Персонифицированная отчетность за 2010 год в "1С:Предприятии 8"

Формы персонифицированного учета

Примечание:
Федеральным законом от 08.12.2010 № 339-ФЗ установлены новые сроки сдачи персонифицированного отчета - не позднее 15-го числа второго календарного месяца, следующего за отчетным периодом. Новый документ вступает в действие с 01.01.2011. Пока нет официальных разъяснений относительно того, нужно ли руководствоваться новыми правилами при сдаче отчета за 2010 год. Следите за новостями сайта.

Начиная с 2010 года применяются новые формы персонифицированного учета. Соответствующие изменения в постановление Правления ПФР от 31.07.2006 № 192п "О формах документов индивидуального (персонифицированного) учета в системе обязательного пенсионного страхования и Инструкции по их заполнению" внесены постановлением Правления ПФР от 07.07.2010 № 166п (см. таблицу 1).

Таблица 1

На что обратить внимание

Отчетным периодом, за который представляются сведения, является 2010 год, однако фактически в сведениях указываются суммы взносов и записи о стаже за последние шесть месяцев 2010 года, т. е. за период с 01.07.2010 по 31.12.2010.

В индивидуальных сведениях указываются суммы как начисленных, так и уплаченных за застрахованных лиц страховых взносов, причем начисленные взносы - это взносы, начисленные ЗА второе полугодие 2010 года, а уплаченные взносы, это взносы, уплаченные В течение второго полугодия 2010 года. Сумма уплаченных взносов может превышать сумму начисленных взносов.

Суммы уплаченных взносов по каждому застрахованному лицу определяются в результате распределения общих сумм перечисленных на страховую и накопительную часть пенсии взносов пропорционально начисленным суммам взносов. Такой порядок соответствует Правилам учета страховых взносов, включаемых в расчетный пенсионный капитал, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 12.06.2002 № 407. Пропорция для распределения рассчитывается отдельно для каждого отчетного периода. Если во II полугодии 2010 года производится погашение задолженности по страховым взносам за застрахованное лицо, уволенное в I полугодии, то уплаченные суммы отражаются в индивидуальных сведениях за отчетный период, в котором эти суммы уплачены, то есть в индивидуальных сведениях за 2010 год.

На застрахованных лиц, у которых в I полугодии 2010 года суммы выплат, произведенных в их пользу, превысили предельную величину базы для начисления страховых взносов (415 000 руб.), за 2010 год представляются индивидуальные сведения, содержащие только данные о страховом стаже застрахованного лица.

Индивидуальные сведения формируются в разрезе категорий застрахованных лиц. Для каждой категории формируется отдельная пачка сведений СЗВ-6-1 или реестр СЗВ-6-2. Застрахованное лицо может относиться к нескольким категориям (если взносы с выплат в его пользу уплачивались по различным тарифам). Например, страховые взносы с выплат в пользу работников организации, применяющей общую систему налогообложения и уплачивающей ЕНВД по отдельным видам деятельности, в 2010 году уплачивались: в отношении деятельности, облагаемой ЕНВД - по пониженным тарифам. Сведения о стаже и взносах таких застрахованных лиц следует разделить по категориям и сделать отдельные пачки СЗВ-6-1 или реестры СЗВ-6-2 для каждой категории застрахованных лиц.

В результате получится, что сведения об одном и том же застрахованном лице будут включены в несколько документов СЗВ-6-1, СЗВ-6-2 (в каждый из которых войдет только "часть" сведений, относящихся к соответствующей категории застрахованного лица).

Подготовка сведений в программе

Порядок подготовки отчетных сведений рассмотрим на примере программы "1С:Зарплата и управление персоналом 8".

Для подготовки индивидуальных сведений в программе предназначены следующие документы:

• для индивидуальных сведений по формам СЗВ-6-1, СЗВ-6-2 - документы Сведения о страховых взносах и стаже застрахованных лиц (СЗВ-4, СЗВ-6);
• для описи по форме АДВ-6-2 - документы Опись сведений АДВ-6-2 (до 2010 года - Ведомость уплаты АДВ-11).

