Новые электронные перевозочные документы в «1С:ERP Управление предприятием» ред. 2.5

01.01.2022 вступил в силу Федеральный закон от 02.07.2021 № 336-ФЗ, который закрепляет правовые основы оборота электронных перевозочных документов в уставе автомобильного транспорта; порядок функционирования государственной информационной системы электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД); особенности подключения к ГИС ЭПД.

Правила представления информации в ГИС ЭПД и технических требований к информационным системам ЭПД (утв. Постановлением Правительства РФ от 03.03.2022 № 281) действуют с 01.09.2022. С этого же момента действует порядок обмена электронными перевозочными документами и сведениями, содержащимися в них (утв. Постановлением Правительства РФ от 21.05.2022 № 931).

Взаимодействие между участниками документооборота в рамках подсистемы обмена с ГИС ЭПД происходит через оператора – юридическое лицо, включенное в реестр операторов информационных систем электронных перевозочных документов (ст. 2 Закона № 336-ФЗ, приказ Минтранса России от 25.05.2022 № 200).

Фирма «1С» совместно с оператором АО «Калуга Астрал» запустила в 2022 году сервис 1С-ЭПД, предназначенный для обмена электронными перевозочными документами. На первом этапе функционирования сервис 1С-ЭПД поддерживал работу с тремя видами электронных перевозочных документов:

• электронной транспортной накладной (ЭТрН);

• электронной сопроводительной ведомостью (ЭСВ);

• электронным заказ-нарядом (ЭЗН).

В «1С:ERP Управлении предприятием» ред. 2.5 обмен указанными документами поддерживается начиная с версии 2.5.8.329.

В действующий порядок обмена электронными перевозочными документами постановлением Правительства РФ от 25.03.2023 № 476 внесены изменения, которые в том числе содержат правила направления в ГИС ЭПД новых электронных перевозочных документов:

• договоров фрахтования и сведений, содержащихся в них;

• заказов (заявок) и сведений, содержащихся в них;

• путевых листов и сведений, содержащихся в них.

Также поправки содержат схемы обмена перечисленными электронными документами. Кроме того, в правилах обмена электронными перевозочными документами закреплена возможность подписания указанных документов, в том числе усиленной неквалифицированной электронной подписью (УНЭП).

Работа с новыми видами электронных перевозочных документов поддерживается в «1С:ERP Управлении предприятием» ред. 2.5 начиная с версии 2.5.12.95.

Для обмена электронными перевозочными документами с помощью 1С-ЭПД необходимо подключиться к сервису 1С-ЭДО. После подключения к сервису 1С-ЭДО в учетной системе необходимо выполнить настройку обмена электронными перевозочными документами. Для этого следует перейти в форму Настройки ЭДО (раздел НСИ и администрирование – Обмен электронными документами – группа настроек Обмен с контрагентами – Настройки ЭДО), выбрать настройку ЭДО с конкретным контрагентом и в форме Настройки отправки документов установить флаги в строках:

• Электронный путевой лист;

• Электронный заказ (заявка);

• Электронный договор фрахтования.

Доступ ко всем электронным перевозочным документам осуществляется из раздела Продажи по ссылке Электронные перевозочные документы.

Электронный путевой лист

Путевой лист – это документ, который нужен для учета и контроля работы транспортного средства и водителя (п. 14 ч. 1 ст. 2 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта», далее – Устав автомобильного транспорта). Путевой лист может быть сформирован в форме электронного документа (п. 9. приказа Минтранса России от 28.09.2022 № 390).

Формат электронного путевого листа утвержден приказом ФНС России от 17.02.2023 № ЕД-7-26/116@ и действует с 11.03.2023.

Электронный путевой лист (ЭПЛ) оформляется на любое транспортное средство (ТС), которое используется организацией или ИП, в том числе в случаях, когда оно используется для собственных (служебных, хозяйственных) нужд организации или ИП.

Документооборот ЭПЛ состоит из нескольких этапов (титулов): оформление; прохождение медицинского осмотра (перед и после рейса); технический контроль транспорта; внесение показаний одометра при выезде и заезде.

В учетной системе в форме электронного путевого листа отображается навигация по всем титулам (рис. 1).

