Содержание
Рост числа задач
А теперь представьте, что шариков становится больше, еще больше, еще больше… И уже нет возможности ни следить за ними, ни тем более - ловить их и снова отправлять в воздух!
Потому что существует предел того количества действий, которое человек способен выполнить в единицу времени. Вам это ничего не напоминает?
Ну, конечно, это довольно типичная ситуация для бухгалтера, когда дела ("первичка", вопросы, выяснения и прочее) сыплются на вашу голову, как из рога изобилия. В итоге - что-то недоделано, что-то просрочено, что-то забыто. А "цена вопроса" - это вечные авралы, переработки - ни вечеров свободных, ни, порою, выходных. И даже при этом гора незавершенных дел никак не уменьшается. А попытка все же сделать все и сразу порой оборачивается нагромождением невольных ошибок (от банальной усталости), что приводит, увы, к еще большему валу несделанных дел!
Как же быть?
Способы оптимизации
Выход, разумеется, один. Ограничить поток "шариков", которыми вам приходится жонглировать в единицу времени. Лишь тогда есть шанс не потерять ни одного.
То есть как? - спросите вы. Просто не делать чего-то? Но это же невозможно!
И "да", и "нет" одновременно. Есть целый арсенал способов ухода от патологической нехватки времени.
Первый способ - это делегирование полномочий.
Разумеется, вы можете его использовать лишь в том случае, если у вас в подчинении есть штат помощников - сотрудников бухгалтерской службы. Об этом подробнее будет идти разговор в последующих статьях нашей рубрики.
А вот второй способ применим уже и для тех главных бухгалтеров, которые работают без помощников. Итак, когда главбух "И швец, и жнец, и на дуде игрец".
Дел много. Все они "стучатся" в дверь вашего разума, как просители в дверь чиновника. Что делать с этой толпой? Как-то выстроить в очередь, разумеется. А по какому принципу?
Каждая из задач обладает, во-первых, некоторой степенью срочности, а во-вторых, некоторой степенью важности.
И для того, чтобы как-то упорядочить дела, их можно распределить на четыре категории.
Для этого можно визуализировать для себя матрицу "важности-срочности". Вот такую:
Каждый квадрант этой матрицы - это "полочка", на которую вы определите тот или иной документ или вопрос. Причем, как один, так и другой критерий сильно зависят от "контекста" - от ситуации конкретного предприятия, где вы работаете, а также от времени, в которое вы оцениваете решение данной задачи.
Например, о срочности создания того или иного отчета вы можете судить по соотношению текущей даты и даты предоставления этого отчета. А о важности - по тем последствиям, которые могут наступить, если не будет оформлен, например, пакет документов на внешнеторговую сделку.
Поэтому в определенные даты тот же отчет (например, налоговая декларация) может "перевесить" по приоритетам сбор пакета документов (потому что это не только срочно, но и важно - IV квадрант), а в иные дни - важным и срочным одновременно окажется уже пакет документов для сделки, а с отчетом можно повременить.
Список дел
Есть мнение, что у бухгалтера привычка составлять в начале рабочего дня список дел по приоритетам должна стать столь же неотъемлемой, как чистка зубов и, возможно, чашка кофе утром. Эффект, который вы получите от ежедневной ревизии своего списка, намного превысит время, потраченное на его составление.
Когда список "на сегодня" составлен, возьмите за правило свято соблюдать приоритетность дел. Если вы составили очередность дел, но кто-то "надавил" на вас и заставил что-то делать "вне очереди", считайте, что "посыпался" весь список. Об умении говорить законное "нет!" и о делегировании полномочий мы будем говорить в последующих статьях цикла.
А пока просто возьмите за правило все вновь поступившие (безусловно - "срочные и важные" с точки зрения их инициаторов) дела методично оценивать по предложенным критериям и пополнять ими список.
Впрочем, среди прочих есть единственный вид дел, которым сложно сказать "нет" - это задания от руководства. Если они возникают часто и вытесняют по приоритетам важности и срочности другие дела, остается лишь резервировать для таких заданий особое время в своем списке, а если они не поступили - время можно использовать для других дел по списку.
Данный способ (один из многих) управления собственными ресурсами (и ресурсами времени - в первую очередь), безусловно, хорош лишь в случае его регулярного применения. Закончился день (или наступило утро) - проведите ревизию списка. Вычеркните выполненные дела (и обязательно похвалите себя за это!), перенесите в список следующего дня все дела, которые не выполнены. И… нет-нет, не вздумайте себя корить за невыполнение! И проанализируйте, что помешало их выполнить. Результаты этого анализа мы обсудим в следующей статье.
До встречи! Ваша Вера
