Бухгалтерский учет, налогообложение, отчетность, МСФО, анализ бухгалтерской информации, 1С:Бухгалтерия

Хранение и учет информации о сотруднике в 1С:ЗУП 8, ред.3

25.01.2018
Отправить на почту
Написать комментарий

Хранение и учет информации о сотруднике в 1С:ЗУП 8, ред.3
Возможности «1С:Зарплаты и управления персоналом 8» редакции 3 позволяют всегда иметь под рукой все необходимые документы и данные по каждому сотруднику. Они хранятся в виде скан-копий и электронных документов. Эксперты 1С рассказывают, как хранить и учитывать в программе дополнительную информацию о сотрудниках.

Хранение копий документов - сканированных и электронных

Работа с документами, ведение делопроизводства в «1С:Зарплате и управлении персоналом 8» редакции 3 подразумевает возможность хранить копии документов непосредственно в программе. Копии бывают сканированные и электронные.

Скан-копия подписанного документа - это картинка, которую в любой момент можно легко найти, напечатать, заверить подписью ответственного лица и печатью. Но сохраненные в программе скан-копии не позволяют формировать отчеты и выборки по ним.

Электронные копии сохраняют информацию в виде электронного документа с полями, подлежащими заполнению.

Однако чтобы проверить корректность внесенных в программу данных этого документа или выдать сотруднику копию, придется обращаться или непосредственно к документу, или к скан-копии. Удобно хранить в программе и электронную, и сканированную копии документов.

Пример 1

Информация о паспортных данных сотрудника в программе сохраняется в соответствующих полях Документа, удостоверяющего личность. Скан-копия страниц паспорта может быть присоединена к личной карточке сотрудника.

 

Для хранения электронной копии документа, удостоверяющего личность в программе в карточке Сотрудника по ссылке Личные данные предусмотрена форма, в которой содержатся поля, идентифицирующие документ (рис. 1).

ris_25.gif

Рис. 1. Электронная копия документа

Электронная копия предоставляет возможность строить отчеты и выборки. Можно вывести список сотрудников с паспортными данными в виде отчета или отобрать сотрудников, у которых заканчивается срок действия документа.

Для хранения скан-копии паспорта следует отсканировать страницу паспорта. Файл, содержащий скан-копию, должен быть сохранен на диске компьютера на время загрузки его в программу. В дальнейшем этот файл можно удалить. Чтобы сохранить отсканированную копию документа, удостоверяющего личность, следует в карточке Сотрудника по ссылке Присоединенные файлы указать путь к файлу (рис. 2).

ris_26.gif

Рис. 2. Ссылка для присоединения скан-копий к справочнику

Выбранный файл загружается в программу кнопкой Добавить - Файлы с диска, что впоследствии обеспечивает быстрый доступ к файлам. Даже когда файл с диска будет удален, в программе сохраняется копия, которую можно просматривать и печатать.

308.jpgПрисоединение скан-копий к различным документам программы

Сохранение в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» редакции 3 скан-копий различных документов в привязке к электронным формам обеспечивает быстрый доступ к ним без необходимости поиска личного дела сотрудника с бумажными документами.

Кнопка Присоединенные файлы присутствует во всех кадровых документах, в том числе и в приказе о приеме на работу. Так, в документе Прием на работу по кнопке Печать формируются типовые документы для печати: Приказ о приеме на работу и Трудовой договор. Может появиться необходимость отредактировать их перед тем, как распечатывать. Скан-копии отредактированных и подписанных документов присоединяются к электронному документу.

К электронному документу Больничный лист в программе удобно присоединить скан-копию бумажного листка нетрудоспособности, а к документу Отпуск - заявление сотрудника о предоставлении отпуска, записку-расчет о предоставлении отпуска и подробный расчет среднего заработка. 

К документам Работа в выходные и праздники и Работа сверхурочно целесообразно присоединить согласия сотрудников на выполнение этих работ и завизированный руководителем приказ о повышенной оплате или предоставлении дополнительного времени отдыха. 

К документам Премии имеет смысл присоединить копии документов-оснований для ее назначения - выписку из положения о премировании или коллективного договора и завизированный руководителем приказ о назначении премии. 

