Гибкая настройка проверки МЧД в 1С-ЭДО

При электронном документообороте с контрагентами подписывать электронные документы от имени компании могут ее сотрудники. Для этого каждый такой сотрудник должен оформить на себя сертификат физического лица (например, с помощью сервиса 1С:Подпись). Полученный сертификат нужно добавить в список сертификатов, зарегистрированных в программе, и оформить МЧД на указанного сотрудника. МЧД может оформить только руководитель. Затем сотрудника нужно добавить в учетную запись ЭДО, указав его сертификат и оформленную МЧД. После этого сотрудник сможет подписывать любые электронные документы своей подписью. 

Внимание! До 31.08.2024 продлена возможность использования оформленных сертификатов ключей проверки электронной подписи представителей юрлиц и ИП без применения МЧД. 

Бесшовная интеграция с операторами ЭДО в программах 1С реализована в сервисе 1С-ЭДО.

Проверка МЧД при ЭДО с контрагентами

В сервисе 1С-ЭДО реализована комплексная проверка как самой МЧД, так и подписей представителей, в том числе проверка применимости конкретной МЧД для оформления представителем конкретного документа. Если подпись и МЧД контрагента не проходят автоматическую проверку, подписание получателем электронных документов (ЭД) блокируется программой. Чтобы этого избежать, пользователь сможет самостоятельно проверить правильность подписания электронного документа и принять решение, доверять подписи данного контрагента или нет. 

На всех этапах работы с МЧД в сервисе 1С-ЭДО ручные операции сведены к минимуму. Так, для входящих ЭД в автоматическом режиме выполняются:

• загрузка МЧД во всех вариантах передачи (из распределенного реестра ФНС России по идентификатору, из пакета с ЭД, из произвольного ЭД);

• проверка МЧД;

• проверка подписей представителей в документах, сопровождаемых МЧД;

• проверка полномочий представителей, в том числе указанных в виде текста;

• контроль отзыва МЧД в распределенном реестре.

Для исходящих ЭД при их подписании представителями программа автоматически подбирает подходящую МЧД по соответствию документа следующим параметрам:

• представитель (организация или физлицо, принимающее на себя ответственность действовать от лица доверителя в рамках вверяемых ему полномочий на основании доверенности; может быть как штатный сотрудник организации, так и стороннее физлицо, юрлицо или ИП);

• доверитель (юридическое лицо в лице руководителя или ИП);

• полномочия;

• период действия МЧД;

• актуальный статус в реестре;

• действующая доверенность или нет.

Если автоматически не получается подобрать подходящую доверенность, программа предоставляет возможность выбрать другой сертификат или завести новую доверенность. 

Проверка МЧД и подписей представителей в "1С:Бухгалтерии 8" ред. 3.0

Проверка МЧД происходит в несколько этапов:

1. Выполняется криптографическая проверка электронной подписи и сертификата.
2. Проверяется срок действия сертификата.
3. Сверяются данные субъекта сертификата с подписантом МЧД (СНИЛС, ИНН физического лица, ИНН юридического лица).
4. Выполняется проверка факта, что доверитель является уполномоченным представителем организации.
5. Проверяется цепочка передоверия.
6. Проверяется соответствие установленному формату МЧД.

Критериев проверки подписи документа, сопровождаемого МЧД, еще больше:

1. Выполняется криптографическая проверка подписи и сертификата.
2. Срок действия сертификата сопоставляется с датой документа.
3. Выполняется подбор подходящих МЧД для подписанта.
4. Выполняется подбор всей цепочки передоверия.
5. Доверитель сопоставляется с документом, в том числе по всей группе компаний.
6. Выполняется проверка полномочий всей цепочки МЧД.
7. Проверяется действительность всей цепочки МЧД в распределенном реестре.
8. Проверяется признак "Отозвана" для всей цепочки МЧД в распределенном реестре.
9. Проверяется соответствие всей цепочки МЧД организации в документе.
10. Проверяется соответствие представителей всей цепочки МЧД доверителю передоверия.
11. Проверяется соответствие периода действия всей цепочки МЧД дате документа.
12. Проверяется статус проверки МЧД оператором.

Таким образом, программа сопоставляет документ, его подписи, сертификаты, МЧД и выполняет в общей сложности до 18 различных проверок.

Сведения о проверке подписи и доверенности отражаются в графе Статус подписи формы входящего электронного документа. Подробную расшифровку результатов проверки можно получить, перейдя в форму Статус подписи (рис. 1). Открыть МЧД для просмотра можно по ссылке Открыть.

