Увольнение работника: какую отчетность и в какие органы нужно сдавать в 2023 году

Отчет об увольнении работника

С 2023 года организации и ИП должны в обязательном порядке уведомлять Социальный фонд России (СФР) об увольнении сотрудников, работающих как по трудовым договорам, так и по договорам гражданско-правового характера, на вознаграждения по которым в соответствии с НК РФ начисляются страховые взносы. Данная обязанность установлена в соответствии с п. 2 ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системах обязательного пенсионного страхования и обязательного социального страхования».

В целях уведомления фонда об увольнении работника работодатели должны представлять в СФР заполненный подраздел 1.1 раздела 1 формы ЕФС-1 (аналог отмененного отчета по форме СЗВ-ТД), в котором указываются сведения о расторгнутом с сотрудником договоре. Сведения нужно представлять по форме, утв. постановлением Правления ПФР от 31.10.2022 № 245п. В данном отчете заполняют только титульный лист, подраздел 1 и подраздел 1.1. Другие разделы и подразделы формы заполнять не нужно. 

Данный отчет в СФР необходимо представлять при расторжении с сотрудником любого из указанных ниже договоров:

• трудового договора;
• договора подряда;
• договора платного выполнения работ или оказания услуг;
• авторского договора;
• издательского лицензионного договора;
• лицензионного договора о предоставлении права использования произведения науки, литературы, искусства;
• договора об отчуждении исключительного права на произведения науки, литературы, искусства.

Срок представления отчета – не позднее рабочего дня, следующего за днем расторжения с застрахованным лицом соответствующего договора (п. 6 ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ).

Как заполнить отчет об уволенном сотруднике

Чтобы отчитаться в СФР об уволенном работнике, работодатель должен указать в форме данные о себе (указывают в титульном листе формы ЕФС-1) и сотруднике, с которым был расторгнут договор (указывают в подразделе 1 раздела 1 формы ЕФС-1). В подразделе 1 необходимо указать СНИЛС, Ф.И.О., ИНН и дату рождения уволенного сотрудника. В поле «Статус ЗЛ» указывают код, соответствующий правовому статусу работника. Так, для граждан РФ в этом поле указывают код «ГРФ», а для иностранцев и лиц без гражданства, постоянно проживающих на территории РФ, – код «ПЖИГ».

Сам отчет (подраздел 1.1), в котором представлены сведения об увольнении работника, представляет собой таблицу. Графу 1 «№ п/п» таблицы заполняют сквозной нумерацией. Номер присваивают записи по каждому расторгнутому договору. Номера указываются в порядке возрастания (в случае расторжения сразу нескольких договоров) без пропусков и повторений. В графе 2 «Дата (число, месяц, год) приема, перевода, увольнения, начала договора ГПХ, окончания договора ГПХ» нужно указать дату увольнения или дату окончания периода работы по договору (в случае работы сотрудника по договору ГПХ), в графе 3 – данные об увольнении или окончании срока действия договора. В графе 4 указывают (при необходимости) один из следующих кодов: «РКС» – работа в районах Крайнего Севера или «МКС» – работа в местностях, приравненных к районам Крайнего Севера.

В графе 5 указывают трудовую функцию уволенного работника (должность, профессия, специальность, квалификация, конкретный вид поручаемой работы). Если речь идет об увольнении сотрудника по договору ГПХ, то графу 5 не заполняют. Вместо нее нужно заполнить графу 6 – «Код выполняемой функции». В ней указывают код вида договора, который был расторгнут. Так, если был расторгнут договор гражданско-правового характера о выполнении работ и оказании услуг, здесь указывают код «ДГПХ»; если был расторгнут договор авторского заказа – код «ДАВТ»; издательский лицензионный договор – код «ИЗЛД».

В графе 7 необходимо указать причину увольнения со ссылкой на пункт, часть статьи и статью Трудового кодекса РФ. В графе 8 отмечают наименование документа, послужившего основанием для увольнения работника (приказ, распоряжение работодателя и т.д.), в графе 9 – дату оформления данного документа, а в графе 10 – его номер.

При увольнении сотрудника по договору ГПХ графу 7 заполнять не нужно. В этом случае в графе 8 «Наименование документа» следует указать наименование расторгнутого договора ГПХ, в графе 9 «Дата» – дату его прекращения, а в графе 10 «Номер документа» – номер договора без указания знака «№».

Другие отчеты об уволенном работнике

Помимо представления отдельного отчета в СФР, уволенного работника наряду со всеми прочими сотрудниками необходимо будет включить в следующие обязательные отчеты:

• раздел 3 Расчета по страховым взносам – не позднее 25-го числа месяца, следующего за истекшим кварталом, в котором был уволен сотрудник;
• раздел 2 формы ЕФС-1 (аналог отмененного расчета 4-ФСС) – не позднее 25-го числа месяца, следующего за истекшим кварталом, в котором был уволен сотрудник;
• персонифицированные сведения о физлицах, представляемые в ИФНС (аналог отмененного отчета по форме СЗВ-М) – не позднее 25-го числа месяца, следующего за месяцем увольнения;
• подраздел 1.2 формы ЕФС-1 (аналог отмененного отчета по форме СЗВ-СТАЖ) – не позднее 25 января года, следующего за годом увольнения работника;
• 6 НДФЛ – не позднее 25-го числа месяца, следующего за истекшим кварталом, в котором был уволен сотрудник.

Кроме того, если в отношении уволенного сотрудника уплачивались страховые взносы по накопительной пенсии, его необходимо будет включить в подраздел 3 формы ЕФС-1 (аналог отмененного отчета по форме ДСВ-З). Представить данный отчет в СФР потребуется не позднее 25-го числа месяца, следующего за кварталом, в котором был уволен работник.