В программе имеется специализированный инструмент, который позволяет сформировать все необходимые сведения за один шаг - обработка Подготовка данных для ПФР.

Чтобы сформировать отчет нужно:

• произвести автоматическое формирование сведений;
• проверить и при необходимости отредактировать автоматически сформированные программой записи, касающиеся стажа работников;
• сформировать печатные формы документов (файлы) для передачи в ПФР.

Подготовка к формированию сведений

Рассмотрим, какие данные должны быть введены в программу для возможности автоматического формирования индивидуальных сведений.

1. Данные справочника Организации. Должны быть указаны коды ИНН, КПП, регистрационный номер в ПФР, организационно-правовая форма по ОКОПФ. Если организация (обособленное подразделение организации с выделенным балансом) расположена в особых территориальных условиях (районах Крайнего Севера, зоне отчуждения и т. п.), то для нее должно быть указано значение территориальных условий ПФР (указывается выбором из соответствующего классификатора ПФР на закладке Расчет зарплаты формы редактирования сведений об организации).

2. Данные справочника Подразделения организаций. Если в районе с особыми территориальными условиями располагается одно или несколько обособленных подразделений организации, не выделенных на отдельный баланс, то значение территориальных условий ПФР должно быть указано для соответствующих элементов справочника Подразделения организаций.

3. Данные справочника Должности организаций. Если в организации имеются должности из списков профессий и должностей с вредными и тяжелыми условиями труда, занятость в которых дает право на льготное пенсионное обеспечение (Список № 1, Список № 2, утвержденные постановлением Кабинета Министров СССР от 26.01.1991 № 10), то для них в справочнике Должности организаций должен быть указан соответствующий Код позиции списка (рис. 1).

Рис. 1

Для должностей, работа на которых дает право на досрочное назначение пенсии, в справочнике Должности организаций должен быть заполнен реквизит Основание выслуги лет - указана позиция из соответствующего классификатора ПФР.

4. Сведения о штатных единицах организаций. Если в организации имеются рабочие места, которые отнесены к рабочим местам с тяжелыми или вредными условиями труда, работа на которых дает право работнику на льготное пенсионное обеспечение, то в регистре сведений Штатное расписание организаций для соответствующих штатных единиц должен быть заполнен реквизит Условия труда (рис. 2).

Рис. 2

5. Сведения о периодах работы. За отчетный период в программе должны быть введены все кадровые документы: Прием на работу в организацию, Кадровое перемещение организаций, Увольнение из организаций. Периоды работы для лиц, выполнявших в течение отчетного периода работы по гражданско-правовым договорам, должны быть зарегистрированы с помощью документов Договор на выполнение работ с физ.лицом. На основании этих данных будут формироваться записи о стаже застрахованных лиц.

6. Персональные данные застрахованных лиц. Для лиц, выполнявших в течение отчетного периода работы по трудовым договорам или гражданско-правовым договорам, в справочнике Физические лица обязательно должны быть указаны: ФИО; номер страхового свидетельства ПФР; данные документа, удостоверяющего личность; адрес для информирования физлица (адрес, по которому ПФР будет направлять информацию о состоянии индивидуального лицевого счета).

7. Сведения об инвалидности физических лиц. Сведения вводятся в разделе Инвалидность формы редактирования данных физического лица и сохраняются в периодическом регистре сведений Сведения об инвалидности физлиц.

8. Сведения об особых периодах стажа. В подсистеме начисления зарплаты должны быть произведены все начисления за отчетный период, в том числе за периоды временной нетрудоспособности, отпусков по беременности и родам, по уходу за ребенком, а также зарегистрированы отпуска без сохранения зарплаты. Выделение особых периодов стажа при формировании сведений будет производиться по данным регистра расчета Основные начисления организаций. Следовательно, если какой-то период в подсистеме начисления зарплаты зарегистрирован не будет, в записи о стаже он не попадет.

