Содержание
Секреты расчета социальных пособий в «1С:Зарплате и управлении персоналом 8»
Расчет пособий по временной нетрудоспособности и пособий по беременности и родам осуществляется на основании листка нетрудоспособности, предъявленного сотрудником в бухгалтерию работодателя. Для пользователей программы «1С:Зарплата и управление персоналом 8» этот расчет не представляет сложности. Им нужно только внести в программу все данные документа Листок нетрудоспособности и нажать кнопку Рассчитать. Программа в автоматизированном режиме переберет все варианты алгоритмов, предусмотренные действующим законодательством Российской Федерации, и выберет именно тот вариант, который подходит к ситуации пользователя. Заглянем в этот «черный ящик». Что влияет на выбор алгоритма?
В общем случае для расчета больничного пособия или пособия по беременности и родам применяется формула:
Ограничить ((дхд / днг) х днб х ктст)
В этой формуле применяются следующие показатели:
- дхд - доход за два года, предшествующих году начала страхового случая. Речь идет о доходе, на который начислялись страховые взносы в ФСС РФ в соответствии с Федеральным законом от 24.07.2009 № 212-ФЗ;
- днг - количество дней за два года (в общем случае - 365 дн. х 2 г. = 730 дн., об исключениях мы поговорим ниже);
- днб - количество оплачиваемых дней нетрудоспособности;
- ктст - коэффициент, зависящий от стажа (при исчислении пособия по временной нетрудоспособности);
- ограничить - в зависимости от обстоятельств существуют различные варианты ограничений.
Рассмотрим подробно, какие значения могут принимать задействованные в формуле параметры.
Анализируем сроки больничного листа
Итоговая сумма пособия определяется путем перемножения значения дневного пособия на количество дней нетрудоспособности по больничному листку. В нашей формуле это показатель «днб».
Пособие по временной нетрудоспособности - это, по сути, страховое обеспечение, гарантия сохранения заработка, утраченного сотрудником за период нетрудоспособности. Следовательно, если сотрудник был освобожден от работы по некоторым причинам с полным или частичным сохранением заработной платы или без оплаты в соответствии с законодательством РФ (за исключением нахождения работника в ежегодном очередном оплачиваемом отпуске), или уже получал за этот период пособие по нетрудоспособности, то он не потерял заработка, оснований для начисления пособия не возникает.
Предусмотренных законодательством периодов, за которые пособие не начисляется, довольно много. Они расшифрованы в статье 9 Федерального Закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством» (далее - Закон № 255-ФЗ). Это:
- период освобождения работника от работы с полным или частичным сохранением зарплаты или без оплаты в соответствии с законодательством РФ, за исключением случаев утраты трудоспособности работником вследствие заболевания или травмы в период ежегодного оплачиваемого отпуска;
- период отстранения от работы в соответствии с законодательством РФ, если за этот период не начисляется заработная плата;
- период заключения под стражу или административного ареста;
- период проведения судебно-медицинской экспертизы;
- период простоя, за исключением случаев временной нетрудоспособности, наступившей до периода простоя и продолжающейся в период простоя.
В программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» работает механизм вытеснений. Если при настройке видов оплаты корректно указаны вытесняющие начисления (рис. 1), то при занесении документа Начисление по больничному листу исключается вероятность «двойной» оплаты периода или начисления пособия за периоды, когда оно назначаться не должно.
Рис. 1
Обращаем ваше внимание на следующее. В соответствии с пунктом 14 Порядка, утв. приказом Минздравсоцразвития России от 29.06.2011 № 624н (далее - Порядок № 624н), при лечении в амбулаторно-поликлинических условиях листок нетрудоспособности выдается в день установления временной нетрудоспособности. В то же время в пункте 15 Порядка № 624н указано: «Гражданам, обратившимся за медицинской помощью после окончания рабочего времени (смены), по их желанию, дата освобождения от работы в листке нетрудоспособности может быть указана со следующего календарного дня».
Если работник предоставил листок нетрудоспособности, открытый в день, который он полностью отработал, за отработанный день следует начислить зарплату, а со следующего дня нужно выплачивать пособие по временной нетрудоспособности.
Такие разъяснения приводятся на сайтах региональных отделений ФСС РФ (см., например, http://www.fss.vrn.ru/faq/1/6).
При начислении пособия по беременности и родам важно учитывать следующее. Предусмотренные в статье 9 Закона № 255-ФЗ периоды, за которые пособие не начисляется, распространяются только на случаи назначения пособия по временной нетрудоспособности. Что же касается пособия по беременности и родам, оно назначается и в тех случаях, когда, например, даты по больничному листку приходятся на период отпуска без сохранения зарплаты, простоя и т. п.
Оцениваем стаж
Пособие по беременности и родам выплачивается в размере 100 % среднего заработка сотрудницы. В отношении пособия по временной нетрудоспособности действующим законодательством предусмотрены иные правила (размер пособия зависит от продолжительности страхового стажа). В приведенной в начале статьи формуле эта зависимость отражена при помощи коэффициента «ктст».
