Как оформить отпуск по уходу за ребенком в «1С:Зарплате и управлении персоналом 8» ред. 3

О чем нужно знать работодателю

Статья 256 ТК РФ гарантирует право на отпуск по уходу за ребенком до достижения им возраста 3-х лет лицам, которые фактически осуществляют уход за ним. В пункте 19 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 28.01.2014 № 1 уточнено, что возможность предоставления такого отпуска не зависит от степени родства и совместного проживания с родителями (родителем) этого ребенка. В период указанного отпуска гражданам назначаются и выплачиваются государственные пособия, порядок, условия назначения и выплаты которых утвержден приказом Минздрав­соцразвития России от 23.12.2009 № 1012н (ред. от 04.05.2016) «Об утверждении Порядка и условий назначения и выплаты государственных пособий гражданам, имеющим детей».

Размер пособия по уходу за ребенком до 3-х лет составляет 50 руб. и предоставляется начиная с рождения ребенка (Указ Президента РФ от 30.05.1994 № 1110).

Порядок назначения и выплаты компенсаций матерям, находящимся в отпуске по уходу за ребенком до достижения им возраста 3-х лет, утвержден Постановлением Правительства РФ от 03.11.1994 № 1206.

Назначая пособие по уходу за ребенком до 1,5 лет, в первую очередь следует определить, имеет ли работник право на получение пособия. Ежемесячное пособие по уходу за ребенком назначается, если обращение за ним последовало не позднее 6 месяцев со дня достижения ребенком возраста 1,5 лет (ч. 2.1 ст. 12 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством», далее - Закон № 255-ФЗ).

Право на ежемесячное пособие по уходу за ребенком сохраняется в случае, если лицо, находящееся в отпуске по уходу за ребенком, работает на условиях неполного рабочего времени или на дому, а также в случае продолжения обучения (ч. 2 ст. 11.1 Закона № 255-ФЗ).

При этом застрахованному лицу, оформившему по месту работы отпуск по уходу за ребенком и работающему на дому, выплачивается и ежемесячное пособие по уходу за ребенком, и заработная плата пропорционально отработанному времени (письмо ФСС РФ от 10.08.2010 № 02-02-01/08-4003).

Если сотрудник подтвердил документально право на получение пособия, то далее определяется период, за который ежемесячно следует выплачивать пособие по уходу за ребенком.

В соответствии с частью 1 статьи 14 Федерального закона от 19.05.1995 № 81-ФЗ «О государственных пособиях гражданам, имеющим детей» пособие по уходу за ребенком выплачивается со дня предоставления отпуска по уходу за ним по день исполнения ребенку 1,5 лет.

Для вычисления величины ежемесячного пособия следует определить расчетный период. Ежемесячное пособие по уходу за ребенком исчисляется исходя из среднего заработка застрахованного лица, рассчитанного за два календарных года, предшествующих году наступления отпуска по уходу за ребенком, в том числе за время работы у других страхователей (ч. 1 ст. 14 Закона № 255-ФЗ).

Это означает, что при наступлении страхового случая в 2017 году расчетный период будет охватывать 2016 и 2015 годы.

Если в двух календарных годах, непосредственно предшествующих году наступления страхового случая, либо в одном из указанных годов сотрудник находился в отпуске по беременности и родам и (или) в отпуске по уходу за ребенком, то соответствующие календарные годы по заявлению застрахованного лица могут быть заменены предшествующими календарными годами.

При замене лет в целях расчета среднего заработка должно соблюдаться условие, что это приведет к увеличению размера пособия.

Закон не уточняет, какие именно годы можно заменить: произвольно выбранные или лишь те, что непосредственно предшествуют расчетному периоду. Минтруд России в письме от 03.08.2015 № 17-1/ООГ-1105 рекомендует производить замену лет на те годы, которые непосредственно предшествуют расчетному периоду (кроме случая нахождения в декретном отпуске несколько лет подряд).

Но органы ФСС РФ полагают правомерным в исключительных случаях производить замену лет на более ранние периоды, когда застрахованному лицу производились выплаты, облагаемые взносами (см. письма ФСС РФ от 30.11.2015 № 02-09-11/15-23247, от 11.11.2015 № 02-09-14/15-19937, от 11.11.2015 № 02-09-14/15-19989).

В любом случае, замена лет возможна только при условии, что это приведет к увеличению размера пособия.

Отпуск по уходу за ребенком в «1С:Зарплате и управлении персоналом 8» (ред. 3)

В программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» редакции 3 Отпуск по уходу за ребенком регистрируется одноименным документом.

Для того чтобы указать, что расчетный период среднего заработка следует изменить, нужно перейти по кнопке Открыть средний заработок к форме Ввода данных для расчета среднего заработка (рис. 1), установить переключать Расчетный период среднего заработка в положение Задается вручную и указать годы.

В средний заработок включаются все виды выплат и иных вознаграждений в пользу застрахованного лица, на которые начислены страховые взносы в ФСС РФ (с 01.01.2017 - в соответствии с главой 34 части второй НК РФ), в том числе за время работы у других страхователей.