9. Настройки видов расчетов. Должны быть настроены виды расчетов из плана видов расчетов Основные начисления организаций. Для видов расчетов, регистрирующих начисления за работу полную смену в пределах нормы времени, а также за неотработанные полные смены, должен быть задан Вид стажа для целей персонифицированного учета ПФР (указывается на закладке Использование формы вида расчетов - рис. 3). Для видов расчетов, регистрирующих обычные периоды работы, в этом реквизите указывается значение Включается в стаж для досрочного назначения пенсии. Это означает, что период работы должен отражаться в записях о стаже, причем если у работника имеются какие-то особые основания для пенсионного обеспечения (особые условия труда и т. п.), то этот период работы должен определяться как стаж "особой работы". Если оснований для льготного пенсионного обеспечения нет (не заполнены реквизиты особых условий для организации, подразделения, должности, штатной единицы), то этот период учитывается в записях о стаже как период обычной работы.

Рис. 3

Если какие-то периоды работы не должны включаться в стаж "особой работы", но должны засчитываться в страховой стаж, то для соответствующих видов расчетов следует указать значение Включается в страховой стаж. Для видов расчетов, регистрирующих особые периоды стажа, должно быть указано:

• для временной нетрудоспособности - значение Временная нетрудоспособность;
• для отпусков без сохранения зарплаты - значение Отпуск без сохранения зарплаты;
• для отпусков по беременности и родам - значение Декрет;
• для отпусков по уходу за ребенком до 1.5 лет - значение Дети.

Для видов расчетов, регистрирующих периоды, не засчитываемые в страховой стаж, например, для вида расчетов Прогул, простой по вине работника, указывается значение Не включается в страховой стаж.

10. Сведения о начисленных и уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование. Должен быть произведен расчет страховых взносов за все месяцы отчетного периода (рассчитаны и проведены документы Начисление страховых взносов). Должны быть отражены сведения об уплате страховых взносов на страховую и накопительную часть пенсии (введены и проведены документы Расчеты по страховым взносам с видом операции Уплата).

Автоматическое формирование сведений

Рассмотрим, как сформировать индивидуальные сведения за 2010 год с помощью обработки Подготовка данных для ПФР (рис. 4).

Рис. 4

В форме обработки необходимо указать организацию (или обособленное подразделение с выделенным балансом), от имени которой формируются сведения. В реквизите Отчетный период - указать 2010 год. Переключатель Назначение при подготовке отчетных сведений установить в положение Квартальная отчетность (СЗВ)*.

Примечание:
* Позиция переключателя называется "Квартальная отчетность (СЗВ)", поскольку с 2011 года индивидуальные сведения должны представляться в органы ПФР с периодичностью раз в квартал (отчетными периодами признаются первый квартал, полугодие, девять месяцев и календарный год). В 2010 году отчетными периодами являлись первое полугодие и календарный год.

Затем с помощью кнопки Сформировать сведения запускается процедура автоматического формирования отчетных сведений. Сформированные сведения отображаются в форме обработки:

• в верхней области данной формы (Документы, пачки документов) отображаются данные описи по форме АДВ-6-2;
• в средней области (Состав описи) отображается список автоматически сформированных пачек документов СЗВ-6-1 и реестров СЗВ-6-2. Для каждого документа приводятся сведения о суммах начисленных и уплаченных взносов, рассчитанных в целом по документу. В правой части приводятся данные выделенного в списке документа: тип сведений - исходные, тип формы СЗВ-6-1 или СЗВ-6-2, дата заполнения, номер пачки, категория застрахованного лица, данные о руководителе. Перемещая курсор по списку документов можно просмотреть данные каждого документа;
• в нижней области формы (Состав пачки) отображается список застрахованных лиц, сведения на которых содержатся в выделенном документе. В правой части можно увидеть индивидуальные сведения лица, выделенного в списке в левой части формы. Перемещая курсор по списку застрахованных лиц можно просмотреть индивидуальные сведения каждого лица. С помощью кнопки Перенести в другую пачку можно перенести сведения застрахованного лица в другую пачку документов СЗВ-6-1или реестр СЗВ-6-2.

