Типовые бизнес-процессы по формированию в 1С электронных документов

Нормативное регулирование

Стандартом "Концептуальные основы бухгалтерского учета и отчетности организаций государственного сектора" (утв. приказом Минфина России от 31.12.2016 № 256н) предусмотрено формирование и хранение в электронном виде первичных документов, подписанных электронной подписью (ЭП). С этой целью в документооборот учреждений госсектора внедряются формы электронных документов (ЭД).

Приказами Минфина России от 15.04.2021 № 61н, от 30.09.2021 № 142н, от 28.06.2022 № 100н, от 07.11.2022 № 157н утверждены унифицированные формы электронных документов бухгалтерского учета, применяемых при ведении бюджетного учета, бухгалтерского учета государственных (муниципальных) учреждений, и Методические указания по их формированию и применению.

Формы, утв. приказами Минфина России от 15.04.2021 № 61н, от 30.09.2021 № 142н, применяются всеми учреждениями с 01.01.2023. Формы, утв. приказами Минфина России от 28.06.2022 № 100н, от 07.11.2022 № 157н, применяются при ведении:

• бюджетного учета, бухгалтерского учета государственных (муниципальных) учреждений с 01.01.2024 либо до указанного срока в случаях, предусмотренных учетной политикой субъекта учета (единой учетной политикой при централизации учета);

• бюджетного учета уполномоченной организацией в рамках переданных по решению Правительства РФ полномочий отдельных федеральных органов исполнительной власти, их территориальных органов и подведомственных им федеральных казенных учреждений с 01.01.2023.

Электронные первичные учетные документы составляются в форме электронного документа, подписанного квалифицированной электронной подписью либо, в случаях, предусмотренных Методическими указаниями, простой электронной подписью.

С каждым электронным документом, как и с бумажным, могут последовательно работать несколько сотрудников учреждения, один документ может содержать несколько электронных подписей разных видов, которыми может быть подписана информация из разных разделов документа в соответствии с зонами ответственности сотрудников.

Важной особенностью новых форм является то, что они ориентированы на ведение учета в централизованных центрах обработки данных (ЦОД), созданных в соответствии с Постановлениями Правительства РФ от 27.12.2019 № 1890, от 15.02.2020 № 153, когда первичный документ изначально оформляется и утверждается (подписывается ЭП) в учреждении - субъекте централизованного учета, а затем проверяется, при необходимости дозаполняется бухгалтерскими данными и проводится по бухгалтерскому учету в ЦОДе.

Формирование ЭД в "1С:Бухгалтерии государственного учреждения 8 КОРП"

В программе "1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8 КОРП" предусмотрено формирование унифицированных электронных документов, применяемых с 2023 года.

БГУ КОРП позволяет реализовать:

• поэтапную обработку документа несколькими ответственными исполнителями;

• разграничение ответственности по реквизитам, разделам документа между ответственными исполнителями;

• подписание данных документа в зоне ответственности при помощи простой либо усиленной квалифицированной электронной подписи и последующее хранение этих данных;

• защиту подписанных данных документа от несанкционированных исправлений.

Подсистема Процессы обработки документов, входящая в состав БГУ КОРП, позволяет создавать собственные правила поэтапной обработки документов в виде преднастроенных шаблонов процессов в соответствии с правилами и графиком документооборота, утвержденными в учреждении (ЦОДе).

Оформлять документы в программе могут не только бухгалтеры, но и сотрудники договорного, планового отделов, кладовщики, работники материально-технического отдела, подотчетные лица и др. работники субъекта учета. При этом каждый заполняет и подписывает разделы документа в соответствии со своей зоной ответственности.

Типовые шаблоны бизнес-процессов по формированию ЭД

Письмами Минфина России от 01.12.2021 № 02-07-07/98091 и от 01.12.2022 № 02-07-07/117981 доведены методические рекомендации по переходу на применение организациями бюджетной сферы унифицированных форм электронных первичных учетных документов (далее - Методические рекомендации) и примеры заполнения отдельных первичных учетных документов, утв. приказами Минфина России от 15.04.2021 № 61н, от 30.09.2021 № 142н:

• Акт о консервации (расконсервации) объекта основных средств (ф. 0510433);

• Акт приема-передачи объектов, полученных в личное пользование (ф. 0510434);

• Акт о признании безнадежной к взысканию задолженности по доходам (ф. 0510436);

• Решение о списании задолженности, невостребованной кредиторами со счета (ф. 0510437);

• Решение о прекращении признания активами объектов нефинансовых активов (ф. 0510440);

• Решение о признании объектов нефинансовых активов (ф. 0510441);

• Решение об оценке стоимости имущества, отчужденного не в пользу организации бюджетной сферы (ф. 0510442);

• Решение о проведении инвентаризации (ф. 0510439);

• Изменение Решения о проведении инвентаризации (ф. 0510447).

