Содержание
Особенность формы состоит в том, что в ее основе лежит идея математической матрицы. Все дебетовые записи располагаются по горизонтали, то есть по строкам, а кредитовые - по вертикали, то есть по столбцам матрицы (расположение счетов можно поменять).
И строки, и столбцы матрицы образуются кодами счетов, предусмотренных счетным планом. Это позволяет по каждому элементу матрицы видеть конкретную корреспонденцию счетов. Возьмем, например, счет 41 "Товары". Его дебетовый оборот представляет строка матрицы (ее итог), а из каких оборотов по корреспондирующим (кредитуемым) счетам этот оборот складывается видно из ее столбцов. Итог строки - это и есть сумма кредитуемых счетов. Благодаря такому подходу создается сложная (составная) проводка:
- Дебет 41 "Товары"
- Кредит 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками"
- Кредит 42 "Торговая наценка"
- Кредит 75 "Расчеты с учредителями"
Возможны и другие счета. Более того, если ставится задача контроля внутренней переброски товаров между материально ответственными лицами, то делается запись:
- Дебет 41 "Товары"
- Кредит 41 "Товары".
Однако для последующего экономического анализа используемых ресурсов такая запись не желательна, так как искажает общую структуру получаемых ценностей (точно так же нежелательны и все подобные обороты внутри одного счета).
Все, что было рассказано относительно дебетуемых счетов по строкам, можно повторить относительно кредитуемых счетов по столбцам. Если строки и столбцы дополнить данными о входящих сальдо, то по этой же матрице можно легко вычислить и конечное сальдо.
Итоги матрицы будут содержать три контрольных равенства:
- Сумма дебетовых (начальных) сальдо всех счетов будет равна сумме кредитовых (начальных) сальдо этих же счетов;
- Сумма дебетовых оборотов всех счетов будет равна сумме кредитовых оборотов этих же счетов;
- Сумма дебетовых (конечных) сальдо всех счетов будет равна сумме кредитовых (конечных) сальдо этих же счетов.
Эти так называемые постулаты Пачоли демонстрируются в этой форме счетоводства с максимальной наглядностью.
Идея шахматной формы всем бухгалтерам очень понравилась, но возникли большие сложности с ее практическим применением. Дело в том, что в сущности она объединяет в одном регистре и Журнал регистрации фактов хозяйственной жизни, и Главную книгу, и Оборотную ведомость (Пробный баланс). Но это в теории. На практике бухгалтер сталкивается минимум с тремя этапами агрегирования данных из первичных документов:
- Накапливание в регистрах;
- Обобщение в Главной книге;
- Трансформация для отчетных форм.
Отсюда практика узнала два основных варианта реализации этой формы счетоводства.
Вариант первый. Классический подход, когда записи делаются прямо в шахматную ведомость (см. схему 1):
Схема 1
Данные первичных документов (блок 0) прямо переносятся (запись 1) в шахматную ведомость, а затем (записи 2 и 3) используются для составления баланса (блок 2) и отчета о прибылях и убытках (блок 3). Сложности возникали с ведением шахматной ведомости. Поскольку за месяц возможно повторение одинаковых проводок, то такой вариант реализации матрицы оказался возможным только в малых предприятиях, но этим предприятиям и двойная бухгалтерия - слишком большое удовольствие.
Вариант второй предполагал предварительное накапливание данных в промежуточном регистре (регистрах) (см. схему 2):
Схема 2
Особенность этого варианта связана с тем, что данные первичных документов сначала (запись 1) накапливаются в промежуточных регистрах (блок 1), в качестве которых могли выступать или ведомости на свободных листах, или карточки. И те, и другие предусматривали накопление данных в течение отчетного периода. И только по окончании последнего итоги регистра (запись 2) использовались для заполнения шахматной ведомости (блок 2).
Составление (записи 3 и 4) двух основных отчетных форм (блоки 3 и 4) уже не представляло сложности.