Собранные сведения группируются по категориям застрахованных лиц и автоматически разбиваются на пачки документов СЗВ-6-1и реестры СЗВ-6-2.

Категория застрахованного лица, к которой следует отнести сведения, определяется по виду тарифа страховых взносов, установленного для организации. Для инвалидов используется категория "ОЗОИ (ОСОБАЯ/ЗОНА/ОРГАНИЗАЦИИ/ИНВАЛИДОВ)". Для организаций, переведенных на уплату ЕНВД, сведения о застрахованных лицах относятся к категории "УСЕН (УПРОЩЕН/ СИСТЕМА/ЕДИНЫЙ/НАЛОГ)" при наличии у застрахованного лица взносов, исчисленных по пониженному тарифу. При этом учитывается, что вид тарифа взносов, наличие ЕНВД, статус инвалидности может изменяться в течение отчетного периода, т. е. категория застрахованного лица определяется отдельно для каждого месяца отчетного периода.

Для каждой категории застрахованных лиц формируется отдельная пачка сведений СЗВ-6-1 или реестр СЗВ-6-2.

В реестр по форме СЗВ-6-2 помещаются сведения о застрахованных лицах, не имеющих оснований для льготного пенсионного обеспечения и "особых" периодов стажа (отпусков без сохранения зарплаты, временной нетрудоспособности и т. п.). В реестре могут быть указаны несколько записей о стаже одного и того же застрахованного лица (например, в случае если работник был уволен, а затем вновь принят на работу в течение отчетного периода). Максимальное количество записей в одном реестре СЗВ-6-2 составляет 32 000.

Сведения о застрахованных лицах, имеющих в отчетном периоде "особые" периоды стажа и/или основания для льготного пенсионного обеспечения, помещаются в пачки документов СЗВ-6-1. Максимальное количество документов СЗВ-6-1 в пачке - 200. Если в организации работают более 200 человек, относящихся к одной и той же категории застрахованных лиц, сведения по которым необходимо подать по форме СЗВ-6-1, то при автоматическом формировании сведений будут созданы несколько пачек документов.

Для всех сформированных сведений формируется одна опись по форме АДВ-6-2. При записи сведений в информационную базу опись сохраняется в виде документа Опись сведений АДВ-6-2. Каждая пачка документов по форме СЗВ-6-1 и реестр по форме СЗВ-6-2 сохраняется в виде экземпляра документа Сведения о страховых взносах и стаже застрахованных лиц. Ссылки на документы Сведения о страховых взносах и стаже застрахованных лиц прописываются в табличной части документа Опись сведений АДВ-6-2. Таким образом, комплект отчетных сведений в программе представляет собой один документ Опись сведений АДВ-6-2 и связанные с ним документы Сведения о страховых взносах и стаже застрахованных лиц.

Работа с этими документами (просмотр, редактирование, печать, выгрузка в электронном виде) может производиться непосредственно в форме обработки Подготовка данных для ПФР.

Просмотр и редактирование записей о стаже

Просмотреть и при необходимости отредактировать записи о стаже можно в форме обработки Подготовка данных для ПФР. Записи о стаже работника отображаются в табличной части Периоды работы за отчетный период.

Если в отчетном периоде у работника имелись особые периоды стажа (временная нетрудоспособность, отпуск без сохранения зарплаты, по беременности и родам, по уходу за ребенком), то в записях о стаже они будут выделены отдельно (рис. 5). Код, предусмотренный в классификаторе для этого периода стажа, будет указан в реквизите Отпуск/болезнь.

Рис. 5

Если в течение отчетного периода у работника были периоды работы в особых условиях, дающие право на досрочное назначение пенсии, то для этих периодов стажа заполняются соответствующие реквизиты записей о стаже (см. таблицу 2). Некоторые из этих сведений заполняются автоматически, для других предусмотрен только ручной ввод.

