Федеральным законом от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», который вступил в силу в 2013 году, было отменено обязательное применение унифицированных форм первичных документов и сформулированы простые требования к их применению. В этом же году ФНС России выпустила письмо от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@ «Об отсутствии налоговых рисков при применении налогоплательщиками первичного документа, составленного на основе счета-фактуры». Налоговая служба в указанном письме предложила к применению форму универсального передаточного документа (УПД), привела перечень операций, для оформления которых может быть использован такой документ, а также рекомендации по заполнению отдельных реквизитов формы.
Для использования в качестве первичного учетного документа форма счета-фактуры дополнена обязательными реквизитами, установленными Законом № 402-ФЗ. Введение в форму счета-фактуры дополнительных реквизитов нормами главы 21 НК РФ не запрещено (п. 9 Правил заполнения счета-фактуры, применяемого при расчетах по НДС, утв. Постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137, письмо Минфина России от 08.04.2016 № 03-07-09/20121). Таким образом, УПД совмещает в себе:
-
первичный документ для целей Закона № 402-ФЗ,
-
счет-фактуру для целей НК РФ.
В «1С:Бухгалтерии 8» для выставления универсальных передаточных документов была добавлена печатная форма, рекомендованная ФНС России. Отдельно в учете УПД никак не выделялся, что порождало ряд неудобств, например:
-
при регистрации УПД, полученного от поставщика, приходилось сначала вводить реквизиты УПД в качестве номера первичного документа, а затем их дублировать в поле Счет-фактура;
-
поиск УПД, ранее выставленного покупателям, был затруднителен, поскольку в списке документов реализации указывался только системный номер документа отгрузки, а номера УПД и счетов-фактур не отражались;
-
в акте сверки расчетов с покупателем указывался системный номер выставленного первичного документа либо системный номер и номер выставленного счета-фактуры, в то время как фактически выставлялся только один документ — УПД;
-
поиск собственно документа УПД был затруднителен для начинающих пользователей, которые не догадывались просто нажать на кнопку Печать.
Начиная с версии 3.0.83 в «1С:Бухгалтерии 8» работа с УПД упрощена. Теперь при получении или выдаче УПД отдельно регистрировать счета-фактуры не требуется. При этом УПД отражается в учете как самостоятельный документ, а не просто как печатная форма документа.
Как учитывать выданные УПД
В «подвале» документа реализации (Реализация товаров и услуг, Оказание услуг или Корректировка реализации) появился специальный тумблер, который следует установить в положение УПД, если по договору с покупателем организация выдает универсальный передаточный документ (рис. 1).
Рис. 1. Выставление УПД
При этом автоматически регистрируется УПД (выданный счет-фактура в форме УПД) с номером, который присваивается программой при нумерации выданных счетов-фактур в хронологическом порядке. При выставлении покупателю УПД состав печатных форм ограничен — по кнопке Печать пользователь сможет распечатать УПД, а накладные, акты и счета-фактуры — нет.
Если тумблер не переключать в положение УПД, то счет-фактура регистрируется отдельно по кнопке Выписать счет-фактуру, как это было и в прежних версиях программы. В этом случае пользователю доступны все печатные формы.
Тумблер УПД также присутствует в документах передачи основных средств и нематериальных активов (Передача ОС или Передача НМА).
В последующих документах, выставленных покупателям, тумблер УПД будет устанавливаться автоматически (или не будет устанавливаться) в соответствии с выполненными ранее настройками.
Как учитывать полученные УПД
По такому же принципу отражаются УПД, полученные от поставщика. В «подвале» документов поступления (Поступление товаров и услуг, Поступление доп. расходов, Корректировка поступления и т. д.) тумблер следует установить в положение УПД, если от поставщика получен универсальный передаточный документ. При этом автоматически регистрируется УПД (полученный счет-фактура в форме УПД) с номером и датой документа, указанного в поле Документ №. Если тумблер не переключать в положение УПД, то порядок отражения документов от поставщика остается прежним: отдельно регистрируется номер первичного документа, отдельно — номер и дата счета-фактуры в соответствующем поле.
Тумблер УПД теперь также присутствует в документах поступления основных средств и нематериальных активов.
Программа запоминает выполненные настройки для конкретного договора с контрагентом. В последующих документах, полученных от поставщиков, тумблер УПД будет устанавливаться автоматически (или не будет устанавливаться) в соответствии с выполненными ранее настройками.
Как формировать акты сверки с УПД
Теперь акты сверки расчетов с контрагентами можно формировать с указанием реквизитов УПД, которым оформлена операция.
Напомним, чтобы выводить полные реквизиты комплекта выставленных и полученных документов в акте сверки расчетов, в документе Акт сверки расчетов с контрагентом (раздел Покупки или раздел Продажи — Акты сверки расчетов) на закладке Дополнительно требуется установить флаги:
-
Выводить полные названия документов;
-
Выводить счета-фактуры.
В этом случае в Акте сверки расчетов с контрагентом будет выводиться и номер первичного документа, и номер счета-фактуры (как для полученных документов, так и для выставленных).
Но в прежних версиях программы при выставлении УПД в Акте сверки расчетов с контрагентом указывались два номера:
-
системный номер документа — в качестве номера выставленного первичного документа;
-
номер, указанный в поле Счет-фактура, — в качестве номера счета-фактуры.
В действительности же покупатель получал только один документ — УПД с номером, соответствующим номеру выставленного счета-фактуры. Поэтому контрагенты испытывали затруднения при проведении сверок. Теперь в Актах сверки расчетов с контрагентом указываются наименования документов программы и в явном виде либо номер счета-фактуры, либо номер УПД (рис. 2).
Рис. 2. Отражение УПД в акте сверки расчетов с контрагентом
Как найти номер выставленного счета-фактуры или УПД в списке документов
В прежних версиях программы «1С:Бухгалтерия 8» редакции 3.0 в списке документов реализации указывался только номер первичного учетного документа, выставленного покупателю (системный номер документа) и статус счета-фактуры (Проведен, Не проведен, Отсутствует или Не требуется). Номера счетов-фактур в списке не отображались. Теперь в журнал документов реализации товаров и услуг (раздел Продажи — Реализация товаров и услуг) в отдельной колонке выводится информация о номерах счетов-фактур или универсального передаточного документа (рис. 3).
Рис. 3. Номера УПД и счетов-фактур в списке документов реализации
От редакции. В 1С:ИТС см. видеозапись выступления эксперта 1С «„1С:Бухгалтерия 8“ — новые возможности оформления отгрузки и УПД» на . Видеозаписи других выступлений экспертов 1С и презентации также см. на сайте (доступны для просмотра всем желающим). Актуальную информацию о новых возможностях «1С:Бухгалтерии 8» (ред. 3.0) и других программ 1С см. на сайте 1С:ИТС в разделе «Инструкции по учету в программах 1С».
Добрый день! Подскажите, является ли ошибкой, если при заведении Поступления услуг по УПД не был установлен тумблер УПД, а период уже закрыт.