В статье 16 Закона № 255-ФЗ изложен рядок исчисления страхового стажа для определения размеров пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам. В страховой стаж наравне с периодами, в течение которой гражданин подлежал обязательному социальному страхованию, засчитываются нестраховые периоды - периоды прохождения военной службы, а также иной службы, предусмотренной Законом РФ от 12.02.1993 № 4468-1 «О пенсионном обеспечении лиц, проходивших военную службу, службу в органах внутренних дел, Государственной противопожарной службе, органах по контролю за оборотом наркотических средств и психотропных веществ, учреждениях и органах уголовно-исполнительной системы, и их семей».
В программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» стаж указывается в справочнике Физические лица. Можно указать дату начала отсчета и стаж - 0 лет, 0 месяцев, 0 дней. Можно посчитать стаж на дату приема на работу и внести его в программу. При этом дата отсчета - это дата приема. На день наступления страхового случая стаж посчитается автоматически. При подсчете стажа не полностью отработанные месяцы считаются в днях. Каждые 30 дней - это месяц. Отработанные полностью месяцы и годы в дни не переводятся. Это соответствует нормам статьи 16 Закона № 255-ФЗ и пункта 21 Правил, утв. приказом Минздравсоцразвития России от 06.02.2007 № 91.
На рисунке 2 Стаж для оплаты больничных листов с учетом нестраховых периодов (с 2010 года) - это полный стаж, который учитывается при расчете больничных листов, а в поле Страховой стаж для оплаты больничных листов вносится только стаж за периоды, когда сотрудник был застрахован в системе обязательного социального страхования - т. е. его доходы облагались взносами. Если у гражданина не было нестраховых периодов, то в программе эти стажи равны и при этом можно заносить только Страховой стаж для оплаты больничных листов.
Рис. 2
При заполнении бланка листка нетрудоспособности (раздел Заполняется работодателем) нужно учитывать следующее. Поле Страховой стаж - это полный стаж, который учитывается при расчете больничных листов, соответствующий полю программы Стаж для оплаты больничных листов с учетом нестраховых периодов, а в поле «в том числе нестраховые периоды» нужно выделить только стаж нестраховых периодов.
Напомним, что смысл выделения нестраховых периодов связан с различиями в порядке финансирования выплаты пособия по временной нетрудоспособности. В случае если период службы с 01.01.2007 по 31.12.2009 влияет на размер пособия, осуществляется дополнительное финансирование за счет средств федерального бюджета (за счет межбюджетных трансфертов из федерального бюджета, предоставляемых на указанные цели, бюджету ФСС РФ).
В общем же порядке расходы по больничным (за исключением первых трех дней в случае заболевания или травмы работника) возмещаются за счет средств ФСС РФ.
Действующее законодательство РФ предусматривает следующую зависимость размера пособия по временной нетрудоспособности от продолжительности страхового стажа:
- стаж от 8-ми лет и более - пособие в размере 100 % среднего заработка;
- стаж от 5 до 8 лет - 80 %;
- стаж до 5 лет - 60 %.
В нашей формуле «ктст» - коэффициент, зависящий от стажа, - будет, соответственно, принимать значения:
- 1 - при стаже от 8-ми лет и более;
- 0,8 - при стаже от 5 до 8 лет;
- 0,6 - если стаж меньше 5 лет.
Определяем доход за два года
В данном разделе мы проанализируем показатель формулы «дхд».
Для расчета среднедневного заработка учитываются доходы за 2 года, предшествующие году начала периода выплаты больничных или декретных.
Справки других страхователей о заработке учитываются в программе (см. рис. 3). Если сотрудник принесет справку уже после расчета пособия, то придется внести исправительный документ и выполнить перерасчет.
Рис. 3
Законодательством РФ установлены предельные размеры заработка за расчетный период. Заработок за 2011 год ограничивается суммой 463 000 руб., за 2012-й год - 512 000 руб. Если у сотрудника не было заработка или исчисленный средний заработок в расчете на полный календарный месяц ниже минимального размера оплаты труда, установленного федеральным законом на день наступления страхового случая, то для исчисления пособия средний заработок принимается равным минимальному размеру оплаты труда, установленному федеральным законом на день наступления страхового случая. Сейчас МРОТ равен 5 205 руб. Соответственно доход из расчета МРОТ за 2 года составляет 5 205 руб. х 24 мес. = 124 920 руб.
Если в расчетном периоде (в 2011 или 2012 году) сотрудник находился в отпуске по беременности и родам или отпуске по уходу за ребенком, эти года можно заменить предыдущими. Указанное правило действует как при расчете пособия по беременности и родам, так и при расчете пособия по временной нетрудоспособности.
Такой вывод следует из части 1 статьи 14 Закона № 255-ФЗ.
Замена какого-либо года расчетного периода производится по заявлению сотрудника. При этом суммы заработка за предыдущие годы (2010, 2009, 2008 и т. п.), которые можно учесть при расчете пособия, ограничены значением 415 000 руб. за каждый год.
Анализируем причину нетрудоспособности
Для того чтобы понять, чему равен знаменатель в формуле («днг» - количество дней), нужно проанализировать причину нетрудоспособности.
