Изъятие из кассы неплатежеспособной купюры

Неплатежеспособные купюры

Согласно пункту 2.11 Положения о порядке ведения кассовых операций и правилах хранения, перевозки и инкассации банкнот и монеты Банка России в кредитных организациях на территории РФ, утвержденного Банком России 24.04.2008 № 318-П (далее - Положение № 318-П), банкноты Банка России, выдаваемые кредитной организацией клиентам в упаковке кредитных организаций должны быть обработаны с использованием счетно-сортировальных машин с функцией распознавания машиночитаемых защитных признаков банкнот Банка России. Обязательной проверке подлежат не менее четырех машиночитаемых защитных признаков банкнот Банка России, перечень которых устанавливается нормативным актом Банка России. Таким образом, фальшивая купюра может попасть в кассу учреждения только вместе с выручкой, при возврате подотчетных сумм или возмещении недостач.

Кроме того денежные купюры могут стать неплатежеспособными из-за существенного повреждения, например, в результате чрезвычайных обстоятельств - пожара, стихийного бедствия, дорожно-транспортного происшествия и т. п. Согласно пункту 105 Инструкции по бюджетному учету, утвержденной приказом Минфина России от 30.12.2008 № 148н (далее - Инструкция № 148н) при оформлении и учете кассовых операций учреждения руководствуются порядком ведения кассовых операций в РФ, установленным ЦБ РФ. В настоящее время действует Порядок ведения кассовых операций в РФ, утвержденный Решением Совета Директоров ЦБ РФ от 22.09.1993 № 40 (далее - Порядок).

Согласно пункта 13 Порядка при приеме денежных билетов и монет в платежи кассиры предприятий обязаны руководствоваться установленными ЦБ РФ признаками и правилами определения платежности банковских билетов (банкнот) и монет Банка России. Признаки и правила определения платежности банковских билетов (банкнот) и монет Банка России, а также порядок обмена банкнот и монет и порядок экспертизы денежных знаков приведены в Приложении № 1 к Порядку.

Согласно пункту 15.1 Положения № 318-П при приеме и пересчете наличных денег в кредитных организациях кассовые работники должны осуществлять контроль их платежеспособности и подлинности в соответствии с Указанием Банка России от 26.12.2006 № 1778-У "О признаках платежеспособности и правилах обмена банкнот и монеты Банка России" и информационными сообщениями, получаемыми от Банка России.

Для осуществления вышеуказанного контроля кассовые работники учреждений используют следующие технические средства контроля подлинности денежных знаков:

• увеличительное стекло (с увеличением не менее 10 крат);
• прибор контроля подлинности банкнот в отраженном и проходящем свете;
• источник ультрафиолетового света;
• линейку измерительную;
• прибор для визуального контроля меток, обнаруживаемых в инфракрасных лучах.

Указанием Банка России от 27.02.2010 № 2405-У Положение № 318-П дополнено приложением 22 "Признаки ветхих банкнот Банка России". Согласно абзаца седьмого пункта 2.11 ветхие банкноты Банка России, признаки которых установлены в приложении 22, кредитными организациями клиентам не выдаются и сдаются в учреждения Банка России.

При проведении кассовых операций также необходимо использовать специальные технические средства, позволяющие выявить поддельные денежные купюры. Информация о технических средствах, прошедших тестирование в Банке России и удовлетворяющих требованиям, размещается на официальном сайте Банка России в сети Интернет.

На практике некоторые учреждения не оборудуют кассовые места надлежащим образом. Но даже при наличии соответствующего оборудования кассир учреждения не всегда может определить подлинность купюр. Поэтому обычно фальшивые денежные купюры выявляются только при сдаче наличных денег в банк.

Если кассир сомневается в подлинности или платежеспособности купюры, согласно пункта 16.6 Положения № 318-П и пункта 3 Приложения №1 к Порядку сомнительные денежные знаки Банка России принимаются кредитной организацией по заявлению на прием сомнительных денежных знаков, составленному клиентом в произвольной форме в одном экземпляре, и описи сомнительных денежных знаков, составленной клиентом в произвольной форме в двух экземплярах.

