Самозанятые на НПД: как с ними работать компаниям

Самозанятые: НДФЛ и страховые взносы

Компании, сотрудничающие с «обычными» гражданами (не являющимися ИП) по гражданско-правовому договору, удерживают НДФЛ в качестве налоговых агентов с производимых им выплат, а также начисляют страховые взносы на эти выплаты.

Но если гражданин зарегистрировался в качестве плательщика налога на профдоход, то порядок действий совсем другой. Такие граждане уже сами платят налог со своего дохода, поэтому сотрудничающим с ними компаниям ничего исчислять и удерживать не надо. Однако для этого организация должна быть проинформирована о том, что физлицо применяет спецрежим, предусматривающий уплату НПД. Также необходимо иметь доказательства этому.

Как узнать и проверить, зарегистрирован ли гражданин в качестве плательщика НПД? 

Во-первых, сам договор может содержать указание на применение данного спецрежима. Во-вторых, гражданин может предоставить справку о регистрации в качестве плательщика НПД (оформляется она в мобильном приложении «Мой налог»). В-третьих, на сайте ФНС России есть специальный сервис, благодаря которому можно узнать, зарегистрировано физлицо в качестве плательщика НПД или нет. Поиск осуществляется по ИНН. Узнать о его статусе как плательщика НПД можно на любую дату: сервис предусматривает возможность указания дат.

Что касается страховых взносов, то компаниям, производящим выплаты за услуги/работы самозанятым на НПД, также не требуется их начислять. Но для этого необходимо выполнение одного условия: на каждую выплату самозанятому лицу у компании должен быть в наличии специальный чек, который оформляется гражданином при получении оплаты от покупателей/заказчиков (ч. 1 ст. 15 Федерального закона от 27.11.2018 № 422-ФЗ). 

Если контрагент – бывший сотрудник

Итак, в общем случае компаниям не нужно удерживать НДФЛ и начислять страховые взносы в отношении выплат гражданам, зарегистрированным в качестве плательщиков НПД. Но есть определенные нюансы, которые могут в корне изменить ситуацию и при отсутствии должной информации у бухгалтера подвести компанию к налоговым рискам.

Дело в том, что законодательством отмечены отдельные доходы, которые ни при каких обстоятельствах не могут являться объектом обложения НПД. И к числу таких доходов относятся доходы гражданина от оказания услуг (выполнения работ) по гражданско-правовым договорам в ситуации, когда заказчиками услуг (работ) выступает его работодатель или бывший его работодатель, у которого он трудился менее двух лет назад (ч. 2 ст. 6 Федерального закона от 27.11.2018 № 422-ФЗ).

Поэтому, заключая договор с самозанятым, уплачивающим НПД, следует проверить, не являлся ли этот гражданин штатным сотрудником компании последние два года. Если являлся, то с его вознаграждения придется удерживать НДФЛ и уплачивать страховые взносы. Статус плательщика налога на профдоход в данном случае значения иметь не будет.

Сделано это для того, чтобы работодатели не стремились экономить, переводя своих штатных сотрудников в статус самозанятых граждан. 

Другие доходы, которые не могут облагаться НПД

Компаниям, сотрудничающим с самозанятыми гражданами, уплачивающими НПД, нужно знать и о других доходах, которые не могут являться объектом обложения этим налогом. Это необходимо, чтобы не оказаться неплательщиком НДФЛ с каких-либо выплат самозанятому.

Полный перечень таких доходов приведен в ч. 2 ст. 6 Федерального закона от 27.11.2018 № 422-ФЗ. К ним относятся, в частности, доходы:

• получаемые в рамках трудовых отношений;
• от продажи недвижимого имущества, транспортных средств;
• от передачи имущественных прав на недвижимое имущество (за исключением аренды (найма) жилых помещений);
• от продажи имущества, использовавшегося налогоплательщиками для личных, домашних и (или) иных подобных нужд;
• от ведения деятельности в рамках договора простого товарищества (договора о совместной деятельности) или договора доверительного управления имуществом;
• от уступки (переуступки) прав требований;
• в натуральной форме.

Такие доходы облагаются не в рамках НПД, а НДФЛ в общем порядке. При этом по каким-то из них НДФЛ должен уплачивать сам гражданин, а по каким-то (например, по доходам от сдачи в аренду нежилых помещений) – источник выплаты в качестве налогового агента.

Если компания-заказчик находится не в «пилотном» регионе

Спецрежим в виде НПД действует на территории только некоторых регионов - г. Москвы, Московской и Калужской областей, а также Республики Татарстан (ч. 1 ст. 1 Федерального закона от 27.11.2018 № 422-ФЗ). 

Означает ли это, что только с компаниями из этих регионов могут сотрудничать самозанятые граждане, уплачивающие НПД? Нет, не означает. В законодательстве нет требования о том, что контрагенты самозанятых лиц, уплачивающих НПД, также должны находиться в одном из «пилотных» регионов. Поэтому гражданин может получать оплату и от покупателей/заказчиков, находящихся в субъектах, не включенных в эксперимент. Эти средства также будут облагаться налогом на профдоход. Такое разъяснение дается ФНС на своем сайте в разделе «Часто задаваемые вопросы».

Поэтому если ваша компания зарегистрирована не в «пилотном» регионе и собирается сотрудничать с гражданином, являющимся плательщиком НПД, то никаких рисков и последствий, например из-за неудержания и неуплаты НДФЛ, тут не возникает.

«Расходная» часть: получите чек у самозанятого

При оплате товара, услуги или работы плательщика НПД очевидно, что компания захочет учесть произведенные траты при налогообложении (если, конечно, она не применяет режим, при котором расходы не влияют на величину налога, как, например, при ЕНВД). Сможет ли она это сделать? И если сможет, то какие документы будут подтверждать произведенные расходы?

