Эксперты 1С рассказывают, на что обратить внимание при проверке показателя на примере программы «1С:Зарплата и управление персоналом 8» ред. 3.
Важно различать показатели численности:
-
списочная численность – количество всех сотрудников на определенную дату;
-
среднесписочная численность – средний показатель за определенный период, рассчитываемый на основании ежедневной списочной численности;
-
средняя численность – включает среднесписочную численность, среднюю численность внешних совместителей и среднюю численность исполнителей по гражданско-правовым договорам (ГПХ).
В ССЧ включаются:
-
Основные работники по трудовым договорам, в том числе оформленные на неполную ставку.
-
Внутренние совместители – учитываются один раз, если по основному месту работы заняты полное время. Если же по основной работе они заняты неполное рабочее время, их ССЧ определяется пропорционально отработанному времени (включая время работы по совместительству), но не более чем как одна целая единица (п.16.1 Указаний №638).
-
Сотрудники в отпуске по уходу за ребенком, которые работают неполное время или на дому с сохранением права на пособие.
В ССЧ не учитываются внешние совместители; исполнители по договорам ГПХ; мобилизованные работники; работники в отпуске по беременности и родам, по уходу за ребенком, если они не работают, за исключением работающих на условиях неполного рабочего времени или на дому с сохранением права на пособие; работники в неоплачиваемом учебном отпуске.
❗ Работники в отпуске за свой счет, не связанном с учебой, включаются в расчет среднесписочной численности.
Формула расчета ССЧ
Согласно п.16 Указаний №638, формула расчета ССЧ выглядит так:
ССЧ за месяц = Сумма списочной численности работников за каждый календарный день месяца (включая праздничные и выходные дни) / Число календарных дней месяца
При этом списочная численность за выходной или праздничный день принимается равной списочной численности за предшествующий рабочий день. При двух и более выходных подряд – за рабочий день, предшествовавший выходным. Работник, у которого последний день работы – пятница, исключается из расчета ССЧ со следующего дня (с субботы). Дробное значение ССЧ округляется до целого по правилам математики.
Сотрудники, принятые на неполное рабочее время в соответствии с трудовым договором или переведенные с письменного согласия работника, учитываются пропорционально отработанному времени. Как целые единицы учитываются:
-
несовершеннолетние;
-
сотрудники на вредных и опасных работах;
-
инвалиды I и II групп;
-
женщины с дополнительными перерывами для кормления ребенка, а также работающие в сельской местности или в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях.
Сотрудники, работавшие неполное рабочее время по инициативе работодателя, учитываются как целые единицы.
Отражение ССЧ в регламентированных отчетах
Отдельная форма Сведения о среднесписочной численности отменена (Федеральный закон от 28.01.2020 № 5-ФЗ). Показатель ССЧ отражается в регламентированных отчетах (раздел Отчетность, справки – 1С-Отчетность – Отчеты – Создать):
-
в Разделе 2 формы ЕФС-1 – в поле «Среднесписочная численность работников»;
-
в Расчете по страховым взносам (РСВ) – на «Титульном листе» по строке «Среднесписочная численность работников»;
-
в Форме П-4 – на «Титульном листе» и в табличной части.
С 2026 года ФНС России применяет контрольное соотношение (КС) 1.154, согласно которому в РСВ среднесписочная численность, указанная на «Титульном листе», не должна превышать общее количество застрахованных лиц, указанных в подразделе 1 Раздела 1 по строке 010 и в подразделе 4 Раздела 1 по строке 010 (письмо ФНС России от 24.02.2026 №БС-36-11/1367@).
Проверка ССЧ в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» ред. 3
Для проверки среднесписочной численности работников в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» ред. 3 предусмотрен аналитический отчет Численность и текучесть кадров (или Численность и текучесть кадров за период, раздел Кадры – Кадровые отчеты), рис. 1.
Рис. 1. Отчет «Численность и текучесть кадров» в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» ред. 3
Отчет показывает ССЧ по каждому месяцу и итоговое значение за период. В нем также отображаются внешние совместители и сотрудники-договорники. Для отражения значения в разрезе подразделений в настройках отчета следует добавить группировку С разбивкой по подразделениям.
❗ Среднесписочная численность работников в составе РСВ всегда заполняется по организации в целом. Обособленные подразделения этот показатель не заполняют (письмо ФНС России от 22.01.2021 №БС-4-11/663 ). Также в расширенном виде настроек отчета на закладке Структура можно добавить группировку по полю Сотрудник.
Учет работников на неполной ставке зависит от настроек расчета зарплаты (рис. 2).
Рис. 2. Флаг «Рассчитывать среднесписочную численность внешних совместителей и работающих неполное время по отработанному времени» в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» ред. 3
Если флаг Рассчитывать среднесписочную численность внешних совместителей и работающих неполное время по отработанному времени (раздел Настройка – Расчет зарплаты) установлен, программа будет рассчитывать среднесписочную численность работников через отработанные часы и норму времени. При установленном флаге отчет Численность и текучесть кадров необходимо формировать после окончательного расчета заработной платы за последний месяц периода.
Если флаг снят, при расчете ССЧ программа будет учитывать долю ставки сотрудника в кадровом учете. При снятом флаге доля неполного рабочего времени учитывается, исходя из установленного графика работы сотрудника. В настройках графика неполного рабочего времени должны быть установлены флаги Неполное рабочее время и Считать норму по другому графику с выбором графика полного рабочего времени. Если норма по графику не установлена либо работнику назначен график полного рабочего времени, при расчете среднесписочной численности сотрудник будет учитываться по количеству занимаемых ставок.
Для передачи сведений о среднесписочной численности работников с бухгалтерской программой, например, с «1С:Бухгалтерия 8», ред. 3, в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» ред. 3 предусмотрен ежемесячный документ Отражение статистики персонала в бухучете (раздел Зарплата – Бухучет), который участвует в обмене. Документ создается на конец каждого месяца. По кнопке Заполнить в таблице появится список подразделений и среднесписочная численность сотрудников в каждом из них.
В материале использованы фото: A9 STUDIO, SuPatMaN / Shutterstock / Fotodom.
