Приказом Минфина России от 30.03.2015 № 52н «Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными (муниципальными) учреждениями, и Методических указаний по их применению» форма 0504206 «Карточка (книга) учета выдачи имущества в пользование» отнесена к первичным учетным документам, хотя по сути является регистром учета, ориентированным исключительно на ведение на бумаге.
Обратите внимание: при каждой выдаче МЗ в личное пользование и возврате из личного пользования в форме 0504206 должны расписаться лица, получившие имущество, с указанием даты получения. Информация о возврате имущества указывается в той же строке, что и его выдача.
Согласно пунктам 24, 25 Инструкции по применению Плана счетов бюджетного учета (утв. приказом Минфина России от 06.12.2010 № 162н, далее – Инструкция № 162н).
«24. Отражение в учете операций по перемещению материальных запасов внутри учреждения, осуществляется в регистрах аналитического учета материальных запасов путем изменения материально ответственного лица на основании следующих первичных документов:
- Требование-накладная (ф. 0315006);
- Меню - требование на выдачу продуктов питания (ф. 0504202);
- Ведомость на выдачу кормов и фуража (ф. 0504203);
- Ведомость выдачи материальных ценностей на нужды учреждения (ф. 0504210).
25. Списание материалов и продуктов питания производится на основании:
- Меню - требование на выдачу продуктов питания (ф. 0504202);
- Ведомость на выдачу кормов и фуража (ф. 0504203);
- Ведомость выдачи материальных ценностей на нужды учреждения (ф. 0504210);
- Путевой лист (ф. ф. 0340002, 0345001, 0345002, 0345004, 0345005, 0345007), применяющийся для списания в расход всех видов топлива;
- Акт о списании материальных запасов (ф. 0504230);
- Акт о списании мягкого и хозяйственного инвентаря (ф. 0504143), применяющийся для списания мягкого инвентаря и посуды. При этом списание посуды производится на основании данных Книги регистрации боя посуды (ф. 0504044)».
Приказом Минфина России от 17.08.2015 № 127н в Инструкцию № 162н внесены изменения, однако список документов–оснований передачи в эксплуатацию материальных запасов и списания их со счета 05 «Материальные запасы» не претерпел изменений.
Поэтому в документе Списание материалов, применяемом в программе «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8» для списания МЗ со счета 105 00 «Материальные запасы», реализовано формирование только перечисленных выше документов и Бухгалтерской справки (ф. 0504833). А в документе Поступление материалов прочее, применяемом для оформления прихода на склад возвращенных из пользования материальных запасов, формируется приходный ордер на приемку материальных ценностей (нефинансовых активов) (ф. 0504207).
Карточка (книга) учета выдачи имущества в пользование (ф. 0504206) - это форма оперативного - складского учета, которая ориентирована на бумажный документооборот. Эту форму ведет кладовщик от руки на складе.
Заказать бланки ф. 0504206 можно в типографии или распечатать форму с сайта Минфина и вести ее на бумаге.
Следует отметить, что для ведения оперативного учета форменной и специальной одежды и обуви, средств индивидуальной защиты и иного имущества, передаваемого в личное пользование в соответствии с нормами выдачи, предназначен программный продукт «1С:Вещевое довольствие 8». В нем ведется учет норм обеспечения работников имуществом, предусмотрено формирование таких документов, как Карточка учета форменной одежды (арматурная карточка, личная карточка работника); Личная карточка учета выдачи СИЗ (приложение к приказу Минздравсоцразвития России от 01.06.2009 № 290н), Карточка (книга) учета выдачи имущества в пользование (ф. 0504206).
Реализована синхронизация данных в программах «1С:Вещевое довольствие 8» и «1С:Бухгалтерии государственного учреждения 8».
Личная карточка учета выдачи СИЗ, утвержденная приказом Минздравсоцразвития России от 01.06.2009 № 290н, также ориентирована на ведение учета на бумаге. Вместе с тем Межотраслевыми правилами обеспечения работников специальной одеждой, специальной обувью и другими средствами индивидуальной защиты, утвержденными приказом Минздравсоцразвития России от 01.06.2009 № 290н, предусмотрено, что работодатель вправе вести учет выдачи работникам СИЗ с применением программных средств (информационно-аналитических баз данных). Электронная форма учетной карточки должна соответствовать установленной форме личной карточки учета выдачи СИЗ. При этом в электронной форме личной карточки учета выдачи СИЗ вместо личной подписи работника указываются номер и дата документа бухгалтерского учета о получении СИЗ, на котором имеется личная подпись работника.
В формируемых в программе «1С:Вещевое довольствие 8» Личной карточке учета выдачи СИЗ и Карточке учета выдачи имущества в пользование (ф. 0504206) вместо личной подписи работника указываются наименование, номер и дата документа о получении и возврате/списании имущества по истечении срока носки/годности.
Рис. 2
