Аннулирование в 1С ошибочно составленного электронного первичного документа

Особенности аннулирования электронного первичного учетного документа (ЭПД)

Согласно части 7 статьи 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" и пункту 19 ФСБУ 27/2021 "Документы и документооборот в бухгалтерском учете" (утв. приказом Минфина России от 16.04.2021 № 62н), в первичных учетных документах допускаются исправления. При этом исправление должно содержать дату исправления, а также подписи лиц, составивших документ, в котором произведено исправление, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Пункт 20 ФСБУ 27/2021 допускает исправление электронного первичного учетного документа путем составления нового (исправленного) электронного документа. При этом новый (исправленный) документ должен содержать указание на то, что он составлен взамен первоначального электронного документа, дату исправления, а также электронные подписи лиц, составивших первичный учетный документ (при исправлении первичного учетного документа), с указанием их должностей, фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц. Средства воспроизведения нового (исправленного) электронного документа должны обеспечить невозможность использования его отдельно от первоначального электронного документа.

Однако в некоторых случаях может возникнуть необходимость не исправления каких-либо показателей в подписанном сторонами документе, а удаления документа в целом. Например, документ ошибочно направлен не тому контрагенту, которому отгружен товар (оказаны услуги, выполнены работы, переданы права), или ошибочно один факт хозяйственной жизни оформлен двумя различными электронными первичными документами и т. п.

В настоящий момент никаких нормативных актов, регулирующих процесс признания оформленного и подписанного сторонами документа недействительным, не существует. Можно лишь отметить, что для бумажных документов сложилась определенная практика: если в документе обнаруживается ошибка уже после его подписания, то стороны при необходимости составляют новый документ, а ошибочный документ или уничтожают, или составляют акт (соглашение) о его аннулировании.

Отчасти эту практику можно перенести и на электронные документы, учитывая при этом, что вопрос физического уничтожения электронного документа решить так же просто, как в отношении бумажных документов, невозможно. В этой связи для электронных документов более надежным и обоснованным представляется процедура, при которой составляется отдельный документ, фиксирующий согласие сторон на аннулирование подписанного первичного электронного документа.

Любая из сторон сделки, обнаружившая несоответствие оформленного и подписанного сторонами первичного учетного документа факту хозяйственной жизни, влекущее за собой необходимость аннулирования такого документа, формирует контрагенту предложение об аннулировании, которое тот в случае согласия подписывает. В результате подписанный электронный первичный документ признается аннулированным. Следует отметить, что само по себе такое аннулирование - это не физическое уничтожение документа, а лишение этого документа юридической силы.

Если контрагент с таким аннулированием не согласен, то он вправе отказаться от поступившего предложения. Тогда подписанный сторонами документ сохраняет свою силу, и далее отношения хозяйствующих субъектов переходят в плоскость хозяйственных споров с использованием существующих механизмов их урегулирования.

Аннулирование ЭПД по инициативе продавца в "1С:Бухгалтерии 8"

Для аннулирования электронного первичного документа по инициативе продавца сторонам сделки необходимо выполнить действия по аннулированию ЭПД:

• на стороне продавца;

• на стороне покупателя.

Действия по аннулированию ЭПД на стороне продавца 

Если электронный первичный учетный документ составлен (т. е. сформирован и подписан обеими сторонами) ошибочно, то для лишения этого документа юридической значимости необходимо провести процедуру его аннулирования.

Инициатором аннулирования, как правило, выступает та сторона, которая обнаружила допущенную ошибку.

Аннулирование электронного первичного документа, по которому цикл обмена завершен, производится из режима просмотра.

В данном случае в качестве первичного учетного документа был использован универсальный передаточный документ (УПД) с функцией документа о передаче товаров, т. е. с функцией УПД(ДОП), составленный по формату, утв. приказом ФНС России от 19.12.2018 № ММВ-7-15/820@.

Открыть для просмотра электронный документ можно из документа учетной системы Реализация (акт, накладная, УПД):

• выполнив команду Просмотреть электронный документ из списка команд, открываемого по кнопке ЭДО;

• по гиперссылке Завершен в информационной строке Состояние ЭДО.

Для начала процедуры аннулирования необходимо из формы просмотра электронного документа выполнить команду Аннулировать из списка доступных команд, открываемого по кнопке Другие действия (рис. 1).