Рис. 1. Оформление ЭПЛ

По мере заполнения сведений и обмена ими между другими участниками пиктограммы навигации окрашиваются в желтый цвет, и сведения становятся доступными для просмотра всеми участниками обмена.

Все этапы обмена ЭПЛ могут выполняться как штатными сотрудниками, так и сторонними организациями. Для обмена электронным путевым листом со сторонней организацией необходимо выполнить настройки 1С-ЭДО для обмена электронными перевозочными документами, как это было описано выше.

Титулы о медосмотре, техническом контроле транспорта и внесении показаний одометра можно подписать сертификатом электронной подписи выбранного сотрудника (как штатного, так и сторонней организации) или сертификатом организации (ИП).

Если сертификат электронной подписи сотрудника в программе недоступен, в титуле Медосмотр будет отображаться сообщение (рис. 2):

• Нет сертификата ЭЦП с таким ФИО
• Нужно выбрать другое лицо или выбрать сертификат в учетной записи ЭДО.

Рис. 2. Предупреждение об отсутствии сертификата ЭЦП физического лица

Этап «Оформление»

Оформить электронный путевой лист может собственник транспортного средства или арендатор. При оформлении необходимо заполнить сведения о предстоящей поездке. К таким сведениям относятся данные о виде перевозки и транспортного сообщения, об оформителе и его статусе, о транспортном средстве и водителе (рис. 1). Также при оформлении путевого листа необходимо указать, кто будет проводить медосмотр, технический контроль транспорта и внесение показаний одометра: штатный сотрудник или сторонняя организация. В случае, если сведения будут вноситься сторонней организацией, необходимо указать ее, выбрав из справочника контрагентов. 

Проведение послерейсового медосмотра обязательно только для пассажирских перевозок. Если послерейсовый медосмотр планируется провести при перевозке груза, тумблер Послерейсовый осмотр необходимо установить в положение Обязателен. В этом случае в документооборот электронного путевого листа добавится еще один этап – Медосмотр (после рейса).

После завершения составления путевого листа оформитель направляет сведения о перевозке другим участникам взаимодействия.

Этап «Медосмотр»

При проведении медосмотра указываются данные о медработнике, виде медосмотра и времени его проведения. Если медосмотр проводит штатный сотрудник, то указываются его данные (рис. 3), если сторонняя организация – данные сотрудника сторонней организации.

Рис. 3. Титул «Медосмотр»

Если электронный путевой лист оформляется на несколько водителей, то необходимо ввести сведения о проведенном медосмотре по каждому водителю. Водителя следует указать в соответствующем поле, выбрав его из списка Водители. Для оформления титула медосмотра на другого водителя необходимо воспользоваться кнопкой Медосмотр, расположенной в командной строке.

В случае, если медосмотр не пройден, медработник может нажать кнопку Медосмотр не пройден (рис. 4) и в появившемся окне указать причины.

Рис. 4. Медосмотр не пройден

Этап «Контроль транспорта»

На этапе контроля транспорта ответственный за состояние транспортного средства указывает время проведения контроля, дату и время выпуска транспортного средства, а также проставляет отметку о том, разрешен выпуск транспортного средства или не разрешен (рис. 5).

Рис. 5. Титул «Контроль транспорта»

Этап «Показания одометра при выезде»

При выезде транспортного средства ответственный сотрудник указывает дату и время выезда и фиксирует показания одометра (рис. 6).

Рис. 6. Показания одометра при выезде

После отправки титула о показаниях одометра при выезде транспортного средства ответственный сотрудник может направить запрос в ГИС ЭПД на формирование QR-кода (в командной строке появится соответствующая команда). После получения QR-кода от ГИС ЭПД сотрудник может направить его водителю по электронной почте из программы или сохранить и отправить через любой удобный мессенджер.

Этап «Показания одометра при заезде»

При заезде транспортного средства ответственный сотрудник указывает признак окончания рейса, дату и время заезда и фиксирует показания одометра (рис. 7).

Рис. 7. Показания одометра при заезде

Этап «Послерейсовый медосмотр»

При проведении послерейсового медосмотра указываются данные о медработнике, виде медосмотра и времени его проведения. Если медосмотр проводит штатный сотрудник, то указываются его данные (рис. 8), если сторонняя организация – данные сотрудника сторонней организации.

