Новые формы АДВ-1, 2, 3 в «1С:Зарплате и управлении персоналом 8» ред. 3

Внимание! В учетных решениях «1С:Предприятие 8» обновление форм и форматов сведений, используемых для регистрации граждан в системе персучета (формы АДВ-1, 2, 3), поддерживается с выходом очередных версий. 

Формы сведений для регистрации граждан в системе персонифицированного учета

В связи с объединением ПФР и ФСС в Социальный фонд России, постановлением Правления ПФР от 31.10.2022 № 243п были обновлены формы и форматы сведений, используемых для регистрации граждан в системе индивидуального (персонифицированного) учета:

• анкета зарегистрированного лица (форма АДВ-1);
• заявление об изменении анкетных данных зарегистрированного лица, содержащихся в индивидуальном лицевом счете (форма АДВ-2);
• заявление о выдаче документа, подтверждающего регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учета (форма АДВ-3);
• опись документов, передаваемых страхователем в ПФР (форма АДВ-6-1);
• сведения о трудовом стаже застрахованного лица за период до регистрации в системе обязательного пенсионного страхования (форма СЗВ-К).

С 9 января 2023 года в формы добавлены строки для даты составления актовой записи о рождении и наименования органа, которым произведена государственная регистрация акта о рождении. Также с 2023 года формы сведений, используемые для регистрации граждан в системе персучета, представляются в СФР отдельно по каждому сотруднику.

Если при заключении трудового договора или договора гражданско-правового характера, на вознаграждения по которому начисляются страховые взносы, на физическое лицо не открыт индивидуальный лицевой счет (гражданин не имеет СНИЛС), работодателю необходимо представить в СФР анкету зарегистрированного лица (форма АДВ-1) не позднее рабочего дня, следующего за днем заключения трудового или гражданско-правового договора (п.10 приказа Минтруда России от 03.04.2023 №256н).

В форме АДВ-1 нужно указать ФИО принятого на работу сотрудника, его дату и место рождения, место регистрации и фактического места жительства, контактный телефон, паспортные данные и ИНН (при наличии) и представить в СФР вместе с описью документов, передаваемых страхователем в СФР (форма АДВ-6-1). После получения анкеты СФР в течение пяти рабочих дней примет решение об открытии лицевого счета либо об отказе в регистрации застрахованного лица.

Застрахованное лицо вправе представить в СФР через работодателя заявление об изменении анкетных данных застрахованного лица, содержащихся в индивидуальном лицевом счете (форма АДВ-2), при изменении данных или выявлении ошибки в СНИЛС (п.19 приказа Минтруда России от 03.04.2023 №256н). В форме АДВ-2 нужно указать изменившиеся анкетные данные сотрудника и представить в СФР вместе с описью документов, передаваемых страхователем в СФР (форма АДВ-6-1). После получения заявления СФР в течение пяти рабочих дней примет решение об изменении анкетных данных зарегистрированного лица, содержащихся в индивидуальном лицевом счете, либо об отказе в изменении анкетных данных.

Застрахованное лицо вправе представить в СФР через работодателя заявление о выдаче документа, подтверждающего регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учета (форма АДВ-3), в случае утраты или непригодности для использования Уведомления о регистрации (п.18 приказа Минтруда России от 03.04.2023 №256н). В форме АДВ-3 нужно указать соответствующие анкетные данные сотрудника и представить в СФР вместе с описью документов, передаваемых страхователем в СФР (форма АДВ-6-1). После получения заявления Фонд в течение пяти рабочих дней примет решение о выдаче уведомления о регистрации либо об отказе в выдаче уведомления.

Подготовка форм персонифицированного учета в программе 1С

Начиная с версий 3.1.23.833 и 3.1.27.51 в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» ред. 3 обновлены формы АДВ-1, 2, 3 в соответствии с постановлением правления ПФР от 31.10.2022 № 243п. Новые формы персучета дополнены реквизитами записей актов гражданского состояния: наименование органа записи актов гражданского состояния или МФЦ, которыми произведена регистрация акта гражданского состояния, дата составления и номер.

Подготовить новые формы персучета для передачи в СФР можно в разделе Кадры по ссылке Документы персучета (или в разделе Отчетность, справки – Документы персучета, а также с помощью сервиса 1С-Отчетность – папка Отчетность по физлицам), рис. 1.