К документу Командировка можно рекомендовать присоединять копии авансовых отчетов и отчетов сотрудника по результатам командировки, а к Договору гражданско-правового характера (ГПХ) - утвержденные акты выполненных работ. К карточке Сотрудника можно присоединить скан-копии страхового свидетельства, удостоверения об образовании, справки медосмотра при приеме на работу и др.

Произвольные справки

В программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» редакции 3 можно хранить и анализировать любые справки, предоставленные сотрудником. 

В карточке Сотрудника по ссылке Справки открывается список произвольных справок этого человека (рис. 3). При внесении новой справки (по кнопке Создать) можно добавлять новые произвольные виды справок. 

К электронному документу Справка можно присоединить файл с копией предоставленной справки. Благодаря тому, что информация из справок разнесена по полям электронных документов, по ним можно строить выборки и отчеты. 

Проанализировать справки можно в меню Кадры - Кадровые отчеты - Справки сотрудников. А наличие присоединенной скан-копии обеспечит возможность напечатать ее в любой момент.

309.jpgДополнительная информация

Не все документы сотрудника укладываются в формат стандартной справки. Кроме того, нередко возникает потребность хранения более широкого перечня информации о сотруднике. Дополнительная информация о сотруднике индивидуальна для каждой организации, поэтому в программе предусмотрена настройка произвольных полей для хранения произвольной информации.

Однажды настроив перечень полей, в дальнейшем их всегда можно будет заполнить для любого сотрудника.

«Дополнительные реквизиты» и «Дополнительные сведения»

Поля для произвольной информации могут быть либо в виде Дополнительных реквизитов либо Дополнительных сведений.

Отличие между Дополнительными реквизитами и Дополнительными сведениями состоят в месте хранения и правах доступа.

Дополнительные реквизиты хранятся в самом элементе справочника Сотрудника. Вводятся Дополнительные реквизиты при редактировании карточки сотрудника и доступны для редактирования тем же пользователям, которым доступно редактирование стандартных сведений о сотруднике.

Дополнительные сведения редактируются в отдельном окне, которое можно открыть из карточки Сотрудника по кнопке Еще. Доступ к дополнительным сведениям можно обеспечить пользователям, у которых нет права просматривать или редактировать другие сведения о сотруднике.

Для того чтобы использовать возможность хранения дополнительной информации, необходимо установить флаг Дополнительные реквизиты и сведения в меню Администрирование - Общие настройки - Дополнительные реквизиты и сведения (рис. 3).

ris_27_1.gif

Рис. 3. Настройка «Дополнительных ревизитов и сведений»

При установленном флаге Дополнительные реквизиты и сведения становятся доступны ссылки для работы со списками дополнительных свойств.

Формы для настройки Дополнительных реквизитов и Дополнительных сведений содержат много одинаковых полей (рис. 4).

ris_27_2.gif

Рис. 4. Формы для настройки «Дополнительных реквизитов» и «Дополнительных сведений»

И для реквизитов и для сведений следует указать Название и предоставляется возможность указать Всплывающую подсказку. И реквизит, и сведение может быть одного из следующих типов:

  • Булево (т. е. выбирается одно из двух значений Да или Нет);
  • Дата (для этого типа следует уточнить Состав даты, выбрав один из вариантов - Дата, Время, Дата и время);
  • Строка (может быть переменной, фиксированной или неограниченной длины);
  • Число (может быть целым, дробным с указанием точности, неотрицательным);
  • Дополнительное значение с иерархией и без (позволяет ограничить ввод значения выбором из предустановленного набора. Набор значений для выбора заполняется на закладке Значения);
  • Пользователь (для выбора предоставляется список пользователей программы);
  • Родственник (для выбора предоставляется список родственников сотрудника, заполненных по ссылке Семья в карточке Сотрудника);
  • Сотрудник (значение выбирается из справочника Сотрудников).

Для Дополнительных реквизитов можно указать, является ли данный реквизит обязательным для заполнения или нет. Установив флаг Заполнять обязательно, можно настроить условия, при которых требуется заполнение реквизита. Дополнительные сведения считаются необязательными для заполнения.

