1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8: учет неотфактурованной поставки товаров

Нормативное регулирование

Согласно частям 2, 3 статьи 94 Федерального закона от 05.04.2013 № 44-ФЗ "О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд", поставщик (подрядчик, исполнитель) в соответствии с условиями контракта обязан своевременно предоставлять достоверную информацию о ходе исполнения своих обязательств, а также к установленному контрактом сроку обязан предоставить заказчику результаты поставки товара, выполнения работы или оказания услуги, предусмотренные контрактом, результаты отдельного этапа исполнения контракта, при этом заказчик обязан обеспечить приемку поставленного товара, выполненной работы или оказанной услуги. Для проверки предоставленных поставщиком (подрядчиком, исполнителем) результатов, предусмотренных контрактом, в части их соответствия условиям контракта заказчик обязан провести экспертизу.

В соответствии с частью 13 статьи 94 Закона № 44-ФЗ при исполнении контракта, заключенного по результатам проведения электронных процедур, поставщик (подрядчик, исполнитель) в срок, установленный в контракте, формирует с использованием единой информационной системы, подписывает усиленной электронной подписью лица, имеющего право действовать от имени поставщика (подрядчика, исполнителя), и размещает в ЕИС документ о приемке. Документ о приемке, подписанный поставщиком (подрядчиком, исполнителем), автоматически с использованием единой информационной системы направляется заказчику. В срок, установленный контрактом, но не позднее 20 рабочих дней, следующих за днем поступления документа о приемке, заказчик подписывает усиленной электронной подписью лица, имеющего право действовать от имени заказчика, и размещает в ЕИС документ о приемке или формирует с использованием ЕИС, подписывает усиленной электронной подписью лица, имеющего право действовать от имени заказчика, и размещает в ЕИС мотивированный отказ от подписания документа о приемке с указанием причин такого отказа.

Таким образом, при оформлении документа о приемке в ЕИС в сфере закупок возникает временной разрыв до 20 дней между поставкой товара, выполнением работы (услуги) и подписанием документа о приемке.

При несовпадении дат фактического осуществления поставки товаров, работ, услуг и их документального оформления (когда товарно-материальные ценности фактически поступают на склад грузополучателя до момента подписания заказчиком документа об исполнении контракта) такие поставки называются неотфактурованными поставками.

Отметим, что обязанность заказчика произвести оплату по контракту возникает с даты подписания заказчиком документа о приемке, размещенного в ЕИС в сфере закупок.

При наличии временного разрыва между фактами поставки товара, выполнения работы (услуги) и подписания документа о приемке нельзя отразить бухгалтерские записи по принятию обязательств в корреспонденции со счетом 302 00 "Расчеты по принятым обязательствам" и денежных обязательств датой поставки товара, выполнения работы (услуги). При этом, согласно статье 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ "О бухгалтерском учете", каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. Первичный учетный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным - непосредственно после его окончания. В соответствии со статьей 10 Закона № 402-ФЗ данные, содержащиеся в первичных учетных документах, подлежат своевременной регистрации и накоплению в регистрах бухгалтерского учета. Не допускаются пропуски или изъятия при регистрации объектов бухгалтерского учета в регистрах бухгалтерского учета.

Аналогичные положения содержатся в пунктах 20 и 30 федерального стандарта бухгалтерского учета для организаций государственного сектора "Концептуальные основы бухгалтерского учета и отчетности организаций государственного сектора", утв. приказом Минфина России от 31.12.2016 № 256н, пункте 11 Инструкции по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета, утв. приказом Минфина России от 01.12.2010 № 157н.

Поступившие в учреждение объекты основных средств на основании сопроводительных документов могут быть приняты на ответственное хранение на забалансовый счет 02 "Материальные ценности на хранении" до даты подписания документа о приемке, но такое положение должно быть предусмотрено в контракте.