Рис. 1. Результаты проверки подписи контрагента в форме электронного документа

Проверка полномочий в МЧД 

Неотъемлемой частью МЧД являются полномочия - права, которыми доверитель наделяет своего представителя. Полномочия подписываются непосредственно при подписании МЧД усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП). Регламентами 1С-ЭДО предусмотрены различные варианты указания полномочий:

• по общероссийскому классификатору полномочий (в соответствии с приказом Минцифры России от 18.08.2021 № 856, в ред. приказа от 03.10.2022 № 751). Классификатор полномочий формируется и будет состоять из справочников. На сегодняшний день он уже включает полномочия, полученные от Минцифры России, Минстроя России, ФНС России, Федерального казначейства, ЦБ РФ и других органов;

• в виде произвольного текста.

В одной из ближайших версий "1С:Бухгалтерии 8" редакции 3.0 дополнительно будет поддержан справочник полномочий ФНС в соответствии с актуальным регламентом. Следите за обновлениями программы. 

По умолчанию при создании новой МЧД представитель наделяется всеми полномочиями. Если доверитель хочет ограничить полномочия представителя, их необходимо указать в виде произвольного текста (рис. 2).

Рис. 2. Полномочия представителя в карточке МЧД собственной организации

В карточке МЧД контрагента также отображаются полномочия представителя контрагента (рис. 3).

Рис. 3. Полномочия представителя в карточке МЧД контрагента

Для автоматической проверки полномочий в форму МЧД встроен специальный конструктор правил проверки (закладка Правила проверки полномочий). В конструкторе поддерживаются два варианта проверки: упрощенная настройка и скрипт (набор команд) на языке "1С:Предприятия".

При упрощенной настройке выполняется проверка по трем условиям: сумма документов, виды документов, контрагенты (рис. 4):

Рис. 4. Упрощенная проверка полномочий

Если простого конструктора недостаточно, то можно переключиться в настройку скриптом для программирования любых условий проверки полномочий МЧД.

В тех случаях, когда автоматическая проверка полномочий представителя контрагента не может быть выполнена (например, не настроены правила проверки), в программе предусмотрена возможность принять решение и выполнить проверку вручную. Для этого из формы Статус подписи следует перейти по гиперссылке Проверить вручную и в случае успешной проверки установить флаг Полномочия проверены мной вручную.

В момент подписания исходящего электронного документа сотрудником организации выполняется автоматический подбор МЧД из списка доверенностей, учтенных в программе. В настоящее время этот сотрудник не сможет подписать документ, если проверка его полномочий не прошла. В ближайшее время планируется смягчить условия проверки на уровне администратора. 

Внимание! Порядок проверки полномочий организаций и контрагентов различается. Доверенности собственной организации требуют обязательной настройки правил автоматической проверки (проверить вручную нельзя). Что касается доверенностей контрагентов, настраивать правила автоматической проверки не обязательно. Иными словами, всегда остается возможность вручную проверить и подтвердить полномочия. Окончательное решение - верить или нет - программа оставляет за человеком.

Проверка МЧД при передоверии 

Технология обмена МЧД допускает использование доверенностей, оформленных в порядке передоверия. Для этого оформляется "дочерняя" машиночитаемая доверенность на основе "родительской" МЧД. При этом в них отражается информация исходного документа. Признак передоверия отражается в форме МЧД в виде текста Выдана в порядке передоверия доверенности №... А в блоке реквизитов Лицо, получившее полномочия выводится текст С правом передоверия.

При проверке МЧД, выданной в порядке передоверия, проверяется легитимность как родительской, так и дочерней доверенности. При неуспешной проверке МЧД, выданной по передоверию, можно перейти по гиперссылке Проверить вручную и выполнить ручную проверку дочерней и родительской доверенностей. Для ручной проверки МЧД ответственным сотрудником программа показывает всю цепочку передоверия.

Смягчение блокировки подписания электронных документов без МЧД

В практике ЭДО встречаются ситуации, когда от контрагентов поступают электронные документы, у которых в поле Статус подписи (см. рис. 1) отображается информация о том, что доверенность не найдена. Это означает, что электронный документ был подписан представителем компании, для проверки подписи которого требуется машиночитаемая доверенность. При этом доверенность существует только в бумажном виде либо зарегистрирована в распределенном реестре, но сведения о ней получателю документов не передавались. Как следствие, программа не дает возможности получателю поставить ответную подпись в таком документе.

С выходом очередных версий в библиотеке электронных документов (БЭД) в сервисе 1С-ЭДО доступна возможность ручного подтверждения легитимности входящего электронного документа, сопровождаемого МЧД. В "1С:Бухгалтерии 8" (ред. 3.0) изменения будут поддержаны с выходом очередных версий.