Да, компания сможет учитывать в расходах стоимость приобретенных у самозанятого гражданина товаров, работ или услуг. Никаких исключений для этого случая налоговое законодательство не содержит. 

Однако есть одно условие, которое вытекает из самого закона, регулирующего порядок исчисления и уплаты НПД. В ч. 8–10 ст. 15 Федерального закона от 27.11.2018 № 422-ФЗ сказано, что при отсутствии чека, сформированного самозанятым лицом, организации (ИП), применяющие ОСНО, УСН, ЕСХН, не смогут учесть расходы, связанные с приобретением товаров (работ, услуг, имущественных прав) у самозанятых лиц. Поэтому крайне важно получить такой чек. Передается он либо на бумаге, либо в электронном виде (например, путем направления на электронную почту).

Имейте в виду, что гражданин обязан выдавать чек в момент расчета наличными средствами. Однако по безналичным оплатам гражданам дается больше времени для формирования и выдачи чека: чек должен быть выдан не позднее 9-го числа месяца, следующего за налоговым периодом, в котором произведены расчеты (ч. 3 ст. 14 Федерального закона от 27.11.2018 № 422-ФЗ).

При этом данный чек не может быть заменен каким-либо иным документом, например актом, составляемым по итогам месяца. Как сказано в п. 4 Письма ФНС России от 20.02.2019 № СД-4-3/2899, акт может выступать лишь дополнительным документом, отражающим период или дату оказания услуги, для целей налогового учета расходов покупателя, например, при наличии предоплаты.

Если гражданин отказывается выдать чек, то он не только нарушает законодательство, но и подводит сотрудничающую с ним организацию. Она не сможет учесть расходы при налогообложении, а также ей придется начислить страховые взносы на выплаты, произведенные плательщику НПД (не на все, а только на те, по которым отсутствует чек и которые являются объектом обложения страховыми взносами). В таком случае ФНС рекомендует сообщать об этом в налоговую, в том числе, с использованием сервиса «Обратиться в ФНС России» (п. 7 письма ФНС России от 20.02.2019 № СД-4-3/2899). Правда, налоговики не разъясняют, какой итог будет в результате такого обращения.

Контрагент – ИП на НПД

Все, что было написано ранее, касалось граждан, не зарегистрированных в качестве ИП. А что, если контрагентом компании является индивидуальный предприниматель, решивший перейти на спецрежим в виде НПД?

В этом случае никаких особенностей при налогообложении у организаций не возникает. Предприниматели сами уплачивают за себя налоги со своих доходов. Единственное, если ИП ранее являлся плательщиком НДС, то после перехода на спецрежим НПД он не признается плательщиком данного налога (за некоторым исключением), а значит, может возникнуть необходимость в пересмотре договоров.

Так, если в договорах, которые были заключены в период применения ОСНО, сумма сделки указывалась с учетом НДС, то после перехода на НПД налоговое ведомство рекомендует оформлять дополнительное соглашение (п. 3 письма ФНС России № СД-4-3/2899 от 20 февраля 2019 г.). В нем нужно урегулировать цену сделки с указанием, что с определенной даты ИП применяет НПД. 

В иных случаях (например, при первоначальном заключении договора в период применения упрощенного режима налогообложения) необходимость перезаключать договор отсутствует, если это не влияет на соблюдение его существенных условий.

Утрата статуса плательщика НПД: есть ли последствия для фирмы

Нужно ли периодически проверять актуальность регистрации гражданина в качестве плательщика НПД? Такого требования Закон № 422-ФЗ не содержит. Поэтому компаниям, сотрудничающим с плательщиками НПД, нет необходимости впоследствии проверять актуальность их регистрации еще раз.

Однако может возникнуть ситуация, когда гражданин утратил право на применение спецрежима НПД либо налоговая инспекция аннулировала его постановку на учет в качестве плательщика НПД. Могут ли чеки, выданные гражданином ранее, подтверждать расходы в целях налогообложения у тех, кто применяет ОСНО, УСН с объектом «доходы минус расходы» или ЕСХН? И если организация (ИП) все же учла расходы на основании таких чеков, не возникает ли у нее обязанность пересчитать свои налоговые обязательства?

Нет, не возникает. Об этом сообщила ФНС в письме от 16.04.2019 № СД-4-3/7089@. Чиновники отметили, что даже если самозанятый лишается своего статуса плательщика НПД, чеки, которые ранее он выдавал, продолжают действовать.

К сожалению, в письме рассматривается лишь вопрос с признанием расходов и не ясно, можно ли распространить такой же вывод при рассмотрении вопроса по начислению/неначислению НДФЛ и страховых взносов. Полагаем, в отношении страховых взносов его точно можно применить, поскольку основанием для неначисления данных взносов также является наличие чеков. А вот в отношении НДФЛ не все так однозначно. Основанием для освобождения от НДФЛ является применение спецрежима НПД, а не наличие чеков. Отсюда можно сделать вывод, что если гражданин утрачивает право на данный режим или ему аннулируют регистрацию в качестве плательщика НПД задним числом, то в отношении доходов, приходящихся на период, в котором он не имел права применять спецрежим, надо уплачивать НДФЛ.

Но кому уплачивать: самому гражданину или компании как источнику выплат? Мы считаем, что гражданину, ведь компания не имеет возможности удержать налог, так как расчеты с гражданином уже произведены. Поэтому при проверке налоговики не должны предъявлять претензии по поводу неудержания НДФЛ. 

Однако неизвестно, как будут поступать проверяющие на практике. В связи с этим, во избежание спорных моментов, рекомендуем все-таки периодически проверять гражданина на предмет актуальности его регистрации в качестве плательщика НПД. Делать это можно на сайте ФНС через специальный сервис.