Ручное редактирование сформированных записей о стаже нужно в следующих случаях:

• если лицо работает в особых или вредных условиях труда, и в программе не ведется штатное расписание, или данные кадрового учета не соответствуют штатному расписанию, то код особых условий труда указывается вручную;
• если лицо по роду работы имеет различные условия труда, причем невозможно выделить период работы в особых или вредных условиях труда, то для него необходимо ввести несколько записей о стаже с указанием количества месяцев и дней работы;
• если лицо имеет право на льготное пенсионное обеспечение, по которому предусматривается исчисление стажа в соответствии с помесячным учетом фактически отработанного времени (например, для водолазов или при работе в условиях повышенного атмосферного давления);
• если лицо имеет право на досрочное назначение пенсии по основанию, для которого правилами заполнения формы СЗВ-6-1 предусмотрено обязательное указание дополнительных сведений (например, налет часов для работы в летном составе).

Пример 1

Работник организации выполняет работы во вредных условиях труда (код особых условий - 27-2) в должности красильщика меха и шубной овчины (код позиции по списку № 2 - 2210800а-13184). Сведения об условиях труда в регистре сведений Штатное расписание организаций, код позиции списка указан в справочнике Должности организаций. Записи о стаже работника формируются полностью автоматически, при этом заполняются код особых условий труда и код позиции списка (рис. 6).

Рис. 6

Пример 2

Работник выполняет работы в различных условиях труда, причем невозможно выделить период работы в особых или вредных условиях труда. Автоматически сформированные записи о стаже необходимо скорректировать вручную: по одному периоду работы необходимо ввести несколько записей о стаже для различных условий работы с указанием количества месяцев и дней работы. Начало и окончание периода, а также территориальные условия указываются только в первой записи (рис. 7).

Рис. 7

Пример 3

Работник работает в организации, расположенной в особых территориальных условиях (МКС) на полставки в режиме неполного рабочего времени (неполный рабочий день). Сведения о территориальных условиях указаны в справочнике Организации, количество занимаемых ставок указано при приеме сотрудника на работу. Записи о стаже работника формируются полностью автоматически, при этом заполняются код территориальных условий и, так как работник работает неполный рабочий день, указывается количество занимаемых им ставок (рис. 8).

Рис. 8

Сведения о суммах взносов

Суммы начисленных и уплаченных взносов на страховую и накопительную часть пенсии по каждому застрахованному лицу можно увидеть в форме обработки Подготовка данных для ПФР, фактически эти сведения хранятся в документах Сведения о страховых взносах и стаже застрахованных лиц (СЗВ-4, СЗВ-6). При автоматическом формировании сведений суммы взносов заполняются автоматически. При необходимости переформировать сведения по взносам на основании данных информационной базы необходимо воспользоваться кнопкой Рассчитать взносы.

Начисленные суммы взносов определяются по данным регистра накопления Страховые взносы исчисленные. Данные в этот регистр заносятся при проведении документа Начисление страховых взносов. Суммы начисленных взносов хранятся в разрезе физических лиц и месяцев отчетного периода, поэтому для отражения суммы начисленных взносов по страховому лицу в отчетности производится суммирование взносов по этому лицу за все месяцы отчетного периода (конечно, при условии, что категория застрахованного лица в течение отчетного периода не изменялась; если же категория изменялась, то взносы для каждой категории суммируются отдельно).

Сумма уплаченных по каждому застрахованному лицу взносов определяется расчетным путем - путем пропорционального распределения общей уплаченной суммы между застрахованными лицами. Распределение производится пропорционально сумме начисленных взносов. Причем, так как в отчетном периоде производятся не только текущие платежи, но и уплата взносов в счет погашения задолженности за предыдущие периоды, то распределение осуществляется отдельно для каждого отчетного периода.

При формировании сведений за 2010 год - отдельно распределяются взносы, уплаченные во II полугодии 2010 года за I полугодие 2010 года, и отдельно - за II полугодие 2010 года.