При попытке пользователя подписать входящий электронный документ (кнопка Подписать и отправить), для которого не найдена доверенность, открывается окно Подпись не проверена, где выводится следующий текст: "Этот документ подписан НЕ руководителем организации. Для автоматической проверки такой подписи требуется электронная доверенность.

Если найти подходящую доверенность автоматически не получилось, можно проверить правильность подписания этого документа самостоятельно и решить, доверять подписи этого контрагента или нет". При этом в окне Подпись не проверена предлагается на выбор 2 варианта дальнейших действий в виде кнопок:

• Да, доверяю - означает, что получатель проверил тем или иным способом легитимность подписи контрагента и согласен на подписание электронного документа;

• Нет, не доверяю - означает, что получатель не доверяет подписи контрагента, и программа прерывает дальнейший процесс подписания электронного документа.

Если пользователем был выбран вариант Да, доверяю и установлен флаг Больше не задавать вопрос по документам этого контрагента, то программа запоминает выполненную настройку отправки по данному контрагенту и в дальнейшем будет сразу переходить к подписанию электронного документа получателем.

При выборе ответа Нет, не доверяю с установленным флагом Больше не задавать вопрос по документам этого контрагента указанные настройки для следующих подписаний не запоминаются.

Снять флаг можно в форме настроек ЭДО с конкретным контрагентом (раздел Администрирование - Обмен электронными документами - Обмен с контрагентами - Настройки ЭДО). Для этого следует открыть форму Настройки отправки документов и по кнопке Еще выбрать команду ЭДО - Не показывать окно ручной проверки МЧД (рис. 5). Таким же способом можно установить флаг обратно.

Рис. 5. Настройка отправки документов

Сейчас воспользоваться новой возможностью можно путем установки патча - EF_00_00547355. Патч - это особым образом подготовленное исправление, которое вносит необходимое изменение в программный код, контролирует применимость, а также автоматически удаляется при установке новой версии программы (в которой данное исправление уже включено).

Для автоматического поиска и установки патча в форме Обновление программы (раздел Администрирование - Интернет-поддержка и сервисы - Обновление версии программы) следует установить флаг Исправления (патчи) и перейти по кнопке Далее, следуя инструкциям (рис. 6).

Рис. 6. Автоматический поиск и установка патча

Для оперативного исправления ошибок рекомендуется включить автоматическую загрузку и установку исправлений и патчей (раздел Администрирование - Интернет- поддержка и сервисы - флаг Загружать и устанавливать исправления (патчи) автоматически). В этом случае никаких дополнительных настроек не потребуется.

Пользователи, которые следуют указанным рекомендациям по автоматической установке исправлений, как правило, не испытывают трудностей в работе.

Проверка МЧД при ЭДО с контролирующими органами

Для отчетности в контролирующие органы и при ЭДО с контрагентами используются разные форматы МЧД. Единого формата МЧД, используемого в целях взаимодействия с различными ведомствами и внебюджетными государственными фондами, пока нет. Каждое контролирующее ведомство и фонд утверждает для организаций и ИП свой формат электронной доверенности, который позволяет представлять интересы компании именно в данном ведомстве или фонде, и свой регламент предоставления МЧД.

Такие форматы утверждены ФНС, Банком России и СФР. Другие ведомства к электронному обмену документами с организациями на основании электронных доверенностей еще не подключены. Соответственно, и отчитываться в них при помощи электронных доверенностей компании не могут. Например, ФНС для хранения МЧД использует собственную базу доверенностей, в том числе МЧД. Зарегистрировать МЧД для ФНС можно через распределенный реестр либо через сервис 1С-Отчетность. При использовании сервиса 1С-Отчетность проверки МЧД осуществляются на стороне контролирующих органов.

Если на стороне ФНС машиночитаемая доверенность не пройдет проверку, в регистрации МЧД будет отказано.

Отчет, отправляемый в ФНС представителем, сопровождается информационным сообщением о представительстве (ИСОП), в котором содержатся ключевые сведения о доверенности. Получив такой отчет, ФНС на основании ИСОП проверяет МЧД по своей базе доверенностей, в том числе на предмет полномочий подписанта отчета. Если представитель не имеет права подписывать отправляемый отчет, то в его приемке также будет отказано.

От редакции. В 1С:Лектории 18.05.2023 состоялась онлайн-лекция "1С-ЭДО: новые возможности, рекомендации по работе, практика использования МЧД" с участием А. Ноговицыной (АСП Электронные сервисы).