Ежегодные оплачиваемые отпуска в 2023 году: порядок предоставления и оплаты

Предоставление оплачиваемого отпуска

Работодатели обязаны предоставлять оплачиваемый отпуск своим работникам ежегодно, независимо от финансового положения компании, особенностей и сферы ее работы и технологической загруженности предприятия. 

Право на отпуск предоставляется всем без исключения сотрудникам, работающим по трудовому договору. Если сотрудник отработал в компании более полугода, у него автоматически возникает данное право (ст. 122 ТК РФ). Однако некоторым сотрудникам (женщинам перед отпуском по беременности и родам, несовершеннолетним работникам и работникам, усыновившим ребенка в возрасте до трех месяцев) работодатель обязан предоставлять оплачиваемый отпуск и до истечения шести месяцев непрерывной работы на предприятии. 

Отпуска предоставляют работникам без подачи заявлений на основании утвержденного графика отпусков. 

Не предоставлять в очередном году оплачиваемый отпуск разрешается только в исключительных случаях. Это возможно, когда предоставление отпуска работнику в текущем рабочем году может неблагоприятно отразиться на нормальном ходе работы организации. Причем для перенесения отпуска на следующий рабочий год необходимо согласие работника. При этом отпуск должен быть использован не позднее 12 месяцев после окончания того рабочего года, за который он предоставляется.

Непредоставление ежегодного оплачиваемого отпуска несовершеннолетним работникам и работникам, занятым на работах с вредными или опасными условиями труда, запрещается. Непредоставление отпуска в течение двух лет подряд для всех прочих работников также запрещается. 

Продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска составляет не менее 28 календарных дней (ст. 115 ТК РФ). В указанный срок включаются, в том числе выходные дни. Причем начало отпуска может приходиться и на выходной день, ТК РФ не запрещает работодателям устанавливать отпуска подобным образом. Но предоставление ежегодного оплачиваемого отпуска исключительно в выходные дни не соответствует требованиям трудового законодательства и нарушает права работников (письмо Минтруда от 07.12.2018 № 14-2/ООГ-9754).

Для некоторых работников продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска превышает 28 календарных дней. К таковым относятся педагогические работники (от 42 до 56 календарных дней), несовершеннолетние работники (31 календарный день) и инвалиды (30 календарных дней). На время отпуска за работниками сохраняют место работы, должность и средний заработок. Увольнение работника по инициативе работодателя в период его пребывания в отпуске запрещается. Исключение составляют случаи ликвидации организации либо прекращения деятельности ИП.

Законодательство не запрещает работодателям делить ежегодные отпуска сотрудников на части. Но для этого требуется письменное согласие работника. К тому же хотя бы одна из частей отпуска должна быть не менее 14 календарных дней. Указанное правило распространяется и на случаи отзыва работников из отпуска. Отзыв также допускается только с согласия работника, а неиспользованная часть отпуска должна быть предоставлена по выбору работника в удобное для него время в течение текущего рабочего года или присоединена к отпуску за следующий рабочий год (ст. 125 ТК РФ). Принудительный отзыв сотрудников из ежегодных отпусков без их согласия не допускается даже при наличии производственной необходимости. Кроме того, отзыв работника из отпуска возможен только с обязательным соблюдением требования о том, что работник не будет лишен возможности использовать как минимум 14 календарных дней ежегодного оплачиваемого отпуска подряд (письмо Минтруда от 03.10.2019 № 14-2/ООГ-7286).

По общему правилу, заменять ежегодный отпуск денежной компенсацией нельзя. Замена возможна лишь в части отпуска, превышающей 28 календарных дней. Данная часть отпуска по письменному заявлению работника может быть заменена компенсацией. При этом замена денежной компенсацией ежегодного оплачиваемого отпуска беременным женщинам и работникам в возрасте до восемнадцати лет не допускается (ст. 126 ТК РФ).

Очередность предоставления отпусков

Очередность отпусков определяют в соответствии с графиком отпусков. График работодатель утверждает ежегодно не позднее, чем за две недели до наступления нового календарного года. О времени начала отпуска работник должен быть извещен под подпись также не позднее, чем за две недели до его начала. В график включают всех работников, в том числе и тех, которые фактически не работают, но за которыми сохраняется рабочее место.

Не нужно включать в график мобилизованных сотрудников. В случае призыва работника на военную службу по мобилизации действие трудового договора с ним приостанавливается на период прохождения военной службы. В этот период стороны трудового договора приостанавливают осуществление прав и обязанностей, установленных трудовым законодательством и локальными актами (ст. 351.7 ТК РФ).

Во всех других случаях график отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника, и последние не вправе его оспаривать. Однако некоторые работники могут взять отпуск в любое удобное для них время независимо от периода, указанного в графике отпусков. К таким работникам относятся:

• родители, воспитывающие ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет;
• работники в возрасте до 18 лет;
• работники с тремя и более детьми в возрасте до 18 лет (до достижения младшим из детей возраста 14 лет);
• женатые работники в период нахождения их жен в отпуске по беременности и родам;
• работники, пострадавшие в результате радиационных аварий или катастроф;
• супруги военнослужащих;
• ветераны;
• работники, которые ранее были отозваны из отпуска, в части не использованной в связи с этим части отпуска;
• почетные доноры России;
• Герои СССР, Герои России, кавалеры Ордена Славы трех степеней, Герои Труда и Герои социалистического труда.

