Новые правила регистрации ККТ с 1 сентября 2025 года

Как зарегистрировать ККТ с 1 сентября 2025 года

1 сентября 2025 года вступили в силу отдельные положения Федерального закона от 08.08.2024 №274-ФЗ, упростившие порядок регистрации приобретаемых онлайн-касс. Как и прежде, регистрация ККТ требует подачи специального заявления в налоговый орган. В отличие от ранее действовавших правил, подать такое заявление теперь разрешается, в том числе через портал Госуслуг, а также через компанию-изготовителя ККТ. 

Перед приобретением кассы следует убедиться, что сведения о ней внесены в реестр ККТ. Затем покупатель кассы должен оформить квалифицированную электронную подпись (если заявление о регистрации ККТ планируется подавать в электронном виде), а также заключить договор с оператором фискальных данных (ОФД). Через ОФД происходит направление сведений о расчетах и сформированных кассовых чеках в ФНС. Кроме того, операторы ответственны за проверку реализуемой продукции в рамках разрешительного режима продажи и передают сведения о реализации маркированных товаров в систему маркировки «Честный знак». Поэтому заключение договора с ОФД в целях регистрации и применения онлайн-кассы является обязательным.

Не заключать договор с ОФД разрешается только организациям и ИП, которые планируют использовать кассу в оффлайн-режиме, без передачи сведений в ФНС и «Честный знак». К таким пользователям отнесены организации и ИП, работающие на отдаленных территориях, где отсутствует подключение к интернету, а также на территории военных объектов, объектов органов ФСБ, органов государственной охраны и органов внешней разведки (п.7 ст.2 Федерального закона от 22.05.2003 №54-ФЗ). Такие компании вправе зарегистрировать новую кассу, отметив в заявлении, что касса будет работать в автономном режиме. Все прочие пользователи ККТ перед регистрацией кассы обязаны сначала заключить договор с ОФД. 

После этого можно подать заявление на регистрацию кассы. Заявление представляют по форме, утв. приказом ФНС от 08.09.2021 №ЕД-7-20/799@. В заявлении следует указать наименование организации или ФИО предпринимателя, ИНН пользователя, наименование и заводской номер экземпляра модели ККТ, а также наименование и заводской номер фискального накопителя. Если кассу планируется использовать в особых условиях (например, в автономном режиме или при продаже маркированной продукции), то в заявлении необходимо проставить отметки в соответствующих полях.

Подписанное заявление направляется в налоговый орган, который после его получения присвоит кассе регистрационный номер. Этот номер налоговая направит пользователю тем же способом, которым было подано заявление на регистрацию ККТ. 

Получив регистрационный номер ККТ, пользователь должен провести фискализацию кассы. Для этого в фискальный накопитель кассы необходимо ввести свои данные, данные ОФД, а также регистрационный номер, полученный из налогового органа. После ввода данных ККТ сформирует отчет о регистрации (первый чек), который необходимо направить в налоговый орган. Если договором с ОФД предусмотрена передача сведений из отчета о регистрации через оператора, то пользователь может не передавать данный отчет в налоговую - за него это сделает ОФД (п.3.1 ст.4.2 Федерального закона от 22.05.2003 №54-ФЗ).

Получив и проверив отчет о регистрации, налоговый орган в течение 5 рабочих дней с даты подачи заявления на регистрацию ККТ направит пользователю (ОФД) карточку регистрации кассы (п.7 ст.4.2 Федерального закона от 22.05.2003 №54-ФЗ). Сведения из данной карточки (параметры регистрации) нужно указать в личном кабинете ОФД. После этого регистрация ККТ считается завершенной, а компания может приступать к работе с онлайн-кассой.

Как перерегистрировать ККТ в 2025 году

ККТ подлежит обязательной перерегистрации: при истечении срока эксплуатации фискального накопителя; при окончании памяти фискального накопителя; при изменении данных, указанных при регистрации ККТ (например, меняется наименование компании, ОФД или место установки онлайн-кассы).

В первых двух случаях перерегистрация кассы осуществляется по причине замены фискального накопителя на новый. По общему правилу перерегистрация ККТ в таких ситуациях осуществляется в беззаявительном порядке, поскольку отчеты о закрытии фискальных накопителей и заявления о перерегистрации ККТ в связи с заменой фискальных накопителей ФНС с 1 марта 2025 года получает от ОФД (Федеральный закон от 08.08.2024 №274-ФЗ). 

В ряде случаев упрощенный порядок не применим, и от пользователя может потребоваться заявление о перерегистрации ККТ. Так, подавать заявление о перерегистрации необходимо (письмо ФНС от 12.02.2025 №АБ-4-20/1277@):

• при перерегистрации ККТ, применяемой в режиме, не предусматривающем обязательную передачу фискальных документов в налоговые органы в электронной форме через ОФД;
• при перерегистрации ККТ, работающей в составе автоматических устройств;
• если фискальный накопитель хотя бы какую-то часть времени работал в автономном режиме, даже если на момент закрытия архива он уже не работает в данном режиме;
• если фискальный накопитель был сломан и на нем невозможно сформировать отчет о закрытии архива.

В таких случаях необходимо закрыть архив фискального накопителя, сформировав соответствующий отчет о закрытии. Затем в кассу необходимо установить новый накопитель и направить в налоговый орган заявление о перерегистрации ККТ, приложив к нему отчет о закрытии фискального накопителя. Сделать это нужно в течение 5 рабочих дней со дня замены фискального накопителя (п.8.1 ст.4.2 Федерального закона от 22.05.2003 №54-ФЗ).

Также заявление о перерегистрации следует подать, если замена фискального накопителя не требуется и нужно только изменить данные, указанные при регистрации ККТ. В этом случае в налоговый орган требуется представить заявление, форма которого приведена в приложении №1 к приказу ФНС от 08.09.2021 №ЕД-7-20/799@), приложив к нему отчет об изменении параметров регистрации ККТ (п.4 ст.4.2 Федерального закона от 22.05.2003 №54-ФЗ).

В материале использованы фото: Dusan Petkovic / Shutterstock / Fotodom.