Рис. 1. Начало процедуры аннулирования УПД

При выполнении команды Аннулировать в открывшемся окне необходимо указать причину аннулирования электронного документа и нажать кнопку Аннулировать.

После выполнения описанных выше действий в адрес покупателя будет автоматически сформировано "Предложение об аннулировании электронного документа (документов)", в которое будет перенесена указанная причина аннулирования (рис. 2).

Рис. 2. Форма просмотра предложения об аннулировании УПД

Подписание и отправка "Предложения об аннулировании электронного документа (документов)" производятся в порядке, аналогичном действиям с любым электронным документом.

После формирования предложения об аннулировании в информационной строке Состояние ЭДО документа Реализация (акт, накладная, УПД) появится запись об ожидании завершения процедуры аннулирования - гиперссылка Ожидается подтверждение аннулирования.

В форме списка документов Текущие дела ЭДО электронный документ, по которому сформировано предложение об аннулировании, будет перемещен в папку На контроле списка исходящих документов.

После получения от покупателя согласия на аннулирование электронного первичного документа, процедура аннулирования будет завершена.

Ранее оформленный электронный первичный документ утратит юридическую силу.

Электронный документ, по которому покупатель принял предложение об аннулировании, будет удален из папки На контроле списка исходящих документов формы списка документов Текущие дела ЭДО.

В информационной строке Состояние ЭДО документа учетной системы Реализация (акт, накладная, УПД) появится гиперссылка Аннулирован (рис. 3).

Рис. 3. Завершение процедуры аннулирования

Обратите внимание, аннулирование электронного первичного учетного документа не приводит автоматически к отмене проведения документа учетной системы Реализация (акт, накладная, УПД), на основании которого был составлен аннулированный документ, а также к его пометке на удаление. В режиме просмотра документа Предложение об аннулировании можно удостовериться во взаимном согласии сторон на аннулирование, так как данный документ будет содержать подписи обеих сторон.

Если покупатель отклонил предложение об аннулировании, то в адрес продавца он направит сформированное и подписанное Уведомление об уточнении.

Получение документов происходит по команде Отправить и получить из формы списка документов Текущие дела ЭДО, открываемого по гиперссылке панели команд Текущие дела ЭДО (раздел Администрирование - подраздел Сервис, или раздел Руководителю - подраздел Сервис, или раздел Продажи - подраздел Сервис).

После получения Уведомления об уточнении в информационной строке Состояние ЭДО документа учетной системы Реализация (акт, накладная, УПД) появится гиперссылка Завершен, которая свидетельствует о возвращении электронного обмена в состояние, предшествующее процессу аннулирования.

Из формы просмотра электронного первичного документа можно просмотреть содержание поступившего "Уведомления об уточнении", т. е. ознакомиться с причиной отклонения предложения об аннулировании.

Действия по аннулированию ЭПД на стороне покупателя 

Получение документов происходит по команде Отправить и получить из формы списка документов Текущие дела ЭДО, открываемого по гиперссылке панели команд Текущие дела ЭДО (раздел Администрирование - подраздел Сервис, или раздел Руководителю - подраздел Сервис, или раздел Продажи - подраздел Сервис).

Первичный документ, которым в данном случае является универсальный передаточный документ с функцией документа о передаче товаров, т. е. с функцией УПД(ДОП), в отношении которого получено предложение об аннулировании, отражается в папке Аннулировать списка входящих документов формы списка документов Текущие дела ЭДО (рис. 4).

Рис. 4. Получение покупателем предложения об аннулировании

Одновременно информация о том, что поступило предложение об аннулировании электронного первичного документа, отражается в информационной строке Состояние ЭДО документа учетной системы Поступление (акт, накладная, УПД), созданного на основании аннулируемого документа, - гиперссылка Требуется подтверждение аннулирования. Просмотреть содержание поступившего документа "Предложение об аннулировании электронного документа (документов)" можно из формы просмотра поступившего электронного УПД(ДОП), в отношении которого поступило предложение об аннулировании.

Если покупатель согласен с предложением аннулировать ранее утвержденный первичный электронный документ, то он выражает свое согласие:

• выполнив команду Согласиться с аннулированием с помощью одноименной кнопки из формы списка Текущие дела по ЭДО (рис. 4);

• из формы просмотра поступившего предложения об аннулировании.