Для учета заработка у других страхователей в прог­рамме «1С:Зарплата и управление персоналом 8» редакции 3 в документе Отпуск по уходу за ребенком на закладке Пособия необходимо установить флаг Учитывать заработок предыдущих страхователей. Затем в форме Ввода данных для расчета среднего заработка (см. рис. 1) по одноименной кнопке следует Добавить справку с пред. места работы.

Средний заработок учитывается за каждый календарный год в сумме, не превышающей установленную на соответствующий год предельную величину базы для начисления страховых взносов в ФСС РФ (ч.ч. 2 и 3.1 ст. 14 Закона № 255-ФЗ). В программе ограничения среднего заработка применяются автоматически.

Максимальная величина учитываемого при исчислении пособия годового заработка приведена в таблице 1.

Заменяя периоды, нужно учитывать эти ограничения и понимать, что более высокий заработок не всегда приводит к увеличению размера пособия. Например, в 2015 году заработок составил 600 000 руб., а в 2013 году - 700 000 руб. Но замена года не приведет к увеличению пособия, так как заработок 2015 года будет учтен при расчете среднего в полном объеме (600 000 руб. < ограничения 670 000 руб.), а заработок 2013 года будет ограничен величиной 568 000 руб.

Как было отмечено выше, находясь в отпуске по уходу за ребенком, сотрудник имеет право на пособие по уходу за ребенком до 3-х лет в размере 50 руб. за счет работодателя.

Пособие по уходу за ребенком до 3-х лет начисляется в программе от Даты начала отпуска по уходу за ребенком до даты, указанной в поле Пособие по уходу за ребенком до 3-х лет (за счет работодателя) Выплачивать по (см. рис. 1).

Рис. 1. Изменение расчетного периода среднего заработка

В соответствии с частью 2 статьи 11.1 Закона № 255-ФЗ пособие по уходу за ребенком сохраняется, если сотрудник работает на условиях неполного рабочего времени.

В программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» редакции 3 документ Изменение условий оплаты отпуска по уходу за ребенком (рис. 2) предназначен для регистрации изменений условий отпуска по уходу за ребенком, зарегистрированных ранее документом Отпуск по уходу за ребенком, в связи с выходом на работу на условиях неполного рабочего времени. Документ удобно вводить на основании отпуска, условия которого требуется изменить.

Рис. 2. Документ «Изменение условий оплаты отпуска по уходу за ребенком»

При необходимости на закладке Начисления можно не только возобновить ранее действующие начисления, но и изменить их.

Например, если выход сопровождается изменением графика работы сотрудника на график неполного рабочего времени, то для корректного расчета оклада может потребоваться изменить начисление Оплата по окладу на Оплата по окладу (по часам), т. е. Отменить старое начисление и Добавить новое.

Документ содержит печатную форму Приказ о работе на условиях неполного рабочего времени. Не забудьте настроить график неполного рабочего времени и перевести на него сотрудника.

Настраивается график в меню Настройки -> Графики работы Сотрудников -> Настройка графика работы следующим образом (рис. 3): следует установить флаг Неполное рабочее время и выбрать Вид неполного рабочего времени.

Рис. 3. Настройка графика неполного рабочего времени

Для корректного расчета зарплаты в условиях неполного рабочего времени нужно указать график, определяющий норму, установив флаг Считать норму по другому графику.

Указать, что сотрудник работает в условиях неполного рабочего времени, следует отдельно, одним из документов: Кадровый перевод, Кадровый перевод списком, Изменение графика работы списком.

Обратите внимание, что документ Изменение условий оплаты отпуска по уходу за ребенком применяется не только для оформления выхода из отпуска на условиях неполного рабочего времени с сохранением пособия по уходу за ребенком, но и для регистрации таких событий, как изменение количества детей, за которыми производится уход, изменение состава выплачиваемых пособий или длительности их выплаты. Этим документом предполагается изменение условий в рамках одного страхового случая.

Так, например, если требуется прервать отпуск по уходу за ребенком отпуском по беременности и родам, а затем вновь предоставить сотруднику отпуск по уходу за детьми, то такое событие регистрируется сначала документом Возврат из отпуска по уходу за ребенком (из первого отпуска) и, уже после окончания Отпуска по беременности и родам, новым документом Отпуск по уходу за ребенком.

Документ Возврат из отпуска по уходу за ребенком (рис. 4) необходим для оформления факта выхода на работу по окончании отпуска.

Рис. 4. Документ «Возврат из отпуска по уходу»

В отличие от предыдущих редакций автоматическое начисление заработной платы в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» редакции 3 не производится после Даты окончания, указанной в документе Отпуск по уходу за ребенком. Удобно формировать документ Возврат из отпуска по уходу за ребенком на основании документа Отпуск по уходу за ребенком по кнопке Создать на основании. Дата возврата из отпуска определяет день, начиная с которого зарплата сотруднику в программе будет начисляться автоматически. Этот документ предоставляет возможность Изменить начисления сотрудника. Для этого необходимо установить одноименный флаг на закладке Начисления.

На закладке Аванс при установленном флаге Изменить аванс можно установить вариант исчисления и сумму аванса.