Типичные ошибки при учете командировочных расходов

Ошибки при учете командировок, по которым работник не выполнил служебное задание

Служебное задание (форма № Т-10а) является одним из основных документов по командировкам. В служебном задании помимо сведений о работнике и о месте его работы нужно указать цель, время и место командировки. По возвращении из командировки работник заполняет раздел «Краткий отчет о выполнении задания».

Если служебное задание не выполнено не по вине работника, необходимо иметь в виду следующее. Возмещение командировочных расходов не ставится в зависимость от выполнения сотрудником служебных обязанностей (ст. 168 ТК РФ). Таким образом, организация должна оплатить сотруднику проезд, суточные, проживание за время нахождения в служебной командировке и иные командировочные расходы независимо от того, выполнил он задание или нет. Подтверждает данный вывод Роструд в письме от 30.04.2008 № 1024-6.

В отношении учета данных затрат при расчете налога на прибыль споры с проверяющими не исключены. Однако имеется положительная для налогоплательщиков арбитражная практика. Так, в постановлении ФАС УО от 15.04.2008 № Ф09-2237/08-С2 указано, что право на признание в налоговом учете командировочных расходов налогоплательщика никак не связано с результатами командировки. Такие же выводы содержатся в постановлениях ФАС УО от 06.03.2008 № Ф09-184/08-С3, ФАС МО от 18.09.2007, 25.09.2007 № КА-А40/9510-07, ФАС СЗО от 25.09.2007 № А56-52300/2006 и др.

Важно отметить, что правильная формулировка служебного задания поможет снизить или вовсе исключить эти риски. Например, в самой формулировке можно заложить возможность отрицательного результата: вместо «выполнить» указать «оценить возможность выполнения работ и при наличии такой возможности выполнить». В таком случае, даже если работы не будут произведены, служебное задание будет выполнено.

Ошибки при учете несостоявшейся командировки

На практике возможна ситуация, когда по независящим от работодателя причинам командировка отменяется, но при этом часть расходов по ней уже была оплачена (например, уже оплачены визы).

В письме Минфина России от 06.05.2006 № 03-03-04/2/134 указано, что расходы на оформление и выдачу виз по несостоявшейся поездке не могут быть учтены организацией для целей налогообложения.

На наш взгляд, в ряде случаев стоимость неиспользованной визы организация может учесть для целей налогообложения, но не в качестве командировочных расходов на основании подпункта 12 пункта 1 статьи 264 НК РФ, а в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией на основании подпункта 49 пункта 1 ст. 264 НК РФ.

Например, если командированный сотрудник заболел и вместо него в поездку был направлен другой работник, то, на наш взгляд, болезнь работника никак не влияет на производственную необходимость данных затрат. Вместе с тем при таком подходе не исключены претензии проверяющих.

В любом случае стоимость виз, предназначенных для въезда командированных лиц на территорию иностранного государства, оплаченных организацией, не подлежит обложению НДФЛ. Отмена поездки не изменяет квалификацию данного вида выплат физическим лицам (письмо Минфина России от 06.05.2006 № 03-03-04/2/134).

Если в результате отмены командировки у работодателя возникает необходимость сдать приобретенные ранее билеты, перевозчик, как правило, удерживает часть их стоимости.

В данном случае возврат купленного билета приравнивается к нарушению условий договора перевозки. А значит, удержанная перевозчиком сумма есть ни что иное, как санкция за нарушение условий договора перевозки. Налоговое законодательство не запрещает относить на расходы при расчете налога на прибыль суммы санкций за нарушение договорных обязательств (подп. 13 п. 1 ст. 265 НК РФ).

Минфин России в письме от 25.09.2009 № 03-03-06/1/616 также признал, что экономически обоснованные и документально подтвержденные удержанные контрагентом штрафные санкции, связанные с оказанием услуг по приобретению билетов для сотрудников, направляемых в командировку, при отказе от командировки и возврате билетов подлежат включению в состав внереализационных расходов.

Ошибки в учете затрат при изменении срока командировки

В предыдущем разделе рассмотрена ситуация, когда компания сдает билет, приобретенный для командированного сотрудника и получает часть его стоимости. Однако это удается сделать не всегда.

Официальная позиция финансового ведомства заключается в том, что если командированный работник не использовал билет по уважительной причине (как производственной, так и личной), стоимость билета можно учесть при налогообложении (см., например, письмо Минфина России от 14.04.2006 № 03-03-04/1/338). Вместе с тем вопрос этот может оставаться неоднозначным, о чем свидетельствует арбитражная практика.