Примерная форма заявления приведена в Приложении № 1а к Порядку ведения кассовых операций в РФ.

К заявлению также прилагается, при наличии, документ, подтверждающий причину повреждения денежных знаков (справка о пожаре, о стихийном бедствии, протокол дорожно-транспортного происшествия и др.).

В соответствии с пунктом 16.1 Положения № 318-П в случае выявления при приеме наличных денег от представителя организации сомнительных, неплатежеспособных или имеющих признаки подделки денежных знаков Банка России объявление на взнос наличными 0402001 переоформляется на фактически вносимую сумму наличных денег.

На выявленной неплатежеспособной банкноте Банка России кассовый работник проставляет оттиск штампа "В обмене отказано", фирменное наименование кредитной организации, дату, фамилию, инициалы и подпись. Неплатежеспособные денежные знаки, не содержащие признаков подделки, возвращаются представителю организации. На сомнительные и имеющие признаки подделки денежные знаки Банка России кассовый работник составляет справку 0402159 в двух экземплярах, второй экземпляр которой с оттиском штампа кассы выдается организации-клиенту.

Согласно пункту 16.9 Порядка № 318-П сомнительные денежные знаки Банка России, выявленные кассовыми работниками кредитной организации или принятые от клиента по заявлению на прием сомнительных денежных знаков, сдаются кредитной организацией на экспертизу в учреждение Банка России, в порядке, предусмотренном Указанием ЦБР от 27.08.2008 № 2060-У "О кассовом обслуживании в учреждениях Банка России кредитных организаций и иных юридических лиц" (далее - Указание № 2060-У).

Согласно пункту 2.8. Указания № 2060-У по результатам проведения экспертизы сомнительных денежных знаков в тот же день составляется акт по форме 0402156, который направляется:

• кредитной организации,
• подразделению кредитной организации,
• организации.

В случае затруднения в определении платежеспособности денежных знаков они направляются учреждением Банка России на дополнительные исследования в другое учреждение Банка России. Это также отмечается в акте.

Результаты проведения дополнительных исследований выдаются организации.

Неплатежеспособные денежные знаки, не содержащие признаков подделки, возвращаются организации. Указанные банкноты оформляются в порядке, предусмотренном пунктом 16.1 Положения № 318-П и пунктом 2.4 Указания № 2060-У.

Суммы сомнительных денежных знаков, признанных по результатам экспертизы платежеспособными, зачисляются (перечисляются) на банковский счет организации.

Согласно пункту 2.10. Указания № 2060-У и пункту 16.10 Порядка № 318-П денежные знаки, имеющие признаки подделки, передаются территориальному органу внутренних дел, и информация об этом сообщается кредитной организации, подразделению кредитной организации, организации по их просьбе в день обращения.

Копия акта экспертизы денежных знаков 0402156 передается клиенту, от которого поступил или в упаковке которого был выявлен указанный денежный знак Банка России.

Согласно пункту 16.14 Положения № 318-П направление на экспертизу в учреждение Банка России сомнительных денежных знаков Банка России, выявленных кассовыми работниками или принятых от клиента по заявлению на прием сомнительных денежных знаков, выдача клиенту акта экспертизы денежных знаков 0402156, а также обмененных денежных знаков физическим лицам осуществляются кредитной организацией без взимания комиссионного вознаграждения.

Порядок оформления, учета и списания выявленных сомнительных банкнот

Порядок оформления, учета и списания выявленных фальшивых или сомнительных купюр зависит от места их обнаружения и причины возникновения.

Фальшивую купюру обнаружил кассир учреждения

Если неплатежеспособные (фальшивые) банкноты выявлены после окончательного расчета, например, при проверке в центральной кассе выручки, поступившей из операционной кассы, то порядок списания недостачи зависит от того, обеспечен ли кассир техническими средствами контроля подлинности денежных знаков.