Внимание! С 2023 года формы АДВ-1, 2, 3 в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» ред. 3 регистрируются на каждого сотрудника отдельно.

Для автоматического заполнения документов персучета нужно заполнить личные данные в справочниках Сотрудники или Физические лица (раздел Кадры): ФИО; дата рождения; пол; ИНН; место рождения; гражданство; документ, удостоверяющий личность; телефон; адрес по прописке; адрес по месту проживания. 

Форма АДВ-1 в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» ред. 3

При приеме на работу сотрудника, подлежащего обязательному пенсионному страхованию и не имеющего страхового свидетельства, необходимо подготовить для СФР анкету застрахованного лица (форма АДВ-1), рис. 2.

В документе Анкета застрахованного лица (АДВ-1) (Документы персучета – Пачка документов АДВ-2) нужно выбрать сотрудника. Анкета заполнится автоматически на основании личных данных из его карточки (раздел Кадры – Сотрудники или Физические лица). При этом программа «1С:Зарплата и управление персоналом 8» ред. 3 автоматически уведомит пользователя об отсутствии данных, необходимых для корректного заполнения заявления.

Подготовленную анкету можно вывести на печатать или выгрузить в файл, а также отправить в СФР из программы. Возможность проверки формы также доступна на командной панели. Опись передаваемых документов по форме АДВ-6-1 заполняется на основании документа и доступна по кнопке Печать. После установки флага Документ принят в СФР (не редактируется) внесение изменений в анкету будет недоступно.

После получения сотрудником Уведомления о регистрации в системе индивидуального (персонифицированного) учета СНИЛС нужно добавить в карточку сотрудника или физического лица.

Форма АДВ-2 в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» ред. 3

При изменении личных данных сотрудника необходимо подготовить для СФР заявление об изменении анкетных данных застрахованного лица, содержащихся в индивидуальном лицевом счете (форма АДВ-2), рис. 3.

В документе Заявление об обмене страхового свидетельства (АДВ-2) (Документы персучета – Пачка документов АДВ-2) нужно выбрать Сотрудника. Перед регистрацией заявления необходимо внести изменения в личные данные в справочниках Сотрудники или Физические лица (раздел Кадры). Дата получения свидетельства заполнится автоматически согласно дате создания документа.

В разделе Данные, указанные в действующем страховом свидетельстве, указываются действующие СНИЛС и ФИО сотрудника. Например, если у сотрудницы произошла смена фамилии, то в этом разделе нужно указать фамилию до смены (девичью). В разделе Включить в изменившиеся данные необходимо установить соответствующий флаг напротив изменившихся анкетных данных, которые нужно отразить в заявлении. Например, если у сотрудницы произошла смена фамилии, то в этом разделе необходимо установить флаг напротив пункта Фамилия. При этом программа «1С:Зарплата и управление персоналом 8» ред. 3 автоматически уведомит пользователя об отсутствии данных, необходимых для корректного заполнения заявления.

Подготовленное заявление можно вывести на печатать или выгрузить в файл, а также отправить в СФР из программы. Возможность проверки формы также доступна на командной панели. Опись передаваемых документов по форме АДВ-6-1 заполняется на основании документа и доступна по кнопке Печать. После установки флага Документ принят в СФР (не редактируется) внесение изменений в анкету будет недоступно.

Форма АДВ-3 в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» ред. 3

При утрате сотрудником СНИЛС необходимо подготовить для СФР заявление о выдаче документа, подтверждающего регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учета (форма АДВ-3), рис. 4. 

В документе Заявление о выдаче подтверждающего регистрацию документа (АДВ-3) (Документы персучета – Пачка документов АДВ-3) нужно выбрать сотрудника. Данные, указанные в действующем страховом свидетельстве, в соответствующем разделе заполнятся автоматически на основании данных выбранного сотрудника. Дата получения свидетельства заполнится автоматически согласно дате создания документа. При этом программа «1С:Зарплата и управление персоналом 8» ред. 3 автоматически уведомит пользователя об отсутствии данных, необходимых для корректного заполнения заявления.

Подготовленное заявление можно вывести на печатать или выгрузить в файл, а также отправить в СФР из программы. Возможность проверки формы также доступна на командной панели. Опись передаваемых документов по форме АДВ-6-1 заполняется на основании документа и доступна по кнопке Печать. После установки флага Документ принят в СФР (не редактируется) внесение изменений в анкету будет недоступно.