После подтверждения покупателем согласия на аннулирование первичного документа электронный первичный документ утрачивает юридическую силу.

В информационной строке Состояние ЭДО документа учетной системы Поступление (акт, накладная, УПД) появится гиперссылка Аннулирован.

Обратите внимание, аннулирование электронного первичного учетного документа не приводит автоматически к отмене проведения документа учетной системы Поступление (акт, накладная, УПД), который был сформирован на основании аннулированного документа, а также к пометке его на удаление.

В режиме просмотра документа "Предложение об аннулировании электронного документа (документов)" можно удостовериться во взаимном согласии сторон на аннулирование, так как данный документ будет содержать подписи обеих сторон.

Если покупатель с предложением об аннулировании не согласен, то вместо команды Согласиться с аннулированием он выполняет отказ от аннулирования:

• нажав на кнопку Не согласиться в форме списка документов Текущие дела ЭДО (рис. 4);

• нажав на кнопку Не согласиться с аннулированием в режиме просмотра электронного документа "Предложение об аннулировании электронного документа (документов)".

После выполнения команды Не согласиться или Не согласиться с аннулированием в открывшемся окне необходимо указать причину отклонения предложения об аннулировании и нажать кнопку Отклонить аннулирование.

После выполнения процедуры отклонения предложения об аннулировании в программе будет автоматически сформирован новый электронный документ "Уведомление об уточнении", в который будет перенесена причина отказа от аннулирования документа.

"Уведомление об уточнении" подписывается и отправляется продавцу в общем порядке.

После этого в информационной строке Состояние ЭДО документа Поступление (акт, накладная, УПД) будет отражена гиперссылка Завершен, которая свидетельствует о возвращении электронного обмена в состояние, предшествующее процессу аннулирования.

Аннулирование ЭПД по инициативе покупателя в "1С:Бухгалтерии 8"

Для аннулирования электронного первичного документа (далее - ЭПД) по инициативе покупателя сторонам сделки необходимо выполнить действия по аннулированию ЭПД:

• на стороне покупателя;

• на стороне продавца.

Действия по аннулированию ЭПД на стороне покупателя 

Открыть для просмотра электронный документ можно из документа учетной системы Поступление (акт, накладная, УПД), рис. 5:

• выполнив команду Просмотреть электронный документ из списка команд, открываемого по кнопке ЭДО;

• по гиперссылке Завершен в информационной строке Состояние ЭДО.

Для начала процедуры аннулирования необходимо из формы просмотра электронного документа выполнить команду Аннулировать из списка доступных команд, открываемого по кнопке Другие действия.

При выполнении команды Аннулировать в открывшемся окне необходимо указать причину аннулирования электронного документа и нажать кнопку Аннулировать.

После выполнения описанных выше действий в адрес продавца будет автоматически сформировано "Предложение об аннулировании электронного документа (документов)", в которое будет перенесена указанная причина аннулирования.

Подписание и отправка "Предложения об аннулировании электронного документа (документов)" производятся в порядке, аналогичном действиям с любым электронным документом.

После формирования предложения об аннулировании в информационной строке Состояние ЭДО документа Поступление (акт, накладная, УПД) появится запись об ожидании завершения процедуры аннулирования - гиперссылка Ожидается подтверждение аннулирования (рис. 5).

Рис. 5. Ожидание подтверждения об аннулировании УПД от продавца

В форме списка документов Текущие дела ЭДО электронный документ (УПД(ДОП)), по которому сформировано предложение об аннулировании, будет перемещен в папку На контроле списка входящих документов.

После получения от продавца согласия на аннулирование электронного первичного документа процедура аннулирования будет завершена.

Ранее оформленный электронный первичный документ утратит юридическую силу.

Электронный документ, по которому продавец принял предложение об аннулировании, будет удален из папки На контроле списка входящих формы списка Текущие дела ЭДО.

В информационной строке Состояние ЭДО документа учетной системы Поступление (акт, накладная, УПД) появится гиперссылка Аннулирован.

Обратите внимание, аннулирование электронного первичного учетного документа не приводит автоматически к отмене проведения документа учетной системы Поступление (акт, накладная, УПД), который был составлен на основании аннулированного документа, а также к его пометке на удаление.

В режиме просмотра документа "Предложение об аннулировании электронного документа (документов)" можно удостовериться во взаимном согласии сторон на аннулирование, так как данный документ будет содержать подписи обеих сторон.

