Содержание
В прошлый раз мы остановились на обсуждении форм представления схемы документооборота (на тех из них, которые содержат графику). Графические образы универсальнее и лаконичнее словесных описаний. Поэтому именно пиктографическая форма применяется в дорожных знаках, относящихся к безопасности людей.
Карта документооборота
Поскольку мы работаем над схемой, которой однозначно не уготована роль "кино для избранных", она должна быть максимально и быстро понятной для любого специалиста, любой квалификации.
Представьте себе, что бизнес-процессы на вашем предприятии нанесены на некое подобие карты, где подразделения - это "населенные пункты", большего или меньшего размера. "Дорогами", соединяющими их, будут маршруты тех или иных технологических операций. Но для нужд бухгалтерии нам более всего интересны их пересечения, где формируются новые или фиксируются уже имеющиеся документы.
Согласитесь, чтобы быстро найти эти "пересечения", наши "точки документооборота", форма карты или схемы намного удобнее, чем ворох отпечатанных страниц, тем более в ситуации, которую не назовешь "линейной" - в случае сложного многопередельного производства, например.
Но как для путешественника сама по себе карта не может говорить о многом, и требуются подробности, так и схема бизнес-процессов даже в принятых на международном уровне символах workflow не даст бухгалтерии ожидаемого выигрыша. Обязательно потребуется расшифровка узловых точек, а именно:
- наименование возникающего (или регистрируемого) первичного документа, количество экземпляров в работе;
- форма обработки (только бумажная или + электронная);
- ответственный за формирование / регистрацию;
- срок регистрации / формирования и передачи каждого из экземпляров бумажной формы далее по маршруту (указывается маршрут каждого экземпляра).
Таким образом, графическая форма дает общую картину и место того или иного узла в общем процессе, а текстовая или табличная расшифровка - необходимую детализацию и уточнение.
Формат статьи не позволяет привести для примера фрагмент "настоящей" схемы документооборота. В минимально возможном варианте она может выглядеть так, как изображено на рисунке.
Преимущества схемы
В нашем кратком описании "картостроения", возможно, не так видны преимущества именно этого варианта, но практика проведения бизнес-класса "Документооборот на службе бухгалтерии" показала - в ходе разработки локальных участков схем документооборота участники признают удобство именно комбинированного варианта.
Спроецировав эту технологию на процессы внутри бухгалтерской службы, имеющей более 5 сотрудников (и вы - ее главный бухгалтер), вы можете "потренироваться" в создании и оптимизации своих схем.
Если при этом вы проведете соответствующие подсчеты и на связующих линиях обозначите среднестатистические объемы возникающих или обрабатываемых документов, то информативность вашей карты как рабочего инструмента станет еще выше. Потому что возможность "охватить одним взглядом" общую картину часто позволяет выявить и обдумать "узкие места", требующие резервирования, подстраховки, оптимизации, а может, и аргументированного (перед руководством) расширения штата. Это сродни анализу информации о "пробках на дорогах" как средству заблаговременно предупредить их и выбрать "маршруты объезда". Например, предусмотреть в плановом порядке перераспределение работ (а значит, дополнительно проинструктировать персонал) при наступлении "сезона отпусков" или привлечь дополнительные силы, если операционист собирается в учебный отпуск. И помните о том, что мы уже обсуждали в более ранних беседах - без хорошо выстроенных рабочих инструкций схема может вам помочь не со столь большой эффективностью, эти "инструменты" лишь дополняют друг друга!
Стоит ли "овчинка выделки"?
А вы попробуйте и проверьте сами!
Желаю Вам успехов!