Если по контракту закупаются потребляемые материальные запасы, такие как продукты питания, лекарственные препараты и т. п., документ о приемке которых оформляется на ЕИС в сфере закупок и подписывается позднее даты поступления товара заказчику, счет 02 не применяется. Отражение неотфактурованной поставки (принятия к учету), например, продуктов питания по дебету счета 105 32 342 "Увеличение стоимости продуктов питания - иного движимого имущества учреждения" в корреспонденции с кредитом счета 302 34 73X "Увеличение кредиторской задолженности по приобретению материальных запасов" является недопустимым.

Для разрешения данной коллизии в целях достоверного раскрытия информации об объектах бухгалтерского учета в соответствии с экономической сущностью фактов хозяйственной жизни в письме Минфина России от 22.09.2022 № 02-06-10/90414 фактическое поступление продуктов питания по муниципальному контракту казенного учреждения предложено отражать в бухгалтерском учете по дебету счета 1 106 34 342 "Увеличение вложений в материальные запасы - иное движимое имущество" и кредиту счета 1 401 60 342 "Резервы предстоящих расходов" с одновременным оприходованием по дебету счета 1 105 32 342 "Увеличение стоимости продуктов питания - иного движимого имущества учреждения" в корреспонденции со счетом 1 106 34 342 "Уменьшение вложений в материальные запасы - иное движимое имущество".

В системном письме Минфина России от 11.11.2022 № 02-06-07/110108 по всем неотфактурованным поставкам товаров, работ, услуг предложено оформлять записи в корреспонденции со счетом 401 60 000 "Резервы предстоящих расходов":

Дебет КРБ 1 106 XX 3XX Кредит КРБ 1 401 60 3XX

- получены грузополучателем материальные ценности в соответствии с условиями контракта согласно документу о поставке (транспортной накладной, акту, иному документу);

Дебет КРБ 1 106 XX 3XX (КРБ 1 401 20 2XX, КРБ 1 109 XX 2XX) Кредит КРБ 1 401 60 XXX

- переданы заказчику результаты выполненных работ по контракту согласно документу (акту) о выполнении работ;

Дебет КРБ 1 401 20 2XX (КРБ 1 109 XX 2XX) Кредит КРБ 1 401 60 2XX

- оказаны услуги по контракту согласно документу (акту) об оказании услуг.

Одновременно отражается постановка на учет отложенных обязательств (до момента подписания документа о приемке заказчиком):

Дебет КРБ 1 501 93 XXX Кредит КРБ 1 502 99 XXX

- для казенных учреждений;

Дебет КРБ 0 506 90 XXX Кредит КРБ 0 502 99 XXX

- для бюджетных и автономных учреждений.

По результатам приемки заказчиком поставленного товара, выполненной работы, оказанной услуги (датой подписания документа о приемке заказчиком) на учет принимается денежное обязательство:

Дебет КРБ 1 401 60 XXX Кредит КРБ 1 302 XX 73X.

Также принимается денежное обязательство текущего года:

Дебет КРБ 1 502 11 XXX Кредит КРБ 1 502 12 XXX.

Сторнируются отложенные обязательства методом "Красное сторно":

Дебет КРБ 1 501 93 XXX Кредит КРБ 1 502 99 XXX

- сторно, для казенных учреждений;

Дебет КРБ 0 506 90 XXX Кредит КРБ 0 502 99 XXX

- сторно, для бюджетных и автономных учреждений.

Если ранее поставщику был перечислен аванс согласно контракту, отражается зачет аванса:

Дебет КРБ 1 302 XX 83X Кредит КРБ 1 206 XX 66X.

Полная схема бухгалтерских записей по неотфактурованным поставкам для казенных учреждений и иных получателей бюджетных средств приведена в Приложении № 1 к письму Минфина России от 11.11.2022 № 02-06-07/110108.

Отражение неотфактурованных поставок в "1С:Бухгалтерии государственного учреждения 8"

В версии 2.0.88 программы "1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8" (далее - БГУ 2) к счету 401.60 "Резервы предстоящих расходов" добавлено субконто Договоры типа справочник Договоры и иные основания возникновения обязательств.