Для Дополнительных реквизитов (в отличие от Дополнительных сведений) можно настраивать видимость и доступность.

Настройка учета трудовых книжек и вкладышей в отдельной форме

Наличие в программе информации в виде электронного документа о хранящихся у работодателя трудовых книжках позволяет учитывать их движение. Скан-копия всей трудовой книжки, присоединенная к карточке Сотрудника, облегчит доступ к ней при необходимости подсчета или анализа стажа до начала работы в этой организации и при запросе работника о выдаче ему на руки копии документа.

Пример 2

В программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» редакции 3 учет трудовых книжек и вкладышей удобно вести в отдельной форме, настроив ее с помощью Дополнительных сведений.

 

Для отражения в отдельном окне информации о трудовых книжках следует настраивать Дополнительные сведения.

Перечень дополнительных сведений:

Наименование

Тип

Комментарий

Серия и номер трудовой книжки

Строка переменной длины до 15 знаков

Серию и номер можно хранить в двух отдельных полях: строковом и числовом

Серия и номер вкладыша

Строка переменной длины до 15 знаков

 

Дата передачи трудовой книжки работодателю

Дата

Следует уточнить «Состав даты», выбрав вариант «Дата»

Сотрудник, отвечающий за хранение

Пользователь

 

Дата выдачи трудовой книжки при увольнении

Дата

Следует уточнить «Состав даты», выбрав вариант «Дата»

 

При необходимости можно настроить и другие поля для хранения (например, стоимость бланка трудовой книжки, поля для подписей сотрудника и ответственного лица и т. п.)

Создаются перечисленные в таблице поля при установленном флаге Дополнительные реквизиты и сведения в меню Администрирование - Общие настройки - Дополнительные реквизиты и сведения по ссылке Дополнительные сведения кнопкой Создать.

Курсор следует установить на объект Сотрудники, так как именно для этого справочника в примере создаются Дополни­тельные сведения. В скобках отображается количество созданных полей.

Обратите внимание, в «1С:Зарплате и управлении персоналом 8» (ред. 3) предусмотрено использование Дополнительных реквизитов и сведений для разных объектов. Например, для справочников Должности, Подразделения и т. д. Когда настроены Дополни

тельные сведения, в справочнике Сотрудники по кнопке Еще - Дополнительные сведения открывается окно для заполнения данных о трудовой книжке (рис. 5).

ris_28.gif

Рис. 5. Форма для заполнения данных о трудовой книжке сотрудника

Сформировать страницу учета трудовой книжки для печати можно, видоизменив стандартный отчет. Для этого в отчете Личные данные сотрудников (меню Кадры - Кадровые отчеты) по кнопке Настройки следует открыть форму, в которой нужно выбрать Вид кнопкой Расширенный.

На закладке Поля и сортировки удалить поля, которые не следует отображать в отчете, и добавить вновь созданные дополнительные сведения. Для полноты информации о трудовой книжке в отчет следует добавить информацию об основании, на котором от сотрудника получена трудовая книжка - дата и номер приказа о приеме на работу.

Еще больше информации об учете данных сотрудника можно узнать, ознакомившись с видеозаписью лекции, которая состоялась в 1С:Лектории 26.10.2017. 

ВИДЕО К СТАТЬЕ

В ролике демонстрируется, каким образом в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» редакции 3 можно учитывать различные справки, предоставленные сотрудниками компании.

Отправить на почту
Написать комментарий

Комментарии 0

Пока нет комментариев
Это ответ на комментарий (отмена - x)
Отображаемое имя:

