 |
Как расходы на оплату услуг по обязательному архивированию документов ликвидируемой организации отражаются в бухгалтерском учете и можно ли эти расходы учесть при налогообложении прибыли? Объясняют эксперты службы Правового консалтинга ГАРАНТ Лилия Федорова и Светлана Мягкова. |  |
|
Согласно части 10 статьи 23 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" при ликвидации негосударственных организаций образовавшиеся в процессе их деятельности и включенные в состав Архивного фонда РФ архивные документы, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, передаются ликвидационной комиссией (ликвидатором) в упорядоченном состоянии на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив на основании договора между этим архивом и ликвидационной комиссией (ликвидатором). При этом ликвидационная комиссия (ликвидатор) организует упорядочение архивных документов ликвидируемой организации.
Кроме того, п. 9.7 Основных правил работы архивов организаций (одобренных решением Коллегии Росархива от 06.02.2002) установлено, что при ликвидации организации ее документы передаются правопреемнику. При отсутствии правопреемника и вышестоящей организации они передаются на временное хранение в специализированный архив (центр) документов по личному составу, а при его отсутствии - в государственный архив.
Таким образом, при ликвидации организации ликвидационная комиссия обязана архивные документы, образовавшиеся в процессе деятельности организации и включенные в состав Архивного фонда РФ, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, передать в упорядоченном состоянии на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив на основании договора.
Бухгалтерский учет
Пункт 4 ПБУ 10/99 "Расходы организации", утв. приказом Минфина России от 06.05.1999 № (далее - ПБУ 10/99) предусматривает, что расходы организации, в зависимости от их характера, условий осуществления и направлений деятельности организации, подразделяются на расходы по обычным видам деятельности и прочие расходы.
При этом расходами по обычным видам деятельности согласно п. 5 ПБУ 10/99 являются расходы, связанные с изготовлением и продажей продукции, приобретением и продажей товаров, с выполнением работ, оказанием услуг.
В связи с тем, что сдача документов в упорядоченном состоянии на хранение в архив при ликвидации является обязанностью организации, полагаем, что затраты на услуги по архивированию документов можно отнести на основании п. 5, п. 7 ПБУ 10/99 к расходам по обычным видам деятельности.
Согласно Плану счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и инструкции по его применению (утвержденным приказом Минфина России от 31.10.2000 № 94н) для отражения такого рода операций используется счет 26 "Общехозяйственные расходы", предназначенный для обобщения информации о расходах для нужд управления, не связанных непосредственно с производственным процессом.
Дебет 26 Кредит 76
- отражена задолженность за услуги по архивированию документов;
Дебет 76 Кредит 51
- оплачены услуги по архивированию документов.
Налоговый учет
В соответствии с п. 1 ст. 252 НК РФ в целях налогообложения прибыли налогоплательщик имеет право уменьшить полученные доходы на сумму произведенных расходов, за исключением расходов, указанных в ст. 270 НК РФ. При этом расходами признаются экономически обоснованные и документально подтвержденные затраты, осуществленные (понесенные) налогоплательщиком, при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.
Несмотря на то, что расходы на услуги по архивированию документов непосредственно не предусмотрены нормами гл. 25 НК РФ "Налог на прибыль организаций", но исходя из того, что законодательство РФ обязывает организации сдавать документы в архив при ликвидации, полагаем, что указанные затраты по архивированию документов являются обоснованными. В соответствии с пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ перечень прочих расходов, связанных с производством и (или) реализацией, является открытым. Таким образом, полагаем, что организация может отнести затраты по архивированию документов к прочим расходам, связанным с производством и (или) реализацией, при их документальном подтверждении.
Порядок признания расходов при методе начисления установлен ст. 272 НК РФ, согласно которой расходы признаются таковыми в том отчетном (налоговом) периоде, к которому они относятся, независимо от времени фактической выплаты денежных средств и (или) иной формы их оплаты.
Согласно пп. 3 п. 7 ст. 272 НК РФ датой осуществления прочих расходов применительно к затратам на оплату сторонним организациям за выполненные ими работы (предоставленные услуги) признается одна из следующих дат:
- дата расчетов в соответствии с условиями заключенного договора;
- дата предъявления налогоплательщику документов, служащих основанием для произведения расчетов;
- последний день отчетного (налогового) периода.
В своих разъяснениях специалисты Минфина России указывают, что расходы признаются на одну из перечисленных в пп. 3 п. 7 ст. 272 НК РФ дат в зависимости от того, какая из них наступила раньше (письма Минфина России от 28.06.2012 N 03-03-06/1/328, от 04.06.2012 N 03-03-06/1/288).
С текстами документов, упомянутых в ответе экспертов, можно ознакомиться в справочной правовой системе ГАРАНТ.