Споры с проверяющими суды, как правило, разрешают в пользу налогоплательщиков. В качестве примера можно рассмотреть постановление ФАС Северо-Западного округа от 09.07.2009 по делу № А21-6746/2008. В нем сделан следующий вывод: возмещенные работнику расходы, связанные с возвратом билетов из-за изменения срока командировки, относятся к командировочным расходам и учитываются в целях расчета налога на прибыль. При этом должны соблюдаться определенные условия. Перенос сроков командировки должен быть документально подтвержден (например, приказом о направлении в командировку, авиабилетами) и обусловлен производственной необходимостью.

Если сотрудник вышел на работу в день возвращения из командировки

Вопрос о явке сотрудника на работу в день приезда из командировки решается по договоренности с администрацией организации (п. 4 «Положения об особенностях направления работников в служебные командировки», утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749, далее - Положение). Поэтому возможны ситуации, когда работник возвращается из командировки и в этот же день выходит на работу (например, вернулся из командировки в 8 часов утра и в 9 часов утра вышел на работу и проработал полностью рабочий день).

Днем приезда из командировки является дата прибытия соответствующего транспортного средства в место постоянной работы. Согласно пункту 11 Положения суточные возмещаются работнику за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и нерабочие праздничные дни, а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути.

Следовательно, за день приезда из командировки, в который работник вышел на работу, ему следует выплатить суточные.

За время нахождения сотрудника в командировке (а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной задержки) за ним сохраняется средний заработок (ст. 167 ТК РФ). Поэтому в данной ситуации не ясно, начислять ли работнику зарплату исходя из его оклада (ставки) или среднего заработка. Официальных разъяснений контролирующих ведомств по данному вопросу нет. Поэтому лучше проинформировать сотрудника о том, в каком порядке ему будет начисляться оплата и получить от него письменное согласие по выбранному варианту.

Не обязательно оформлять отдельный документ, вопрос оплаты можно урегулировать приказом с проставлением пометки «С приказом ознакомлен» и подписи работника. Или же указанный вопрос можно урегулировать единожды, закрепив соответствующее правило в «Положении об оплате труда организации», с которым каждый из работников должен будет ознакомиться при приеме на работу.

Аналогичный подход можно использовать при начислении оплаты за день командировки, который сотрудник полностью отработал, например, если вечером отработанного дня (до 24 часов) сотрудник уехал в командировку.

Ошибочное включение в состав расходов затрат по командировке иностранца, временно проживающего в России

Иностранцам, временно проживающим в России, выдается разрешение на проживание сроком на три года (п. 1 ст. 6 Федерального закона от 25.07.2002 № 115-ФЗ). Это разрешение имеет форму штампа в паспорте (для иностранных лиц, имеющих паспорт) или форму отдельного документа (для лиц без гражданства, не имеющих паспорт).

Временно проживающие иностранцы должны получить разрешение на работу (п. 1 ст. 2 и п. 4 ст. 13 Федерального закона от 25.07.2002 № 115-ФЗ).

Иностранный гражданин, получивший разрешение на временное проживание, имеет право работать только на территории того субъекта РФ, в котором ему разрешено проживание (исключение установлено только для высококвалифицированных специалистов). Поэтому, если работнику выдано разрешение на временное проживание, например, в Москве, то и работать он может только там.

В период командировки сотрудник выполняет задание работодателя вне места нахождения организации (ст. 168 ТК РФ). В соответствии со статьей 252 НК РФ по общему правилу учесть командировочные, выплаченные иностранцу, временно проживающему в России, нельзя.

Однако из данного правила есть исключения.

Во-первых, должность, которую занимает сотрудник (работа, которую он выполняет), должна быть упомянута в списке профессий и работ, дающих право осуществлять трудовую деятельность за пределами субъекта РФ, на территории которого гражданину выдано разрешение на работу. Данный список утвержден приказом Минздравсоцразвития России от 28.07.2010 № 564н. Он включает, например, руководителей организаций, но не включает юристов и ряд других должностей, которые по характеру работы могут предполагать направление в командировку.

Во-вторых, срок командировки не должен превышать 40 календарных дней в течение 12 календарных месяцев (п. 2 приложения к приказу Минздравсоцразвития России от 28.07.2010 № 564н).