В соответствии с пунктом 33 Порядка и статей 238, 242 и 243 ТК РФ кассир несет полную материальную ответственность за сохранность всех принятых им ценностей и за ущерб, причиненный предприятию как в результате умышленных действий, так и в результате небрежного или недобросовестного отношения к своим обязанностям.

До принятия решения о взыскании образовавшейся недостачи руководство организации обязано выяснить причины возникновения ущерба (ст. 247 ТК РФ). Для этого с работника в письменной форме берут объяснение. В случае отказа или уклонения кассира от представления докладной записки (письменных объяснений) составляется акт. Руководитель организации или комиссия с участием специалистов проводит проверку и выносит решение о виновности или невиновности ответственного лица.

Если недостача возникла по вине кассира (например, он не использовал детектор валют), а сумма ее не превышает его среднего месячного заработка, руководитель имеет право принять решение о возмещении ущерба работником. Решение оформляется приказом.

Рассмотрим порядок оформления операций в программе "1С:Бухгалтерия бюджетного учреждения 8" на условном примере.

Пример

Кассир билетной кассы сдал выручку в основную кассу учреждения. При пересчете денежных средств для сдачи в банк обнаружилась неплатежеспособная купюра номиналом 1 000 руб. Других поступлений в кассу учреждения не было. В этом случае кассир билетной кассы, если с ним заключен договор о полной материальной ответственности, обязан возместить причиненный ущерб в полном объеме. По приказу директора недостача должна быть возмещена кассиром билетной кассы.

Начисление дебиторской задолженности по недостаче

Согласно пункту 172 Инструкции по бюджетному учету, утвержденной приказом Минфина России от 30.12.2008 № 148н, далее - Инструкция № 148н, суммы выявленных недостач денежных средств отражаются по дебету счета 020905560 "Увеличение дебиторской задолженности по недостачам финансовых активов" и кредиту счета 020104610 "Выбытия из кассы".

Согласно Приложению 4 к Инструкции № 148н при формировании номера счета бюджетного учета для счета 020905000 "Расчеты по недостачам финансовых активов" используется код бюджетной классификации вида КИФ (код главного администратора источников финансирования дефицита бюджета, код группы, подгруппы, статьи и вида источника финансирования дефицита бюджета). Таким образом, начисление суммы недостачи, равной номиналу неплатежеспособной купюры, отражается в бюджетном учете следующими записями:

Дебет КИФ 0 209 05 560 Кредит КИФ 0 201 04 610

В программе "1С:Бухгалтерия бюджетного учреждения 8" все операции по выбытию наличных денежных средств из кассы оформляются документами Расходный кассовый ордер.

Поскольку недостача или фальшивая купюра в кассе - это исключительный случай, для списания фальшивой купюры в документе Расходный кассовый ордер следует выбрать операцию Прочие выбытия наличных денежных средств (см. рис. 1).

Рис. 1

В качестве суммы документа следует указать номинал списываемых неплатежеспособных купюр.

На закладке Бухгалтерские записи следует указать КБК и КОСГУ, по которым списываемые наличные денежные средства поступили в кассу - КБК и КОСГУ остатка по счету НД "Поступления и выбытия наличных денежных средств"*. В условиях примера - это 074 30201010010000 130 "Доходы от оказания услуг федеральными учреждениями".

В качестве счета дебета и его аналитики следует указать счет 209.05 "Расчеты по недостачам финансовых активов" и лицо, которое обязано возместить недостачу.

Примечание:
* В программе "1С:Бухгалтерия бюджетного учреждения 8" учет движений наличных денежных средств в кассе в разрезе КБК и КОСГУ ведется на забалансовом счете НД "Поступления и выбытия наличных денежных средств".

У счета 209.05 указывается КБК вида КИФ, такой же, как у счета 201.04. Согласно Указаниям по применению бюджетной классификации РФ, утвержденным приказом Минфина России от 30.12.2009 № 150н, код следует выбрать из группы 000 01 05 02 01 00 0000 510 "Увеличение прочих остатков денежных средств бюджетов" классификации источников финансирования дефицитов бюджетов" (рис. 2).

