Содержание
В майском номере журнала разговор шел о том, что программа «1С:Бухгалтерия 8» способна с помощью встроенного набора стандартных отчетов быстро ответить на многие из насущных вопросов управленца.
На рисунке 1 схематически показан традиционный процесс получения данных руководителем от главного бухгалтера (или от иного компетентного сотрудника бухгалтерии).
Рис. 1
1. Началом начал является непосредственный ввод данных в информационную базу. Это очевидно. Как очевидно и то, что чем оперативнее (своевременнее) данные вводятся в базу, тем более накопленные в ней данные отражают реалии состояния предприятия. Хотя необходимо признать, что оперативность ввода данных далеко не всегда зависит от сотрудников самой бухгалтерии. А вот правильность ввода - как раз зависит от них полностью.
2. Информационная база позволяет структурировать введенные данные в различных аналитических разрезах, заданных с одной стороны нормативно и законодательно, а с другой -индивидуально (контекстно) в начале и во время использования базы.
3. Руководитель предприятия естественно имеет свой пласт запросов по состоянию «жизни» своего предприятия и адресует его в бухгалтерию.
4. Структура данных позволяет получать различные отчеты, формы которых предложены «в ассортименте», а настройки находятся в руках пользователя. При этом, поскольку структура и «язык» программы «1С:Бухгалтерия 8» именно бухгалтерский (своя терминология), на этом «языке» и формируются отчеты.
5. Для того чтобы запрос руководителя был удовлетворен, необходима некая процедура кодировки данных (КД), «перевода» их в структуру и форму, требуемую руководителем и понятную ему. Зачастую это выражается в том, что бухгалтер собирает данные сформированных стандартных отчетов в табличном редакторе, заменяя термины и «складывая» числовые результаты в тех комбинациях, которые отражают требуемые руководителем показатели.
6. Интерпретированный («перекодированный», переведенный) отчет предоставляется руководителю.
В этой схеме большинство пунктов являются бесспорными, но некоторые буквально напрашиваются на оптимизацию. Хотя бы с точки зрения устранения избыточного «перекодирующего» этапа, требующего дополнительных ресурсов (помимо времени это еще и использование отдельной программы!). Если устранить это избыточное (с учетом возможностей программы) звено, то процесс трансформируется так, как показано на рис. 2.
Рис. 2
В этом случае иное значение приобретает пункт 3, который становится не столько заданием на формирование того или иного отчета, сколько руководством к изменению структуры аналитики. Которое, в свою очередь, позволит избежать этапа «перевода» отчетных данных «бухгалтерского характера» на форму отчета для руководителя (или иного топ-менеджера). В итоге мы получаем вместо систематических отвлечений на формирование нестандартных отчетов единовременное отвлечение на настройку аналитики. После чего сами отчеты будут выводиться со скоростью, определяемой лишь объемом обрабатываемых первичных данных базы и техническими параметрами информационной системы. Максимум отвлечений бухгалтера, готовящего отчет, будет составлять переименование в полученной форме совсем уж «бухгалтерских» терминов, типа «дебетового оборота по счету 62» на понятный для руководителя термин «задолженность покупателей, возникшая за данный период». Если же к «интеллектуальному вложению» в настройки аналитики добавить еще незначительное вложение на формирование совсем уже «управленческого» отчета по фактическим данным (с уже заложенными терминами управленческого характера), то экономия на систематическом использовании этой формы будет совершенно очевидной.
Несколько слов подробнее про эти самые «капитальные интеллектуальные вложения».
Мы отметили выше, что основой информационной базы является структура, частично зависящая от законодательных моментов, и частично - от тех настроек, которые требуются данному конкретному предприятию. Они в свою очередь являются производными от вида (видов) деятельности, от оргструктуры, от управленческого запроса на детализацию затрат, на детализацию доходов, от включенности в процесс учета таких топ-менеджеров или специалистов, как экономисты, финансисты, производственники, специалисты по продажам или по закупкам. Можно привести в качестве примера некоторые из огромного объема возможных связей-зависимостей в сочетании с тем минимально необходимым набором действий над структурой данных будущей рабочей базы, которые позволят впоследствии решать эти задачи и запросы с минимальными затратами ресурсов - см. табл.
Эти и другие варианты управленческих задач будут рассмотрены в последующих статьях цикла в последовательности: задача - настройка - возможные варианты получения отчетов - интерпретация на «управленческий язык» - сохранение выполненных настроек отчета в программе.
Таблица 1.
|
№№ |
Интересы, запросы и задачи, актуальные для руководителя |
Минимально необходимый набор настроек |
|
1. Финансовый блок |
||
|
1а |
|
Следует не только дополнить необходимыми элементами справочник Статьи движения денежных средств, но и структурировать его для получения отчетов по данной аналитике в максимально удобной форме |
|
1б |
Интерес к движению денежных средств ограничивается лишь годовым приложением к бухгалтерскому балансу |
Вполне достаточно тех элементов справочника, которые формируются при первоначальном заполнении базы данных |
|
2. Экономический блок |
||
|
2а |
Есть интерес оперативного слежения за затратами по реализации работ и услуг в течение месяца (до сборки фактических затрат) |
Необходим ввод и поддержание актуальных значений по плановой себестоимости для каждого элемента реализуемой номенклатуры работ или услуг |
|
2б |
Есть потребность в адекватном распределении управленческих расходов на себестоимость выпускаемой продукции и реализуемых услуг для более точного определения фактических затрат |
Следует настроить методы распределения косвенных расходов согласно выбранной экономической политике |
|
3. Коммерческий блок |
||
|
3а |
При продажах требуется применять различные цены для различных покупателей в целях гибкой ценовой политики |
Необходим ввод и поддержание в актуальном состоянии различных типов цен для каждого элемента реализуемой номенклатуры работ или услуг |
|
3б |
Необходимо делить покупателей по каким-либо признакам и получать в отчетах о взаиморасчетах раздельную информацию по этим признакам |
Следует разработать систему дополнительных признаков и ввести для элементов справочника Контрагенты дополнительные реквизиты |
|
3в |
Необходимо видеть расчеты по договорам с покупателями в разрезе видов деятельности предприятия |
Следует определить варианты видов взаиморасчетов и вводить их при формировании каждого нового элемента справочника «Договоры контрагентов» |
|
4. Производственный блок |
||
|
4а |
Требуется детализировать фактически произведенные затраты не только по видам, например, «Оплата труда», а по видам оплаты различных категорий работников (скажем, отдельно по рабочим, инженерам (ИТР), обслуживающему персоналу) |
Следует создать в справочнике Статьи затрат группу элементов Оплата труда и в ней три (или более) конечных элемента с обозначенными наименованиями. |
|
4б |
Требуется детализировать командировочные расходы сервис-инженеров по видам затрат на проезд по различным видам транспорта |
В справочнике Статьи затрат следует создать элементы с наименованиями, например:
и т.д., и объединить их в отдельную группу |
|
4в |
Требуется получать сведения о финансовом результате работ по отдельным уникальным заказам/проектам (видеть фактические затраты и выручку) |
Следует определенным образом организовать справочник Номенклатурные группы, создав отдельные элементы по каждому из желаемых заказов/проектов и связать их с соответствующими элементами справочника Номенклатура |