Выполнение названных требований позволяет учесть командировочные при расчете налога на прибыль (ст. 252 НК РФ). Если же эти требования выполнены не будут, речь идет о нарушении трудового законодательства. Размер штрафа по статье 5.27 «Нарушение законодательства о труде и об охране труда» КоАП РФ составляет, в частности:

• для руководителя - от 1000 до 5000 руб.;
• для организации - от 30 000 до 50 000 руб.

Кроме того, деятельность работодателя может быть приостановлена на срок до 90 суток.

Ошибочное оформление поездок водителей в качестве командировок

Командировкой признается разовая поездка работника по распоряжению руководителя на определенный срок, в которой он выполняет служебное поручение вне места постоянной работы (ст. 166 ТК РФ). Служебные поездки сотрудников, работа которых носит разъездной характер, нельзя относить к командировкам (ст. 166 ТК РФ, п. 3 Положения).

В арбитражной практике есть отдельные арбитражные решения, подтверждающие, что действующее трудовое законодательство не содержит норм, запрещающих руководителю организации оформлять рейсы водителей (в том числе дальнобойщиков) в виде командировок (постановления ФАС МО от 05.10.2009 № КА-А41/10098-09, ФАС ПО от 09.04.2008 № А57-11527/06).

А в письме Минфина России от 01.06.2005 № 03-05-01-04/168 сделан следующий вывод: если поездки водителей не носят постоянного характера и в каждом случае осуществляются по отдельному распоряжению работодателя, то данные поездки следует рассматривать как служебные командировки.

Вместе с тем такой подход может привести к разногласиям с проверяющими. В отличие от командировок разъездная работа непосредственно входит в составную часть трудовой функции сотрудника. То есть поездки по заданию работодателя входят в трудовую функцию водителей. Если оформить их как командировки инспекторы могут оспорить правомерность командировочных расходов (ст. 168 ТК РФ).

Командировка правомерна, если, например:

• водитель будет следовать к месту командировки не на автомобиле, которым управляет, а, например, на самолете;
• водитель направляется в регион (местность), отличный от места его работы, которое оговаривалось при приеме (например: если в трудовом договоре или должностной инструкции водителя указано, что он работает в Москве, а направляют его в Тулу).

Ошибки при начислении оплаты за работу в выходной или праздничный день

За время нахождения штатного сотрудника в командировке за ним сохраняется средний заработок (ст. 167 ТК РФ).

Если во время командировки сотрудник привлекается к работе в выходные или праздничные дни, оплата этого времени должна производиться с учетом норм, установленных трудовым законодательством (п. 5 Положения).

Если отгул за работу в выходной или нерабочий праздничный день работнику не предоставлен, нужно начислить оплату:

• сотрудникам, которым установлена часовая ставка, - не менее чем по двойной часовой ставке;
• сдельщикам - не менее чем по двойной сдельной расценке;
• сотрудникам с постоянным окладом - в зависимости от выполнения месячной нормы труда. Если в выходной день сотрудник работал в пределах месячной нормы, ему нужно доплатить не менее одинарной дневной (часовой) ставки. Если он работал сверх месячной нормы, доплата должна составить не менее двойной дневной (часовой) ставки.

Данный порядок установлен статьей 153 ТК РФ.

Таким образом, неправильно будет начислять работнику двойную оплату по среднему заработку. Необходимо учитывать его ставку (размер оклада).

В письме УФНС России по г. Москве от 16.08.2006 № 20-12/72393 указано, что для признания в целях налогообложения прибыли расходов на командировки, приходящиеся на выходные и праздничные дни, к отчету необходимо приложить заверенную копию правил внутреннего распорядка, предусматривающих режим работы в выходные и праздничные дни, утвержденных руководителем организации, в которую направлялся в командировку сотрудник организации.

Напомним, что выходной день - это не обязательно суббота или воскресенье. У работодателей, приостановка работы у которых в выходные дни невозможна по производственно-техническим и организационным условиям сотрудникам можно установить выходные в любые дни рабочей недели согласно внутренним правилам трудового распорядка (ч. 3 ст. 111 ТК РФ). В таком случае суббота и воскресенье будут для сотрудника рабочими днями. Соответственно, и оплачивать их нужно в обычном порядке. То есть если командировка приходится на субботу и воскресенье, которые по индивидуальному графику работника выходными не являются, оплатить их нужно в общем порядке - исходя из среднего заработка.

Довольно часто день отъезда и приезда из командировки выпадают на выходные дни. В таком случае у бухгалтера может возникнуть вопрос, как их оплачивать.

Согласно пункту 9 Положения средний заработок за период нахождения работника в командировке, а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути, сохраняется за все дни работы по графику, установленному в командирующей организации.