Рис. 8. Медосмотр после рейса

Для проведения медосмотра нескольких водителей необходимо воспользоваться кнопкой Медосмотр.

ЭДО между участниками обмена

После заполнения каждого этапа оформитель путевого листа должен направить заполненные сведения оператору и другим участникам обмена по кнопке Отправить. При отправке файл подписывается усиленной квалифицированной или усиленной неквалифицированной электронной подписью отправителя и направляется оператору отправителя для проверки действительности УКЭП (УНЭП). В случае выявления ошибки оператор направляет уведомление. При положительном результате проверки оператор направляет сведения другим участникам обмена и в ГИС ЭПД.

Все статусы состояния отправленных титулов участники обмена могут отслеживать в графе Состояние ЭДО списка электронных путевых листов. Подробную информацию о том, какие действия необходимо выполнить участнику обмена, а также о требуемых действиях со стороны других участников обмена можно увидеть в форме Электронные документы, открываемой по гиперссылке строки состояния ЭДО. Проверка наличия новых электронных документов в сервисе 1С-ЭДО по умолчанию выполняется каждые
30 минут. При необходимости данные настройки можно изменить.

Электронный заказ (заявка)

Электронная заявка оформляется грузоотправителем при наличии договора об организации перевозки груза, а электронный заказ – при его отсутствии (ч. 5 ст. 8 Устава автомобильного транспорта).

Формат электронного заказа и заявки утвержден приказом ФНС России от 13.02.2023 № ЕД-7-26/108@ и действует с 11.03.2023.

Участниками взаимодействия при обмене электронным заказом (заявкой) (ЭЗЗ) являются грузоотправитель и перевозчик. Грузоотправитель на этапе оформления ЭЗЗ вносит все необходимые сведения по перевозке (информация грузоотправителя). К таким сведениям относятся сведения о грузоотправителе, перевозчике, адреса подачи транспортного средства, погрузки, выгрузки груза, описание груза, договор на перевозку (при наличии), рис. 9.

Рис. 9. Оформление ЭЗЗ грузоотправителем

Перевозчик после получения заказа (заявки) подтверждает свое согласие с условиями перевозки или отказывается от нее с указанием причин. При подтверждении перевозки ответственный сотрудник вносит информацию о водителе, транспортном средстве и размере платы за перевозку (информация перевозчика), рис. 10.

Рис. 10. Оформление ЭЗЗ перевозчиком

На основании подтвержденной перевозчиком ЭЗЗ можно создать электронную транспортную накладную. Для этого служит кнопка со стрелкой, расположенная в командной строке (рис. 11).

Рис. 11. Этап подтверждения ЭЗЗ грузоотправителем

В остальном ЭДО между участниками обмена ЭЗЗ происходит по аналогии с электронным путевым листом.

Электронный договор фрахтования

Электронный договор фрахтования заключается, когда одна сторона обязуется предоставить другой стороне за плату всю или часть вместимости одного или нескольких транспортных средств на один или несколько рейсов для перевозки грузов, пассажиров и багажа (ст. 787 ГК РФ, ст. 18 Устава автомобильного транспорта).

Формат электронного договора фрахтования утвержден приказом ФНС России от 13.02.2023 № ЕД-7-26/109@ и действует с 01.03.2023.

Участниками взаимодействия при обмене электронным договором фрахтования являются фрахтователь и фрахтовщик. При оформлении электронного договора фрахтования (ЭДФ) фрахтователь вносит все необходимые сведения по договору (информация фрахтователя). К таким сведениям относятся: вариант перевозки, сведения о транспортном средстве и о грузе, сведения о маршруте и месте подачи транспортного средства, размер платы (рис. 12).

Рис. 12. Оформление ЭДФ фрахтователем

Фрахтовщик после получения договора от фрахтователя подтверждает свое согласие с условиями договора и при необходимости указывает иные условия (информация фрахтовщика), рис. 13.

Рис. 13. Оформление ЭДФ фрахтовщиком

В остальном ЭДО между участниками обмена ЭДФ происходит по аналогии с электронным путевым листом.