«1С:Зарплата и управление персоналом 8»: автоматическое начисление доплаты до оклада в период командировки

Исчисление доплаты до фактического заработка

Статья 167 Трудового кодекса РФ гарантирует работнику сохранение места работы и среднего заработка на период служебной командировки. Это значит, что начислить оплату за время в командировке из оклада нельзя. Правила расчета среднего заработка установлены Постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 № 922. Если размер среднего заработка окажется меньше, чем заработная плата работника за этот период, то работодатель может доплатить работнику разницу между средним заработком и зарплатой за дни командировки.

Обратите внимание - именно доплатить разницу, а не начислить зарплату.

Во-первых, ухудшить положение работника по сравнению с положенным по ТК работодатель не вправе. Но улучшить может, предусмотрев такую доплату в локальных нормативных актах, коллективном договоре или трудовых договорах. То есть расчет среднего заработка необходим, для того чтобы определить, что действительно он меньше, чем был бы фактический заработок за этот период.

Во-вторых, такая доплата учитывается в расходах по налогу на прибыль на основании пункта 25 статьи 255 НК РФ (см. письма Минфина России от 03.06.2013 N 03-03-06/1/20155, от 14.09.2010 N 03-03-06/2/164). При этом оплата командировки по среднему заработку учитывается в расходах по налогу на прибыль на основании п. 6 ст. 255 НК РФ.

Когда доплата до фактического заработка отражена в локальных нормативных актах, оплату командировки начислять следует двумя суммами.

Расчет доплаты до оклада в «1С:Зарплате и управлении персоналом 8» (ред. 3)

Начисление оплаты по среднему заработку в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» редакции 3 происходит автоматически. При регистрации документа Командировка на закладке Главное в поле Вид Расчета отображается начисление, сумма которого рассчитывается на закладке Начислено (подробно) по среднему заработку - Командировка. Этот вид расчета присутствует в программе по умолчанию (рис. 1).

Рис. 1

Автоматический расчет доплаты до фактического заработка в программе требует настройки. Для этого в меню Настройка - Начисления следует Создать новое Начисление. Назвать его можно, к примеру, Доплата до оклада в командировке.

Рассмотрим подробно настройку этого вида расчета.

Заполнение полей начисления доплаты до оклада в командировке

Закладка «Основное»

Поля начисления на закладке Основное настраиваются следующим образом:

Документ Командировка вводит в табель вид учета времени Командировка.

Настройка «Начисление выполняется, только если введен вид учета времени командировка» означает, что настраиваемая доплата до фактического заработка автоматически будет начисляться при расчете зарплаты в документе Начисление зарплаты и взносов, когда у сотрудника зарегистрирован документ Командировка.

Рассчитывается Доплата до фактического заработка по формуле:

Макс((ОкладЗаДень * ВремяВДнях) - РасчетнаяБаза,0),

где ОкладЗаДень=Оклад * ДоляНеполногоРабочегоВремени / НормаДней;

ВремяВДнях - количество дней по табелю с видом времени Командировка;

РасчетнаяБаза - Сумма начисления Командировка, исчисленная при расчете командировок сотрудника в текущем месяце. Базовое начисление настраивается на закладке Расчетная база.

В формуле сравнивается фактический заработок за время командировки и сумма командировочных, начисленная по среднему заработку. Если фактический заработок превышает командировочные, то доплата равна их разности, а в противном случае - значение доплаты равно 0.

Закладка «Расчет базы»

Настройка полей начисления на закладке Расчет базы:

Период расчета базы определяет, за какой месяц базовое начисление оплаты по среднему Командировка сравнивается с фактическим заработком.

Закладка «Учет времени»

Для корректного расчета доплаты значения по формуле нужно указать, что это не основное начисление, а Дополнительная оплата за уже отработанное время, причем конкретно за отработанное время вида Командировка.

Закладка «Зависимости»

Настраиваемая Доплата до оклада в командировке может входить в расчетную базу других начислений и удержаний. К примеру, она может учитываться при расчете премии и должна учитываться при исчислении исполнительного листа. Списки зависимых начислений и удержаний подбираются на закладке Зависимости

Закладка «Средний заработок»

Доплата до оклада в командировке может учитываться при расчете среднего заработка в дальнейшем (письма Минтруда России от 16.03.2016 № 14-1/В-226, и от 03.08.2016 № 14-1/ООГ-7105) Для учета этого начисления при расчете среднего заработка, необходимо в настройке вида начисления установить флаги:

• Включать в базу начислений при расчете среднего заработка для целей оплаты отпусков, командировок и пр.;
• Учитывать при расчете среднего заработка, по правилам для событий, произошедших в течение 2010 года для целей оплаты больничных и других пособий за счет средств ФСС.

Обратите внимание, что при этом необходимо снять флаг При расчете среднего заработка это начисление индексируется

Закладка «Приоритет»

По умолчанию вид расчета Командировка имеет высокий приоритет и вытесняет другие начисления. Из списка Начислений, приоритет которых выше следует Удалить вид расчета Командировка. Это позволит производить одновременное начисление двух видов расчета и оплаты по среднему и доплаты до фактического заработка.

Закладка «Налоги, взносы, бухучет»

Доплата до оклада в командировке:

• облагается НДФЛ (ст.ст. 210, 217 НК РФ). Для корректного отражения этой доплаты в форме 6-НДФЛ по дате выплаты следует выбрать код «иного дохода» - 4800;
• облагается страховыми взносами (ст.ст. 7, 9 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ)
• учитывается в расходах по налогу на прибыль на основании пункта 25 статьи 255 НК РФ (письма Минфина России от 03.06.2013 № 03-03-06/1/20155, от 14.09.2010 № 03-03-06/2/164) при условии, что она предусмотрена локальными нормативными актами, коллективным договором, трудовыми договорами.

Начисление, настроенное таким образом, будет автоматически рассчитываться в документе Начисление зарплаты и взносов, когда у сотрудника зарегистрирован документ Командировка.

Видео к статье: «1С:Зарплата и управление персоналом 8» (ред. 3): Настройка автоматической доплаты до оклада в период командировки. 

 От редакции

Подробнее о том, что признается служебной командировкой; о командировке сотрудника, который исполняет обязанности по гражданско-правовому договору и ее учете в целях исчисления налогов и взносов; об особенностях направления сотрудников в командировку за границу; об оформлении командировки, о гарантиях сотрудникам, спорных вопросах, возникающих при направлении в командировку, в том числе: об оплате выходных в командировке; отъезде и (или) приезде в выходной день; работе ночью или сверхурочно в командировке эксперты 1С рассказывали 17.11.2016 в 1С:Лектории на лекции «Оформление командировок: практические рекомендации, регистрация и расчет в программе "1С:Зарплата и управление персоналом 8" (ред. 3)». 

Всю самую полную информацию о командировках можно найти в «Справочнике кадровика» в разделе «Кадры и оплата труда» в 1С:ИТС .