При этом сохранение среднего заработка за дни нахождения в пути, приходящиеся на выходные или нерабочие праздничные дни, Положением не предусмотрено.

Неверное оформление документов, подтверждающих, что на время командировки сотрудник поселился в арендованной квартире

Во время командировки сотрудник вправе проживать не только в гостинице, но и в другом жилом помещении (например, на съемной квартире). В таком случае подтвердить расходы на наем жилья можно документами, составленными в произвольной форме (абз. 4 п. 1 ст. 252 НК РФ, постановление ФАС СЗО от 26.02.2008 № А26-1621/2007). Например, актом, подписанным владельцем квартиры и нанимателем (командированным сотрудником).

Однако важно, чтобы в этом документе имелись все обязательные реквизиты, предусмотренные действующим Федеральным законом от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (п.2 ст.9).

Иногда суды при рассмотрении налоговых споров принимают в качестве доказательства, обосновывающего позицию налогоплательщика, первичные учетные документы, которые не содержат отдельные обязательные реквизиты (см., например, решение ФАС МО от 24.04.2007 № КА-А41/3090-07). Однако это единичные судебные решения.

Снизить риск претензий со стороны налоговых органов можно, если оформить документ, поименованный в ГК РФ - договор аренды.

Официальная позиция контролирующих ведомств заключается в том, что арендную плату за тот период, когда арендованное жилье пустовало, в расходы включить нельзя. Такие затраты не признаются экономически обоснованными (п. 1 ст. 252 НК РФ). Данный вывод содержится в письмах Минфина России от 25.03.2010 № 03-03-06/1/178, от 20.06.2006 № 03-03-04/1/533, от 25.01.2006 № 03-03-04/1/58. Чтобы обосновать расходы за те дни, когда в арендованной квартире проживает командированный работник, можно использовать командировочное удостоверение, проездные документы, приказ о командировке и т. д.

Ошибочное доначисление налогов, когда командированный работник не возвратил неиспользованный аванс

На практике нередко возможны ситуации, когда работник, возвратившись из командировки, в установленный срок не отчитывается по денежному авансу, выданному ему перед отъездом. Подотчетные суммы, не подтвержденные документами и не возвращенные в срок, не являются доходом работника - это его задолженность перед организацией.

Эту задолженность организация в установленном законом порядке имеет возможность взыскать. Например, удержав сумму долга из зарплаты. Для этого руководитель организации должен издать приказ о взыскании в произвольной форме.

Оформить приказ нужно не позднее одного месяца с того дня, как закончился срок, установленный для отчета. Удержать из месячной зарплаты сотрудника можно не более 20 процентов от начисленной суммы (ст. 138 ТК РФ).

Взыскать суммы с сотрудника можно, если он не оспаривает основание и размер удержаний. В противном случае взыскать задолженность можно будет только через суд. Такие правила установлены в статьях 137, 248 Трудового кодекса РФ и подтверждены в письме Роструда от 09.08.2007 № 3044-6-0.

Доходом сотрудника указанная задолженность может стать только в случае прощения долга. Такой подход подтверждают письмо Роструда от 11.03.2009 № 1144-ТЗ, от 09.08.2007 № 3044-6-0, постановления ФАС УО от 19.08.2004 № Ф09-3354/04-АК, ЦО от 08.01.2004 № А54-2875/03-С21.

Оформление командировок вместо вахтового метода

И при работе вахтовым методом, и при командировке работник выезжает в местности, отличные от места нахождения работодателя.

Поэтому важно отличать эти понятия. Основные отличия заключаются в следующем:

1. Командировка предполагает разовое служебное поручение, а вахта - выполнение заранее спланированной производственной деятельности. Примерный перечень организаций, которым целесообразно использовать вахтовый метод работ, утвержден постановлением Госкомтруда СССР, Секретариата ВЦСПС, Минздрава СССР от 31.12.1987 № 794/33-82.

2. При вахтовом методе возможен только суммированный учет рабочего времени.

3. Перечень сотрудников, которых нельзя привлекать к работе вахтовым методом, шире, чем перечень сотрудников, которых нельзя направлять в командировки (ст. 264, 298 ТК РФ).

4. Сотрудники, отправляющиеся на вахту, должны пройти обязательный медосмотр в порядке, предусмотренном приказом Минздравсоцразвития России от 12.04.2011 № 302н (ст. 213, 298 ТК РФ). Медицинские противопоказания при работе на вахте установлены пунктами 48, 49 Порядка, утвержденного в Приложении № 3 указанного приказа.