Для причины с кодом 05, т. е. для отпуска по беременности и родам, в 2013 году этот показатель определяется следующим образом. Если доход за 2012 и 2011 годы рассчитан не из МРОТ, для определения показателя «днг» нужно 731 день уменьшить на количество дней нахождения на больничном, отпуске по беременности и родам и отпуске по уходу за ребенком в течение этих двух лет:
днг (дней за два года) = 731 дн. - дн. на больничном и в декрете
Показатель 731 дн. - это количество календарных дней в расчетном периоде (2012 и 2011 годы). Поскольку 2012 год - високосный, в расчет принимается 366 дней. В 2011 году 365 дней.
Если по заявлению сотрудника была произведена замена 2012 года расчетного периода предыдущим (см. раздел «Определяем доход за два года» настоящей статьи), в качестве количества дней расчетного периода принимается фактическое количество дней. Например: если с учетом замены пособие исчислено исходя из расчетного периода 2011 и 2010 года, количество дней расчетного периода составит 730 дней (ни один год расчетного периода не является високосным).
Если пособие по беременности и родам исчислено из МРОТ, в качестве показателя «днг» принимается 730 дней, т. е. средний дневной заработок будет рассчитан по формуле МРОТ х 24 мес. / 730 дн.
Те же правила действуют при расчете пособия по временной нетрудоспособности. Показатель «днг» (дней за два года) = 730.
Применяем ограничения
При расчете пособия в каждом случае выясняется, нет ли причин ограничить начисленную сумму дневного пособия.
Если сотрудник отработал менее полугода, (т. е. имеет страховой стаж менее шести месяцев) или есть основания для снижения размера пособия по временной нетрудоспособности (см. таблицу 1), максимальную сумму дневного пособия следует рассчитать следующим образом - МРОТ разделить на количество дней в месяце, за которое выплачивается пособие.
|
№ п/п |
Основания для снижения пособия по временной нетрудоспособности |
Комментарий |
|
1 |
Нарушение без уважительных причин режима, предписанного врачом
|
Правила о расчете пособия в уменьшенном размере (в размере МРОТ) следует применять со дня нарушения |
|
2 |
Нетрудоспособность наступила вследствие алкогольного, наркотического или токсического опьянения или вследствие действий, связанных с ним
|
Пособие снижается за весь период нетрудоспособности |
|
3 |
Неявка без уважительных причин в назначенный срок на врачебный осмотр или на проведение медико-социальной экспертизы |
Правила о расчете пособия в уменьшенном размере (в размере МРОТ) следует применять со дня нарушения |
Примечание:
* В районах и местностях, в которых в установленном порядке применяются районные коэффициенты к заработной плате, при расчете пособия из МРОТ в расчет должен приниматься МРОТ с учетом этих коэффициентов.
Еще одно ограничение касается декретного отпуска. Среднедневной заработок не может превысить величину дхд / 730, т. е. максимальная величина среднедневного заработка для расчета декретного отпуска - доход за два года деленный на 730 дн., независимо от того был ли год високосным. Максимальный средний дневной заработок для целей исчисления пособия по беременности и родам в 2013 году составляет 1 335,62 руб. ((463 000 руб. + 512 000 руб.): 730 дн.). Это подтверждается письмом ФСС РФ от 11.01.2013 № 15-03-18/12-169.
Рис. 4
Пояснения к листку нетрудоспособности
|
1 |
Период болезни |
сроки больничного надо сравнить с другими периодами занятости - отпусками, простоями, командировками |
|
2 |
Страховой стаж |
определяет процент оплаты 50,80 или 100 % |
|
3 |
Средний заработок для исчисления пособия |
доход за 2 года с сучетом справок от других страхователей |
|
4 |
Причина нетрудоспособности |
влияет на количество дней, на которое нужно разделить доход, на решение вопроса об ограничении больничного и на выбор лет для определения дохода |
|
5 |
Отметка о нарушении режима |
определяет ограничение по МРОТ |
Заключение
Подытожим вышесказанное и приведем алгоритм чтения листка нетрудоспособности, заложенный в программу (см. рис. 4):
1. Сроки больничного листа - выясняем, подлежит ли больничный оплате.
2. Страховой стаж - определяем процент от заработка, выплачиваемый в качестве пособия.
3. Средний заработок для начисления пособия - определяем доход за два года, входящих в расчетный период.
4. Причина нетрудоспособности - определяем показатель, который влияет на количество дней, на которое нужно разделить доход и на решение вопроса об ограничении больничного.
5. Нарушение режима - контролируем, нет ли причин для снижения социального пособия по временной нетрудоспособности.
От редакции. На сайте http://its.1c.ru/db/calchlp#content:2:1 размещены дополнительные справочные материалы по социальным пособиям:
1. Кадровый учет и расчеты с персоналом в «1С».
2. Справочник кадровика: порядок назначения пособия по временной нетрудоспособности; в связи с несчастным случаем на производстве или профессиональным заболеванием; назначение пособия по беременности и родам.