Сумма уплаченных за отчетный период взносов рассчитывается отдельно для страховой и накопительной части по формуле:

где:
Начислено взносов по ЗЛ - сумма начисленных по этому застрахованному лицу и по этой категории застрахованных лиц за отчетный период взносов;
Уплачено взносов всего - общая сумма уплаченных в отчетном периоде взносов;
Начислено взносов всего - общая сумма начисленных за отчетный период взносов по всем застрахованным лицам.

Общие суммы начисленных и уплаченных за отчетный период взносов определяются по данным регистра накопления Расчеты по страховым взносам. Общая сумма начисленных взносов заносится в этот регистр документом Начисление страховых взносов (по виду движения Приход). Суммы уплаченных взносов регистрируются документами Расчеты по страховым взносам (по виду движения Расход). В отчетности учитываются только суммы взносов, отраженные по виду платежа Налог (взносы): начислено / уплачено.

Пример 4

Пример 5

Подготовка формы АДВ-11

Если организация на начало 2010 года имеет задолженность или переплату по взносам на обязательное пенсионное страхование, образовавшуюся по состоянию на 31.12.2009 включительно, то она должна представить в органы ПФР форму АДВ-11 "Ведомость уплаты страховых взносов на обязательное пенсионное страхование" за 2010 год.

Подготовка формы АДВ-11 за 2010 год в программе производится с помощью документа Опись сведений АДВ-6-2 (до 2010 года - Ведомость уплаты АДВ-11) с переключателем, установленным в положение АДВ-11. Документ можно ввести из формы обработки Подготовка данных для ПФР, добавив его в список Документы, пачки документов по команде Добавить -> АДВ-11 (рис. 9).

Рис. 9

В табличной части Расчеты с ПФР за 2002-2009 годы указываются суммы задолженности по уплате страховых взносов на начало отчетного периода, суммы уплаченных взносов в течение отчетного периода, а также, если задолженность не была погашена, - суммы задолженности на конец периода. Данные указываются в разрезе лет образования задолженности.

Если у организации на начало 2010 года имелась переплата по страховым взносам, то суммы переплаты указываются со знаком минус. В случае проведения в 2010 году налоговыми органами зачета (возврата) сумм страховых взносов за 2002-2009 годы суммы зачета (возврата) отражаются в графе "Уплачено" с отрицательным значением.

Получение печатных форм и файлов для передачи в ПФР

По подготовленным сведениям из формы обработки Подготовка данных для ПФР можно получить все необходимые печатные формы и файлы. Чтобы сформировать печатные формы сразу для всех передаваемых документов следует воспользоваться кнопкой Печать всех пачек. Для формирования и сохранения на диске комплекта файлов для передачи в ПФР в электронном виде - кнопкой Все файлы на диск.

Перед формированием печатных форм и файлов производится проверка сведений на наличие ошибок. При наличии ошибок в каком-либо документе печатная форма/файл для него не формируется, и пользователю выдается сообщение об ошибке.

Допущенную ошибку следует исправить и повторить печать/выгрузку.

После передачи сведений в ПФР необходимо провести все документы Сведения о страховых взносах и стаже застрахованных лиц (СЗВ-4, СЗВ-6), содержащие переданные сведения, и документ Опись сведений АДВ-6-2. При проведении документов копии соответствующих им файлов сохраняются в регистре сведений Архив данных регламентированной отчетности и редактирование документов запрещается.

Обращаем ваше внимание, что формы персонифицированного учета имеют сквозную нумерацию с отчетами РСВ-1.

В конфигурациях на платформе "1С:Предприятие 8" реализован механизм обмена документами в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи между страхователями и территориальными органами ПФР с использованием электронной цифровой подписи в унифицированном формате транспортного сообщения, утвержденном распоряжением Правления ПФР от 11.10.2007 № 190р.

О порядке использования этого механизма мы писали в статье "1С:Предприятие 8": электронный документооборот с ПФР", опубликованной в номере 10 (октябрь) "БУХ.1С" за 2010 год.