Оформление МЧД для госорганов и внебюджетных фондов в программах 1С

Что такое МЧД и как она применяется

Машиночитаемая доверенность (МЧД) представляет собой электронный аналог обычной бумажной доверенности, подтверждающий полномочия должностного лица компании подписывать от ее имени электронные документы и направлять их в контролирующие ведомства и учреждения. МЧД создается в электронной форме в формате XML и подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью директора компании. МЧД можно оформить на любое должностное лицо организации. МЧД содержит следующие обязательные реквизиты:

• номер доверенности и сведения о доверителе;
• сведения о представителе (Ф.И.О., дату рождения, серию и номер паспорта, дату его выдачи, наименование и код органа, выдавшего паспорт, СНИЛС и ИНН);
• дату совершения доверенности и срок ее действия;
• перечень полномочий представителя;
• усиленную квалифицированную электронную подпись руководителя компании;
• возможность передоверия доверенности.

Сейчас использование МЧД не носит обязательного характера, поскольку электронные документы от имени компаний можно подписывать электронными подписями самих компаний. Такие подписи уже содержат ФИО владельца (конкретного работника), а также наименование компании, в интересах которой владелец подписи действует. 

В интересах организаций и ИП Правительство РФ продлило переходный период по использованию квалифицированной электронной подписи без использования МЧД. Применение МЧД станет обязательным с 1 сентября 2023 года. 

При этом пользователи 1С уже сейчас могут создавать, использовать и обмениваться МЧД с помощью сервиса «1С-Отчетность». 

Использовать МЧД для представления отчетности в контролирующие органы нужно строго по установленным форматам. 

По каким форматам оформлять МЧД для контролирующих органов

Единого формата МЧД, используемого в целях взаимодействия с различными ведомствами и внебюджетными государственными фондами, пока нет. Каждое контролирующее ведомство и фонд утверждает для организаций и ИП свой формат электронной доверенности, который позволяет представлять интересы компании именно в данном ведомстве или фонде.

В настоящее время свои форматы МЧД уже утвердили следующие ведомства:

• ФНС;
• ФСС;
• ПФР (МЧД для ПФР носит наименование «Уведомление о предоставлении полномочий представителю» (УПУП) и сейчас может применяться исключительно для сдачи персонифицированной отчетности по форме СЗВ-ТД. Представлять в ПФР другую отчетность на основании УПУП пока невозможно).

Перечисленные форматы МЧД уже поддержаны в учетных решениях 1С, и пользователи сервиса «1С-Отчетность» могут представлять отчетность на основании МЧД в ФНС, ФСС и ПФР. 

ВНИМАНИЕ! О поддержке работы с МЧД см. в "Мониторинге законодательства" в разделе "Машиночитаемые доверенности".

Все другие министерства и ведомства (например, Роструд, МВД, Роскомнадзор, МЧС, Росприроднадзор, прокуратура и т.д.) еще не утвердили свои форматы МЧД. Сроки их утверждения не называются. Но  использовать какой-либо один формат МЧД для всех государственных органов и ведомств компании не могут. 

Это значит, что формат МЧД, утвержденный ФНС, будет действителен только во взаимоотношениях с налоговыми органами. Такая доверенность не подойдет для представления интересов компании при сдаче отчетности или направлении юридически значимых сообщений в ПФР, ФСС и, скажем, в Росприроднадзор. 

Равным образом формат МЧД, утвержденный ПФР, можно использовать только в рамках взаимодействия с отделениями пенсионного фонда.  Документы, представленные в ФНС на основании доверенности, оформленной по формату ПФР, налоговики не примут. То же самое касается и других ведомств.

Действующие (утвержденные и поддержанные в 1С) МЧД для отдельных министерств и ведомств

Какие МЧД могут применять пользователи 1С

При этом в будущем не исключен переход всех контролирующих органов на единый формат МЧД, разработанный ФНС России. Так, Росстат уже проинформировал, что до конца текущего года намерен провести эксперимент по переходу на использование МЧД ФНС. Сейчас Росстат и налоговики договорились о внедрении в работу по сбору статистической отчетности приложения «Машиночитаемые доверенности», работающего на базе платформы ФНС России. Обкатку сдачи статотчетности на основании МЧД ФНС планируют завершить уже до конца текущего года, а с 2023 года организации и ИП смогут полноценно отчитываться в Росстат, используя МЧД ФНС.

