Разъездной характер работы: какие компенсации освобождены от НДФЛ и страховых взносов

Минфин предупредил, когда при возмещении расходов, связанных со служебными поездками работников с разъездным характером работы, может потребоваться уплата НДФЛ и страховых взносов.

В письме от 08.10.2018 N 03-04-05/72198 ведомство напоминает, что по нормам статьи 166 ТК РФ служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются.

При этом работникам, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, работодатель возмещает связанные со служебными поездками:

• расходы по проезду;
• расходы по найму жилого помещения;
• дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
• иные расходы, произведенные работниками с разрешения или ведома работодателя.

Размеры и порядок возмещения указанных расходов, связанных со служебными поездками работников, а также перечень работ, профессий и должностей этих работников устанавливаются коллективным договором, соглашением, локальными нормативными актами. Размеры и порядок возмещения указанных расходов могут также устанавливаться трудовым договором.

Таким образом, если работа физлиц носит разъездной характер и это отражено в коллективном договоре, соглашениях, локальных нормативных актах, то перечисленные выплаты не облагаются НДФЛ в случае их документального подтверждения.

При отсутствии документов, подтверждающих расходы сотрудников, теряется компенсационный характер данных выплат. В этом случае с указанных доходов удерживается НДФЛ. Это значит, что если работнику с разъездным характером работы выплачиваются фиксированные компенсации и он не подтвердил свои расходы на поездки, то такие компенсации облагаются НДФЛ.

Такой же порядок применяется и в отношении страховых взносов. Если в коллективном договоре, соглашении, локальном нормативном акте или трудовом договоре с работником установлено, что его работа носит разъездной характер, то перечисленные возмещающие выплаты не облагаются страховыми взносами в случае их документального подтверждения.

При отсутствии подтверждающих документов на такие суммы начисляются страховые взносы.