Методические рекомендации включают также типовые схемы бизнес-процессов по созданию и подписанию указанных электронных документов.

В поставку БГУ КОРП начиная с версии 2.0.88.50 включены типовые шаблоны бизнес-процессов, созданные на основании бизнес-процессов, доведенных указанными Методическими рекомендациями, с учетом Методических указаний для следующих документов БГУ КОРП:

• Акт о консервации (расконсервации) - ЭД Акт о консервации (расконсервации) объекта основных средств (ф. 0510433);

• Внутреннее перемещение ОС, НМА, НПА - ЭД Акт приема-передачи объектов, полученных в личное пользование (ф. 0510434);

• Акт списания материалов - ЭД Акт приема-передачи объектов, полученных в личное пользование (ф. 0510434);

• Поступление МЗ - ЭД Акт приема-передачи объектов, полученных в личное пользование (ф. 0510434);

• Списание, восстановление задолженности по доходам - ЭД Акт о признании безнадежной к взысканию задолженности по доходам (ф. 0510436);

• Списание кредиторской задолженности - ЭД Решение о списании задолженности, невостребованной кредиторами со счета ___ (ф. 0510437);

• Решение о прекращении признания активом - ЭД Решение о прекращении признания активами объектов нефинансовых активов (ф. 0510440);

• Решение о прекращении признания активом (материальные запасы) - ЭД Решение о прекращении признания активами объектов нефинансовых активов (ф. 0510440);

• Решение о признании объектов нефинансовых активов - ЭД Решение о признании объектов нефинансовых активов (ф. 0510441);

• Решение о признании объектов (материальные запасы) - ЭД Решение о признании объектов нефинансовых активов (ф. 0510441);

• Решение об оценке имущества - ЭД Решение об оценке стоимости имущества, отчужденного не в пользу организации бюджетной сферы (ф. 0510442);

• Решение о проведении инвентаризации - ЭД Решение о проведении инвентаризации (ф. 0510439);

• Изменение решения о проведении инвентаризации - ЭД Изменение Решения о проведении инвентаризации (ф. 0510447).

Типовые шаблоны поставляются в файле 1C_ProcessTemplates61n.xml, который размещен в подкаталоге tmplts\1c\StateAccountingCorp\2_0_88_50\Типовые шаблоны бизнес-процессов\, и могут быть загружены в БГУ КОРП. Инструкция по загрузке и настройке типовых шаблонов в конфигурации БГУ КОРП приведена в файле 1C_ProcessTemplates61n_ApplicationGuide.pdf, который размещен в том же подкаталоге.

Актуальные шаблоны бизнес-процессов ЭД также публикуются на интернет-странице поддержки конфигурации в разделе "Дополнительные материалы". Поставляемые шаблоны процессов можно использовать в исходном виде, а также как основу при создании шаблонов БП для указанных и других документов программы.

Шаблон процесса в БГУ КОРП

Шаблон процесса настраивается для конкретного типа прикладного документа 1С и содержит перечень этапов процесса, условия переходов между этапами, статусы документа, исполнителей этапов, настройки ответственности исполнителей на каждом этапе, дополнительные обработчики и другие настройки.

В типовом шаблоне, включенном в поставку, для каждого этапа определен исполнитель (ответственное лицо (лица)), как правило, в виде соответствующей роли - сотрудник, бухгалтер, руководитель и др., а также вид его электронной подписи - простая или усиленная квалифицированная в соответствии с Методическими указаниями.

Состав этапов, перечень ролей исполнителей этапов и статусы, которые принимает документ после выполнения каждого этапа, разработаны в соответствии с Методическими рекомендациями.

Типовые шаблоны бизнес-процессов могут быть изменены с учетом специфики документооборота учреждения, например, при передаче полномочий по ведению учета в ЦОД можно добавить этап для главного бухгалтера Централизованной бухгалтерии.

Загрузка и настройка шаблонов процессов 

Настройка программы

Перед началом загрузки шаблонов в форме настроек процессов обработки документов (раздел Администрирование - Органайзер - Настройки процессов обработки документов), рис. 1, необходимо установить флаги: Усиленная подпись, Простая подпись и Использовать несколько шаблонов для одного типа документа.

Рис. 1. Настройки процессов обработки документов

Если в организации допускается, что часть прикладных документов одного типа, например Поступление МЗ, будет обрабатываться по бизнес-процессу, а часть - нет, то необходимо также установить флаг Разрешить запись документа без шаблона, если ни один шаблон не подходит по условиям использования.