Если продавец отклонил предложение об аннулировании, то в адрес покупателя он направит сформированное и подписанное "Уведомление об уточнении".

Получение документов происходит по команде Отправить и получить из формы списка документов Текущие дела ЭДО, открываемого по гиперссылке панели команд Текущие дела ЭДО (раздел Администрирование - подраздел Сервис, или раздел Руководителю - подраздел Сервис, или раздел Продажи - подраздел Сервис).

После получения "Уведомления об уточнении" в информационной строке Состояние ЭДО документа учетной системы Поступление (акт, накладная, УПД) появится гиперссылка Завершен, которая свидетельствует о возвращении электронного обмена в состояние, предшествующее процессу аннулирования.

Из формы просмотра электронного первичного документа можно просмотреть содержание поступившего "Уведомления об уточнении", т. е. ознакомиться с причиной отклонения предложения об аннулировании (см. рис. 6).

Рис. 6. Форма просмотра уведомления об уточнении при отказе от аннулирования

Действия по аннулированию ЭПД на стороне продавца 

Получение документов происходит по команде Отправить и получить из формы списка документов Текущие дела ЭДО, открываемого по гиперссылке панели команд Текущие дела ЭДО (раздел Администрирование - подраздел Сервис, или раздел Руководителю - подраздел Сервис, или раздел Продажи - подраздел Сервис).

Первичный документ, которым в данном случае является универсальный передаточный документ (УПД) с функцией документа о передаче товаров, т. е. с функцией УПД(ДОП), в отношении которого получено предложение об аннулировании, отражается в папке Аннулировать списка исходящих документов формы списка документов Текущие дела ЭДО.

Одновременно информация о том, что поступило предложение об аннулировании электронного первичного документа, отражается в информационной строке Состояние ЭДО документа учетной системы Реализация (акт, накладная, УПД), на основании которого был сформирован аннулируемый документ, - гиперссылка Требуется подтверждение аннулирования.

Просмотреть содержание поступившего документа "Предложение об аннулировании электронного документа (документов)" можно из формы просмотра сформированного электронного УПД, в отношении которого поступило предложение об аннулировании.

Если продавец согласен с предложением аннулировать ранее утвержденный первичный электронный документ, то он выражает свое согласие, выполнив команду Согласиться с аннулированием с помощью одноименной кнопки:

• из формы списка Текущие дела по ЭДО;

• из формы просмотра поступившего предложения об аннулировании.

После подтверждения продавцом согласия на аннулирование электронный первичный документ утрачивает юридическую силу.

В информационной строке Состояние ЭДО документа учетной системы Реализация (акт, накладная, УПД) появится гиперссылка Аннулирован.

Обратите внимание, аннулирование электронного первичного учетного документа не приводит автоматически к отмене проведения документа учетной системы Реализация (акт, накладная, УПД), на основании которого был сформирован аннулированный документ, а также к пометке его на удаление.

В режиме просмотра документа "Предложение об аннулировании электронного документа (документов)" можно удостовериться во взаимном согласии сторон на аннулирование, так как данный документ будет содержать подписи обеих сторон.

Если продавец с предложением об аннулировании не согласен, то вместо команды Согласиться с аннулированием он выполняет отказ от аннулирования:

• нажав на кнопку Не согласиться в форме списка документов Текущие дела ЭДО;

• нажав на кнопку Не согласиться с аннулированием в режиме просмотра электронного документа "Предложение об аннулировании электронного документа (документов)".

После выполнения команды Не согласиться или Не согласиться с аннулированием в открывшемся окне необходимо указать причину отклонения предложения об аннулировании и нажать кнопку Отклонить аннулирование.

После выполнения процедуры отклонения предложения об аннулировании в программе будет автоматически сформирован новый электронный документ "Уведомление об уточнении", в который будет перенесена причина отказа от аннулирования документа.

"Уведомление об уточнении" подписывается и отправляется покупателю в общем порядке.

После этого в информационной строке Состояние ЭДО документа Реализация (акт, накладная, УПД) будет отражена гиперссылка Завершен, которая свидетельствует о возвращении электронного обмена в состояние, предшествующее процессу аннулирования (рис. 7).

Рис. 7. Возвращение ЭДО в состояние, предшествующее аннулированию