Формирование резерва для принятия обязательств 

Для формирования резерва для принятия обязательств и принятия отложенных обязательств в документы добавлены типовые операции:

• документ Поступление МЗ, типовая операция Резерв. Поступление по договорам купли-продажи, договорам поставки, другим аналогичным договорам (106.ХП-401.60);

• документ Поступление ОС, НМА, НПА, типовая операция Резерв. Поступление ОС, НМА, НПА по договорам купли-продажи, договорам поставки, другим аналогичным договорам (106-401.60);

• документ Поступление услуг, работ, типовые операции:

  • Резерв. Вложения в ОС, НМА, НПА (106.01, 106.02, 106.03-401.60);

  • Резерв. Вложения в права пользования НМА (106.60-401.60);

  • Резерв. Накладные, общехозяйственные расходы и издержки обращения (109.70, 109.80-401.60);

  • Резерв. Отнесение расходов на финансовый результат (401.20-401.60);

  • Резерв. Формирование себестоимости готовой продукции (109.60-401.60);

  • Резерв. Формирование фактической стоимости изготовления МЗ (106.04-401.60);

  • Резерв. Формирование фактической стоимости МЗ при покупке (106.04-401.60).

При проведении документов формируются бухгалтерские записи:

Дебет 106.00 (109.00, 401.20) Кредит 401.60.

Одновременно, если в типовой операции установлен флаг Постановка на учет отложенных обязательств, формируются проводки по принятию отложенных обязательств:

Дебет 501.93 (506.90) Кредит 502.99.

Принятие на учет денежного обязательства 

Принятие на учет обязательств (Дебет КРБ 0 401 60 XXX Кредит КРБ 0 302 ХХ 73X) отражается документом Поступление услуг, работ с типовой операцией Начисление обязательств за счет резерва (401.60-302.00).

Также при проведении документа Поступление услуг, работ формируются проводки по зачету аванса:

Дебет КРБ 1 302 XX 83X Кредит КРБ 1 206 XX 66X.

Также формируюся проводки по принятию денежных обязательств на сумму остатка после зачета аванса:

Дебет КРБ 1 502 11 XXX Кредит КРБ 1 502 12 XXX.

Обратите внимание, документ Поступление услуг, работ не рассчитан на формирование проводок по принятию денежных обязательств по детальным кодам классификации операций сектора государственного управления (КОСГУ) группы 340 "Увеличение стоимости материальных запасов". Проводки по принятым денежным обязательствам будут сформированы по группе КОСГУ 340. После формирования проводок следует изменить в бухгалтерской операции автоматически сформированные проводки по принятым денежным обязательствам - указать детальный КОСГУ из группы 340.

Бухгалтерские записи по сторнированию отложенных обязательств можно ввести в документе Операция (бухгалтерская).

Рассмотрим пример оформления неотфактурованной поставки в БГУ 2 на примере приобретения объектов основных средств (ОС).

Регистрация обязательства по заключенному договору с поставщиком и перечисление аванса отражаются в обычном порядке - документами Регистрация обязательств и сведений по договорам и расчетно-платежными документами (Заявка на кассовый расход, Заявка на кассовый расход (сокращенная), Платежное поручение, Кассовое выбытие).

Формирование резерва для принятия обязательств

Для отражения операции по поступлению объекта основных средств в учреждение до подписания документов о приемке следует воспользоваться документом Поступление ОС, НМА, НПА с типовой операцией Резерв. Поступление по договорам купли-продажи, договорам поставки, другим аналогичным договорам (106.хП-401.60).

Документ Поступление ОС, НМА, НПА заполняется в обычном порядке, как при покупке основного средства у поставщика. На закладке Капитальные вложения указываются поступившие в учреждение нефинансовые активы (НФА).