Для использования усиленных квалифицированных ЭП в программу следует предварительно добавить список используемых сертификатов ключей ЭП.

Для использования простых ЭП и заполнения данных о Ф. И. О. и должностях подписантов необходимо в карточках пользователей указать физических лиц (рис. 2), а в карточках сотрудников организации заполнить должности и ссылку на контрагента - физическое лицо (рис. 3).

Рис. 2. Карточка пользователя

Рис. 3. Карточка сотрудника

Данная настройка также необходима для возможности автоматической адресации задач пользователям - членам комиссий (инвентаризационной, по поступлению и выбытию активов).

Настройка состава реквизитов для подписания

Для справочников Валюты, Сотрудники, Номенклатура, Основные средства, НМА, НПА и Инвентарные номера необходимо выполнить настройку состава реквизитов для включения в электронную подпись (достаточно указать код и наименование для каждого справочника). Перейти в форму настройки можно по гиперссылке Настройка подписи ссылочных данных в форме Настройка процессов обработки документов (см. рис. 1).

Загрузка шаблонов процессов

Для загрузки типовых шаблонов процессов необходимо в форме списка шаблонов (раздел Органайзер) нажать команду Импорт / экспорт шаблонов процессов, на закладке Загрузка данных выбрать файл с поставкой 1C_ProcessTemplates61n.xml. Если планируется использовать роли исполнителей из поставки, то необходимо установить флаг Загружать исполнителей (кроме пользователей); если не планируется, то после загрузки шаблонов указать в них свои роли и нажать кнопку Загрузить шаблоны (рис. 4).

Рис. 4. Форма "Импорт / экспорт шаблонов процессов"

При первой загрузке объектов шаблонов им присваивается уникальный идентификатор поддержки, чтобы при следующих загрузках не дублировались элементы, а обновлялись ранее загруженные.

Пример загруженного шаблона для документа Решение об оценке имущества представлен на рисунке 5.

Рис. 5. Пример типового шаблона процесса

Добавление исполнителей ролей

В шаблонах процессов преимущественно используется ролевая адресация. Она позволяет гибко управлять составом исполнителей этапа процесса без изменения шаблона процесса.

После загрузки ролей исполнителей с шаблонами процессов либо создания собственных ролей необходимо заполнить их исполнителей при помощи команды Исполнители роли в панели навигации карточки роли исполнителя (раздел Органайзер), рис. 6.

Рис. 6. Добавление исполнителя роли

Настройка использования шаблонов

Чтобы новые документы начали обрабатываться по загруженным шаблонам процессов, необходимо настроить использование шаблонов при помощи команды Настроить использование, где для каждого типа документа необходимо указать соответствующий шаблон.

При этом для некоторых шаблонов требуется указать условия использования, например, для документа Решение о признании объектов нефинансовых активов используются три шаблона процесса в зависимости от вида операции (рис. 7).

Рис. 7. Установка условия использования шаблона

Поэтому для документа Решение о признании объектов нефинансовых активов необходимо добавить три шаблона:

• один - для безвозмездного получения с условием использования "ВидОперации Равно "Признание объектов нефинансовых активов в связи с безвозмездным поступлением";

• второй - для приобретения и создания с условием использования "ВидОперации В списке "Признание объектов нефинансовых активов в связи с приобретением; Признание объектов нефинансовых активов в связи с созданием хозяйственным способом";

• третий - на прочие операции с условием использования "ВидОперации Не в списке "Признание объектов нефинансовых активов в связи с приобретением; Признание объектов нефинансовых активов в связи с созданием хозяйственным способом; Признание объектов нефинансовых активов в связи с безвозмездным поступлением".

Обработка документа по настроенному шаблону процесса 

После подключения типов документов к шаблонам процессов новые документы начнут обрабатываться по соответствующим БП. При создании нового документа автоматически определяется настроенный для него шаблон процесса и создается задача исполнителю стартового этапа. Далее, по мере выполнения исполнителями своих задач, документ будет двигаться согласно бизнес-процессу и маршрутизации, настроенной в шаблоне процесса, при движении будет изменяться статус документа. При выполнении этапов, предполагающих подписание данных документа электронной подписью, будет открыта форма для подписания соответствующей ЭП согласно шаблону.

Процесс обработки документа будет считаться завершенным, если по нему не останется невыполненных задач.

После завершения обработки документа всеми участниками процесса с установкой предусмотренных электронных подписей он становится недоступен для изменения всеми пользователями. В карточке процесса будет отображен перечень всех выполненных задач по документу и электронных подписей, установленных исполнителями.