Вполне возможно, что примеру Росстата в ближайшее время последуют и другие контролирующие ведомства и министерства. Но пока нет единого формата МЧД, и для полноценной работы компаниям необходимы отдельные доверенности для ФНС, ПФР и ФСС. 

Программы 1С позволяют работать со всеми типами МЧД, форматы которых уже были утверждены, через сервис «1С-Отчетность». 

МЧД для ФНС

МЧД для налоговых органов оформляются по формату, утв. приказом ФНС от 30.04.2021 № ЕД-7-26/445@. Новую МЧД в сервисе «1С-Отчетность» можно оформить в разделе Уведомления. В данном разделе нужно нажать команду Создать и в появившемся окне Виды уведомлений выбрать значение Машиночитаемая доверенность (ФНС).

Рис. 1. Выбор варианта оформляемой МЧД

Далее в открывшемся окне Машиночитаемая доверенность (ФНС) необходимо заполнить все обязательные реквизиты. В том числе здесь нужно указать и код ИФНС, в которой компания зарегистрирована. Если компания состоит на учете сразу в нескольких инспекциях, указывают код ИФНС, определенной в качестве основной. 

МЧД будет действовать во всех инспекциях, где компания-доверитель состоит на налоговом учете. Но в программе можно ограничить список ИФНС, для которых будет действовать МЧД. Для этого нужно перейти по ссылке, расположенной рядом с текстом Органы, для которых действует доверенность, и указать ИФНС, для которых будет применяться МЧД.

Рис. 2. Форма МЧД

Заполнив все обязательные реквизиты, МЧД надо отправить в ФНС для регистрации. Для этого используют команду Отправить. В строке состояния статус МЧД примет значение Отправлено оператору, а после регистрации налоговиками – значение Зарегистрировано. Информация о работнике, на которого была оформлена МЧД, автоматически будет добавлена в учетную запись ЭДО с сертификатом электронной подписи и номером оформленной доверенности.

Далее необходимо настроить отправку отчетности с использованием оформленной МЧД. Для этого в форме «Регистрация в налоговом органе» (по гиперссылке из карточки организации раздела Главное – Организации) переключатель Отчетность подписывает нужно установить в положение Представитель и перейти по ссылке Заполнить.

После этого откроется форма Представитель. В этой форме в поле Доверенность для электронного документооборота с налоговым органом нужно указать тип доверенности Машиночитаемые доверенности (ФНС). Здесь откроется список МЧД ФНС, в котором следует выбрать МЧД со статусом Зарегистрировано. Далее выбранные настройки нужно сохранить, после чего сдача отчетности в ФНС будет сопровождаться информационным сообщением о представительстве с указанием реквизитов доверенности и полномочий работника, на которого оформлена МЧД.

Также компания может в любое время отозвать оформленные МЧД для ФНС. Для этого используют заявление на отзыв МЧД в формате, рекомендованном письмом ФНС от 20.01.2022 № ЕА-4-26/534@. В программах 1С отозвать доверенность можно по команде Отозвать, располагаемой в командной сроке формы МЧД со статусом Зарегистрировано. Далее в открывшейся форме заявления на отзыв следует указать причину отзыва.

Рис. 3. Заявление об отзыве МЧД

МЧД для ПФР

Электронная доверенность ПФР формируется по формату, утвержденному постановлением Правления ПФР от 21.04.2022 № 63п. МЧД ПФР носит официальное наименование – Уведомление о предоставлении полномочий представителю в ПФР (УПУП). В настоящее время данная доверенность используется пока что только для сдачи в ПФР персонифицированной отчетности по форме СЗВ-ТД. Но в самом ближайшем будущем список отчетных форм и документов, отправляемых на основании МЧД ПФР, будет расширяться. 