После заполнения всей необходимой информации на закладке Бухгалтерская операция необходимо выбрать типовую операцию Резерв. Поступление по договорам купли-продажи, договорам поставки, другим аналогичным договорам (106.ХП-401.60) и заполнить реквизиты операции (рис. 1):

Рис. 1

• Резервы и оценочные обязательства - указывается вид создаваемого резерва путем выбора из одноименного справочника;

• Вид затрат - аналитика счета 106.ХП, указываемая по каждому приобретенному объекту нефинансовых активов;

• флаг Постановка на учет отложенных обязательств устанавливается для формирования проводок по принятию отложенных обязательств;

• Раздел л/с - указывается раздел лицевого счета, заполняется только при покупке НФА за счет бюджетных средств (КФО (код финансового обеспечения деятельности) 1).

При проведении документа формируются бухгалтерские записи по поступлению нефинансовых активов в соответствии с условиями контракта согласно документу о поставке (транспортной накладной, акту, иному документу), формированию резерва предстоящих расходов и постановке на учет отложенных обязательств (до момента подписания документа о приемке заказчиком).

Аналогичным образом можно отразить дополнительные расходы, связанные с покупкой основных средств, формирующие фактическую стоимость принимаемого к учету объекта ОС, такие как доставка, монтаж и прочее. Если данные расходы также относятся к неотфактурованным поставкам, их можно отразить документом Поступление услуг, работ с типовой операцией Резерв. Вложения в ОС, НМА, НПА (106.01, 106.02, 106.03-401.60).

Принятие на учет денежного обязательства

По результатам приемки учреждением поставленных объектов ОС датой подписания документа о приемке учреждением в личном кабинете заказчика на ЕИС в сфере закупок на учет принимается денежное обязательство.

Для отражения результатов поставки объектов ОС можно воспользоваться документом Поступление услуг, работ с типовой операцией Начисление обязательств за счет резерва (401.60-302.00).

На закладке Услуги, работы следует сводно в разрезе КФО, КПС (классификационный признак счета), КОСГУ и видов затрат указать информацию по результатам поставки. Подстроку 1 поля Номенклатура можно оставить незаполненной, а в подстроке 2 ввести текст содержания операции, который пойдет в содержание операции сформированной проводки.

В поле Сумма указывается сумма по документу о приемке, подписанному учреждением-заказчиком, т. к. документом Поступление услуг, работ не формируются проводки по списанию неиспользованной суммы ранее сформированного резерва (в части непринятого объема поставок материальных ценностей, результатов работ, оказания услуг).

На закладке Бухгалтерская операция необходимо выбрать типовую операцию Начисление обязательств за счет резерва (401.60-302.00) и заполнить реквизиты операции (рис. 2):

Рис. 2

• Резервы и оценочные обязательства - указывается вид создаваемого резерва выбором из одноименного справочника;

• Договор - указывается договор, по которому ранее был сформирован резерв, выбором из справочника Договоры и иные основания возникновения обязательств;

• флаг Авторасчет денежного обязательства следует включить для формирования проводок по принятию денежного обязательства с учетом ранее выданного аванса;

• Раздел л/с - указывается раздел лицевого счета, заполняется только при покупке НФА за счет бюджетных средств (КФО 1).

Согласно Примеру при проведении документа будут сформированы проводки по зачету ранее выданного аванса, принятию результатов поставки основных средств и постановке на учет денежного обязательства текущего года по результатам приемки основных средств.

Далее согласно схеме проводок, представленной в системном письме Минфина России от 11.11.2022 № 02-06-07/110108, необходимо одновременно с принятием результатов поставки основных средств скорректировать поставленные на учет отложенные обязательства (методом "Красное сторно").

Данную операцию следует ввести вручную документом Операция (бухгалтерская).

В нашем Примере документом Операция (бухгалтерская) будет отражена следующая проводка (см. рис. 3).

Рис. 3

При необходимости документом Операция (бухгалтерская) можно также внести проводки по списанию неиспользованной суммы ранее сформированного резерва (в части не принятого объема поставок материальных ценностей, результатов работ, оказания услуг).

Принятие к учету объекта основных средств по сформированной стоимости оформляется в обычном порядке - документами Решение о признании объектов нефинансовых активов, Принятие к учету ОС, НМА, НПА.