Рис. 2

При проведении документа Расходный кассовый ордер будут сформированы бухгалтерские записи по списанию недостачи и начислению дебиторской задолженности. Также будут сформированы вторые записи по выбытию с забалансового счета НД.

Возмещение недостачи виновным лицом

Внесение наличных денежных средств в кассу в возмещение недостач согласно Инструкции № 148н отражается по дебету счета 0 201 04 510 "Поступления в кассу" и кредиту счета 0 209 05 660 "Расчеты по недостачам финансовых активов" (п. 172).

Такие операции оформляются в программе "1С:Бухгалтерия бюджетного учреждения 8" документами вида Приходный кассовый ордер с операцией Поступление средств в возмещение ущерба (209).

На закладке Бухгалтерские записи документа Приходный кассовый ордер следует указать КБК и КОСГУ, по которым недостача должна быть восстановлена на счете НД "Поступления и выбытия наличных денежных средств".

В условиях примера - это 074 30201010010000 130 "Доходы от оказания услуг федеральными учреждениями".

Списание недостачи за счет учреждения

Отсутствие или неисправность технических средств контроля, позволяющих выявлять поддельные денежные знаки, служат основанием для освобождения кассира от материальной ответственности (ст. 239 ТК РФ).

В подобной ситуации сумма недостачи, равная номиналу поддельной купюры, списывается согласно пункту 172 Инструкции № 148н за счет средств учреждения по кредиту счета 020905660 "Расчеты по недостачам финансовых активов" и дебету счета 040101172 "Доходы от реализации активов".

Такие операции оформляются в программе "1С:Бухгалтерия бюджетного учреждения 8" документами вида Операция (бухгалтерская).

Если кассир сомневается в подлинности или платежеспособности купюры, согласно пункту 16.6 Положения № 318-П и пункту 3 Приложения №1 к Порядку сомнительные денежные знаки Банка России передаются на экспертизу в кредитную организацию.

Сомнительную купюру обнаружил кассир банка

Как уже отмечалось выше, в соответствии с пунктом 16.1 Положения № 318-П в случае выявления при приеме наличных денег от представителя организации сомнительных, неплатежеспособных или имеющих признаки подделки денежных знаков Банка России объявление на взнос наличными 0402001 переоформляется на фактически вносимую сумму наличных денег.

Передача сомнительных денежных знаков на экспертизу, по нашему мнению, отражается в бюджетном учете с применением счета 0 201 03 000 "Денежные средства учреждения в пути":

Дебет КИФ 2 201 03 510 Кредит КИФ 2.201.04.610

Согласно Приложению 4 к Инструкции по бюджетному учету при формировании номера счета бюджетного учета для счета 0 201 03 000 "Денежные средства учреждения в пути" используется КБК вида КИФ.

Если обеспечение учреждения наличными денежными средствам производится со счета № 40116 "Средства для выплаты наличных денег бюджетополучателям" (далее - счет № 40116), открытого Управлению Федерального казначейства", то аналогом банковского счета № 40116 является счет бюджетного учета 0 210 03 000 "Расчеты по операциям с наличными денежными средствами получателя бюджетных средств".

В этом случае, полагаем, что передача сомнительных денежных знаков на экспертизу отражается в бюджетном учете также с применением счета 0 201 03 000 "Денежные средства учреждения в пути", поскольку переданные на экспертизу сомнительные денежные знаки не зачисляются на счет № 40116.

Соответственно должен быть переоформлен и расходный кассовый ордер на сдачу наличных денежных средств в банк:

• один расходный кассовый ордер оформляется на сумму принятых банком наличных денежных средств,
• второй - на сумму денежных знаков, признанных неплатежеспособными, в корреспонденции со счетом 0 209 05 660 "Расчеты по недостачам финансовых активов" или на сумму сомнительных или имеющих признаки подделки денежных знаков, переданных на экспертизу, в корреспонденции со счетом 0 201 03 510 "Денежные средства учреждения в пути".