1С бесплатно 1С-Отчетность 1С-Такском 1С:ERP Управление предприятием 1С:Бесплатно 1С:Бухгалтерия 8 1С:Бухгалтерия 8 КОРП 1С:Бухгалтерия автономного учреждения 1С:Бухгалтерия государственного учреждения 1С:Бюджет муниципального образования 1С:Бюджет поселения 1С:Вещевое довольствие 1С:Деньги 1С:Документооборот 1С:Зарплата и кадры бюджетного учреждения 1С:Зарплата и кадры государственного учреждения 1С:Зарплата и управление персоналом 1С:Зарплата и управление персоналом КОРП 1С:Комплексная автоматизация 8 1С:Лекторий 1С:Предприятие 1С:Предприятие 7.7 1С:Предприятие 8 1С:Розница 1С:Управление небольшой фирмой 1С:Управление производственным предприятием 1С:Управление торговлей 1СПАРК-Риски 1СПредприятие 8 2-НДФЛ 3-НДФЛ 4-ФСС 5 минут 54-ФЗ 6-НДФЛ CRM IT-компании авансовый платеж автозаполнение реквизитов Агентский договор. Учет административная ответственность адресный классификатор акцизы алкоголь алкогольная продукция амортизационная премия амортизация арбитражная практика аттестация рабочих мест аудит аудиторские организации база для начисления страховых взносов база по страховым взносам база по налогу на прибыль банк и касса в 1с банкротство без ККТ безвозмездная передача имущества безнадежная задолженность безналичные расчеты бланки строгой отчетности больничное пособие больничный листок бухгалтер бухгалтерия автономного учреждения бухгалтерская отчетность бухгалтерские события бухгалтерский баланс бухгалтерский учет бухучет бюджет муниципального образования бюджет поселения бюджетная отчетность бюджетный учет ввоз товаров взаимозависимые_лица взноcы в ПФР взносы в ФОМС взносы в ФСС взносы на травматизм взыскание налогов видео 1С видео-уроки 1С водный налог возврат налогов возврат переплаты возмещение расходов восстановление НДС выездная налоговая проверка выездная проверка выплата зарплаты выплаты по ГПД выплаты работникам выплаты физическим лицам вычет НДС вычет по НДС вычеты по НДФЛ ВЭД ГК РФ госпошлина государственная регистрация гражданско-правовой договор графики работы дебиторка декларация о плате за негативное воздействие на окружающую среду декларация по алкоголю декларация по налогу на прибыль декларация по НДС День Бухгалтерии детские пособия ДиректБанк договор комиссии договор подряда договор поставки договорная политика документальное оформление документооборот долговые обязательства должная осмотрительность доходы организации ЕГАИС ЕГРЮЛ единый расчет по страховым взносам ЕНВД ЕСН ЕСХН задолженность по налогам займы закон о бухгалтерском учете занимательная бухгалтерия заработная плата зарплата зарплатные налоги защита персональных данных заявление о постановке на учет земельный налог изменения 2015 изменения в законодательстве изменения в законодательстве 2012 изменения в законодательстве 2013 изменения-2017 имущественные вычеты имущественные налоги имущественный налоговый вычет индивидуальный предприниматель иностранные компании иностранный контрагент иностранный работник интернет-компании интернет-магазины ИП ИП на ЕНВД ип на усн ИС 1С:ИТС исправление бухгалтерских ошибок исправление ошибок ИТС ИФНС кадастровая стоимость кадровое оформление камеральная проверка кассовая дисциплина кассовые операции кассовый чек КБК КИК ККТ КЛАДР ключевая ставка книга на УСН книга покупок книга продаж КоАП РФ коды видов продукции командировка командировочные расходы компенсации работникам компенсационные выплаты компенсация за отпуск консолидированная группа контролируемые сделки контрольные соотношения корректировочный счет-фактура коэффициент-дефлятор крупнейшие налогоплательщики курсовые разницы лекарственные препараты лизинг лизинговое имущество ликвидация организации лицензирование малый бизнес маркировка изделий маркировка изделий из натурального меха маркировка меховых изделий маркировка товара материальная выгода материальная помощь материнский капитал миниденьги модернизация основных средств МРОТ МСФО наличные расчеты налог на игорный бизнес налог на имущество налог на имущество физических лиц налог на прибыль налоги физических лиц налоговая база по налогу на прибыль налоговая база по ндс налоговая декларация налоговая задолженность налоговая ответственность налоговая отчетность налоговая политика налоговая проверка налоговая ставка налоговое администрирование налоговые льготы налоговые споры налоговый агент налоговый агент НДФЛ налоговый агент по ндс налоговый агент по ндфл налоговый агент по