5. При командировке режим рабочего времени работодатель установить не может, так как он априори должен соответствовать режиму организации куда командирован работник. В случае вахтового метода режим работы устанавливает направляющая сотрудников в отдаленные районы организация. Продолжительность вахты не может превышать одного месяца, в исключительных случаях - трех месяцев (ст. 299 ТК РФ), при этом продолжительность ежедневной работы (смены) не может быть более 12 часов, а ежедневного (междусменного) отдыха с учетом обеденных перерывов - менее 12 часов (п. 4.2, 4.3 Основных положений, утвержденных постановлением Госкомтруда СССР, Секретариата ВЦСПС и Минздрава СССР от 31.12.1987 № 794/33-82).

6. Имеется разница в оплате: при командировке - оплата по среднему заработку, суточные; при вахтовом методе - оплата по тарифной ставке, выплата надбавок и компенсаций, установленных законодательством в отношении вахтового метода.

7. В случае командировки сотрудник по возвращении должен предоставить письменный отчет о ее результатах, вахтовый метод характеризуется отсутствием любых письменных отчетов после окончанию работы.

Однако при ошибочном оформлении вместо вахтового метода командировок претензии налоговых инспекторов маловероятны. Это скорее сфера контроля трудовых инспекций.

Рассмотрев различные ситуации и типичные ошибки, отметим, что при кажущейся простоте такой хозяйственный факт, как направление работника в командировку, может на практике вызывать немало вопросов и далеко не все из них в настоящее время являются надлежащим образом урегулированными.

Оформление командировки в программе "1С:Зарплата и управление персоналом 8"

Предположим, что организация направляет сотрудника в командировку с 19 января 2012 года по 25 января 2012 года.

Оформим командировочные документы: Кадровый учет -> Учет невыходов -> Командировки организации ->  Добавить. Вносим данные из приказа на командировку.

Флаг Освобождать ставку следует устанавливать, когда установлен флаг контроля штатного расписания и планируется перевод другого сотрудника на эту позицию на период командировки.

Если флаг Напомнить не установлен, то автоматически, начиная с дня следующего за днем окончания командировки считается, что сотрудник вышел на работу на свое рабочее место в соответствии со своим графиком работы.

Если же этот флажок установить, то для того, чтобы указать, с какого числа сотрудник вернулся на свое рабочее место, нужно ввести документ Кадровый учет -> Учет невыходов -> Возврат на работу.

Из документа Командировки организаций мы можем распечатать следующие формы:

• Т-9 - Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку;
• Т-9а - Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку;
• Т-10 - Командировочное удостоверение;
• Т-10а - Служебное задание.

На основании кадровых документов о направлении сотрудника в командировку сформируем расчетные документы: Расчет зарплаты по организации -> Анализ неявок -> Заполнить.

При этом подбираются все неявки, оформленные кадровыми и расчетными документами, у которых дата документа попадает в указанный период. В нашем случае  это документы за январь 2012 года.

С этой обработкой пользователям удобно работать следующим образом:

Отменить у всех документов флаг Отметка;

Установить отбор (правой кнопкой мыши)  по типу неявки, который обрабатываем (в нашем случае  в командировке);

Взять «первичные» документы кадрового учета и начать их обрабатывать. Для этого берем подписанный Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку. Находим соответствующую строку. Сверяем внесенные в программу данные с теми, которые подписаны руководителем. В случае обнаружения несоответствия следует вернуть документ в отдел кадров на доработку. При полном соответствии - установить флаг Отметка;

После обработки «первичных» документов необходимо последовательно «нажать» (на экране мышкой) кнопки Создать документы, Рассчитать, Провести. Эти команды действуют только на отмеченные строки. При этом создаются, рассчитываются и проводятся соответствующие расчетные документы Оплата по среднему (рис. 1).

Рис. 1

Просмотреть эти автоматически созданные в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» документы можно, нажав «кнопку» Открыть расчетный или Расчет зарплаты - Неявки  Оплата по среднему.

Можно ввести эти документы и без обработки. Расчет зарплаты -> Неявки -> Оплата по среднему и просто «вручную» заносить в новые документы все данные из приказа на командировку.

Если в выходной день в командировке произошел «авральный» выход на работу сотрудника, то для его оплаты следует внести документ Оплата праздничных и выходных дней (рис. 2).

Рис. 2

В результате проведенных документов отчет Табель учета рабочего времени Т-13 имеет вид, представленный на рисунке 3.

Рис. 3