Вся проблема использования этого варианта была связана с накоплением данных в разрезе корреспондирующих счетов. Одним из способов преодоления этого недостатка была система досье. На каждую проводку открывалась папка, в которую закладывались первичные документы. На внутреннем обороте папки бухгалтер проставлял дату закладки, а также дату и номер документа (иногда проставляли суммы). По окончании отчетного периода суммы подытоживались и разносились по элементам матрицы. Этот последний подход получил огромные возможности для практического применения в условиях использования компьютерной техники, ибо вместо картонных досье стали пользоваться запоминающим устройством вычислительной техники.
Вместе с тем появление компьютеров раскрыло огромные аналитические ресурсы шахматной формы счетоводства. Теперь появилась возможность почти без трудовых затрат абсолютные числа, присутствующие в шахматной ведомости, автоматически переводить в так называемые угловые коэффициенты, то есть итог каждой строки принимается за единицу, а абсолютное значение этого итога рассматривается как знаменатель. Числителями в этом случае выступают абсолютные значения кредитуемых с этим дебетовым оборотом счетов. Тем самым выявляются связи кредитовых оборотов с дебетовыми по горизонтали (по строкам). Далее составляется вторая матрица с угловыми коэффициентами, но уже по вертикали (по столбцам).
Таким образом, бухгалтер, работающий на компьютере, всегда видит не только обороты по корреспондирующим счетам, но и силу их взаимосвязей. Это создает возможности для прогнозирования данных хозяйственной деятельности и даже управления самой этой деятельностью.
В самом деле, если мы, например, в розничной торговле знаем величину дневной выручки, то, ориентируясь на значения угловых коэффициентов, можно определить достаточно репрезентативные (представительные и приблизительно правильные) значения многих других величин (прежде всего, имеет значение величина прибыли). Это подлинная революция в учете, ибо традиционная бухгалтерия работает в "слепом" режиме. Пока бухгалтер не составит квартального баланса, ни он, ни его начальники, ни финансовые аналитики не знают, работают они с прибылью или убытком. Один кибернетик, ознакомившись с хозяйственной деятельностью предприятия и его бухгалтерским учетом, очень огорчился и сказал, что если предприятие уподобить автомобилю, лобовое стекло которого заклеено черным сукном, директора, который разруливает машину, - шоферу, а зеркальце перед ним, показывающее пройденный путь, - бухгалтерским учетом, то у водителя по такой информации, идущей от зеркальца, есть одна возможность: рано или, в лучшем случае, поздно разбиться. И ему, кибернетику, стало понятно, почему так часто разоряются предприятия: дирекция не знает пути, по которому она следует. И только шахматная форма счетоводства сливает воедино учет и анализ, позволяя взять под контроль деятельность хозяйствующего субъекта.
Внешне усложненная, использующая элементы современной математики (матричной алгебры) шахматная форма счетоводства существенно упрощает учет и использование его данных в целях управления предприятием.
Основной регистр - шахматная оборотная ведомость - с максимально возможной наглядностью раскрывает как все экономические взаимосвязи, которые возникают внутри предприятия, так и его внешние отношения с корреспондентами (юридическими и физическими лицами, находящимися вне штата предприятия).А наличие шахматных ведомостей за ряд периодов показывает в абсолютных и относительных числах изменение динамики хозяйственной жизни предприятия, что также очень важно для изучения успешности его деятельности.
Однако наш рассказ не будет полным, если не будет отмечен один серьезный недостаток этой формы - она допускает только проводки одного типа: Дебет (+) Кредит (+), и тем самым исключаются сторнировочные записи типа Дебет (-) Кредит (-); Дебет (+), Дт (-) Кредит (+), Кредит (-). Но наличие недостатков, как пишется в отзывах на книги и, особенно, на диссертации, не снижает общей положительной оценки метода. Да и бывает ли что-нибудь без изъянов? Говорят, и на солнце есть пятна.
