Инструменты для финансового планирования
В программе «1С:Бухгалтерия некоммерческой организации» для контроля и планирования средств целевого финансирования предусмотрено два инструмента – Смета и Бюджет.
Обычно в НКО понятия «бюджет» и «смета» используются как синонимы, обозначая финансовый план организации. Этот план некоммерческие организации утверждают у своего управляющего органа и по нему осуществляют свою деятельность.
Однако в «1С:Бухгалтерии некоммерческой организации» эти понятия различаются. Смета служит для планирования доходов и расходов по конкретному направлению деятельности, в отличие от бюджета, который составляется в целом по организации на определенный период и может включать в себя несколько смет по разным направлениям деятельности. И, в отличие от смет, бюджет доступен только в версии КОРП.
Таким образом, смета в программе выступает частью общего бюджета, детализируя финансовое планирование по каждому отдельному направлению деятельности. Это позволяет более точно контролировать расходы и доходы, а также анализировать эффективность реализации каждого направления деятельности НКО.
Исходя из своих потребностей, каждая организация решает, использовать ли функциональность финансового планирования в программе. Однако преимущества использования инструментов финансового планирования сложно переоценить. Они позволяют эффективнее управлять ресурсами, контролировать расходы, привлекать дополнительное финансирование и в дальнейшем отчитываться за него. В конечном итоге их применение способствует достижению целей некоммерческой организации.
Заполнение бюджета
В бюджете расходы учитываются по направлениям деятельности, группам статей движения денежных средств и самим статьям, а поступления - по группам статей движения денежных средств и самим статьям. При этом справочник статей движения денежных средств имеет контекстно-зависимый вид: при выборе статей для раздела Финансирование отображаются только статьи поступлений, а для раздела Расходы – только статьи расходования денежных средств.
Бюджет доходов и расходов всегда составляется кассовым методом, в отличие от смет, по которым в программе реализовано два метода составления – кассовый и метод начисления. В качестве статей бюджета используются статьи справочника Статьи движения денежных средств.
Чтобы осуществлять финансовое планирование с помощью бюджета, необходимо включить данную функциональность в программе: раздел Главное – Настройки – Функциональность, на закладке Деятельность установить переключатель Бюджет доходов и расходов (рис. 1).
Рис. 1. Включение функциональности в программе
После включения данной функциональности в разделе Деятельность появится подраздел Бюджет. При нажатии на одноименную гиперссылку в подразделе Бюджет откроется последний по времени созданный бюджет (рис. 2).
Рис. 2. Бюджет доходов и расходов
В шапке нужно указать Год, за который составляется бюджет. Это можно сделать с помощью стрелок-переключателей или ввести вручную в поле. В следующем окне выбрать детализацию сумм по периодам – По кварталам и По месяцам. Этот выбор влияет на внешний вид бюджета.
Если в одной информационной базе ведется учет по нескольким организациям, то в шапке появится также поле для выбора организации, по которой составляется бюджет.
После того, как работа с бюджетом будет закончена и бюджет утвержден, необходимо установить галочку Бюджет утвержден. Это закроет бюджет для редактирования и не даст его случайно изменить. С помощью кнопки Печать документа готовый бюджет можно распечатать (рис. 3).
Рис. 3. Печатная форма бюджета доходов и расходов
Заполнение бюджета по данным прошлого года
В некоммерческих организациях структура бюджета зачастую остается относительно стабильной из года в год. Чтобы ежегодно не вводить все данные в бюджет вручную, для оптимизации процесса ввода данных реализована функция автоматического заполнения бюджета на основе информации за предыдущий период. Для этого в программе доступна кнопка Заполнить с двумя командами: «Заполнить планом прошлого года» и «Заполнить фактом прошлого года».
При планировании бюджета на новый отчетный год программа также уведомит о том, что бюджет на новый год еще не составлялся, и предложит заполнить его фактическими данными предыдущего периода (рис. 4).
Рис. 4. Предупреждение
При необходимости автоматически заполненный по данным предыдущего периода бюджет можно откорректировать, после чего сохранить (кнопка Записать) и установить запрет редактирования (галочка Бюджет утвержден).
Корректировка бюджета
Бюджет в течение года может корректироваться. Изменения могут быть связаны с появлением новых доноров, перераспределением средств между статьями расходов или корректировкой существующих статей. При этом важно фиксировать историю правок: кто вносил изменения и какие именно. Для этих целей в программе предусмотрена корректировка бюджета.
Для внесения правок в утвержденный бюджет нужно в шапке бюджета нажать на гиперссылку Ввести корректировку (рис. 5).
Рис. 5. Ввод корректировки
После нажатия на ссылку откроется форма корректировки бюджета, по внешнему виду похожая на сам бюджет. В шапке нужно указать Дату корректировки. В отличие от бюджета, она вводится числом, а не годом. Это обусловлено тем, что бюджет, как правило, планируется на год с разбивкой по месяцам или кварталам, а корректировки вносятся на конкретные даты, что позволяет отслеживать историю изменений.
Для уточнения суммы по какой-либо статье нужно встать на ячейку с суммой, подлежащей корректировке, сделать ее активной двойным щелчком мыши и внести изменения. При этом появится дополнительная колонка Корректировка, в которой будет отражаться отклонение от предыдущей версии (рис. 6):
-
зеленым цветом – увеличение финансирования/уменьшение расходов;
-
красным цветом – уменьшение финансирования/увеличение расходов.
Рис. 6. Корректировка бюджета
Также при необходимости можно добавить новое направление деятельности и новые статьи финансирования и расходов.
Чтобы полностью удалить значение по статье, нужно установить в соответствующей ячейке колонки Сумма значение «0». Отклонение от предыдущего значения отобразится в графе Корректировка. По аналогии с первоначальным бюджетом после внесения всех необходимых уточнений корректировку необходимо сохранить (кнопка Записать) и установить запрет редактирования (галочка Корректировка утверждена).
С помощью кнопки Печать можно распечатать как непосредственно внесенные изменения, так и новую (скорректированную) версию бюджета (рис. 7–9).
Рис. 7. Выбор варианта печатной формы
Рис. 8. Печатная форма корректировки бюджета (внесенные изменения)
Рис. 9. Печатная форма корректировки бюджета (новая версия бюджета)
Таким образом можно уточнять бюджет в течение года по мере необходимости – каждая последующая корректировка вводится путем нажатия на гиперссылку в шапке предыдущей корректировки (рис. 10).
Рис. 10. Корректировка бюджета №2
Если корректировка введена ошибочно, ее можно отменить. Для этого нужно сначала снять запрет редактирования (убрать галочку Корректировка утверждена), после чего выбрать Отменить корректировку, щелкнув по кнопке Еще (рис. 11).
Рис. 11. Отмена корректировки
При открытии бюджета (раздел Деятельность – Бюджет) его форма всегда будет иметь актуальные данные с учетом всех внесенных корректировок, а гиперссылка будет вести на последнюю из введенных корректировок. Если корректировок больше одной, то увидеть все введенные корректировки можно, щелкнув по гиперссылке Все корректировки (рис. 12).
Рис. 12. Актуальный бюджет со списком всех корректировок по нему
В материале использованы фото: Josep Suria, Party people studio / Shutterstock / Fotodom.