НДФЛ налоговый вычет налоговый вычет по ндфл налоговый контроль налоговый мониторинг налоговый учет налоговый учет расходов налогообложение доходов налогоплательщик начисление амортизации начисление пени НДПИ НДС НДС по ставке 10% НДС при экспорте НДС-2015 НДФЛ негативное воздействие на окружающую среду неотделимые улучшения неприменение ккт нерезиденты НИОКР НК РФ НМА новая форма декларации новая форма расчета новости нулевая ставка обзор обзор бухгалтерских событий обзор новостей обособленное подразделение обособленные подразделения обучение 1с обязанности налогоплательщика обязательное социальное страхование обязательное страхование от несчастных случаев на производстве оказание услуг ОКВЭД2 онлайн-касса онлайн-ккт онлайн-ККТ освобождение от налогообложения освобождение от ндс освобождение от ндфл основные средства отпускные отходы отчетность в ПФР отчетность в пфр отчетность в росприроднадзор отчетность в росстат отчетность в Росстат отчетность в фсс отчетность организации отчетность по страховым взносам отчетность предпринимателя оформление счета-фактуры оформление счетов-фактур охрана труда патентная система патентная система налогообложения ПБУ 18 первичные документы передача имущества перенос убытков персонифицированный учет плата за негативное воздействие на окружающую среду плата за проезд грузовиков платежи платежное поручение платежные документы 1с повышение налогов повышение ставок подакцизные товары подача уведомления подтверждающие документы подтверждение расходов полномочия налоговых органов пониженные тарифы поправки в НК РФ поправки в тк рф порядок маркировки товаров пособие по беременности и родам пособие по временной нетрудоспособности пособие по нетрудоспособности пособие по уходу за ребенком посреднические договоры постановка на учет постановка на учет в налоговом органе права налогоплательщика представление сведений применение ККТ приостановление операций по счету проверки бизнеса продажа алкогольной продукции прожиточный минимум производственный календарь проф. Пятов ПСН путевой лист работники-иностранцы раздельный учет расходы на ГСМ расходы на рекламу расходы организации расчет больничного листа расчет заработной платы расчет НДПИ расчет себестоимости расчет страховых взносов расчетный счет расчеты с работниками регистрация ККТ регистрация юридических лиц реестр ККТ реорганизация розничная торговля росалкогольрегулирование РСВ-1 самое новое в 1С:Бухгалтерии самозанятые граждане свод отчетов секреты 1С:ЗУП сельскохозяйственный товаропроизводитель система "Платон" служебная командировка снижение ставок совмещение налоговых режимов составление и сдача отчетности составление и сдача отчетности социальное страхование социальные вычеты социальный налоговый вычет спецоценка условий труда средний заработок ставка НДС Ставка НДФЛ ставка рефинансирования ставки страховых взносов стандартные вычеты стандартный налоговый вычет стандарты бухучета статистика статистическая отчетность статотчетность страхование страховые взносы страховые взносы в пфр страховые взносы в фсс страховые взносы для самозанятых страховые взносы на травматизм страховые тарифы судебная практика судебное решение судебный вердикт суточные счет-фактура табачные изделия таможенные платежи таможенный союз ТК РФ торговый сбор транспортный налог трудовая книжка трудовой договор увольнение по инициативе руководителя увольнение по соглашению сторон уголовная ответственность УКД универсальный корректировочный документ УПД уплата госпошлины уплата налога уплата налогов уплата НДС уплата сбора упрощенная система налогообложения УСН уставный капитал уточненка учет аренды учет в АО учет в бюджетных учреждениях учет в госорганизациях учет в ООО учет в сельском хозяйстве учет в строительстве учет в туризме учет дивидендов учет доходов при усн учет импорта учет лизинга учет МПЗ учет на производстве учет ОС учет основных средств учет премий учет расходов учет расходов при усн учет реализации учет субсидий учет товаров учет ценных бумаг учет экспорта учетная политика факсимиле федеральный стандарт бухгатерского учета ФИАС фиксированные страховые взносы финансовый анализ ФНС РФ форма 6-НДФЛ форма заявления формы документов хроники 54-ФЗ штрафные санкции экологические платежи экспорт продукции электронная отчетность электронная подпись электронные счета-фактуры электронный документооборот электронный формат энциклопедия проверок

Все теги