Как составить смету в «1С:Бухгалтерии некоммерческой организации»

Сметы в НКО

Смета – неотъемлемый документ любой некоммерческой организации. Она позволяет планировать бюджет по направлению деятельности, контролировать поступление и расходование средств, отчитываться перед финансовыми донорами о целевом использовании средств.

По своей сути смета – это финансовый план предстоящих поступлений и расходов организации, необходимых для выполнения ее уставных целей. Решение о тех или иных расходах НКО можно принять только при наличии источника их финансирования в смете. Если в некоммерческой организации нет утвержденной сметы, то все ее доходы и расходы могут быть признаны нецелевыми и облагаться налогом на прибыль.

Под каждое направление деятельности составляется отдельная смета. Унифицированной формы сметы законодательством не предусмотрено. Некоммерческие организации сами разрабатывают форму своей сметы и утверждают ее в учетной политике.

Некоммерческие организации составляют бухгалтерскую отчетность по методу «начисления». Поэтому и для составления смет обычно применяется этот метод, исходя из предполагаемых доходов и расходов. Фактические поступления и расходы в этом случае могут иметь расхождения со сметой. В смету дополнительно можно включить графу «Расхождения/Процент расхождений», где указать возможный процент расхождений и причины их возникновения. 

Доноры часто требуют отчитываться именно о фактически потраченных средствах. Тогда организации для отчета перед донором могут составлять сметы «кассовым» методом, то есть отражать доходы по мере поступления оплат, а расходы – после погашения задолженности перед контрагентами.

Утверждает смету высший орган управления НКО. Законом или уставом может быть предусмотрено утверждение сметы исполнительным органом НКО (абз.2 п.1 ст.3, п.1, пп.4 п.3 ст.14, п.3 ст.29, ст.30 Федерального Закона от 12.01.1996 №7-ФЗ). Согласовывать свои сметы некоммерческая организация может только со своими донорами (жертвователями и грантодателями), а также членами, участниками и учредителями организации.

Утвержденную смету можно корректировать. Данную возможность нужно предусмотреть в учредительных документах, ведь если расхождения по смете будут значительными, организацию могут обвинить в нецелевом использовании средств. Утвердить корректировки по смете должен тот же орган, который утверждал и первоначальную смету.

По окончании отчетного периода, на который составлена смета, либо при выполнении целевой программы составляют Отчет об исполнении сметы, который утверждается тем же органом, что и сама смета.

За исполнением смет в некоммерческих организациях ведется строгий контроль, ведь нецелевое использование средств грозит начислением налогов. Контролером в некоммерческих организациях обычно выступает ревизионная комиссия или ревизор.

Методика составления смет в «1С:Бухгалтерии некоммерческой организации»

В «1С:Бухгалтерии некоммерческой организации» для смет имеется специальная функциональность, которая позволяет создавать новые сметы, вести фактический учет поступления и расходования средств, проводить анализ и корректировку смет и формировать отчеты о выполнении сметы для доноров и внутренних пользователей.

Обязательность применения смет в некоммерческих организациях регламентирована законом (п.1 ст.3 Федерального закона №7-ФЗ). Смета – удобный инструмент, позволяющий контролировать поступления и расходования средств по каждому направлению деятельности, особенно когда в организации их несколько и по каждому нужно в дальнейшем отчитаться перед донором. По сути смета является частью годового бюджета, который реализован в версии КОРП. Однако применять или не применять сметы в программе каждая организация решает самостоятельно, руководствуясь своими нуждами и потребностями.

Составление сметы методом начисления

Пример

По умолчанию программа составляет сметы методом начисления. Доступ к сметам осуществляется из раздела Деятельность – Сметы. По кнопке Создать создадим новую смету по методу начисления с направлением деятельности «Посещение музея робототехники».

Рис. 1. Создание новой сметы

Заполним табличную часть планируемыми поступлениями и расходами и проведем документ. Готовую смету можно распечатать:

Рис. 2. Печатная форма сметы

После утверждения сметы может потребоваться внести в нее изменения. Например, директор студии нашел более дешевый трансфер. Тогда смету можно откорректировать. Для этого нужно нажать на гиперссылку Ввести корректировку сметы в первоначальном документе. В открывшемся документе следует внести изменения в табличную часть (графа После корректировки), на последней вкладке указать причину корректировки и сохранить документ.

