарплаты, выплаченной по итогам месяца. Поведение остальных доходов не меняется. Все доходы в денежной форме (больничные, отпускные и т.д.) учитываются по дате выплаты. Доходы в натуральной форме учитываются по дате, указанной в документе.

Перенастраивать описание кодов доходов в программе не требуется. Программа сама будет знать, что в 2022 году этот доход нужно учитывать в конце месяца, а с 2023 – по дате выплаты.

Отразился ли учет зарплаты дважды за месяц в продуктах 1С?

Зарплата за первую половину месяца начисляется одноименным специализированным документом (длину половины месяца можно уточнить непосредственно в документе, по умолчанию она составляет 15 дней).

Документ умеет исчислять налог с аванса, а при его выплате налог удерживается и регистрируется. В 2022 году это обеспечивалось специализированными настройками учетной политики, с 2023-го так будут вести себя все документы – исчислять налог с аванса, не дожидаясь расчета зарплаты за вторую половину месяца.

Зарплата за вторую половину месяца – документ Начисление зарплаты и взносов (с декабря 2022-го требует указывать планируемую дату выплаты). В нем начисляется зарплата за полный месяц (это позволяет обеспечивать преемственность всех учетов, не только НДФЛ).

А как учитывать зарплату, начисленную в декабре 2022-го?

Декабрь – переходный период от старого порядка (с начислением зарплаты к концу месяца) к новому (с учетом зарплаты по дате выплаты). Если зарплата выплачена в декабре 2022-го, то доходы регистрируются (учитываются) по старым правилам – как выплаченные в аванс, так и по итогам месяца. Дата получения дохода проставляется 31.12.2022.

Если она выплачена в январе 2023 года, тогда есть разное поведение авансов в зависимости от даты выплаты. С самой зарплатой понятно – в январе она регистрируется датой выплаты. Выплаченный в январе аванс регистрируется по новым правилам – по дате выплаты. Учет выплаченного в декабре аванса Налоговый кодекс оставляет на усмотрение налогового агента. Допустимы оба варианта: вместе с зарплатой по итогам месяца январем 2023 года или при выплате, декабрем 2022 года (дата получения дохода 31.12.2022).

В учетной политике можно указать оба варианта. Либо аванс исчисляет налог, а его выплата удерживает налог. Либо аванс только начисляется без движения по учету НДФЛ, и тогда доходы, выплаченные в аванс, совместятся с зарплатой, выплаченной по итогам декабря, и будут учтены датой выплаты в январе. Оба подхода отчетность допускает. Пользователь может сам выбрать, какой порядок учета ему по нраву.

Как теперь будет происходить предоставление стандартных вычетов?

Это еще одна особенность переходного периода. Стандартные вычеты предоставляются ежемесячно. Если зарплата за декабрь выплачивается в январе 2023 года, то она получает дату получения дохода по выплате, и при расчете по итогам месяца вычеты будут предоставлены и за декабрь, и за январь.

И в общем случае при выплате зарплаты в следующем календарном месяце после месяца начисления будут предоставляться вычеты в том числе за следующий месяц.

Это важно помнить для случаев начала расчета налога. То есть когда человек имеет право на стандартные вычеты, то в месяц приема на работу ему будут предоставлены вычеты за два календарных месяца. То же самое произойдет в месяце получения права на стандартные вычеты. Если у сотрудника родился ребенок, например, то он получит вычет и за текущий, и за следующий месяцы.

Есть ли какие-то тонкости при указании планируемой даты выплаты начисленной зарплаты?

При выплате любых доходов сейчас выполняется уточнение даты получения этих доходов, за исключением доходов в натуральной форме, которые учитываются по дате из документа, и доходов в виде оплаты труда, выплаченных до 1 января 2023 года.

Важно правильно указывать планируемую дату при начислении доходов. Самое главное – «угадать» месяц выплаты для минимизации перерасчетов вычетов и налогов. То есть если ожидаемая реальная дата выплаты отличается от указанной на пару дней в рамках одного месяца, это совершенно не страшно. При проведении выплаты дата получения дохода изменится на реальную дату.

Поэтому мы настоятельно не рекомендуем указывать в планируемой дате конец месяца начисления, пытаясь совместить бухгалтерский учет доходов и учет НДФЛ. Сейчас это практически невозможно, потому что выплачиваться доходы будут на следующий месяц после начисления, и доход не совпадет. Просим не указывать нереальные даты. Лучше правильно указывать месяц выплаты, тогда будет проще разбираться в начисленных налогах.

А что со сроками удержания НДФЛ в 2023 году?

Установлены фиксированные сроки уплаты налога (это связано с единым налоговым счетом) – как по оплате труда, так и по отпускным и больничным. За период с 23-го числа предыдущего месяца по 22-е число текущего месяца – не позднее 28-го числа текущего месяца. За период с 1 по 22 января – не позднее 28 января. Для оставшихся дней правила особенные: за период с 23 по 31 декабря – не позднее последнего рабочего дня календарного года.

В бухгалтерской программе порядок определения сроков уплаты изменен, сильно повлиять на работу это не должно. С одной стороны, налоговые агенты по НК освобождены от ведения учета перечисленных сумм налога в регистрах учета. С другой, в отчетности (в 6-НДФЛ, а также в тех справках о доходах, которые мы выдаем работникам) остались показатели перечисленного налога. То есть необходимость вести учет перечисленного налога остается. Пока ведем учет по-прежнему.

Надежда на исключение полей перечисленного налога из отчетности есть. Соответствующий законопроект будет рассматриваться в декабре этого года. Надеемся, что к массовой отчетной кампании за 2023 год этой проблемы уже не будет.

Однако обращаем ваше внимание, что 6-НДФЛ с показателями перечисленного налога может понадобиться тем, кто закрывается в 2023 году. Пока форму не переделают, мы учет ведем, и показатели в отчетности отражаем.

В форму 6-НДФЛ за 2023 год внесены технические изменения в показателях удержанного налога. В раздел «обязательства», там, где отражаются суммы удержанного налога по срокам перечисления. Поскольку сроков осталось три (не каждый день, а только раз в месяц), то и таблица из бесконечной превратилась в короткую.

Соответствующие версии конфигураций ЗУП и ЗГУ уже выпущены, их можно смотреть на предмет ведения учета и начисления зарплаты два раза в месяц. Можно потренироваться в 2022 году, выставив соответствующие настройки в учетной политике. А можно заняться этим уже непосредственно на практике в 2023 году.