«1С:Бухгалтерия 8» (ред. 3.0): как учитывать НДС по командировочным расходам (+ видео)

Видеоролик выполнен в программе «1С:Бухгалтерия 8» версия 3.0.98.11.

Работник по возвращении из командировки может отчитываться о понесенных расходах разными документами:

• проездными документами (в том числе электронными проездными документами) на поезд, самолет или автобус, где НДС может быть выделен или не выделен отдельной строкой;
• документами на проживание, в том числе бланками строгой отчетности (БСО) (в том числе с выделенным НДС);
• кассовыми чеками (в том числе с выделенным НДС), подтверждающими приобретение товаров, работ, услуг.

Порядок вычета НДС по командировочным расходам установлен:

• пунктами 7 статьи 171, 1 статьи 172 НК РФ;
• пунктом 18 Правил ведения книги покупок, применяемой при расчетах по НДС (утв. Постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137).

НДС, выделенный в проездном документе, можно принять к вычету, не только на основании счета-фактуры, выставленной налогоплательщику, но и на основании проездного документа, если он выдан (см. письмо Минфина России от 30.10.2020 № 03-07-09/94559):

• в виде БСО, сформированного в порядке, предусмотренном Федеральным законом от 22.05.2003 № 54-ФЗ (далее – Закон № 54-ФЗ);
• по формам, установленным приказами Минтранса России от 08.11.2006 № 134, от 29.01.2008 № 15 в случае одновременной выдачи кассового чека (БСО), сформированного в порядке, предусмотренном Законом № 54-ФЗ, или с включением в проездной документ реквизитов кассового чека (БСО).

Основанием для вычета НДС, уплаченного при приобретении услуг по найму жилого помещения в период служебной командировки работников, являются (см. письмо Минфина России от 26.02.2020 № 03-07-09/13555):

• счет-фактура и документы, подтверждающие фактическую уплату налога (в том числе кассовый чек с выделенной в нем суммой НДС);
• либо БСО, оформленный на командированного сотрудника, в котором указана сумма НДС, и включенный им в отчет о служебной командировке.

Помимо расходов на проезд и проживание, сотрудник может нести другие расходы и подтверждать их, в том числе, кассовыми и товарными чеками.

Суммы НДС по товарам (работам, услугам), приобретенным за наличный расчет сотрудниками организации, при наличии кассовых чеков, в которых сумма НДС выделена отдельной строкой, но в отсутствии счетов-фактур:

• к вычету не принимаются (см. письма Минфина России от 19.10.2020 № 03-07-14/90913, от 26.03.2019 № 03-07-09/20252). Существуют судебные решения, где изложена иная позиция (см. например, Постановление Президиума ВАС РФ от 13.05.2008 № 17718/07 по делу № А40-13151/06-98-80);
• в расходы при исчислении налога на прибыль организаций не включаются (см. письма Минфина России от 13.08.2018 № 03-07-11/57127, от 28.12.2017 № 03-07-11/87948).

Начиная с версии 3.0.96 «1С:Бухгалтерии 8» в документе Авансовый отчет по командировке (раздел Банк и касса или раздел Покупки) можно по-разному учитывать НДС, выделенный в документах, которые переданы подотчетным лицом в бухгалтерию.

В зависимости от состава и вида документов, выделенный в них НДС, может быть принят к вычету либо списан на расходы, не учитываемые в налоговом учете. Также добавлена возможность указать документы, подтверждающие вычет НДС. Эти документы регистрируются в книге покупок.