Оформление выбытия из кассы неплатежеспособной купюры, признанной недостачей, было рассмотрено выше.

Рассмотрим, как отразить в программе передачу сомнительной купюры на экспертизу, на условном примере.

Пример 2

Кассир сдал выручку в банк. При пересчете денежных средств в банке обнаружилась сомнительная купюра номиналом 1000 руб.
Для проверки платежеспособности купюра была передана на экспертизу. Объявление на взнос наличными было переоформлено в банке на принятую банком сумму.
На сомнительную купюру номиналом 1000 руб. работник банка составил и выдал кассиру учреждения Справку ф. 0402159 и мемориальный ордер ф. 0401108 о передаче купюры на экспертизу.

Передача сомнительной купюры на экспертизу

Для отражения в бюджетном учете передачи сомнительной купюры на экспертизу документ Расходный кассовый ордер следует оформить с операцией Инкассация на банковский счет (201 03).

В качестве суммы документа следует указать номинал переданной на экспертизу сомнительной купюры.

На закладке Бухгалтерские записи следует указать КБК и КОСГУ, по которым списываемые наличные денежные средства поступили в кассу, то есть КБК и КОСГУ остатка по счету НД "Поступления и выбытия наличных денежных средств" (см. рис. 3). По этим же КБК и КОСГУ данная сумма будет учтена на забалансовом счете 17.03 "Поступление денежных средств в пути на счета учреждения"*.

Примечание:
* В программе "1С:Бухгалтерия бюджетного учреждения 8" аналитический учет поступлений средств в пути по целевому назначению по КБК и КОСГУ ведется на счете 17.03 "Поступление денежных средств в пути на счета учреждения".

Рис. 3

Зачисление (перечисление) суммы сомнительных денежных знаков, признанных по результатам экспертизы платежеспособными, на счет № 40116

Зачисление (перечисление) суммы сомнительных денежных знаков, признанных по результатам экспертизы платежеспособными, на счет № 40116 отражается датой Выписки из счета № 40116 записью:

Дебет КИФ 0 210 03 510 Кредит КИФ 0 201 03 610

Эта операция оформляется в программе "1С:Бухгалтерия бюджетного учреждения 8" документами вида Операция (бухгалтерская).

Обратите внимание - в документе Операция (бухгалтерская) необходимо ввести вторую запись по кредиту забалансового счета 17.03 "Поступление денежных средств в пути на счета учреждения" с КБК и КОСГУ, соответствующими целевому назначению денежных средств. В условиях примера - это доходы от оказания услуг федеральными учреждениями.

Начисление дебиторской задолженности по недостаче в связи с признанием денежных знаков неплатежеспособными или фальшивыми

Если в результате проведенной экспертизы установлено, что сомнительные денежные знаки неплатежеспособны, они передаются учреждению. Если в результате проведенной экспертизы сомнительные денежные знаки признаны поддельными, они передаются расчетно-кассовым центром в территориальные органы внутренних дел. В обоих случаях на основании акта экспертизы следует списать сумму, равную достоинству фальшивых банкнот, как недостачу на счет 020905560 "Увеличение дебиторской задолженности по недостачам финансовых активов".

На дату получения акта экспертизы о признании сомнительных денежных знаков поддельными или неплатежеспособными следует начислить недостачу в сумме номинала неплатежеспособной купюры:

Дебет КИФ 2 209 05 560 Кредит КИФ 2 201 03 610

В программе "1С:Бухгалтерия бюджетного учреждения 8" эта операция оформляется также документами вида Операция (бухгалтерская) (см. рис. 4).

Рис. 4

Обратите внимание - в документе Операция (бухгалтерская) необходимо ввести вторую запись по кредиту забалансового счета 17.03 "Поступление денежных средств в пути на счета учреждения", с КБК и КОСГУ, соответствующими целевому назначению денежных средств. В условиях примера - это доходы от оказания услуг федеральными учреждениями.