Все указанные работники могут взять ежегодный отпуск в удобное для них время путем направления работодателю письменного заявления с приложением подтверждающих документов. В заявлении нужно указать продолжительность отпуска и дату его начала. Ранее утвержденный график отпусков при этом оспаривать не нужно. Работодатель самостоятельно внесет корректировки в график отпусков при получении от работника соответствующего заявления. 

Перенос и продление ежегодного отпуска

Работодатель обязан продлить или перенести на другой срок ежегодный оплачиваемый отпуск, если в период такого отпуска работник заболел или был вынужден исполнять государственные обязанности, освобождающие от работы. При наличии таких обстоятельств работодатель самостоятельно переносит или продлевает ежегодный отпуск на новый срок с учетом пожеланий работника.

Работник должен уведомить работодателя о наступлении данных обстоятельств. Сделать это можно любым способом — по почте, телефону, телеграммой, лично, письменно и так далее. Одновременно работник может сообщить, собирается ли он продлить отпуск или хочет перенести его на новый срок. Указанное сообщение не является для работодателя обязательным к исполнению и носит рекомендательный характер. Трудовое законодательство не требует обязательного представления работником заявления о переносе или продлении отпуска. Отпуск переносится (продлевается) автоматически. 

Если работник заболел в период ежегодного оплачиваемого отпуска, то отпуск продлевается непосредственно по окончании периода временной нетрудоспособности без заявления работника. Это прямо следует из п. 18 «Правил об очередных и дополнительных отпусках», утв. НКТ СССР 30.04.1930 №169. Данный акт до сих пор действует и применяется в сфере трудовых правоотношений. Следовательно, если причины, мешающие работнику использовать отпуск, наступили после его начала, то срок возвращения из отпуска автоматически увеличивается на соответствующее количество дней без подачи работником заявления.

Письменное заявление от работника необходимо только при переносе ежегодного оплачиваемого отпуска на другой срок по причине несвоевременной оплаты отпуска или предупреждении о времени начала отпуска позднее, чем за две недели до его начала.

ТК РФ не обязывает осуществлять именно перенос или именно продление ежегодного оплачиваемого отпуска по требованию работника. Переносить отпуск или продлевать его решает работодатель. Вместо переноса ежегодного отпуска по требованию сотрудника работодатель может продлить отпуск на период его временной нетрудоспособности или исполнения государственных обязанностей.

Работодатель не обязан переносить отпуска сотрудников на удобное для них время или продлевать их по требованию сотрудников. При принятии такого решения работодатель исходит из производственных интересов (определение Седьмого кассационного суда общей юрисдикции от 19.04.2022 № 88-5401/2022).

Оплата ежегодного отпуска

Ежегодный отпуск должен быть оплачен не позднее, чем за три дня до его начала. Указанная норма не устанавливает, какие именно дни необходимо учитывать при расчете – календарные или рабочие. Но Роструд рекомендует отсчитывать данный срок именно в календарных, а не рабочих днях.

Дело в том, что течение сроков, с которыми ТК РФ связывает возникновение трудовых прав и обязанностей, начинается с календарной даты, которой определено начало возникновения указанных прав и обязанностей. В срок, исчисляемый в календарных неделях или днях, включаются и нерабочие дни (ст. 14 ТК РФ). Поэтому сроки для оплаты отпуска исчисляются именно в календарных днях, и при совпадении дня выплаты с выходным или нерабочим праздничным днем оплату отпуска нужно производить накануне этого дня (письмо Роструда от 14.05.2020 № ПГ/20884-6-1).

При оплате отпуска ТК РФ не обязывает работодателей выдавать сотрудникам расчетные листки. Такие листки выдают один раз в месяц при выплате зарплаты за отработанный месяц. Отпускные в состав зарплаты не включаются, и оплата отпуска выплатой зарплаты не является. Поэтому работодатель не обязан выдавать расчетный листок работнику при оплате отпуска. Работнику, ушедшему в отпуск, расчетный листок может быть направлен, как и остальным работникам, при начислении и выплате второй части зарплаты. В таком расчетном листке будет содержаться информация об общей денежной сумме, подлежащей выплате либо уже выплаченной (письмо Роструда от 19.10.2021 № ПГ/30623-6-1).

Ответственность за несвоевременную оплату ежегодного отпуска

За несвоевременную оплату ежегодного отпуска работодателя могут привлечь к административной ответственности по ч. 6 ст. 5.27 КоАП РФ. Данная норма предусматривает наложение административных штрафов в следующих размерах:

• от 1 000 до 5 000 рублей – для ИП;
• от 10 000 до 20 000 рублей – для должностных лиц организаций;
• от 30 000 до 50 000 рублей – для организаций.

Кроме того, при несвоевременной оплате ежегодного отпуска работодатель по письменному заявлению работника обязан перенести ежегодный оплачиваемый отпуск на другой срок, согласованный с работником (ст. 124 ТК РФ).