Переход на электронные перевозочные документы в 2022 году

Обмен электронными перевозочными документами

В 2022 году для организаций и ИП поменяются правила работы с перевозочными документами. Главное изменение заключается в предоставлении бизнесу возможности оформлять перевозочные документы в электронном виде без дублирования их на бумажном носителе. Это значительно ускорит обмен документами в процессе грузоперевозок, обеспечит оперативный доступ к документации в любое время и с любых устройств, а также исключит вероятность порчи и утраты товарных накладных.

Напомним, до этого момента компании-перевозчики и их контрагенты могли формировать перевозочные документы в электронном формате только в рамках эксперимента, проводимого с конца 2020 года Минтрансом совместно с ФГУП «ЗащитаИнфоТранс» на территории Москвы, Татарстана, Московской, Калужской, Рязанской областей и Краснодарского края. Теперь же такая возможность вводится на постоянной основе во всех регионах страны. В этих целях в ближайшем будущем в России на базе Минтранса начнет работать государственная информационная система электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД), позволяющая всем желающим перейти на электронный документооборот в сфере грузоперевозок. 

Порядок функционирования ГИС ЭПД, особенности подключения к системе и общие правила оформления электронных перевозочных документов регламентированы в соответствии с Федеральным законом от 02.07.2021 № 336-ФЗ, внесшим изменения в «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта».

ГИС ЭПД представляет собой единую федеральную информационную систему, обеспечивающую формирование, получение, обработку, обмен и хранение электронных перевозочных документов, а также оперативное предоставление этих документов контролирующим органам. В перечень электронных перевозочных документов, формировать которые можно будет через ГИС, входят (ст. п. 27 ч. 1 ст. 2 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта»):

• электронная транспортная накладная;
• электронный заказ-наряд;
• электронная сопроводительная ведомость.

Подключиться к ГИС ЭПД сможет любая организация и ИП на добровольной основе.

Как подключиться к ГИС ЭПД

Участниками информационного взаимодействия в рамках ГИС ЭПД могут стать грузоотправители, перевозчики, грузополучатели, фрахтователи, фрахтовщики. Также непременными участниками системы являются операторы ЭДО. Чтобы подключиться к системе ГИС ЭПД, перечисленные компании должны заключить с оператором ЭДО, включенным в федеральный реестр (будет представлен на сайте Минтранса), соглашение об электронном документообороте перевозочных документов.

В рамках соглашения будут закреплены права и обязанности сторон электронного взаимодействия, а также оговорен порядок оформления и передачи электронных транспортных документов, в том числе и транспортных накладных.

После этого компании будет предоставлено специальное программное обеспечение (если у нее еще нет соответствующего учетного ПО, интегрированного с тем или иным оператором ЭДО) и квалифицированные электронные подписи, позволяющие в режиме 24/7 формировать, обрабатывать, получать и обмениваться с контрагентами электронными перевозочными документами без их дублирования на бумаге.

Переход на электронные перевозочные документы в 2022 году осуществляется в добровольном порядке. Однако с 2023 года такой переход может стать уже обязательным. Одновременно за организациями и ИП в текущем году сохраняется возможность формирования перевозочных документов на бумажном носителе.

Поэтому если тот или иной грузополучатель откажется подключаться к ГИС ЭПД, перевозчик беспрепятственно сможет выдавать ему бумажные перевозочные документы, в том числе и транспортные накладные.

Как будет работать система обмена электронными перевозочными документами

Сами перевозчики, грузоотправители и грузополучатели прямого доступа к ГИС ЭПД не получат. Все электронные документы будут вноситься в систему через операторов ЭДО.

Конкретный порядок и особенности документооборота электронных перевозочных документов позже будут установлены Правительством РФ. Напомним, ранее они устанавливались в соответствии с разделом № 8 постановления Правительства РФ от 21.12.2020 № 2200. Но с 01.01.2022 данные нормы были упразднены. 

Минтранс уже разработал проект правительственного постановления, утверждающего правила обмена электронными перевозочными документами. Ожидается, что новые правила вступят в силу и начнут применяться с 1 сентября 2022 года.

По новым правилам грузоотправитель станет формировать в своей учетной программе (интегрированной с оператором ЭДО) электронную транспортную накладную, подписывать ее усиленной квалифицированной электронной подписью и направлять ее своему оператору ЭДО. Далее оператор направляет сформированную таким образом накладную в ГИС ЭПД, а оттуда документ направляется уже перевозчику и непосредственно грузополучателю.

Перевозчик, проверив полученный груз с данными электронной накладной, ставит в ней свою подпись (электронная подпись должна быть и у водителей перевозчика) и осуществляет доставку груза по адресу грузополучателя. Последний, осуществив приемку полученного груза, подписывает электронную накладную, и она поступает как к грузоотправителю и перевозчику, так и в базу данных ГИС ЭПД.

При этом новые правила оговаривают и порядок разрешения возможных конфликтных ситуаций при формировании и обмене электронными перевозочными документами. Так, участники сделки смогут оспорить:

• факт отправления или получения электронной накладной;
• дату и время отправления и получения накладной;
• содержание и целостность отправленного/полученного документа;
• факт идентификации владельца электронной подписи, подписавшего накладную.

Конфликтные ситуации разрешаются сторонами обмена в рабочем порядке либо же комиссией по разрешению конфликтной ситуации Минтранса с привлечением специалистов из профильных организаций. Участник информационного обмена, инициировавший рассмотрение конфликтной ситуации, должен в течение одного рабочего дня направить уведомление о конфликте другим заинтересованным сторонам. В уведомлении указывается суть конфликтной ситуации, все реквизиты спорного электронного документа, ФИО и должности представителей стороны инициатора, уполномоченных провести урегулирование спора, их контактные телефоны и адреса электронной почты. Сторона, которой направлено уведомление, обязана не позднее трех рабочих дней после его получения провести проверку и устранить обстоятельства, которые привели к конфликту.

Если стороны уже поставили свои подписи под электронной накладной, она будет считаться достоверной как для участников сделки, так и для любых третьих лиц. 

Все поступившие в систему ГИС ЭПД электронные документы будут храниться в ней не менее 5 лет (п. 11 ч. 4 ст. 18.1 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ). Получить из базы и распечатать ранее сформированный документ смогут не только участники сделки, но и уполномоченные контрольно-надзорные органы.