Создать такую электронную доверенность можно в сервисе «1С-Отчетность», зайдя в раздел Уведомления и нажав команду Создать. В появившемся окне Виды уведомлений необходимо выбрать Уведомление о предоставлении полномочий представителю (ПФР) – УПУП. После этого появится окно самой МЧД ПФР, в котором нужно будет заполнить все обязательные реквизиты.

Рис. 4. Оформление МЧД ПФР

В частности, здесь следует заполнить поле Страхователь, указав наименование организации или ИП, и поле Сотрудник представителя, указав того работника, на которого будет оформлена МЧД ПФР. Данные о страхователе и его представители будут сформированы в документе автоматическим образом по данным учетной системы. Поля для указания сведений о документе, подтверждающем полномочия представителя (наименование, номер, кем выдан, срок действия), не являются обязательными для заполнения.

Рис. 5. Отзыв МЧД ПФР (УПРУП)

После заполнения нужно нажать команду Отправить, и УПРУП будет перенаправлено для регистрации в ПФР. Статус уведомления принимает значение Отправлено в ПФР, а после регистрации – Зарегистрировано.

Обратите внимание, что формировать УПУП и УПРУП могут пользователи с ролью Право на защищенный документооборот с контролирующими органами. Причем такая возможность предоставляется начиная с версии 3.0.121 в «1С:Бухгалтерии 8» редакции 3.0.

МЧД для ФСС

Электронная доверенность для ФСС оформляется по формату, размещенному на официальном сайте ФСС. Для создания новой МЧД в сервисе «1С-Отчетность» нужно зайти в раздел Уведомления, задействовать команду Создать и в появившемся окне Виды уведомлений выбрать Машиночитаемая доверенность (ФСС).

В отличие от доверенностей ФНС, при оформлении МЧД ФСС не нужно указывать номер доверенности. Новой МЧД автоматически присваивается новый уникальный идентификатор доверенности. После этого нужно заполнить все обязательные реквизиты МЧД.

Рис. 6. Реквизиты МЧД ФСС

При заполнении реквизита Полномочия представителя можно выбрать сразу все полномочия, необходимые работнику для взаимодействия с ФСС, но можно указать и отдельные действия. Справочник полномочий представителя для ФСС детализирован по типам и имеет иерархическую структуру. Если справочник вовремя не обновлен в программе, при заполнении МЧД ФСС могут отсутствовать определенные типы полномочий. В этом случае можно загрузить справочник полномочий напрямую с сервера ФСС, воспользоваться кнопкой Загрузить с сервера. Выбрав перечень полномочий, нужно их сохранить.

Рис. 7. Выбор полномочий представителя в МЧД ФСС

После указания всех реквизитов нужно нажать команду Отправить. Статус МЧД примет значение Отправлено в ФСС, а после регистрации – Зарегистрировано. Далее в разделе Настройки рабочего места «1С-Отчетность» нужно перейти по ссылке Настройки обмена с контролирующими органами и по ссылке Подключено и задействовать команду Настроить. В появившемся окне нужно выбрать зарегистрированную доверенность. Для взаимодействия с ФСС можно выбрать сразу несколько МЧД, оформленных для разных сотрудников компании. Перейдя по ссылке Несколько сертификатов, можно выбрать доверенность для каждого работника, который планирует взаимодействовать с ФСС.

Рис. 8. Настройка обмена МЧД с ФСС

Эти МЧД и станут прилагаться к электронным документам при сдаче обязательной отчетности в ФСС и обмене с фондом по ЭЛН и СЭДО. При этом компания опять же в любое время может отозвать оформленную МЧД ФСС.

Рис. 9. Отзыв МЧД ФСС

Для этого в окне доверенности нажать команду Отзыв машиночитаемой доверенности (ФСС) и указать причину отзыва. Одновременно можно аннулировать и все связанные с МЧД ФСС доверенности, установив признак Отозвать зависимые доверенности (при наличии). Далее нужно нажать команду Отправить, и заявление на отзыв МЧД будет направлено в фонд.