Рис. 3. Корректировка сметы

Исполнение сметы происходит после проведения документов поступления и расходования средств. Отразить финансирование по направлению деятельности можно документом Поступление на расчетный счет с указанием соответствующего основания финансирования (Банк и Касса – Банковские выписки).

Отразить расходование средств можно документом Поступление (акт, накладная, УПД) с видом документа Услуги (акт, УПД) (раздел Покупки – подраздел Покупки). При отражении расходов важно выбирать то же направление деятельности, что указывали в смете, – в нашем случае «Посещение музея робототехники».

Проверить исполнение сметы в программе можно, если сформировать Отчет об исполнении сметы (доступен по кнопке Отчеты в разделе Деятельность – Сметы). Выбрать дату формирования отчета, в выпадающем списке выбрать вариант отчета – в нашем случае «Посещение музея робототехники (метод начисления)» – и сформировать отчет:

Рис. 4. Отчет об исполнении сметы

Отчет об исполнении сметы позволяет отчитаться перед донорами организации о фактическом расходовании денежных средств по определенному направлению деятельности.

После того, как смета исполнена, нужно выполнить Закрытие сметы (по кнопке Создать в журнале Сметы).

Рис. 5. Закрытие сметы

В документе выбрать нужную смету (направление деятельности при этом заполнится автоматически) и провести документ. Документ позволяет закрыть все движения по смете, а также закрывает забалансовые счета, предназначенные для учета плановых доходов и расходов по смете.

Составление сметы кассовым методом

Организации часто требуется отчитаться перед финансовым донором за фактически потраченные деньги. В этом случае составлять смету необходимо кассовым методом. Чтобы включить функционал кассового метода, в настройках (раздел Главное – Настройки – Функциональность – Деятельность) следует установить соответствующую галочку:

Рис. 6. Включение функционала кассового метода в программе

Пример

Исполнение сметы, составленной по кассовому методу, происходит после проведения документов поступления и списания денег (банковские выписки, кассовые документы). При наличии сметы кассовым методом программа для отражения факта требует указать статью движения денежных средств и направление деятельности.

При проведении банковских и кассовых документов так же отражается факт по регистрам сметы.

Рис. 7. Отражение факта расходов по регистру сметы

В дальнейшем на основании данных этих регистров формируется Отчет об исполнении сметы (Деятельность – Сметы – Отчеты). Отчет предусматривает расшифровку факта по финансированию и расходам до банковских документов:

Рис. 8. Отчет об исполнении сметы с расшифровкой показателей

Кроме Отчета об исполнении сметы в программе можно сформировать и другую отчетность финансовым донорам – Отчет об использовании целевых средств и Расходы по направлениям деятельности. Для этого нужно перейти в раздел Деятельность, подраздел Отчеты и выбрать необходимый отчет.

Отчет об использовании целевых средств показывает детальное движение денежных средств, полученных для реализации конкретного направления деятельности. Чтобы увидеть подробные расходы по направлению деятельности, дважды кликните по соответствующей сумме в отчете:

Рис. 9. Отчет об использовании целевых средств

Расходы по направлениям деятельности – отчет, демонстрирующий распределение затрат организации на различные направления деятельности. Он позволяет увидеть, куда были направлены средства, и оценить эффективность их использования. В отчете можно раскрыть расходы по направлению деятельности, вплоть до первичных документов:

Рис 10. Расходы по направлениям деятельности

По итогам года все некоммерческие организации представляют Отчет о целевом использовании средств, который заполняется на основании данных по счету 86. Инструментом для закрытия 86 счета в программе служит Шахматка расходов (Деятельность – Целевое финансирование – Шахматка расходов). 

Шахматка позволяет корректно распределить расходы по направлениям деятельности. Она формируется автоматически, но при необходимости ее можно подкорректировать.

Рис. 11. Шахматка расходов – инструмент закрытия 86 счета

Если организация заполняет сметы в программе, то расходы, для которых в смете указано финансирование, в шахматке будут выделены зеленым цветом (только для смет методом начисления). 

В материале использованы фото: Kinga / Shutterstock / Fotodom.